如何編寫三級(jí)文件

1、如何編寫三級(jí)文件工作文件的概念 工作文件是針對(duì)崗位、工序或具體過程環(huán)節(jié)規(guī)定具體操作步驟、 內(nèi)容和方法的文件。它主要 是指工作細(xì)則 （ 規(guī)程）和作業(yè)指導(dǎo)書。工 作文件涉及到組織的各個(gè)部門及方方面面， 其中工作細(xì)則 （ 規(guī)程） 主要 是提供給科室和管理部門人員使用， 如部門崗位職責(zé)、 供應(yīng)商評(píng)估工 作細(xì)則 、庫房物料管理規(guī)程等等；作業(yè)指導(dǎo)書主要對(duì)現(xiàn)場工作人員 的操作步驟和要求提出具體的指導(dǎo)， 如工序作業(yè)指導(dǎo)書、 檢驗(yàn)或試驗(yàn) 指導(dǎo)書等等。工作文件和程序文件是有差別的， 程序文件一般用于管理層和各 部門、科室，而工作文件是 具體操作者使用的文件。程序文件主要 是對(duì)一項(xiàng)活動(dòng)的職責(zé)、工作范圍、工作步驟作了

2、規(guī)定，對(duì)具體工作細(xì) 節(jié)通常都沒有進(jìn)行規(guī)定。工作文件是針對(duì)某一具體工作做的詳細(xì)規(guī) 定，并提 出了允許做和不允許做等注意事項(xiàng)。一般情況下程序文件 涉及到部門， 而工作文件只針對(duì)其具體的工作或作業(yè)， 只針對(duì)某一具 體崗位而制訂。它是在現(xiàn)場應(yīng)用較廣泛的文件。工作文件的編寫既要總結(jié)、 吸取以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)， 又要采 納先進(jìn)的技術(shù)和方法，它是 對(duì)怎樣工作或作業(yè)的科學(xué)描述。工作人 員在現(xiàn)場工作過程中， 如果確實(shí)按照工作文件的要求去操作， 就可以 避免出現(xiàn)差錯(cuò)。 工作文件對(duì)工作細(xì)節(jié)的正確描述， 保證了現(xiàn)場工作各 個(gè)環(huán)節(jié) 準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行，可以使現(xiàn)場處于受控狀態(tài)。由于工作文件是質(zhì)量管理體系文件的基礎(chǔ)性文件，是

3、程序文件 的支持性文件， 是以標(biāo)準(zhǔn)為依 據(jù)、以現(xiàn)場受控為目的的基礎(chǔ)性文件， 因此，建立和實(shí)施作業(yè)指導(dǎo)書，有利于現(xiàn)場工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。 工作文件的作用(1) 提高工作質(zhì)量 工作文件對(duì)工作細(xì)節(jié)作了詳細(xì)的規(guī)定，特別是對(duì)于那些科研開發(fā)、作業(yè)復(fù)雜的工作，對(duì)其提 高工作質(zhì)量很有成效。它可以幫助工 作人員一步一步地按照工作要求去完成作業(yè)。 然后通過質(zhì)量記錄， 對(duì) 工作過程進(jìn)行必要的控制和鑒證。(2) 為管理層提供必要的質(zhì)量信息 現(xiàn)代管理已經(jīng)進(jìn)入到信息管理時(shí)代，利用信息進(jìn)行管理最為迅 速、經(jīng)濟(jì)、有效，而工作文件 明確地規(guī)定了完成某項(xiàng)工作或作業(yè)所 必須填寫的質(zhì)量記錄。這樣，就可以通過工作文件去檢查原始記錄，

4、 為管理層提供必要的質(zhì)量信息， 以便及時(shí)地發(fā)現(xiàn)存在的問題， 采取有 效的糾正 措施。(3) 有利于對(duì)組織職員開展培訓(xùn)，提高職員素質(zhì) 工作文件為職員培訓(xùn)提供了素材。 由于工作文件是現(xiàn)場工作過程 中應(yīng)用的文件，它具有很強(qiáng) 的針對(duì)性，所以利用工作文件對(duì)在崗的 職員進(jìn)行培訓(xùn)，常會(huì)取得良好的效果。尤其對(duì)新上崗的職員培訓(xùn)，可 以盡快地幫助他們熟悉工作，提高其素質(zhì)。工作文件的編制原則及其注意事項(xiàng)(1) 工作文件的編制原則 適宜性原則 在組織里，并不是每一項(xiàng)工作、每一個(gè)工作崗位都需要工作文件，一 般是在較復(fù)雜的、技術(shù) 要求高、容易出現(xiàn)問題的工作環(huán)節(jié)上使用。 一般情況下確定是否使用工作文件， 以如果沒有工作文件

5、就不能保證 服務(wù)質(zhì)量為原則。 指導(dǎo)性原則 工作文件詳細(xì)而準(zhǔn)確地描述工作或作業(yè)，對(duì)指導(dǎo)操作起著重要作用。 如作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定了 作業(yè)目的、作業(yè)前的準(zhǔn)備工作、需確認(rèn)的事 項(xiàng)、作業(yè)的順序、 作業(yè)時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)等方面，使從事該項(xiàng)作業(yè)的人 對(duì)作業(yè)有清楚而準(zhǔn)確的了解。 可操作性原則 工作文件的目的就是為了給操作者以足夠的指導(dǎo)， 以便幫助他們高質(zhì) 量地完成所規(guī)定的工作 ，所以應(yīng)具有很強(qiáng)的可操作性。應(yīng)能使從事 該項(xiàng)工作的人員，即使是一名新手，經(jīng)過短時(shí)間的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，也能 夠利用工作文件準(zhǔn)確無誤地按照其要求把工作做好。 可操作性是編寫 工 作文件的一個(gè)非常重要的原則。(2) 編寫工作文件應(yīng)注意的事項(xiàng) 語言準(zhǔn)確、

6、簡練 編寫工作文件所用的語言要盡量精練，意思要清楚，用詞要準(zhǔn)確，無 需用任何華麗的詞句，只要按要求寫清楚即可。 注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)工作文件不僅要把工作中成功的經(jīng)驗(yàn)敘述清楚，寫出：“應(yīng)該怎么 做”，而且要把教訓(xùn)總結(jié)出來， 如在作業(yè)指導(dǎo)書中往往還要寫出： “不 應(yīng)該怎么樣”。要寫好工作中的注意點(diǎn)及注意 事項(xiàng)，以避免作業(yè)者 出錯(cuò)。作業(yè)指導(dǎo)書的基本內(nèi)容及格式 一般作業(yè)指導(dǎo)書需要統(tǒng)一格式，其內(nèi)容順序如下 :(1) 作業(yè)目的 作業(yè)目的是指完成此項(xiàng)工作所應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)和結(jié)果 , 也就是為什么要 進(jìn)行此項(xiàng)作業(yè) , 完成此作 業(yè)要達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)等。(2) 作業(yè)前的準(zhǔn)備和確認(rèn)事項(xiàng) 作業(yè)前的準(zhǔn)備和確認(rèn)工作一般包括 : 設(shè)備的狀態(tài)確認(rèn)、作業(yè)圖紙和工 作指令的確認(rèn)、各種基 準(zhǔn)的確認(rèn)和作業(yè)前應(yīng)準(zhǔn)備的工具、作業(yè)臺(tái)的 整理等。(3) 作業(yè)流程 作業(yè)流程是指導(dǎo)完成該項(xiàng)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)順序及步驟。 作業(yè)流程規(guī) 定了每一步驟的具體操 作要求和操作內(nèi)容等等。(4) 作業(yè)注意事項(xiàng)作業(yè)注意事項(xiàng)是指完成每作業(yè)步驟應(yīng)注意的問題 , 并且要寫上由于不 注意以上的要求可能發(fā) 生