外事接待細則

1、外事接待細則 一、目的 為規(guī)范公司外事接待流程，樹立公司良好形象，真正將“敬人敬 業(yè)、盡心盡力”的宗旨溶入到每一次的接待活動中去，制定本實施細 則。 二、主題內容、適用范圍 本細則對所有來訪人員，從申請、迎接、介紹、參觀、入住到餐 飲、娛樂、旅游、接待禮儀、費用、陪同級別等整個接待流程進行全 方位的規(guī)范，適用于銷售公司、后勤職能部室、制造部所有來訪人員 的商務考察、行政檢查、外事接待、參觀考察等工作。 公司接待聯(lián)系人員及主要陪同參觀人員在本細則中統(tǒng)稱接待團 隊，包括秘書、文員、后勤科室人員以及負責重大外事接待工作的公 司領導。 公司董事長、總經理參加的接待，陪同副總及管理人員需履行本 細則中接

2、待團隊的職責；部門負責人參加的接待，本部門內主要陪同 人員需履行本細則中接待團隊的職責。 三、職責 （一）營銷中心負責來賓商務來訪的接待、談判工作。 （二）辦公室負責政府行政檢查的接待準備、組織安排、協(xié)調管 理等工作，以及公司級重大外事接待工作。 三）各單位、部室負責本單位的外事接待工作。 四） 接待單位應在來賓到公司前的兩天內， 根據來訪人員行程 安排進行資金預算并辦理借支手續(xù)， 及時完成其它準備工作， 并根據 來賓的愛好，擬訂相關的娛樂、旅游安排。 四、接待團隊著裝及行為規(guī)范： 1、接待人員均著工裝，佩戴工作證，儀容儀表整潔素雅。 2、技術人員及生產人員著藍色工裝，佩戴工作證。 3、嚴格按

3、照此文件要求規(guī)范接待禮儀，使用普通話，注意文明 用語，不大聲喧嘩，接待期間手機鈴聲調至震動。 五、實施細則 接待必須有較強計劃性、預見性、針對性和實效性，應明確每次 來賓來訪的目的，并做好接待工作的效果評估、總結工作。 （一）來賓來訪申請 來賓來訪分以下三個級別： 1 級接待 ：政府機關正、 副部級以上領導或國家級社團重要領導。 2 級接待 ：省會城市黨政副職、縣區(qū)級副職以上領導、省級社團 主要領導、省級客運企業(yè)主要領導、省級運管部門主要領導、省會城 市（含國內一線城市） 公交企業(yè)主要領導及重要業(yè)務單位企業(yè)負責人 等。 3 級接待 : 一般黨政機關、社團來客、來賓等。 （二）來賓來訪準備 在接

4、到商務來訪、 行政檢查來電、來函及相關信息后，由接待團 隊在 24 小時內制訂接待方案，經部門主管審核批準后執(zhí)行，同時應 附上所需的派車單、借支單、禮品領取單等必備單據報批。審批通過 后通知參與接待的相關人員召開會議， 組建接待團隊， 必須明確接待 具體事項、標準、要求完成的時間及責任人。 接待團隊根據來訪、 陪同人員級別規(guī)定， 安排相應級別的主接待 人進行公司和產品方面的介紹， 安排好來賓在公司的參觀路線并全程 陪同。 接待團隊根據來訪人員級別確定使用接送的車輛，開出派車單， 于來賓來訪前一天由公司安排車輛， 重要來賓來司第一次用車或去飛 機場接送，盡可能使用公司指定的高檔轎車。 由接待團隊

5、根據來訪人員級別安排特定人員迎接、 向來訪人員獻 花、安排攝影、攝像或錄音；而相關部門應于來賓抵達公司前按公 司外事接待安排表上要求協(xié)助做好有關接待準備工作。 在來賓來訪前一小時， 接待團隊必須按外事接待細節(jié)一覽表， 逐 條進行自檢， 確保準備工作無一遺漏， 提前發(fā)送短信通知所有參與人 員。 當來賓車輛進入市區(qū)后，接待團隊通知公司保衛(wèi)處且提前 10 鐘 電話通知所有接待人員（陪同人員、技術人員、公司領導等）準時出 席，必要時提前于適當?shù)攸c處迎接來賓； 當來賓車輛進入公司大門后， 保安及時開門迎接并通知接待團隊， 主要領導及接待人員應及時到位 迎接。 如來賓的行程有所變動， 接待團隊應在第一時間

6、通知參與接待人 員，以避免不必要的浪費及無效工作。 （三）來訪人員迎接、入住安排 根據來訪人員到達的具體時間和航班號或車次開具派車單， 并預 訂酒店房間，如是大型團隊應提前代辦入住手續(xù)。 在來賓抵達機場、車站前半小時，公司迎接車到達機場、車站作 好接站準備（包括舉起歡迎牌、拿好鮮花、照相等），一般情況下由 接待團隊去接站，必要時將由主任、部長或公司領導親自前往迎接。 在送來賓去酒店的途中，陪同人員應主動向來賓介紹沿途風景及 人文景觀，拉近與來賓的距離，形成愉悅的交談氣氛。 當來賓抵達下榻賓館后，接待團隊幫助來賓代辦入住手續(xù)發(fā)放房 卡，引導來賓入住。 （四）來訪迎賓 根據外事接待安排表落實來賓來

7、公司的確切時間并電話通知 門衛(wèi)。 當來賓進入預訂房間時，接待團隊應告知來賓接下來的日程安排 與具體時間。 當來賓車輛抵司后，接待團隊應在公司大門口用迎賓車或引導來 訪人員車輛進入指定停車位，為來訪人員打開車門，歡迎來賓并引導 來賓進入會客廳就座。 當來賓進入會客廳后，客我雙方介紹：先由接待團隊向公司領導 介紹主客，再介紹公司主陪，再依次介紹客方陪同人員、我方陪同人 員，客我雙方互遞名片，互相問好。 接待團隊應全面負責來訪人員在公司考察期間的行程安全，保證 來訪人員的人身及各項權益不受侵害。 （五）商務洽談及參觀廠區(qū) 商務洽談 ：由接待團隊講解公司發(fā)展史及文化發(fā)展； 由主接待人 或技術人員介紹公

8、司相關產品、市場狀況、產品特點、對比優(yōu)勢及交 談雙方感興趣的話題， 讓友好的氣氛貫穿始終； 其間接待團隊或秘書、 會務服務人員全過程進行會務服務， 如補充茶水、 根據來賓入座情況 將桌上物品進行整理、完成來賓的臨時要求等，無特殊理由，不得擅 自離開會客區(qū)域。 工作要求： 1 承辦洽談會議單位 按照接待方案全方位協(xié)調落實接待的相關事宜（餐廳、會議安 排、電子屏、會標、樣車等）并及時征得對接部門意見，并將意見反 饋到相關部門，以便調整改進。 安排工作人員在展廳門口及電梯口迎賓。 主要樓層有專職人員 服務，做好引導工作。 營銷中心大廳要保持衛(wèi)生干凈。 打印歡迎標牌、會議室指向牌。 會議室桌簽及物品擺

9、放有專人負責，根據來訪來賓人數(shù)、單位、 考察內容，在來賓抵達前安排好會客地點，布置好會場，公司產品介 紹的資料袋、茶水、紙張、鉛筆等會議用品，并聯(lián)系好相關的陪同人 員，做好會前會中會后服務工作。 2安保： 安保人員加強值班人員巡邏密度。 富嚴禁閑雜人員進入院內，排查不安全因素，發(fā)現(xiàn)及時處理。 引導來訪車輛在規(guī)定位置擺放整齊。 全面檢查消防設施。 廠區(qū)參觀 ：制造部安排專人配合接待工作， 接待團隊將按預先安 排好的參觀路線引導來賓參觀， 對參觀路線上的相關問題進行詳細講 解，并隨時回答來賓所提的任何問題， 同時應注意商業(yè)秘密和語言技 巧，并不時聽取來賓意見。 1路線 2 樣品 3 工作要求 制造

10、部全方位配合落實接待的相關事宜（生產線按 5S標準整 理到位，綠色通道干凈暢通；衛(wèi)生間清潔無異味；主要參觀車間大門 提前打開；草坪整潔；樣車擦拭干凈、車門打開并擺放整齊等現(xiàn)場準 備工作）并及時征得對接部門意見，將意見反饋到相關部門，以便調 整改進。 參觀期間技術人員及醫(yī)務人員隨行（依據情況）。 安排工作人員前后引導參觀隊伍，確保參觀過程安全順暢 4、安保 安保人員加強值班巡邏密度。 嚴禁閑雜人員進入院內，排查不安全因素，發(fā)現(xiàn)及時處理。 專人引導指揮車輛及來訪車輛在規(guī)定位置擺放整齊。 必須全面檢查消防設施。 商務洽談與廠區(qū)參觀的安排順序可根據實際情況進行調整。 接待團隊應從來賓角度出發(fā)制訂標準的

11、公司講解詞和參觀 線路講解詞。 （六）餐飲安排 1. 1 級接待來訪人員由辦公室提出申請或根據公司領導指示確 定陪同人員，經總經理批準同意后，安排餐飲。 2. 2 級接待來訪人員由各部室相關人員根據來電來函的記錄信 息，經單位、部門負責人確認陪同人員，開始進行接待準備工作。 3. 3 級接待來訪人員由各相關人員反饋準確詳細的信息到相關 單位，由接待團隊根據所提供的信息在得到部門主管確認后開始進行 接待準備工作。 在確定用餐人數(shù)、 標準及用餐時間后，按來訪人員不同地區(qū)、民 族、習性及愛好安排就餐地點，一般將其安排在營銷中心招待所，菜 品安排要考慮周全； 安排工作人員在餐廳門口迎賓； 餐廳各種設施

12、運 轉良好，餐桌物品擺放嚴格遵照行業(yè)標準， 各種餐具要消毒， 無水漬， 無破損；衛(wèi)生間要擺放好紙巾、洗手液。 在確定就餐地點及包廂號后，應立即通知主接待人。 當來賓抵達就餐地點后，接待團隊或主接待人應安排主客就座， 如是大型宴會，接待團隊應將來賓逐一介紹給到場公司領導。 當來賓就座后 , 雙手遞上菜單，請主賓點菜，如謝絕，則由我方 點菜。標準用餐時，陪同人員應照顧好來賓用餐，注意禮節(jié)并與來賓 交談其感興趣的話題以活躍氣氛。 陪同人員應隨時注意主陪的示意或 按主陪安排進行會餐活動，不允許我方出現(xiàn)勸酒爭議。 用餐完畢后， 接待團隊應送來賓回下榻酒店， 并告之下一步的安 排。 （七）來賓離司及行程安

13、排 接待團隊做好來賓隨時離司準備， 適時通知司機將車停在適當?shù)?位置。 在征得來賓的同意后， 接待團隊將安排來賓與主接待人在合適的 地點合影留念。 主接待人向來賓表達希望繼續(xù)合作及邀請下次再來參觀的意愿， 接待團隊將禮品分送至來賓手中。 恭送來賓離司，根據需要由主接待人或接待團隊送來賓至住宿 地，并由主接待人或接待團隊宴請來賓； 來賓離司后其他接待活動由 相關領導安排。 當來賓返程登車、 登機時， 如主接待人未親自送行， 接待團隊應 及時通知主接待人， 主接待人得知消息后， 應立即給來賓去電與之告 別。 （八）旅游安排 根據實際情況及公司位置，暫定 * 、* 、* 為旅游目的地。 確定來賓旅游

14、的時間、人數(shù)、地點后，安排好旅行社、導游或由 我方人員講解。 接待團隊應告之來賓具體出發(fā)時間及路程安排。 在沿途中，接待團隊或隨行人員應向來賓介紹沿途風景或進行景 點介紹，活躍車廂氣氛。 到達景點后， 應組織來賓參觀游覽、 根據景點的具體情況安排到 指定餐館用餐或指定酒店住宿， 杜絕鋪張浪費的現(xiàn)象出現(xiàn)。 對來賓的 要求，隨行人員應在適當?shù)姆秶鷥热M足。應做到用有限的資金， 達到滿意的效果。 九）來訪接待總結 接待團隊應在來賓離司前或在結束來訪兩天內， 對此次接待任務 做出分析，并總結不足之處進行改進，不斷提高接待水平。 將此次來訪資料收集歸檔并存入電腦以便今后查閱利用， 并將有 價值的建議或

15、意見及時轉入相關部門。 六、接待流程（詳見公司辦公室管理流程匯編） 迎接入住流程（見圖 1） 公司迎賓流程（見圖 2） 餐飲安排流程（見圖 3） 旅游安排流程（見圖 4） 七、處罰規(guī)定 所有參與接待的人員 包括各部門參與接待人員等） 都必須遵守 本流程及實施細則，否則將根據相關規(guī)定予以 50300 元不等處罰 八、相關附件 附件 1來賓來訪接待細節(jié)一覽表 附件 2來訪陪同人員接待級別規(guī)定 附件 3外事來訪接待費用控制辦法 附件 4外事接待安排表 九、附則 本細則由辦公室編寫并負責解釋。 本細則由辦公室、 各單位、各部門負責培訓所屬人員，并在接待 工作中認真執(zhí)行 圖1迎接入住流程 根據外 事接待

16、 安排表 準備 、要為沿 途風景及 來賓興趣 的話題。 開始 確認來賓到達具體航班號或車次、時間 （接待團隊） 落實接待標準及具體情況 （接待團隊） 預定房間、確認房號 （接待團隊） 機場接機、火車站接站 接待團隊 在出口通道迎接來賓 接待團隊或部長、主任 1、提前 1030分鐘 到達機場或 火車站； 2、使用歡迎 牌或鮮花。 禮貌問候來賓并幫助提行李（有特殊要求時應先送花） 接待團隊 引導來賓上車并簡單介紹行程安排 接待團隊 介紹沿途風景并交談來賓感興趣的話題 接待團隊或部長、主任 1、介紹下榻酒 店及公司的位 置，路途所需 時間等； 2、告之參觀時 間和下一步安 排。 抵達下榻賓館、代辦入

17、住手續(xù)或發(fā)住房卡 接待團隊 圖2公司迎賓流程 根據外事 接待安排 表準備 提示：視情 況右手放在 門框最上 落實來司時間 要求：1、保衛(wèi) 接待團隊 在禮賓車進公 司大門時敬禮； 1 2、門崗不得以 通知門崗 1 任何理由阻礙 接待團隊 或扣留證件。 h 1 F 在固定泊車位等候 要求：著 接待團隊、 主接待人 裝整齊， 1 r 以標準站 姿等候。 打開車門 接待團隊 方，提示來 賓避免頭部 碰撞。 要求：走在 來賓側前福 方，勻速引 導到預定區(qū) 域。 您好！歡 迎蒞臨少 林客車！ 1、可根據實際 情況播放公司 *形象宣傳片、 或企業(yè)PPT。 2或進行公司 介紹、業(yè)務介 通知講解員或主接待人 接

18、待團隊 圖3餐飲安排流程 開始 確定用餐人數(shù)、標準及用餐時間 接待團隊 送來賓上車回住處休息并告之下一步安排 陪同人員 圖4旅游安排流程 確定旅游時間、人數(shù)、地點 接待團隊、陪同人員 丁 聯(lián)系旅行社確定導游及路線 接待團隊 及時通知外事專員作好出發(fā)準備 接待團隊 T 來賓到達前在約定地方等候 接待團隊或司機 T 路途中可向來賓介紹沿途風景 接待團隊或司機 到達景點后，為來賓介紹景點情況并為其攝像或照相留念 接待團隊或司機 來賓景點用餐、合理控制費用杜絕浪費 接待團隊或司機 結算、引導來賓上車 接待團隊或司機 返回、禮貌送來賓入房間休息 接待團隊或司機 接待總結、來訪人員基本信息歸檔 接待團隊

19、1 廣5 結束 LJ 附件1 來賓來訪接待細節(jié)檢查一覽表 序 號 工作 項目 具體工作 檢 查 序 號 工作 項目 具體工作 檢 查 1 總體 協(xié)調 制訂外事接待安排表 8 攝像 攝影 其他 工具 照相機、內存卡準備，注意充 電。 分發(fā)至有關部門及人員 攝像機、磁帶準備 照相用臺階、座位、擴音器準 備（大型會議時） 2 資金 準備 費用預算單報領導審批 現(xiàn)金借支到位 9 迎賓 準備 歡迎牌打印、粘貼或書寫 3 車輛 安排 開具派車單并經批準 電子顯示屏歡迎詞準備 派車單交辦公室并確認車輛 條幅（大型會議時） 4 接站 確定航班號、火車車次 門崗以標準軍姿敬禮至車隊通 過止 確定具體到達時間 鞭

20、炮準備（大型會議時） 接站歡迎牌、鮮花預訂 10 洽談 參觀 確定主接待人并告知時間 5 住宿及 行程 安排 住房預訂 確定技術人員并告知時間 住房卡（大型會議時） 生產車間燈光打開（陰雨天氣） 簽到臺（大型會議時） 參觀通道保持暢通 簽到表（大型會議時） 樣品準備 會議日程安排表（大型會議） 確定現(xiàn)場操作演示崗位、操作 人員，并告知具體時間 酒店歡迎橫幅（大型會議） 6 會客廳 準備 條幅或更改手提電腦歡迎辭 11 餐飲 安排 包廂預訂，確定菜單 資料、茶水、信紙、鉛筆、 餐巾紙等 告訴主接待人員具體地點 座位及座位卡擺放 主接待人致祝酒辭（大型會議 時或餐飲開始時） 投影儀、激光筆、音響話

21、筒、 空調、燈光調試、拉上窗簾 12 節(jié)目 安排 確定地點 預訂門票 7 禮品 準備 禮品名稱、數(shù)量 13 旅游 安排 確定旅游地點 禮品袋準備 預訂住宿并確認 禮品領用 聯(lián)系導游并確認 附件 2 來訪陪同人員接待級別規(guī)定 為樹立公司良好的對外形象， 加深參觀人員對公司的了解以及為 給來公司參觀的各級政府領導、 企業(yè)同仁留下深刻的印象， 特別制訂 公司來訪、陪同人員接待級別規(guī)定。 一、來訪人員級別劃分 A 級為政府行政類 A1 省級及以上部級領導，地市級主要領導； A2 為地市級主要局委領導； A3 為地市級職能局委及縣市級局委領導。 B 級為企業(yè)類 B1 相同級別的股份公司、 集團公司董事長、 總經理、國外貴賓； B2 企業(yè)主要部室負責人、副總以上； B3 企業(yè)主要部室一般人員。 二、陪同人員的劃分 采取級別對等的接待原則； 一般情況下， 我方不允許低級別人員 接待對方高級別人員， 特殊情況下， 須有我方相對應級別人員親自打 電話進行解釋。 1 類（ A1、 B1 類）貴賓由公司董事長、總經理接待并陪同參觀； 2類（A2、B2類）貴賓由公司總經理、總經理助理、主任、部長 以上領導負責接待并陪同參觀； 3類（A3、B3類）貴賓由各單位、部室主要人員接待并陪同參觀； 附件 3 外事來訪接待費用控制辦法 為樹立公司良好的對外形象，如何把外事來訪工作做好