承辦會議接待方案

1、承辦會議接待方案 承辦會議接待方案1(一)會前工作:1、與會議主辦方洽談。2、向會議主辦方提供會議接待策劃方案和報價。3、邀請會議主辦方實地考察會議舉辦場所。4、與會議主辦方確認會議接待方案。5、與會議主辦方簽訂會議接待合同，順便要定金。6、準(zhǔn)備會議資料。(含代邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。)(二)跟進工作:1、機場、車站:專人、專車分批分時段按要求接站。2、會議酒店現(xiàn)場:會議秘書分發(fā)會議資料，來客接待。3、會議秘書協(xié)助會場布置及會場的會務(wù)服務(wù)。4、會議秘書在會議接待(報到)處協(xié)助會務(wù)組確認和分發(fā)房間，確認vip用房及整理記錄有

2、關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作。5、確認用餐時間、菜單、標(biāo)準(zhǔn)、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。6、提前確認會議代表(客戶)的娛樂項目、娛樂場所及消費和付費的方式。7、確認旅游公司為該會議提供的旅游考察的吃、住、行、游、購、娛安排事宜(日程安排、房餐車導(dǎo)游等安排)。8、確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。9、確認特殊客人(如偉大的領(lǐng)導(dǎo)少數(shù)民族代表、vip、殘障代表及家屬等)的安排及接待工作。10、協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。11、代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。(三)會后工作:1、會務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評估、會議代

3、表的意見反饋及處理工作。2、會議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、新聞報道資料的匯總結(jié)書工作及印刷代表通訊錄。3、與會議主辦者的費用結(jié)算工作。4、歡送代表工作。(四)會議的籌備工作:1、根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格。設(shè)定待規(guī)格。2、發(fā)放會議通知和會議日程。會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了與會者問路的許多麻煩。會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是

4、人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。3、會場的布置。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。一般大型會議，根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標(biāo)語?？稍跁鰞?nèi)擺放適當(dāng)?shù)妮p松盆景、盆花;為使會場更加莊嚴(yán)，會議桌上可懸掛或擺放國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應(yīng)擦洗干凈，擺放美觀、統(tǒng)一。坐席的配置要和會議的風(fēng)格和氣氛統(tǒng)一，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法:圓桌型，如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意

5、見。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導(dǎo)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及陪同面對面做，來賓的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)相對而坐。同級別的對角線相對而坐。因為為尊者享有優(yōu)先知情權(quán)。教室型，這是采用得最多的一種形式，它適用于以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為尊位。(五)會議的接待禮儀:一是會前檢查。這是對在準(zhǔn)備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準(zhǔn)備齊全。二是提前進入接待崗位。接待人員應(yīng)該在與會者到來之前提前

6、進入各自的崗位、并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。1、簽到。設(shè)一張簽字臺，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔(dān)。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應(yīng)脫下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應(yīng)蘸好墨汁后再遞上。簽到本應(yīng)精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應(yīng)禮貌地雙手遞上。接待人員應(yīng)經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。2、引座。簽到后。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)先引入休息室，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。3、接待。與會者坐下后，接待人員應(yīng)遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足

7、各種要求，提供盡可能周到的服務(wù)。(六)會議的服務(wù)禮儀:1、所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服，男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服，女士內(nèi)穿白色襯衣工作服，服裝應(yīng)完好、無污漬，扣子齊全，不漏扣、錯扣。打好領(lǐng)帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，并做到不挽袖口和褲腳。佩戴工號牌。2、接待時注意力集中，展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當(dāng)，節(jié)奏適宜。3、避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應(yīng)側(cè)面回避。與領(lǐng)導(dǎo)、客人交談時，要神態(tài)專注，表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。4、

8、會議進行中的服務(wù)盡量要做到穩(wěn)重、大方。如果操作不慎，出了差錯，應(yīng)不動聲色地盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。5、服務(wù)會議應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員“嚴(yán)陣以待”，做好各項準(zhǔn)備工作。6、要做好會后服務(wù)的準(zhǔn)備。會議進行之中，就應(yīng)為會后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會后要照相，就應(yīng)提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會后的用車也應(yīng)在會議結(jié)束前妥善安排。(七)會后服務(wù):會議結(jié)束后，全部接待人員應(yīng)分工明確地做好善后處理工作。1、組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡會、會餐、參觀、照相等，這些工

9、作很繁瑣，應(yīng)有一位領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導(dǎo)要有很強的組織能力才能勝任，同時其他接待人員要積極配合，各負其責(zé)，做好自己分擔(dān)的工作，以保證活動計劃的順利實施。2、送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。3、清理會議文件回收有關(guān)文件資料，整理會議紀(jì)要，會議總結(jié)。承辦會議接待方案2一、銷售部接待程序:銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應(yīng)著手做以下工作:1、及時與會務(wù)方負責(zé)人進行聯(lián)絡(luò)(1)清楚了解會議性質(zhì)(屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動，是否有重要嘉賓參加等)及內(nèi)容(包括:時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);(2)若屬大型、重要的會議接待

10、，在和客戶商定有關(guān)接待細節(jié)后，應(yīng)及時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。2、落實會議場地和房間數(shù)量在會議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會務(wù)方具體負責(zé)人詳細討論有關(guān)的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。3、商談價格當(dāng)確認場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價格進行調(diào)整及平衡。價格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金當(dāng)會務(wù)方已確認所有會

11、議細節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會議押金;5、下發(fā)會議接待通知單簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案;6、會議接待發(fā)出會議接待通知單后，需和會務(wù)方負責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程;7、會議結(jié)賬會議結(jié)束，若客戶消費掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助;8、會議送別恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負責(zé)人，為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀(jì)念品給會務(wù)方負責(zé)人，加深友情;9、會議結(jié)束會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相

12、關(guān)部門，同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。二、房務(wù)部接待程序:房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到:1、會議接待的前期工作(1)熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容;(2)了解結(jié)算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人;(3)落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床;(4)落實房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等;(5)落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達;(6)負責(zé)會議嘉賓報到時房卡的分發(fā)等。2、會議排房按會議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選

13、擇安排同類客房中處于狀態(tài)的房間。3、會議空房確認會議定房，落實好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。4、會議嘉賓入住(1)在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準(zhǔn)備工作;(2)會議賓客到達前，準(zhǔn)備好房卡及團隊會議分發(fā)一覽表;對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài);(3)當(dāng)會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續(xù)，并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責(zé)人聯(lián)系。5、會議嘉賓離店(1)禮賓官接待信息，應(yīng)及時協(xié)助客人收送

14、行李;(2)前臺收銀處快速結(jié)賬;(3)協(xié)助客人安排好車輛。6、關(guān)注重要賓客的消費習(xí)慣，收集整理客史資料。三、餐飲部接待程序餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到:1、會議接待前期工作(1)做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準(zhǔn)確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數(shù)、形式、接待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級傳遞;(2)根據(jù)會議接待通知單及會務(wù)方的要求，至少提前半天布置會場;(3)由宴會主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會前準(zhǔn)備情況(會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等)，發(fā)現(xiàn)問題立即整改，力求沒有疏漏;(4)提前兩天跟進會

15、務(wù)方及銷售部會議聯(lián)絡(luò)人，確定會議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求，并為會議客人預(yù)留用餐場所。2、會議接待中(1)安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前40分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓;(2)跟進會議服務(wù)及協(xié)助客人處理會間特殊事項;(3)協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡(luò)人及財務(wù)部收銀員及時理清會議帳務(wù)，準(zhǔn)備與會務(wù)方負責(zé)人結(jié)賬。3、會議結(jié)束(1)宴會服務(wù)人員跟進會議結(jié)帳工作;(2)幫助會議客人整理會議遺留物品。4、會議用餐及送別(1)引領(lǐng)會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù);(2)做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。5、送別(1)恭送會議客人，為賓客留下美好感受;(2)客人離店后，若遺留下貴重物品，應(yīng)盡快聯(lián)系交換客人。6、整理會議客戶資料，總結(jié)會議接待

16、得失。四、其他相關(guān)部門請參照銷售部所下發(fā)會議接待通知單，做好相應(yīng)接待工作。承辦會議接待方案3一.會前1.與會議主辦方洽談，了解會議要求及所需服務(wù)項目。2.提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息，并制定完備的會議預(yù)案書給會議方。3.派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。4.確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。二.會中1.會議接待：專人負責(zé)機場，車站的禮儀、接站、公關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。2.會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。3.會議場所：專人到會議室檢查會議

17、室條幅、燈光、音響、茶飲等。4.會議住宿：房間樓層及房間號確認，詢問是否有特殊要求。5.會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人(回民)的確認。6.會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認。7.會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認。8.會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。三.會后1、結(jié)帳：提供會議過程中的詳細費用發(fā)生明細及說明，專人與客戶進行核對并結(jié)帳。2、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。3、合影：會議期間參會人員集體合影，會議結(jié)束前沖印出來分發(fā)給每位與會人員以做留念。承辦會議接待方案4(一)會議接待方案的含義會議接待方案

18、是指安排與會者的迎送和吃、住、行、游、樂等接待活動及具體事務(wù)的文案，屬于會議專題策劃方案，可以包含在會議總體方案中，也可以單獨擬寫，作為會議總體方案的附件。(二)會議接待方案的基本內(nèi)容1.接待對象和接待緣由。會議的接待對象的種類眾多，包括上級領(lǐng)導(dǎo)、政府官員、協(xié)辦支持單位、特邀嘉賓、會議成員(正式和列席)、參展單位、客商、普通觀眾以及媒體記者等等，有以政府代表團名義來訪的，也有聯(lián)合組團參加的，還有的是以個人身份參會、參展、參觀。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。同時還要簡要說明為何接待，即接待的緣由、目的和意義。2.接待方針。接待方針即會議接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)會議目標(biāo)和會議領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。3.接待規(guī)格。包括迎接、宴請、看望、陪同、送別參加對象時，主辦方出