最新電子檔案管理辦法資料

1、 精品文檔xx 部編碼管理部門xxxx 有限公司受控狀態(tài)打印份數(shù)發(fā)放范圍受控版次發(fā)放編號(hào)各部室精品文檔 精品文檔編制：審核：批準(zhǔn)：日期：日期：日期：發(fā)布日期：年 月 日實(shí)施日期：年 月 日精品文檔 精品文檔電子檔案管理辦法1 目的為加強(qiáng)電子檔案管理，保障電子檔案的完整、準(zhǔn)確、安全及有效開發(fā)利用，制訂本辦法。2 范圍本辦法規(guī)定了電子文件的收集、積累、整理、鑒定、歸檔與管理的一般要求。本辦法適用于本公司各類電子檔案管理。3 術(shù)語(yǔ)3.1電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.2電子檔案具有保存價(jià)值的電子

2、文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。3.3邏輯歸檔指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過(guò)程。3.4物理歸檔指把電子文件集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。4 職責(zé)精品文檔 精品文檔4.1 電子文件的形成與積累、整理歸檔工作由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)。4.2 電子文件的監(jiān)督、指導(dǎo)、保管和開發(fā)利用等工作由綜合部檔案室負(fù)責(zé)。5 管理內(nèi)容與要求5.1 收集積累公司各有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)收集積累和整理本單位形成的管理類、科技類等電子文件，屬歸檔范圍的按歸檔時(shí)間向檔案室歸檔。5.2 歸檔范圍5.2.1 管理檔案：包括公司形成的紅頭文、便文，上級(jí)來(lái)文

3、等。5.2.2 科技檔案：包括產(chǎn)品檔案、科學(xué)技術(shù)研究檔案（簡(jiǎn)稱科研檔案）、基本建設(shè)檔案（簡(jiǎn)稱基建檔案）、設(shè)備檔案。5.2.3 計(jì)算機(jī)程序（命令）：計(jì)算機(jī)使用的或在某一軟件平臺(tái)上自行開發(fā)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件、支持軟件和應(yīng)用軟件的程序。5.2.4 公司重要新聞、重大事件的音、視頻等電子文件。5.2.5 公司在管理活動(dòng)中形成的其它有保存價(jià)值的電子文件。5.3 歸檔時(shí)間各類電子文件于次年 1 月 20 日前完成歸檔。5.4 歸檔電子文件格式5.4.1 文字型電子文件以 doc、xml、rtf、txt 為通用格式。5.4.2 掃描型電子文件以 jpeg、tiff 為通用格式。對(duì)無(wú)法轉(zhuǎn)換成通用格式的電子文件，應(yīng)

4、將相關(guān)軟件一并歸檔。5.4.3 視頻或多媒體電子文件以 mpeg、avi 為通用格式。5.5 歸檔電子文件的鑒定與檢查5.5.1 電子文件形成部門應(yīng)定期對(duì)要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行鑒定與檢查，屬歸檔范圍的電子文件向綜合部檔案室移交歸檔。5.5.2 鑒定：包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性鑒定。5.5.3 檢測(cè)：包括硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式，載體有無(wú)病毒、有無(wú)劃痕、是否清潔等。5.5.4 對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存精品文檔 精品文檔有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。如果采用專用軟件，要將此專用軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)一并歸檔。5.6 歸檔數(shù)量、手續(xù)歸檔分物理歸檔和邏

5、輯歸檔。5.6.1 邏輯歸檔電子文件形成部門按要求整理后，將電子文件的管理權(quán)限從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案室。5.6.2 物理歸檔5.6.2.1 凡在網(wǎng)絡(luò)上予以邏輯歸檔的電子文件及在各管理系統(tǒng)中形成的電子文件，每年完成一次物理歸檔。5.6.2.2 歸檔的電子文件至少一式二套，一套封存保管，一套供查閱利用。必要時(shí)，復(fù)制第三套，異地保存。歸檔載體采用光盤。5.6.2.3 與電子文件相關(guān)的支持軟件等歸檔的數(shù)量，一般以滿足電子文件識(shí)別讀取，轉(zhuǎn)換復(fù)制的需要為原則。5.6.2.4 歸檔單位將整理好的電子文件和其配套的電子文件目錄等紙質(zhì)文件移交檔案室驗(yàn)收。5.6.2.5 驗(yàn)收時(shí)，每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容同5.5

6、.3 條款，驗(yàn)收合格后，綜合部檔案室在電子檔案移交清單上簽字蓋章，一式二份，一份退歸檔單位，一份留存?zhèn)洳椤?.7 電子檔案的整理存儲(chǔ)歸檔電子文件的光盤，應(yīng)附有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)填寫檔號(hào)、光盤參數(shù)、套別、名稱和軟、硬件平臺(tái)等內(nèi)容。5.7.1 檔號(hào)光盤序號(hào)電子檔案類別代碼年度代號(hào)全宗號(hào)（用 x表示）精品文檔 精品文檔5.7.1.1 電子文件類別代碼用字母表示。其中： g圖形文件；i圖像文件；d數(shù)據(jù)文件； t文本文件； p程序文件； v影像文件；a聲音文件；m多媒體文件；o超媒體鏈接文件。如遇到一張光盤中存儲(chǔ)一種以上類別的電子文件時(shí)，應(yīng)將所包含的類別都分別填寫上。5.7.1.2 光盤序號(hào)是光盤排列的順序

7、號(hào)，按年度在類別代碼內(nèi)流水編號(hào)。5.7.2 套別：歸檔電子文件套號(hào)，用大寫英文字母 a、b、c表示。a表示封存保管； b表示查閱利用； c表示異地保管。5.7.3 名稱：歸檔文件名稱。5.7.4 密級(jí)：盤內(nèi)存儲(chǔ)電子文件的最高密級(jí)。5.7.5 保管期限：盤內(nèi)存儲(chǔ)的電子文件的最長(zhǎng)保存時(shí)間，分永久、長(zhǎng)期（1650年）和短期（ 15年）。5.7.6 軟、硬件平臺(tái)：識(shí)別或運(yùn)行光盤內(nèi)電子文件的軟、硬件環(huán)境。5.7.7 光盤參數(shù)：光盤類型、容量、記錄時(shí)間、記錄速度等。5.7.8 電子檔案整理完畢應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，并填寫電子檔案總目錄。5.7.9 存儲(chǔ)電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中入庫(kù)保存。5.8 保管環(huán)境及檢測(cè)與維

8、護(hù)5.8.1 歸檔載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。5.8.2 環(huán)境溫度選定范圍 1424；相對(duì)濕度選定范圍 45%60%。5.8.3 存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、熱源，并與有害氣體隔離。5.8.4 電子檔案應(yīng)每 2 年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢查，抽樣率不低于 20%，如發(fā)現(xiàn)光盤損壞或出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)拷貝，并填寫電子檔案檢查記錄。5.8.5 隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫電子檔案檢查記錄。5.9 統(tǒng)計(jì)與利用5.9.1 綜合部檔案室應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案歸檔情況、管理、保護(hù)、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。精品文檔 精品文檔5.9.2 歸檔的光盤不得外借。只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├?，并進(jìn)行登記。使用者未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送他人。5.9.3 電子檔案可在管理終端上查閱，但利用者只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的電子檔案，如需查閱超越權(quán)限的電子檔案，需向主管領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)獲批后方可查閱。5.10 鑒定與銷毀5.10.1 電子檔案的鑒定與銷毀參照紙質(zhì)檔案鑒定銷毀有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.10.2 屬于保密范圍的電子檔案，如存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。不屬于保