綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求

1、綜合檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求一、組織領(lǐng)導(dǎo)和制度建設(shè)1. 檔案組織管理（1）建立檔案工作，設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)，建立健全科學(xué)有 效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡(luò)。（2）機(jī)關(guān)各級分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)明確，履職到位。（3）制定本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作中長期規(guī)劃或在機(jī)關(guān)工 作中長期規(guī)劃中有檔案工作內(nèi)容。（4）機(jī)關(guān)檔案工作接受同級檔案行政管理部門和上級業(yè)務(wù) 主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)，按規(guī)定時限完成重大活動檔案移交，檔案 統(tǒng)計年報、政府公開信息報送，檔案進(jìn)館及其他檔案業(yè)務(wù)工作。2. 檔案工作人員（1）配備符合檔案業(yè)務(wù)管理要求的專職檔案工作人員并保 持穩(wěn)定。（2）檔案工作人員應(yīng)持證上崗，并積極參加檔案業(yè)務(wù)知識 和技能培訓(xùn)。3. 檔案

2、工作保障制度（1 ）檔案工作列入各項具體業(yè)務(wù)工作程序，與其他工作制 度有機(jī)銜接，為檔案工作順利開展提供保障。建立檔案工作獎勵 和責(zé)任追究制度。（2）建立完善的檔案工作制度，聯(lián)系單位實際，可操作性 強(qiáng)，并根據(jù)需要進(jìn)行修改完善。包括機(jī)關(guān)檔案工作崗位責(zé)任制、 文件材料歸檔、檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利 用、庫房管理、文件交接、離崗交接清點、設(shè)施設(shè)備維護(hù)使用制 度、數(shù)字化信息安全管理以及重大活動（重點建設(shè)項目、重大科 研項目）檔案管理辦法等。（3）按照實際情況制定或者轉(zhuǎn)發(fā)機(jī)關(guān)專業(yè)檔案管理辦法并 報同級檔案行政管理部門備案。二、檔案資源建設(shè)1. 檔案集中統(tǒng)一管理，門類齊全，材料完整（1）機(jī)

3、關(guān)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)全部檔案。（2）建立健全機(jī)關(guān)檔案門類，包括文書、科技、專門（會 計、人物、專業(yè)）、照片、聲像、實物、重大活動檔案以及政府 公開信息、資料等，門類齊全。（3）各門類檔案材料收集規(guī)范、真實有效、齊全完整、應(yīng) 歸盡歸。2. 其他介質(zhì)文件歸檔齊全（1 ）收集除紙質(zhì)檔案之外的光介質(zhì)、磁介質(zhì)、銀鹽感光介 質(zhì)等其他載體形態(tài)的檔案材料。（2）按照數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，收集各門類檔案的電子文件和數(shù)字副 本文件，包括機(jī)關(guān)網(wǎng)頁信息、公務(wù)電子郵件及機(jī)關(guān)公務(wù)社交媒體 產(chǎn)生的數(shù)字信息等。三、檔案信息化建設(shè)1. 信息化規(guī)劃設(shè)施（1）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)數(shù)字檔案室與單位電子文件形成部門、國家 綜合檔案館的關(guān)系，實現(xiàn)文檔

4、一體化、館室一體化管理。（2）機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、設(shè)計和配備檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。2. 數(shù)字資源按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)收集、整理機(jī)關(guān)數(shù)字信息，建立各種門類電子 檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫等。3. 應(yīng)用系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)符合國家對電子文件管理系統(tǒng)通用功能 的要求，并與同級綜合檔案館信息接收平臺對接，按照要求移交電子檔案及電子目錄等。4. 信息安全（1 ）定期檢查非紙質(zhì)載體的可讀性，確保其數(shù)據(jù)長期有效 性；及時備份檔案數(shù)字信息，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，保障數(shù)字信息 安全；開展重要檔案異質(zhì)異地備份。（2）開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，采取嚴(yán)格信息安全保

5、障 措施。對涉密檔案嚴(yán)禁開展外包數(shù)字化。四、檔案安全保障1. 檔案用房及設(shè)施配備（1 ）檔案庫房、閱覽室、辦公室滿足開展檔案工作基本需 求。（2）檔案庫房配備電子監(jiān)控、防盜報警器、溫濕度記錄儀、滅火器、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器、消毒滅菌機(jī)、吸塵器、符合 標(biāo)準(zhǔn)的光源和遮光窗簾等檔案保護(hù)設(shè)備，實現(xiàn)“九防”要求。（3）檔案裝具符合標(biāo)準(zhǔn)。2. 庫房安全管理（1）檔案的出入庫登記內(nèi)容準(zhǔn)確、及時；庫房溫濕度記錄 完整規(guī)范；定期開展庫房安全檢查，有庫房安全檢查記錄和總結(jié)； 發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)有整改措施且落實到位。（2） 制作檔案人員離崗交接清點臺賬，辦理檔案交接手續(xù)， 到同級檔案行政管理部門備案； 定期開展檔案清點工

6、作，并寫出 清點報告。（3）制定檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案，并組織演練、培訓(xùn)，提 高危機(jī)事件發(fā)生時相關(guān)責(zé)任人按照預(yù)案有序處置的能力。五、檔案服務(wù)利用1. 檔案整理嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)整理各種門類、各種載體檔案，做到分類科學(xué)、整理規(guī)范。2. 檢索工具（1）按照要求編制各種門類、各種載體檔案的檢索工具。（2）建立全宗卷，材料齊全，整理規(guī)范。3. 檔案利用（1）嚴(yán)格借閱登記和利用效果反饋登記，編制檔案利用效 果實例匯編。（2）編寫機(jī)關(guān)大事記、年鑒等；配合機(jī)關(guān)中心工作、領(lǐng)導(dǎo) 決策及社會需求等編制優(yōu)質(zhì)檔案編研材料。（3）開展檔案鑒定銷毀和檔案解密開放工作。（4）積極實施檔案信息資源共享，實現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn) 程利

7、用；在機(jī)關(guān)的網(wǎng)站上有政府公開信息等。機(jī)關(guān)綜合檔案室設(shè)施設(shè)備一覽表（參考）序號設(shè)備名稱說明1直列式檔案密集架防火、防塵2空調(diào)防潮、防咼溫、防有害氣體3自動除濕機(jī)、排氣扇防潮4雙層窗簾防光、防高溫5門禁系統(tǒng)（具有身份識別、記錄等功能）、防盜窗防火、防盜、防有害生物（鼠等）6自動消防報警設(shè)備、干粉滅火器防火（庫房內(nèi)不能使用水劑滅火器）7自動除濕調(diào)溫設(shè)備防潮、防高溫8臭氧消毒火菌設(shè)備防潮、防霉變、防有毒氣體9紅外線報警設(shè)備防盜10增濕設(shè)備防高溫干燥11溫濕度自動數(shù)字記測設(shè)備自動測量溫濕度12防磁柜放置磁盤、光盤13光盤刻錄機(jī)刻錄光盤14掃描儀紙質(zhì)文件數(shù)字化15電腦16復(fù)印機(jī)17彩色打印機(jī)18碎紙機(jī)19數(shù)碼照相機(jī)20防蟲藥防蟲21檔案管理數(shù)字化軟件22移動硬盤