年度部門(mén)移交檔案檢查表

1、2012 年 度 部 門(mén) 移 交 檔 案 檢 查 表移交單位： 年 月 日序號(hào)檢 查 項(xiàng) 目具體內(nèi)容分值得分評(píng)價(jià)評(píng) 分 標(biāo) 準(zhǔn)1嚴(yán)格執(zhí)行部門(mén)（課題 組）立卷制度。案卷是否由部門(mén)（課題組）兼職檔案員負(fù)責(zé)立 卷。3分未執(zhí)行部門(mén)（課題組）立卷的考核不合格2歸檔文件材料收集齊全、完整（含聲像、 實(shí)物和電子文件材 料）。根據(jù) 2012 年度部門(mén)立卷歸檔明細(xì)表規(guī)定的 歸檔內(nèi)容，檢查： 1. 紙質(zhì)文件材料是否齊全完 整；2. 電子文件是否齊全完整，且內(nèi)容與紙質(zhì) 的一致； 3. 其他載體的材料是否齊全完整6分歸檔內(nèi)容缺一份扣 2 分3能夠準(zhǔn)確無(wú)誤地判定 歸檔材料的保存價(jià)值 和保管期限，對(duì)無(wú)保 存價(jià)值的材料不予

2、歸 檔。根據(jù) 2012 年度部門(mén)立卷歸檔明細(xì)表規(guī)定的 歸檔內(nèi)容和保管期限，檢查： 1. 材料是否有保 存價(jià)值； 2.保管期限是否準(zhǔn)確3分準(zhǔn)確率達(dá)到 100%得 3 分，每下 降 5%扣 1 分，低于 90%不得分。4遵循文件材料形成規(guī) 律，分類(lèi)準(zhǔn)確、組卷 合理，保持卷內(nèi)文件 材料系統(tǒng)聯(lián)系。根據(jù) 2012 年度部門(mén)立卷歸檔明細(xì)表劃定的 分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，檢查： 1. 分類(lèi)是否準(zhǔn)確； 2. 案卷中 的文件是否反映的是同一特征； 3 有聯(lián)系的材 料是否組成了一卷。5分出錯(cuò)率=0，得5分；每上升 10% 扣 1 分，超過(guò) 40%不得分序號(hào)檢 查 項(xiàng) 目具體內(nèi)容分值得分評(píng)價(jià)評(píng) 分 標(biāo) 準(zhǔn)5卷內(nèi)文件完整、 準(zhǔn)確，

3、 排列有序。1. 卷內(nèi)文件是否完整，有無(wú)缺損；2. 卷內(nèi)文件是否按重要程度、文件間的聯(lián)系、 時(shí)間順序排列整齊。5分出錯(cuò)率=0，得5分；每上升 10% 扣 1 分，超過(guò) 40%不得分6卷內(nèi)文件用紙規(guī)范， 書(shū)寫(xiě)工整、字跡清晰、 用墨符合要求。1. 文件用紙規(guī)范，一般為 A4紙型；2. 書(shū)寫(xiě)是否工整、字跡是否清晰；3. 用墨是否符合要求5分出錯(cuò)率=0，得5分；每上升 10% 扣 1 分，超過(guò) 40%不得分7熟練使用檔案管理信 息系統(tǒng)錄入檔案信 息，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。1. 能獨(dú)立、熟練地使用檔案管理信息系統(tǒng)（ 5 分）2. 錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確且符合網(wǎng)上立卷流程的 要求（ 5 分）10 分1. 能獨(dú)立、熟練使用

4、的，得 5 分；在分管老師指導(dǎo)后能熟練 使用的，得 3 分；需他人代為 錄入的，不得分。2. 出錯(cuò)率=0，得 5分；每上升 10%扣 1 分，超過(guò) 40%不得分8卷內(nèi)文件目錄、案卷 封皮、備考表填寫(xiě)規(guī) 范，案卷頁(yè)碼編寫(xiě)無(wú) 誤。1. 卷內(nèi)文件目錄、案卷封皮是否為軟件系統(tǒng)打 ??；2. 備考表中各項(xiàng)是否填寫(xiě)規(guī)范（文件有缺損、 修改等情況應(yīng)說(shuō)明；簽字時(shí)姓名寫(xiě)全；時(shí)間填 案卷完成時(shí)間，年月日填全） ；3. 案卷頁(yè)碼是否鉛筆書(shū)寫(xiě)，是否工整，有無(wú)漏 號(hào)、重號(hào)、倒號(hào)等情況。5分1.系統(tǒng)打印的，得 1 分；否則 扣 1 分（卷內(nèi)文件目錄、案卷 封皮內(nèi)容檢查歸入第 7 項(xiàng)，此 項(xiàng)不再重復(fù)扣分）2. 備考表和頁(yè)碼填

5、寫(xiě)出錯(cuò)率 =0，得 4 分；每上升 10%扣 1 分，超過(guò) 30%不得分序號(hào)檢查指標(biāo)具體內(nèi)容分值得分評(píng)價(jià)評(píng) 分 標(biāo) 準(zhǔn)9卷內(nèi)文件裝訂整齊， 符合規(guī)范，無(wú)金屬裝 訂物。1.金屬物是否拆除； 2. 破損的文件是否進(jìn)行修裱； 3. 過(guò)大 的文件是否折疊成 A4大小；4. 小于 A4紙張 1/2 的是否進(jìn) 行粘貼； 5. 裝訂線(xiàn)以外有字跡的文件材料是否加邊； 6. 表 格的表頭是否朝向內(nèi)側(cè)； 7. 裝訂時(shí)，左邊、底邊是否對(duì)齊； 8. 封皮與卷內(nèi)材料粘貼的是否牢靠、美觀、整潔。5分出錯(cuò)率=0，得 5分；每上升 10%扣 1 分，超過(guò) 40%不得 分10根據(jù)學(xué)校統(tǒng)一要求， 準(zhǔn)時(shí)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完 成歸檔工作1

6、.部門(mén)、學(xué)院次學(xué)年 6 月底前歸檔； 2.教務(wù)處形成的成績(jī)、 學(xué)籍表、畢業(yè)信息表次學(xué)年 12 月底前歸檔； 3. 科研、設(shè) 備、產(chǎn)品類(lèi)檔案在完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔； 4. 基建類(lèi)檔案在 完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔； 5. 財(cái)會(huì)類(lèi)檔案在會(huì)計(jì)年度終了保 存 3 年期滿(mǎn)后的次年 6 月底前歸檔； 6. 重大活動(dòng)檔案在活 動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)歸檔10 分按時(shí)歸檔得 10 分，否則考 核不合格11嚴(yán)格執(zhí)行部門(mén)兼職檔 案員向檔案館移交的 制度。檢查案卷是否由部門(mén)兼職檔案員向檔案館移交。5分由部門(mén)兼職檔案員移交的， 得 5 分；否則不得分。12紙質(zhì)檔案和電子檔案 移交時(shí)，應(yīng)有完備的 交接手續(xù)。1. 相關(guān)交接表是否齊全； 2. 表格填寫(xiě)內(nèi)容是否規(guī)范（案卷 按保管期限排列、電子文件按形成時(shí)間順序排列，日期年 月日要填全，本人簽字且姓名寫(xiě)全）5分1. 表格缺一項(xiàng)扣 2 分；2.內(nèi)容 3 分，每發(fā)現(xiàn)一處錯(cuò) 誤扣 0.5 分，扣滿(mǎn) 3 分止合