最新文書檔案的收集整理分類組卷鑒定統(tǒng)計(jì)方法資料

1、 精品文檔文書檔案的收集、整理、分類、組卷、鑒定統(tǒng)計(jì)方法一、文書檔案收集工作的內(nèi)容，重要性廣義講，包括三方面內(nèi)容：一是對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作；二是檔案館對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤消機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作；三是檔案館對歷史檔案的接收和征集工作.具體到一個(gè)立檔單位，保證文書檔案收集工作的方法是制定文書檔案歸檔制度，包括歸檔范圍，歸檔時(shí)間和歸檔要求。(1)確定歸檔范圍需考慮三個(gè)因素a本機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)a上級針對本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性公文b本級機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料c下級機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請類公文d同級或不相隸書機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨木肺臋n 精品文檔(3)注意問題：a 聯(lián)合辦理的公

2、文；b 本機(jī)關(guān)內(nèi)部負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)時(shí)2.歸檔時(shí)間 一般在第二年 6 月底之前3.歸檔要求a 種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)e 公文必須是正式的生效的公文(一)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長期保管的質(zhì)量要求精品文檔 精品文檔1.齊全完整是指歸檔文件材料在種類，份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)等方面都保持齊全完整2.質(zhì)量要求是指歸檔的文件材料不僅要求內(nèi)容上客觀，真實(shí)，而且在制成材料特別是書寫材料方面要利于文件的長期保存。(二)歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)精練準(zhǔn)確，并反映單位的主要職能(三)檔案部門要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)(二)建立相關(guān)制度加強(qiáng)零散文件的收集3.保證工作變動(dòng)人員手中材料歸檔制度(三)明確具體

3、人員職責(zé)，保證歸檔文件齊全完整1.通過公文處理程序運(yùn)轉(zhuǎn)的文件，應(yīng)明確由文書人員負(fù)責(zé)收集.2.對于各種會(huì)議文件應(yīng)規(guī)定由各單位辦公室主任或秘書人員負(fù)責(zé)收集并向檔案部門移交.3.本單位的綜合性文件，如規(guī)章制度，計(jì)劃，總結(jié)，報(bào)表等應(yīng)由文書人員負(fù)責(zé)收集.一般指不走收發(fā)文程序的文件.4，對于各部門形成的文件，應(yīng)由該部門指定的兼職檔案員負(fù)責(zé)收集精品文檔 精品文檔通常分為系統(tǒng)化和基本編目兩個(gè)部分.系統(tǒng)化指檔案的分類，案卷的排列和檔號的編制；基本編目指編制案卷目錄(二)整理工作的原則3，便于保管和利用.二、文書檔案整理工作的方法和步驟文書檔案的整理方法包括組卷的整理和歸檔文件整理兩種方法.(一)組卷整理法.此時(shí)

4、的鑒定工作包括兩方面的內(nèi)容：一是是否留存，也就是對照歸檔范圍看是否屬于歸檔范圍之內(nèi)，從而精品文檔 精品文檔鑒定工作的另一部分內(nèi)容是給留存的文件確定保存期限.這兩部分內(nèi)容的確定都要依據(jù)歸檔范圍和保管期限表.文書檔案的保管期限有三種：永久，長期，短期，學(xué)校有永久，50年，30年，15年，5年 5種期限，社區(qū)首先，要結(jié)合本單位實(shí)際，采用適當(dāng)?shù)姆诸惙椒?，一?jīng)確定，不能隨其次，文書檔案的分類應(yīng)采用統(tǒng)一的原則，一個(gè)單位內(nèi)部不能采取兩種以上的分類方法.最后，文書的分類應(yīng)遵循一定的邏輯原則，類目之間不得交叉(2)分類方法文書檔案常用的分類方法有三種：年度分類法，組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法.a，年度組織機(jī)構(gòu)分類

5、法 即將全宗內(nèi)的檔案按不同年度分開，在每一年度內(nèi)再按立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)分類.這種方法只適用于機(jī)關(guān)單位，并且是內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)變化不大的單位.精品文檔 精品文檔b，年度問題分類法 即將文書檔案先按年度分開，在每個(gè)年度內(nèi)再按問題分類.機(jī)關(guān)采用問題分類法時(shí)通常分為黨群工作類，行政管理類，業(yè)務(wù)工作類；企業(yè)單位只有這一種分類方法，通常分為黨群工作類，行政管理類，經(jīng)營管理類，生產(chǎn)技術(shù)管理類.c，年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法 這種分類方法比較適合采用歸檔文件進(jìn)行整理的單位.d，保管期限年度組織機(jī)構(gòu)分類法 這種方法適用于按規(guī)定需要向檔案館移交檔案的單位.以上類別(文件所屬的機(jī)構(gòu)和問題)，歸檔范圍和保管期限就構(gòu)成了一

6、個(gè)完整的文書檔案歸檔范圍和保管期限表.各單位在修訂歸檔范圍和保管期限表時(shí)，一定要報(bào)區(qū)檔案局審批備案。我們工作中通常采用在分類的基礎(chǔ)上以問題為主并結(jié)合其它特征進(jìn)行組卷，通常一個(gè)問題組成一卷，但不同保管期限的文件不能組在一起。4.卷內(nèi)文件排列通常采用時(shí)間排列法.一些特殊的文件排列：正文在前，底稿在后，結(jié)論在前，依據(jù)在后，批復(fù)在前，申請?jiān)诤?，原文在前，?fù)制件在后.5.卷內(nèi)文件編號對排列好順序的文件應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編頁，每卷編一個(gè)流水號，精品文檔 精品文檔有字的頁就編，正面在右上角或右下角，反面在左上角或左下角.6.抄寫卷內(nèi)目錄按卷內(nèi)文件排列的順序抄寫，卷內(nèi)目錄應(yīng)放在文件最前邊，用鋼筆填寫.說明：正

7、文與底稿算一份，轉(zhuǎn)發(fā)文整體算一份，批復(fù)與請示算作兩份文件，會(huì)議要抄到議題.9.案卷裝訂 三孔一線法a 按照案卷所反映的問題或工作上的聯(lián)系排列.即保管期限年度問題排列法.b 按照文件的作者，收發(fā)文機(jī)關(guān)及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列，即保管期限年度組織機(jī)構(gòu)排列法.c 按照案卷所屬的時(shí)間順序排列.按排列好的順序每個(gè)保管期限大流水編號，到 1000卷左右斷號，注意不能有重號.(1)案卷目錄 著錄案卷內(nèi)容及成份的一覽表，常采用保管期限年度的編制方法，案卷號一般不突破四位數(shù).精品文檔 精品文檔(2)全引目錄 又稱案卷文件目錄，是將全宗內(nèi)或全宗的一部分案卷及該卷的卷內(nèi)文件目錄匯編成的檢索工具.(3)專題目錄 是

8、以專門問題為線索而編制的檢索工具，與全引目錄編制方法類似.1.鑒定 同組卷整理法.2.分類 年度問題分類法和年度保管期限分類法兩種.3.裝訂 裝訂前要先檢查文件的齊全完整，對不符合長期保管要求的要采取補(bǔ)救措施，如裱糊，復(fù)制等.4.文件排列 采用保管期限年度問題(機(jī)構(gòu))法排列.具體要求同組卷整理法.5.加蓋歸檔文件章并填寫檔號章內(nèi)容 一般在文件首頁上邊的空白處，使用紅印油.6.文件編號 包括件號和頁號，件號按保管期限年度類別的順序大流水編號，填在歸檔文件章內(nèi).7.填寫歸檔文件目錄 按編好的文件順序抄寫，具體要求同卷內(nèi)目錄填寫，時(shí)間項(xiàng)采用 8位數(shù)字.8.文件裝盒 按文件順序裝入，裝滿為止.精品文檔

9、 精品文檔(三)檔號的編制原則與方法檔號通常包括全宗號，案卷目錄號(文件目錄號)，案卷號(年度)，(1)全宗號 每個(gè)立檔單位全部檔案的代號(2)案卷目錄號(文件目錄號) 每本目錄的排列順序號，通常按目錄(3)案卷號(年度) 組卷法每本目錄內(nèi)案卷的排列順序號，每本目錄均從1開始，并做到不重，不空，不漏.歸檔文件整理法因不用組卷，此項(xiàng)添文件所屬年度.(4)件號(頁號) 件號是針對不裝訂的案卷，一份文件編一個(gè)號，頁號是針對裝訂的案卷，一本案卷編一個(gè)流水號.2.檔號的編制原則第三節(jié) 文書檔案的鑒定和統(tǒng)計(jì)工作精品文檔 精品文檔一、文書檔案的鑒定工作(一)文書檔案鑒定工作的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案鑒定工作的

10、內(nèi)容包括真?zhèn)魏蛢r(jià)值的鑒定，基層檔案部門進(jìn)行的鑒定主要是價(jià)值的鑒定.2.文書檔案鑒定工作的原則 從社會(huì)的總體需求出發(fā)，用全面的，歷史的，發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值.(二)文書檔案的價(jià)值鑒定1.文書檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)主要有檔案來源標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，形式特征標(biāo)準(zhǔn)，相對價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，效益標(biāo)準(zhǔn).2.文書檔案保管期限的確定檔案的重要程度越高，發(fā)揮的作用越大，它的保管期限越長.根據(jù)國家檔案局的規(guī)定，文書檔案的保管期限分為永久和定期.有關(guān)永久和定期檔案的保管范圍(三)文書檔案鑒定工作的方法和步驟1.文書檔案鑒定工作的方法 就是鑒定人員用直接鑒定的方法逐件逐張地身，從文書檔案的內(nèi)容，作者，名稱，可靠程度等方面審查.2.

11、文書檔案鑒定工作的步驟 文書檔案的鑒定工作由檔案部門會(huì)同文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行.具體分為三個(gè)步驟：第一步，在文件歸檔時(shí)確定是否精品文檔 精品文檔屬于歸檔范圍，剔除一部分沒有保存價(jià)值的文件，由文書處理部門或業(yè)務(wù)部門一，二年后銷毀；第二步，對歸檔文件確定其保管期限，即確定歸檔文件的生存期，這一階段的鑒定工作由文書立卷人員具體實(shí)施；第三步，到一定年限后對檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審.復(fù)審主要采取兩種形式，即移交復(fù)審和到期復(fù)審.貫徹審查從細(xì)，留存從寬的原則.檔案鑒定銷毀工作，由鑒定小組成員共同進(jìn)行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，檔案員和相關(guān)職能部門的兼職檔案員組成.(3)檔案的鑒定方法采取直接鑒定法，以案卷(件)為單位，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷，逐件，逐頁的進(jìn)行審查鑒定.(4)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)a，檔案銷毀手續(xù)：對經(jīng)過鑒定確已失去保存價(jià)值需要銷毀的檔案，應(yīng)登記造冊，編制銷毀清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字批準(zhǔn)后再銷毀.b，檔案銷毀方法：銷毀檔案與銷毀清冊登記內(nèi)容核對無誤后，到指定地點(diǎn)，二人以上監(jiān)督核銷，監(jiān)銷人在銷毀清冊審批表上簽字.(6)文書檔案鑒定銷毀程序精品文檔 精品文檔a，組成鑒定小組對檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定.b，對確無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清冊，填寫檔案銷毀清冊