出納如何編制記帳憑證

1、如何編制記帳憑證出納員編制填寫(xiě)的記賬憑證通常有兩類：一類是通用憑證，即不分收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證，只用統(tǒng)一格式的記賬憑證”來(lái)處理所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)；一類是分錄憑證，即 由收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證共 同組成一套記賬憑證， 分別處理貨幣資金收付業(yè)務(wù)與轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。 其中收款憑證與付款憑證是出納使用的專用 憑證。以分錄憑證為例，出納員在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)在以下三個(gè)方面特別注意。首先，應(yīng)當(dāng)明確 收款憑證”和 付款憑證”的使用范圍。所謂收款和付款，是指單 位收進(jìn)的貨幣資金，包括現(xiàn)金和銀行存款，絕不是單指現(xiàn)金的收付。某些單位在自行 設(shè)計(jì)印制的記賬憑證中，將收款憑證印制成現(xiàn)金收入憑證”，將付款憑證印制成

2、現(xiàn)金付出憑證”，用來(lái)專門(mén)處理現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，而把銀行存款的收付業(yè)務(wù)用轉(zhuǎn)賬憑證”處理，這就更不規(guī)范了。其次，要正確填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。記賬憑證一般有七個(gè)要素，應(yīng)按順序填寫(xiě)有關(guān)欄 目。一是要按記賬日期填寫(xiě)年、月、日，且年份要寫(xiě)全稱；二是按貨幣資金的收付事 項(xiàng)分別編制 字號(hào)“，總字號(hào)”一般留給會(huì)計(jì)員填寫(xiě)；三是按業(yè)務(wù)內(nèi)容簡(jiǎn)潔而清楚地填 寫(xiě)摘要，不僅自己記的賬能看清發(fā)生了什么業(yè)務(wù)， 讓會(huì)計(jì)員也能從記賬憑證上看清發(fā) 生了什么業(yè)務(wù);四是依據(jù)收付款憑證分別填寫(xiě)有關(guān)貨幣資金科目,以及與之相聯(lián)系的對(duì)應(yīng)科目。一般來(lái)講，收款憑證上 借方科目”在憑證上方，可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫(xiě) 現(xiàn) 金”或 銀行存款”科目名稱，其對(duì)應(yīng)科目位置在憑

3、證欄目?jī)?nèi)；反之，付款憑證上貸方科目”印制在憑證上方，可按業(yè)務(wù)內(nèi)容分別填寫(xiě) 現(xiàn)金”或銀行存款”科目名稱，其對(duì)應(yīng) 科目位置在憑證欄目?jī)?nèi)；五是將發(fā)生額清晰地填入同行對(duì)應(yīng)科目的金額欄；六是按原始憑證的自然張數(shù)填寫(xiě)附件張數(shù)。注意：（1）用購(gòu)買(mǎi)的膠水粘附件，不要用大頭針 別上，也不要用面糊做成的犍糊粘貼，以防鐵針氧化后脫落或遭鼠咬憑證。（2）粘貼附件時(shí)留下憑證裝訂線，以供日后翻閱。（3）附件粘貼要整齊，一般是將上邊對(duì) 齊。大于記賬憑證的原始憑證要正確折疊， 不能裝訂后打不開(kāi)；七是在憑證下方的 出 納”或制單”處簽章。再次，要注意幾個(gè)事項(xiàng)：一是書(shū)寫(xiě)要認(rèn)真，字跡要清晰，數(shù)碼要規(guī)范；二是按規(guī) 定使用筆墨，不能隨

4、便使用紅筆，不準(zhǔn)用圓珠筆、鉛筆填寫(xiě)；三是正確改錯(cuò)，不要隨 意涂抹；四是提現(xiàn)業(yè)務(wù)與存現(xiàn)業(yè)務(wù)統(tǒng)一用 付款憑證”，提現(xiàn)時(shí)以 銀行存款”科目減少 為主，對(duì)應(yīng)科目即是 現(xiàn)金”；存現(xiàn)時(shí)反之，以現(xiàn)金”科目增加為主，對(duì)應(yīng)科目即是 銀 行存款”。通用憑證的使用方法與分錄憑證使用大同小異，只是在編寫(xiě)字號(hào)時(shí)注意不 要混淆，因?yàn)閼{證格式一樣，顏色一樣，容易出錯(cuò)。怎樣復(fù)核現(xiàn)金收款憑證現(xiàn)金收款憑證是出納人員辦理現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)的依據(jù)。出納人員在辦理每一筆現(xiàn) 金收入前，都必須首先復(fù)核現(xiàn)金收款憑證，按照現(xiàn)金管理暫行條例及會(huì)計(jì)基礎(chǔ) 工作規(guī)范等有關(guān)規(guī)定和要求認(rèn)真復(fù)核以下內(nèi)容：(1)現(xiàn)金收款憑證的填寫(xiě)日期是否正確?，F(xiàn)金收款憑證的填寫(xiě)日

5、期應(yīng)為編制收款 憑證的當(dāng)天，不得提前或推后。(2)現(xiàn)金收款憑證的編號(hào)是否正確。主要是復(fù)核憑證是否按本單位規(guī)定的分類編 號(hào)方法連續(xù)編號(hào)，如有重號(hào)、漏號(hào)或不按日期順序編號(hào)等情況，應(yīng)將收款憑證退回制 證人員，予以更正或重新填寫(xiě)。(3)現(xiàn)金收款憑證記錄的內(nèi)容是否真實(shí)、合法、正確，其摘要欄的內(nèi)容與原始憑 證反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容是否相符。(4)使用的會(huì)計(jì)科目是否正確。如果發(fā)現(xiàn)科目使用錯(cuò)誤或記帳方向錯(cuò)誤等情況， 應(yīng)立即退回制證人員，要求更正。(5)復(fù)核收款憑證的金額與原始憑證的金額是否一致。(6)復(fù)核收款憑證附單據(jù)”欄的張數(shù)與所附原始憑證張數(shù)是否相符。(7)收款憑證的出納、制證、稽核、記帳、會(huì)計(jì)主管欄目是否簽

6、名或蓋章。如有漏 簽，要補(bǔ)簽后再收款。怎樣送存現(xiàn)金按照規(guī)定，各單位在其日?，F(xiàn)金收支業(yè)務(wù)中， 除了按規(guī)定可以坐支的現(xiàn)金和非業(yè) 務(wù)性零星收入收取的現(xiàn)金可以用于補(bǔ)足庫(kù)存現(xiàn)金限額的不足外， 其他業(yè)務(wù)活動(dòng)取得的 現(xiàn)金以及超過(guò)庫(kù)存現(xiàn)金限額的現(xiàn)金都必須按規(guī)定于當(dāng)日送存銀行。 當(dāng)日送存銀行確有 困難的，由開(kāi)戶銀行確定送存時(shí)間。送存現(xiàn)金的基本程序?yàn)椋?1)現(xiàn)金的整理。各單位出納員在將現(xiàn)金送存銀行之前，為了便于銀行柜臺(tái)清查 現(xiàn)金，提高工作效率，應(yīng)對(duì)送存現(xiàn)金進(jìn)行分類整理，其整理的方法為：紙幣應(yīng)按照票面金額(即券別)分類整理。紙幣可分為主幣和輔幣，主幣包括 100 元、50元、10元、5元、2元和1元，輔幣包括5角、

7、2角、1角、5分、2分、1 分。出納員應(yīng)將各種紙幣打開(kāi)鋪平，然后按幣別每100張為一把，用紙條和橡皮筋箍 好，每10把扎成一捆，比如100元券的紙幣一把即為10000元，一捆即為100000 元；10元券一把即為1000元，一捆即為10000元。不滿100張的，從大到小平攤 攤放。鑄幣包括1元、5角、1角、5分、2分、1分(分幣也可暫不送銀行，作流通用)。 鑄幣也應(yīng)按幣別整理，同一幣別每100枚為一卷，用紙包緊卷好，每十卷為一捆。例 如5角的鑄幣每一卷即為50元，每一捆即為500元。不滿50枚的硬幣，也可不送， 或用紙包好另行包放。殘缺破損的紙幣和已經(jīng)穿孔、裂口、破缺、壓強(qiáng)、變形以及正面的國(guó)徽

8、，背面的 數(shù)字模糊不清的鑄幣，應(yīng)單獨(dú)剔出，另行包裝，整理方法與前同。(2)填寫(xiě)現(xiàn)金送款薄?，F(xiàn)金整理完后，出納員應(yīng)根據(jù)整理后的金額填寫(xiě)現(xiàn)金送款簿。 現(xiàn)金送款簿一般一式四聯(lián)，第一聯(lián)為回單，由銀行簽章后作為送款單位的記帳依據(jù)； 第二聯(lián)為銀行收入傳票，第三聯(lián)為收帳通知，第四聯(lián)由銀行出納留存作為底聯(lián)備查。 其基本格式如表6-。出納員在填寫(xiě)現(xiàn)金收款簿時(shí)，要按格式規(guī)定如實(shí)填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容， 包括收款單位名稱、款項(xiàng)來(lái)源、開(kāi)戶銀行、送款日期、科目帳號(hào)、送款金額的大、小 寫(xiě)及各券別的數(shù)量等。出納員在填寫(xiě) 現(xiàn)金送款簿”時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，出納員必須如實(shí)填寫(xiě)現(xiàn)金送款簿的各項(xiàng)內(nèi)容，特別是其中的款項(xiàng)來(lái)源等。(第二，交款日

9、期應(yīng)當(dāng)填寫(xiě)送存銀行當(dāng)日的日期。第三，券別的明細(xì)帳的張數(shù)和金額必須與各券別的實(shí)際數(shù)一致，1元、5角、1角等既有紙幣又有鑄幣的，應(yīng)填寫(xiě)紙幣、鑄幣合計(jì)的張數(shù)和金額。第四，出納員在填寫(xiě) “現(xiàn)金送款簿 ”時(shí)必須采用雙面復(fù)寫(xiě)紙，字跡必須清楚、規(guī)范，不得涂改。表6 5 中國(guó)x施艮行現(xiàn)金送款簿對(duì)方科目： 交款日期 年 月 日收款單位名稱開(kāi)戶銀行賬號(hào)款項(xiàng)來(lái)源金 額百十萬(wàn)千百十元角分人民幣（大寫(xiě) ）券別數(shù)額 100 元 50 元 10 元 5 元 2 元 1 元 5 角 2 角 1 角 金額合計(jì) 收款銀行蓋章整把券零把券收款復(fù)核收款員（ 3 ） 送存交款。 出納員按規(guī)定整理現(xiàn)金并填寫(xiě) “現(xiàn)金送款簿 ”后， 應(yīng)將現(xiàn)

10、金連同 “現(xiàn)金送款簿 ”一起送交銀行柜臺(tái)收款員。在交款時(shí)，送款人必須同銀行柜臺(tái)收款員當(dāng)面交接清點(diǎn)。經(jīng)柜臺(tái)收款員清點(diǎn)無(wú)誤后，銀行按規(guī)定在 “現(xiàn)金送款簿 ”上加蓋印章，并將“回單聯(lián) ”退還給送款人，送款人在接到 “回單聯(lián) ”后應(yīng)當(dāng)即進(jìn)行檢查，確認(rèn)為本單位交款回單，而且銀行有關(guān)手續(xù)已經(jīng)辦妥后即可離開(kāi)柜臺(tái)。有的單位因交款數(shù)額較大，或者輔幣較多，銀行當(dāng)面點(diǎn)清確有困難的，可事先與銀行協(xié)商，雙方規(guī)定有關(guān)條件，并簽定協(xié)議書(shū)，采取 “封包交款 ”的辦法交款。封包交款指的是交款單位把要交存銀行的現(xiàn)金，按有關(guān)要求進(jìn)行整理，并按銀行的規(guī)定捆包好，在捆包上加貼封簽，寫(xiě)明金額，加蓋公章，連同填寫(xiě)好的 “現(xiàn)金送款簿 ”一并

11、送交銀行。銀行憑封簽上的金額軋清大數(shù)后收款，先在 “現(xiàn)金送款” 上加蓋“收訖 ” 章和收款員印章，將“回單聯(lián) ” 交給交款人，事后再按規(guī)定逐包清點(diǎn)細(xì)數(shù)。如發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)短款，再向交款單位辦理多退少補(bǔ)手續(xù)。實(shí)行封包交款辦法的單位在封包時(shí)，首先要把貨幣整理，其次再按銀行的要求進(jìn)行 “封包 ”（捆扎 ）。 封包時(shí)紙幣要按面額分類， 每 10 把扎成一捆， 捆扎時(shí)上下墊好襯紙，用十字型捆扎，在每捆鈔票打結(jié)處要加貼封簽，封簽貼在襯紙上。如不滿一百?gòu)埖?，按零頭整理的要求，整理好后加貼封簽。硬幣按面額分類，每10 卷扎成一捆，同樣加貼封簽。不滿一百枚的零頭按幣別打卷，并在卷上寫(xiě)明枚數(shù)、金額、日期，加蓋經(jīng)手人名章。封

12、包的封簽必須寫(xiě)明金額、日期、封包經(jīng)辦人員姓名，并加蓋單位公章。另外，要求封包必須露封，便于軋點(diǎn)大數(shù)。采取封包交款辦法的，如銀行柜臺(tái)收款員在軋計(jì)大數(shù)時(shí)，即發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)的，應(yīng)當(dāng)立即告知交款人，經(jīng)交款人當(dāng)場(chǎng)復(fù)對(duì)后，在銀行設(shè)置的 “單位交款差錯(cuò)登記簿 ”上進(jìn)行登記，并由交款人簽章。單位交款人按照復(fù)對(duì)后的金額重新填制 “現(xiàn)金送款簿 ” 。如銀行事后清點(diǎn)發(fā)現(xiàn)長(zhǎng)款或短款， 應(yīng)在封包的封簽上注明長(zhǎng)款或短款的金額， 由銀行收款員和收款復(fù)核員共同簽章，登記 “單位交款差錯(cuò)登記簿 ”和填寫(xiě)錯(cuò)款證明單，并向單位退回長(zhǎng)款或收回短款。如銀行在清點(diǎn)封包時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)金額較大，應(yīng)保持原封包，及時(shí)通知交款單位派人復(fù)點(diǎn)，然后按封包協(xié)議

13、規(guī)定處理。出納員在送存現(xiàn)金時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)：第一， 凡經(jīng)整理好準(zhǔn)備送存銀行的現(xiàn)金， 在填好 “現(xiàn)金送款簿 ”后，一般不宜再行調(diào)換票面，如確需調(diào)換的，應(yīng)重新復(fù)點(diǎn)，同時(shí)重新填寫(xiě) “銀行送款簿 ”。第二，交款人最好是現(xiàn)金整理人，這樣可以避免發(fā)生差錯(cuò)時(shí)責(zé)任不明的情況。第三，送存途中必須注意安全，送存金額較大的款項(xiàng)時(shí)，最好用專車(chē)，并派人護(hù)送。第四，臨柜交款時(shí)，交款人必須與銀行柜臺(tái)收款員當(dāng)面交接清點(diǎn)，做到一次交清，不得邊清點(diǎn)邊交款。第五，交款人交款時(shí)，如遇到柜臺(tái)較為擁擠，應(yīng)按次序等候。等侯過(guò)程中，應(yīng)做到鈔票不離手，不能置于柜臺(tái)之上，以防發(fā)生意外。（4 ）記帳。交款人將現(xiàn)金送存銀行并取回現(xiàn)金送款簿”（回單聯(lián)

14、）后，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)“回單聯(lián) ”填制現(xiàn)金付款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：借：銀行存款貸：現(xiàn)金如果現(xiàn)金不是由出納員匯總后送存銀行，而是由企業(yè)柜臺(tái)直接送存銀行，則財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù) 現(xiàn)金送款簿”（回單聯(lián)）編制銀行存款收款憑證，其會(huì)計(jì)分錄為：借：銀行存款貸：商品銷(xiāo)售收入等需要說(shuō)明的是：依據(jù)現(xiàn)金管理暫行條例及其實(shí)施細(xì)則的規(guī)定，各單位收入的現(xiàn)金 必須及時(shí)送存銀行。對(duì)公款私存的，開(kāi)戶銀行有權(quán)按存入金額的30% 50%處罰；對(duì)私自坐支的，按坐支金額的10% 30%處罰；對(duì)單位之間互相借用現(xiàn)金的，按借 用額的10% 30%處罰；對(duì)保留帳外公款的，按保留額的 10% 30%處罰。出納不出錯(cuò)有哪些技巧首先在收付現(xiàn)金時(shí)要唱收唱付，

15、這樣不但可以加深印象，與當(dāng)事人核對(duì)金額，還 可以取得他人的聽(tīng)覺(jué)旁證。對(duì)需要報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票，抬頭與本單位不符、大小寫(xiě)金額不符、 涂改發(fā)票、發(fā)票上無(wú)收款單位章或收款人章、發(fā)票與支票入賬方不符者，均不接受發(fā) 票，待補(bǔ)辦手續(xù)后再報(bào)核。報(bào)銷(xiāo)單位需先簽字、后付款；收款單據(jù)先交款、后蓋章； 付款單據(jù)要蓋付訖章。付款單據(jù)如由他人代領(lǐng)現(xiàn)金者，應(yīng)簽代領(lǐng)人名字，而不得簽被 代領(lǐng)人名字；代領(lǐng)人不是本單位的職工，要注明與被帶領(lǐng)人關(guān)系及其聯(lián)系地址。營(yíng)業(yè) 外收入及雜務(wù)收入，要以經(jīng)辦單位交款單位為依據(jù)，收款后開(kāi)給財(cái)務(wù)收據(jù)。其次，要注意加強(qiáng)對(duì)支票、發(fā)票和收據(jù)的保管。領(lǐng)用支票要設(shè)立備查登記簿， 經(jīng)單位主管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審簽后，并由領(lǐng)用人簽章。領(lǐng)用現(xiàn)金支票要在存根聯(lián)上簽字，以 防正副聯(lián)金額不符。支票存根聯(lián)上要逐項(xiàng)寫(xiě)明金額、用途、領(lǐng)用人，并在備查簿上注 明空白支票和支票限額。支票作廢后要按順序裝訂在憑證中。 空白發(fā)票和收據(jù)不能隨 便外借，已開(kāi)具金額尚待帶出收款的發(fā)票和收據(jù)，要由借用人出具借據(jù)并作登記，以 便分清責(zé)任，待款收回后再結(jié)清借據(jù)。發(fā)票和收據(jù)作廢后要退回來(lái)，先作廢后重開(kāi)， 如果是銷(xiāo)貨發(fā)票退回紅沖，應(yīng)該先由倉(cāng)庫(kù)部門(mén)驗(yàn)貨入庫(kù)后再進(jìn)行退款。如果對(duì)方丟失發(fā)