包裝印刷糧油公司印刷品管理制度(doc 8頁).doc

1、黃海糧油工業(yè)（山東）有限公司印刷品管理規(guī)定黃海糧油工業(yè)（山東）有限公司印刷品管理規(guī)定已由總經(jīng)理辦公會議于 年 月 日通過，現(xiàn)予公布，自 年 月 日 起施行。 黃海糧油工業(yè)（山東）有限公司 總經(jīng)理 張振濤 年 月 日 目 錄 第一章 總則2第二章 印刷品的設(shè)計(jì)、制作和印刷2第三章 印刷品的驗(yàn)收入庫、保管和費(fèi)用結(jié)算3第四章 印刷品的領(lǐng)用發(fā)放、使用、收回和報(bào)廢5第五章 罰則6第六章 附則7第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)對公司印刷品的統(tǒng)一管理，規(guī)范公司印刷品的設(shè)計(jì)、制作、印刷采購、驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用和報(bào)廢管理，保證公司各部門業(yè)務(wù)正常開展，控制辦公費(fèi)用，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定適用于公司各部門和全體員工

2、。第三條 本規(guī)定所指印刷品，指公司在業(yè)務(wù)中需要使用的并需要印刷的單證、宣傳冊等，包括：1. 各類單據(jù)、表格和報(bào)表等；2. 公司宣傳冊；3. 產(chǎn)品宣傳冊、促銷宣傳冊、促銷活動(dòng)宣傳頁等；4. 其它需要印刷的資料。第二章 印刷品的設(shè)計(jì)、制作和印刷第四條 公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)和規(guī)章制度中規(guī)定使用的各類單據(jù)、表格和報(bào)表的格式，由公司人力資源與公共事務(wù)部企業(yè)管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、制作；需要印刷時(shí)，由行政管理員提出申請，填寫印刷申請單，注明需印刷的理由、資料名稱、印刷數(shù)量和交貨期限等，并附設(shè)計(jì)、制作的格式樣本，交辦公室主管審核后，報(bào)本部門經(jīng)理和總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批。公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交采購部采購員辦理采購印刷手續(xù)。第五

3、條 采購部根據(jù)批準(zhǔn)后的印刷申請單，同時(shí)聯(lián)系幾家印刷單位，要求印刷單位根據(jù)格式樣本進(jìn)行打樣，樣品經(jīng)過人力資源與公共事務(wù)部企業(yè)管理員和經(jīng)理簽字確認(rèn)后（樣品應(yīng)一式三份，企業(yè)管理員、采購員和印刷單位各一份封存，以備驗(yàn)收），采購部根據(jù)幾家印刷單位的報(bào)價(jià)、印刷質(zhì)量、信譽(yù)、服務(wù)態(tài)度、交貨期等，與人力資源與公共事務(wù)部經(jīng)理共同確定印刷單位（必要時(shí)可以指定印刷單位）、印刷費(fèi)用和付款條款等。第六條 確認(rèn)樣品和確定印刷單位、印刷費(fèi)用和付款條款后，由采購部與印刷單位簽訂委托印刷協(xié)議，經(jīng)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后生效。委托印刷協(xié)議一式四份，行政管理員、采購部采購員、財(cái)務(wù)管理部出納和印刷單位各執(zhí)一式。簽訂委托印刷協(xié)議后，采購員負(fù)責(zé)

4、催貨、供貨跟蹤、到貨確認(rèn)和入庫協(xié)調(diào)工作。第七條 今后各部門需要新增的單據(jù)、表格和報(bào)表的格式，由使用部門負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、制作樣本，經(jīng)人力資源與公共事務(wù)部企業(yè)管理員簽字確認(rèn)后，由行政管理員負(fù)責(zé)辦理印刷申請審批手續(xù)。 新增的單據(jù)、表格和報(bào)表的印刷手續(xù)，按第五條和第六條的規(guī)定辦理。第八條 公司宣傳冊的策劃、設(shè)計(jì)、制作和印刷，由人力資源與公共事務(wù)部企業(yè)管理員按第四條的規(guī)定辦理印刷申請審批手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按第五條和第六條的規(guī)定由采購部委托外部專業(yè)單位進(jìn)行策劃、設(shè)計(jì)、制作和印刷。第九條 各銷售部門的產(chǎn)品宣傳冊、促銷宣傳冊和促銷活動(dòng)宣傳頁的策劃、設(shè)計(jì)、制作和印刷，由各銷售部門負(fù)責(zé)提出具體實(shí)施方案，并辦理印刷

5、申請審批手續(xù)，經(jīng)各銷售部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由采購部聯(lián)系專業(yè)單位進(jìn)行策劃、設(shè)計(jì)和制作樣本，經(jīng)各銷售部門經(jīng)理在樣本上簽字確認(rèn)后，與采購部共同確定印刷單位、費(fèi)用和付款條款等，并由采購部按第六條的規(guī)定辦理采購合同簽訂手續(xù)。各銷售部門負(fù)責(zé)配合外部專業(yè)單位進(jìn)行策劃、設(shè)計(jì)和制作。 第十條 公司其它需要印刷的資料的設(shè)計(jì)、制作，根據(jù)具體情況確定。如屬于公司統(tǒng)一使用的公共性資料，按第四條、第五條和第六條的規(guī)定辦理。如屬于各部門單獨(dú)使用的資料，按第九條的規(guī)定辦理。第三章 印刷品的驗(yàn)收入庫、保管和費(fèi)用結(jié)算第十一條 公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)和規(guī)章制度中規(guī)定使用的各類單據(jù)、表格和報(bào)表印刷后，在印刷單位完成印刷通知送貨前，必須由

6、人力資源與公共事務(wù)部企業(yè)管理員根據(jù)封存的樣品對印刷品的內(nèi)容、格式、印刷質(zhì)量等進(jìn)行核對和確認(rèn)，確認(rèn)無誤后由企業(yè)管理員簽發(fā)印刷品驗(yàn)收單。印刷品驗(yàn)收單一式四份，企業(yè)管理員、物流管理部綜合庫庫管員、采購員和印刷單位各留存一份。第十二條 采購員憑印刷品驗(yàn)收單方可通知送貨，由采購員填寫送貨通知單一式三份，物流管理部綜合庫庫管員、采購員和印刷單位各留存一份，印刷單位憑印刷品驗(yàn)收單和送貨通知單方可送貨。第十三條 庫管員憑印刷品驗(yàn)收單和送貨通知單方可入庫。采購員沒有印刷品驗(yàn)收單擅自通知送貨的，綜合庫庫管員不得接收入庫；已經(jīng)送貨的，后果由采購員承擔(dān)；庫管員沒有接到印刷品驗(yàn)收單和送貨通知單擅自入庫的，后果由庫管員承

7、擔(dān)；印刷單位沒有印刷品驗(yàn)收單和送貨通知單私自送貨的，庫管員不得接收入庫，后果由印刷單位自行承擔(dān)。入庫后在使用中發(fā)現(xiàn)印刷品的內(nèi)容、格式、印刷質(zhì)量等存在問題，由驗(yàn)收人承擔(dān)。第十四條 今后各部門需要新增的單據(jù)、表格和報(bào)表以及公司宣傳冊印刷后的確認(rèn)、驗(yàn)收、送貨和入庫手續(xù)，按第十一條、第十二條和第十三條的規(guī)定辦理。第十五條 各銷售部門的產(chǎn)品宣傳冊、促銷宣傳冊和促銷活動(dòng)宣傳頁印刷后的確認(rèn)和驗(yàn)收工作，由各銷售部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)，并參照第十一條的規(guī)定負(fù)責(zé)簽發(fā)印刷品驗(yàn)收單。送貨和入庫手續(xù)，參照第十二條和第十三條的規(guī)定辦理。第十六條 公司其它資料印刷后的確認(rèn)、驗(yàn)收、送貨和入庫手續(xù)，如屬于公司統(tǒng)一使用的公共性資料，按

8、第十一條、第十二條和第十三條的規(guī)定辦理；如屬于各部門單獨(dú)使用的資料，參照第十二條、第十三條和第十五條的規(guī)定辦理。第十七條 各類印刷品驗(yàn)收接收后，由綜合庫庫管員憑印刷品驗(yàn)收單和送貨通知單對到貨的印刷品辦理清點(diǎn)、入庫手續(xù)，并出具入庫單。入庫單一式四份，人力資源與公共事務(wù)部行政管理員、采購部采購員、指定供應(yīng)商和庫管員本人各執(zhí)一式。 第十八條 綜合庫庫管員，負(fù)責(zé)印刷品的庫存保管和防火、防潮等工作。負(fù)責(zé)辦理印刷品的出庫和發(fā)放工作。對于各類單據(jù)、表格和報(bào)表以及公司宣傳冊，在每月30日前庫管員負(fù)責(zé)向行政管理員提供印刷品月末庫存數(shù)。各銷售部門的產(chǎn)品宣傳冊、促銷宣傳冊和促銷活動(dòng)宣傳頁以及部門單獨(dú)使用的資料，根據(jù)

9、要求提供印刷品庫存數(shù)。行政管理員負(fù)責(zé)根據(jù)每月需求情況確定公共性印刷品的最低合理庫存量。第十九條 印刷品入庫后，根據(jù)因公借款和報(bào)銷管理制度采購部采購員負(fù)責(zé)填寫借款申請單辦理借款手續(xù)。根據(jù)印刷品費(fèi)用金額大小決定借用現(xiàn)金或支票并交付印刷單位。印刷單位提供發(fā)票后，由采購員根據(jù)因公借款和報(bào)銷管理制度填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并附入庫單經(jīng)行政管理員確認(rèn)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理報(bào)銷手續(xù)。財(cái)務(wù)管理部出納根據(jù)入庫單和委托印刷協(xié)議的數(shù)量金額等情況對費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行復(fù)核無誤后給予報(bào)銷。 第二十條 公司各類印刷品的費(fèi)用承擔(dān)，按以下規(guī)定執(zhí)行：1. 以下印刷品的費(fèi)用，由公司承擔(dān)： 公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)和規(guī)章制度中規(guī)定使用的各類單據(jù)、表格和報(bào)表的

10、印刷費(fèi)用； 今后各部門需要新增的各類單據(jù)、表格和報(bào)表的印刷費(fèi)用； 公司宣傳冊的印刷費(fèi)用； 公司其它統(tǒng)一使用的公共性資料的印刷費(fèi)用。2. 以下印刷品的費(fèi)用，由各部門自行承擔(dān)： 產(chǎn)品宣傳冊、促銷宣傳冊、促銷活動(dòng)宣傳頁的印刷費(fèi)用； 各部門單獨(dú)使用的資料的印刷費(fèi)用。第四章 印刷品的領(lǐng)用發(fā)放、使用、收回和報(bào)廢第二十一條 對于各類單據(jù)、表格和報(bào)表以及公司宣傳冊的領(lǐng)用、發(fā)放和使用，參照辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放和使用，按照辦公用品/設(shè)備/家具管理辦法執(zhí)行。第二十二條 對于各銷售部門的產(chǎn)品宣傳冊、促銷宣傳冊和促銷活動(dòng)宣傳頁以及部門單獨(dú)使用的資料，只限使用部門文員參照辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放和使用，按照辦公用品/設(shè)備/家

11、具管理辦法執(zhí)行。第二十三條 對于各類單據(jù)、表格和報(bào)表以及公司宣傳冊，由各部門文員統(tǒng)一領(lǐng)用、統(tǒng)一保管，供本部門員工使用。各部門文員在發(fā)放各類單據(jù)、表格和報(bào)表時(shí)，應(yīng)對員工每次領(lǐng)取的數(shù)量適當(dāng)加以控制，員工用完后再取。員工使用時(shí)，應(yīng)愛惜使用，不得浪費(fèi)或當(dāng)作便簽紙用。第二十四條 由于制度變更或單據(jù)、表格和報(bào)表等內(nèi)容發(fā)生變化，或使用信息管理系統(tǒng)等原因，原印制的印刷品應(yīng)作廢。第二十五條 各部門文員負(fù)責(zé)將本部門員工手中的作廢單據(jù)、表格和報(bào)表統(tǒng)一收集、統(tǒng)計(jì)后，與本人手中尚未發(fā)放的作廢單據(jù)、表格和報(bào)表一起，交綜合庫庫管員進(jìn)行退庫。第二十六條 綜合庫庫管員負(fù)責(zé)將原庫存的作廢單據(jù)、表格和報(bào)表與各部門文員退庫的作廢單據(jù)

12、、表格和報(bào)表收集、整理、統(tǒng)計(jì)后，提出報(bào)廢申請，經(jīng)人力資源與公共事務(wù)部經(jīng)理和總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由物流管理部物資回收員統(tǒng)一進(jìn)行廢品銷售處理。第五章 罰則第二十七條 違反本規(guī)定有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人通報(bào)批評處罰，同時(shí)處以50元罰款，如造成損失并負(fù)賠償責(zé)任：1、 在印刷品樣品確認(rèn)封樣或印刷品送貨前驗(yàn)收中失誤，發(fā)現(xiàn)印刷品存在3處（含）以上錯(cuò)誤或影響使用的；2、 沒有印刷品驗(yàn)收單擅自通知送貨的；3、 沒有印刷品驗(yàn)收單或送貨通知單擅自給予辦理入庫的； 4、 采購的印刷品沒有辦理入庫手續(xù)就領(lǐng)用或發(fā)放的；5、 沒有辦理領(lǐng)用申請手續(xù)，將印刷品進(jìn)行出庫和發(fā)放的；6、 2次（含）被發(fā)現(xiàn)庫管員直接為員工

13、個(gè)人辦理印刷品領(lǐng)用手續(xù)的；7、 隨意損壞、不珍惜使用或亂報(bào)亂領(lǐng)印刷品造成印刷品浪費(fèi)的。第二十八條 違反本規(guī)定有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人警告處罰，同時(shí)罰款100元，如造成損失并負(fù)賠償責(zé)任：1、 沒有辦理印刷品采購申請審批手續(xù)擅自安排印刷的；2、 在印刷品樣品確認(rèn)封樣或印刷品送貨前驗(yàn)收中失誤，造成印刷品報(bào)廢使公司受到的損失在2,000元以內(nèi)的；3、 在采購業(yè)務(wù)中索賄、受賄，收取回扣數(shù)額在1,000元以內(nèi)的。第二十九條 違反本規(guī)定有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人嚴(yán)重警告或降職、撤職（僅限管理層員工）處罰，同時(shí)罰款500元，如造成損失并負(fù)賠償責(zé)任：1. 在采購業(yè)務(wù)中索賄、受賄，收取回扣數(shù)額在5,000元以內(nèi)的；2. 在印刷品樣品確認(rèn)封樣或印刷品送貨前驗(yàn)收中失誤，造成印刷品報(bào)廢使公司受到的損失在10,000元以內(nèi)的。第三十條 違反本規(guī)定有下列行為之一的，公司給予責(zé)任人開除處罰，同時(shí)罰款1,000元，并視情節(jié)移交司法機(jī)關(guān)處理：1. 在