商務部工作管理流程

1、商務部工作管理流程 商務部門的工作主要可以分為兩大板塊：外聯：和客戶進行業(yè)務交流， 合同管理及執(zhí)行收付款；內勤：對項目進度和計劃進行跟蹤協(xié)調，收集相應 項目信息，及時給相關部門及領導提供書面資料。 一、編制目的： 本流程用于規(guī)范項目的追蹤、聯系、洽談、承接等商務活動，分為工程 信息追蹤階段 投標競標階段 合同談判簽約等各階段，旨在通過商務管理 工作的系統(tǒng)化 程序化、標準化和數據化，達到規(guī)避企業(yè)運行風險 提高工 作效率的目的。 二、適用范圍： 本流程適用于公司承接的全部工程項目。 三、具體內容及要求： （一）信息收集管理 1、初始信息獲取的渠道包括但不限于：國家及省市國土、規(guī)劃、建設 發(fā)改委等政

2、府部門、招標信息網站 有關學會協(xié)會、報刊雜志、個人關系網 絡、相關社會資源（如老客戶 招標代理單位、各類咨詢單位等），對有關 政策、招投標項目等信息及時匯總，逐級上報。 2、為了保證項目承攬的連續(xù)性，各設計部門、商務人員及設計人員應 及時將有關客戶信息包括單位名稱 地址、郵編 聯系電話等匯總至商務 部，建立客戶數據庫，便于業(yè)務聯系和回訪。 信息跟蹤處理流程 信息 總經理 分管商務領導 商務部 其它部門 收集 篩選 階段 信息登記、立項審查 審查（項目規(guī)模、信息 來源、合作單位基本 確定一般和重點跟蹤信息 及項目跟蹤負責人 仁招標信息獲取后 商務部應組織總經理辦、 設計部等有關部門對設 計投標項

3、目的可行性、操作性進行分析和評價，確定方案設計人員，確保投 標項目的準確性。 2、在準備投標資料過程中，特別是介紹信、授權委托書（法定代表人證 明書）,建設單位名稱、工程名稱、有效期、授權人及被授權人名稱與身份 證號碼、授權范圍、無受賄證明材料等應認真核對，確保 正確無誤。 3、設計人員應在接到招標文件后，及時展開設計工作，按照符合 性 完整性、準確性的原則，編制滿足投標文件需要的設計資料。項目負責應做 好相關資料的收集、整理及歸檔工作，并做好相關工作記 錄。資格預審文件、招標文件 投標文件(含經濟標、技術標)、圖紙 補 遺、答疑回復、與業(yè)主方的往來函件、預算分析等資料須歸檔留存。 4、按照誰

4、購買、誰負責的原則，妥善保管相關收據，并負責退還圖 紙、收回押金。 項目投標階段控制流程 (1)嚴格執(zhí)行合同評審，在商務部初步簽署評審意見后，經總經理審 批同意后，方可簽訂。重要合同須同時報董事長審批。 (2) 合同管理部門審查的重點是：對方當事人的主體資格和履約能 力。合同條款內容的完備性 合法性。合同應履行的審查手續(xù)。 (3) 財務部負責經濟合同有關賬款的收繳工作。 2、合同的簽訂 (1) 合同由雙方負責人簽訂或由經雙方負責人授權的委托代理人簽 訂。簽訂合同應由簽約人簽字，注明日期，并加蓋合同專用章。 (2) 必須核對對方資信、履約能力等問題后，方可簽訂合同。 (3) 對資信不明或資信狀況

5、不好，又無可靠擔保單位的，不得與之 簽約。 (5) (4) 合同簽定時，應驗證對方相關證明文件，核對無誤后方可正式 簽訂合同，對方交驗的證明文件要妥善保管。 合同文件的各項目要認真填寫齊全 明確，不留空格 空行, 特殊要求應在備注中注明，字跡要清楚，形式符合法定要求。 (6) 合同蓋章時需雙方同時進行，因特殊情況與對方不能同時蓋章 時，需在對方蓋章后，并查對無誤的情況下我方方可蓋章。 (7) 法律、法規(guī)規(guī)定或者各公司認為需要公證的合同，應當辦理公 證手續(xù)。 3、合同歸檔 (1) 建立合同管理檔案及合同臺帳，對已簽訂的合同要逐份進行分 類、編號、登記，按年度裝訂成冊。 (2) 合同簽定完畢，合同承辦人要在三個工作日內及時將合同材料 (如合同文本及分合同文件 合同評審記錄 審批文件、合同變更等與合同 有關的資料)，交給總務部統(tǒng)一管理，長期保存。 (3) 對已執(zhí)行完畢的合同要注明“存檔”標記，并注明日期，按本 公司檔案管理規(guī)定進