企業(yè)應用文文種與寫作

1、 常用應用文寫作 練好基本功！ 應用文是什么 應用文是國家機關、企事業(yè)單位、社會 團體、人民群眾在日常生活、學習、工 作中，處理公務或私務所使用的具有某 種慣用格式和直接實用價值的文章。 應用文和文學作品完全不同。不同點在 哪里呢？ 應用文要素： 文學作品要素 作用的實用性 作用的審美性 寫作的紀實性 寫作的想象性 記述的樸實性 表達的優(yōu)美性 行文的簡潔性 行文的曲折性 格式的規(guī)范性 體裁的自由性 受眾的確定性 讀者的廣泛性 使用的時效性 使用的無限性 “質勝文則野 , 文勝質則史。 文質彬彬 , 然后君子?！?生花寶典起手式 寧心聚神 應用文必須遵循的“三不三要” ： 不能違反法律法規(guī) 不能

2、違背規(guī)章制度 不能違背上級要求和精神 要針對實際情況 ，明確表達意見。 要多斟酌-指是不是合理，是不是具備可 操作性，會有什么樣的效果（后果）？應 該以什么樣的態(tài)度和分寸去說？ 要多推敲-指文種格式是不是符合？段落 是不是符合邏輯關系？詞句是不是準確簡 練？ 生花寶典 第一式 搞定文種 應用文的文種：7類N種 1、公務文書：命令、通知、函、決定等 2、事務文書：計劃、方案、總結、申請 、調(diào)查報告、啟事、規(guī)章制度等 3、書信文書：書信、辭職信等 4、禮儀文書：慰問信、邀請函、賀電唁 電等 5、會議文書：開幕閉幕辭、領導講話、 會議記錄、會議紀要等 6、傳播文書：策劃文案、通訊、消息 7、經(jīng)濟司法

3、文書：委托書、合同、訴狀 、答辯狀等 文種的辨析和使用 貌似差不多的文種 ，我該用哪個 通 知 是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文 件，讓對象知道或執(zhí)行的公文。 適用于批轉下級機關的公文，轉發(fā)上級機關 和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關 辦理和需要有關單位周知或執(zhí)行的事項，任 免人員。 使用范圍廣。在各種法定公文中，通知的使 用范圍最廣。 使用頻率高。 時效性強。通知對時效性具有嚴格要求，它 所傳達的事項，往往要求受文者及時知曉或 迅速辦理。 報 告 報告是向上級機關或業(yè)務主管部門反映情況 、匯報工作、報送文件、報告查詢事宜時所 寫的匯報性文件。 內(nèi)容的匯報性：一切報告都是下級向上級機

4、關或業(yè)務 主管部門匯報工作，讓上級機關掌握基本情況并及時 對自己的工作進行指導。 語言的陳述性：因為報告具有匯報性，是向上級講述 做了什么工作，或工作是怎樣做的，有什么情況、經(jīng) 驗、體會，存在什么問題，今后有什么打算，對領導 有什么意見、建議 。 行文的單向性：報告是下級機關向上級機關行文 。 成文的事后性：多數(shù)報告都是在事情做完或發(fā)生后, 向上級機關作出匯報, 是事后或事中行文 。 請 示 請示是下級機關向上級機關請求對某項工作 、問題作出指示，對某項政策界限給予明確 ，對某事予以審核批準時使用的一種請求性 公文，是一種常用文體。請示可分為請求指 示的請示，請求批準某種事項的請示 。 請示事

5、項一般時間性較強。請示的事項一般都是急需 明確和解決的，否則會影響正常工作。 應一事一請示。 一般主送一個機關，不多頭主送，如需同時送其他機 關，應當用抄送形式，但不得在請示的同時又抄送下 級機關 應按隸屬關系逐級請示，一般情況不得越級請示，如 確需越級請示，應同時抄報直接主管部門作 請示與報告的區(qū)別 它們都是上行文。區(qū)別在于： 1內(nèi)容要求不同。請示的內(nèi)容要求一文一事；報告的 內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。 2側重點不同。請示是請求指示、批準；報告是陳述 ，側重于匯報工作，陳述意見或建議。 3行文目的不同。請示的目的是請求上級機關批準某 項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關了 解下情，

6、掌握情況，便于及時指導。 4行文時間不同。請示必須事前行文；報告可以在事 后或者事情發(fā)展過程中行文。 5篇幅不同。請示一般都比較簡短；報告的內(nèi)容涉及 面較為廣泛，篇幅一般較長。 5結果不同。請示要答復；報告不一定要答復。 會議記錄 如實記錄會議所議的內(nèi)容和各方意見。 內(nèi)容的紀實性 。要如實地反映會議內(nèi)容和各 方意見，不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能 搞人為的改變和填補。如不能確定，可事后 與相關人員進行確認。 表達的準確性。會議記錄是對會議過程和情 況的真實記錄 ，要寫明針對每個議題各方所 述的內(nèi)容和意見 ，可以稍作提煉，但應如實 準確地表述主要關鍵意思，可按照會議進程 或按發(fā)言順序記錄。 稱謂

7、的明確性。會議記錄一般應寫明“某人 發(fā)言：”。 會議紀要 記述要點的文字 。 內(nèi)容的紀實性 。要如實地反映會議內(nèi)容，它 不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能搞人為的 改變和填補。 表達的要點性。會議紀要是依據(jù)會議情況綜 合而成的 ，要應圍繞會議主旨及主要成果來 整理、提煉和概括 ，重點應放在介紹會議成 果，而不是敘述會議的過程，切忌記流水帳 。 稱謂的特殊性。會議紀要一般采用第三人稱 寫法 。如會議決定，會議認為。 會議記錄與會議紀要的區(qū)別： 性質不同：會議紀要只記要點，是法定行 政公文。會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬 內(nèi)部事務文書。 功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳 達或傳閱，只作資料存檔；會議

8、紀要通常 要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí) 行。寫法不同：會議記錄要盡可能的詳盡 ，會議紀要需要經(jīng)過提煉，記載要點，要 明確整理出決議意見和要求。 各種文體怎么寫？有啥訣竅 嗎？ 生花寶典 第二式 熟悉結構 什么事？- 標題 對誰說？ - 稱謂 想說啥？ - 正文 然后呢？ - 結語 誰說的？ - 落款 什么時候？ - 日期 各種應用文的標題: 不同的文種標題不同?？傊吹綐祟}就能知道這是 份關于什么事情的什么文章。 慰問信 邀請函 委托書 XX會議紀要 XX會議開幕詞 在XX奠基儀式上的講話 關于XX問題的調(diào)查報告 關于XX的通知 XX公司2015年煤炭采購合同 揮灑青春的汗水，奏響奮

9、斗的樂章XX發(fā)電公 司青年突擊隊開展迎峰度夏保發(fā)電主題活動 各種應用文的稱謂: 不同的文種稱謂不同?？傊吹綐祟}就能知道這是 給誰看（聽）的文章。 尊敬的XX領導、各位來賓 （發(fā)言致辭） 職工同志們 （講話大會報告） 各部門、各車間（通知） XX市交通局（函請示報告） XX公司的全體員工（慰問信） 總結、一般報告、啟事、新聞稿等無需稱謂 各種應用文的正文: 不同的文種正文基本相同點是：寫清楚為了什么目的 ，想說什么，交代清楚意思?？傊暾木湍軐δ?說的意思清楚明白沒有疑議了。 下面分別舉例來說一下各種應用文正文的結構 會議紀要的構成： 會議概況（時間、地點、屆次、組織者 、出席和列席人員

10、名單、主持人、會議 議程） + 主要精神、討論意見和議決事項 + 落款：簽發(fā)簽名（印章）、日期 （2種寫法舉例） 會議紀要范文（見范例） 一 般 性 工作計 劃 范圍：一個單位的工作或某一項重要工作 開頭：或闡述依據(jù)，或概述情況 ，或直述目的，要寫得簡明扼要 。 主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述 “要做什么”（目標、任務）、 “做到什么程度”（要求）和“ 怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容 ，既要寫得全面周到，又要寫得 有條不紊，具體明白 。結尾，或突出重點，或強調(diào)有關事 項，或提出簡短號召，也可不寫結 尾 。 注意事項： 第一，不違背政策和原則，反對 本位主義。第二，切實可行。從 實際情況出發(fā)定目標、

11、定任務、 定標準，應當保證可行，能基本 做到，其目標要明確，其措施要 可行，其要求也是可以達到的。 第三，要深入調(diào)查研究，廣泛聽 取意見，反對主觀主義。第四， 突出重點。以點帶面，不能眉毛 胡子一把抓。第五，防患未然。 要預先想到實行中可能發(fā)行的偏 差，可能出現(xiàn)的問題，有必要的 防范措施。 計劃的范文（見范例） 方 案 要點： 內(nèi)容-全面周到 程序-合理明確 細節(jié)-細致詳盡 表述-簡練明了 同學聚會方案 一、聚會目的： 以加深和拓展同學之間的友誼為第一宗旨，以提高全 班之凝聚力為第一目標，以促進大家之間人生體驗的經(jīng)驗 交流與溝通為第一目的。道理不多講，廢話不多說，貴在 能到場。 二、原則要求：

12、 堅持AA制原則。每人98元，這么便宜了還等神馬？ 請記住多退少補。不許個人全包，有錢也不行，少在兄弟 們面前充土豪。 堅持不帶家屬或男女朋友。刺激到單身童鞋就不好了 ，特別是當眾秀恩愛的那種。 堅持不開車。安全第一，別盡想白馬公主的美事兒， 叫警察到河里撈你去就傷感情了。 堅持不討論年薪、四個輪子、房子多大、包包手機品 牌，除非你喝多了找抽。 三、聚會安排： 1、聚會時間：2014年4月11日下午3：006：00 地點：橫店中心街中百大酒店門口自行集合。 2、活動內(nèi)容：15：00-17:30聊天，17:30-18:00校門口合 影，18：0020:00聚餐，20：1522:15 KTV唱歌。

13、 3、各回各家，各找各媽。醉了的，由還沒醉的陪送。愿意 私聊的，自己找地方。 四、自愿者： 1、酒店接待服務：XXX、XX、XXX 2、財務收支：XX、XXX 3、聯(lián)系場地和布置：XXX、XXX、XX 五、特別說明：歡迎帶禮物，特別是以前保留到現(xiàn)在的！ 最好簽上以前的外號！ 六、聯(lián)系方式：QQ83218778，電話：瞎7搭8， XX，男， 未婚，有意者歡迎聚會后單獨聯(lián)系。如不能出席請于X月X 日之前告知。 總 結 的 構 成 開頭：概述情況，總體評價。 主體：分段敘述具體工作,總結經(jīng)驗 、成 績和缺憾、教訓。 結尾：明確方向，簡要闡述改進措 施。 實事求是、條理清楚、詳略得當，每 個部分都可以

14、分段分點寫。 總結范文（見范例） 請示的正文構成： XX市經(jīng)貿(mào)委： 為了擴大我XX商品的知名度，向全 國推廣，繁榮市場，滿足消費者需求， （理由）擬于今年X年X月X日至X月X日 在XX市舉辦“XX洽談會”。洽談會攤位 共XXX平方米，展團由我公司及生產(chǎn)廠 家派人組成，經(jīng)費自理。（具體事項） 妥否，請批示。 再復雜的事項，寫起來也是這兩個要素 。 報告的正文構成： 報告緣由（原因、根據(jù)、目的） 報告事項（事情的時間、過程、方式、結 果， 意見。） 一 般 工 作 報 告 總體情況 具體做法（經(jīng)驗） 存在問題（原因和后果） 改進意見或者建議 每一部分都可以分段分點來寫 企業(yè)安全情況自查報告（見范例

15、） 調(diào) 查 報 告 要素：調(diào)查目的 、調(diào)查對像 、 調(diào)查內(nèi)容 、調(diào)查方式（一般可 選擇：問卷式，訪談法，觀察法 ，資料法等） 調(diào)查時間 、調(diào)查 結果 、調(diào)查體會。（可以是對 調(diào)查結果的分析，也可以是找出 結果的原因及應對辦法等。） 條分縷析，邏輯清楚，最重要的是要 客觀公正，敘述中不能帶有自己主觀 的猜測和偏見。 全 面 工 作 報 告 總結 + 計劃 總結以前的工作（成績、成果、 經(jīng)驗） 說明存在的問題 展望今后的形勢 明確目標任務 闡述具體措施 號召一起努力或者表達完成的決 心 通知的構成： 關于召開安全生產(chǎn)會議的通知 各分公司、各廠： 為貫徹市政府安全工作會議精神，研究落實我公司安全生產(chǎn)

16、事宜 （目的），總公司決定召開1999年度 安全生產(chǎn)工作會議，現(xiàn)將有關 事項通知如下（過度句）： 1.參加會議人員：各車隊隊長，修理廠廠長。 2.會議時間：5月3日，會期1天。 3.報到時間：5月2日至5月3日上午8時。 4.報到地點：招待所301號房間，聯(lián)系人：丁愛國。電話：XXX 5.各單位報送的經(jīng)驗材料，請打印30份，于4月20日前報公司安監(jiān) 科。（具體事項內(nèi)容和要求） 特此通知。（結語） XX公司 XXXX年X月X日 委 托 書 嚴格來說，委托書是一種法律文書 必備要素： 1、委托人基本情況； 2、受托人基本情況； 3、委托事項； 4、委托權限； 5、委托期限； 6、委托人簽名； 7、

17、委托時間 法定代表人授權委托書 委托人：AA （姓名、性別、年齡、職務 、身份證信息） 受托人：CC （姓名、性別、年齡、職務 、身份證信息） 現(xiàn)有委托人AA委托CC代表本企業(yè)為 （項目名稱）的代理人，其權限如 下： 受權代理（具體說明代理的事 項和內(nèi)容，包括談判權、簽訂合同權、代 為承認或者放棄一定權利權等）。 法定代表人： 年月日 各種應用文的結語: 不同的文種結語不同。 漂亮的結語不僅顯示莊重、禮貌，而且顯 得您非常專業(yè)！ 好的結尾也是一種明確的意思表示。說 明我這應用文是為啥寫的。 通知的結語： “特此通知?！被蛘吒纱鄾]有結語（假如 前文有了“特通知如下”這樣的話）。 致辭、講話的結語

18、： “謝謝大家！” 報告的結語： 一般用“特此報告”等字樣。 請示的結語: : “妥否 , 請批復 . ” 申請的結語： “特此申請” 各種應用文的落款: 落款寫全稱！或者是標準的簡稱 有些應用文使用時要在落款處蓋章！ 消息（通訊報道 ） 5個W: When, Where, Who, What,Why, 對應：時間、地點、人物、怎么了、為什么 基本特點： 真實性、時效性及文字少、篇 幅小 基本結構：倒金子塔型。把重 要的、吸引人的寫在前面。 技巧：善于捕捉切入點 生花寶典 第三式 避免錯誤 寫作錯誤五花八門 黨委、行政、工會關于在職工中開展“ 大干80天，完成全年目標任務”的通知 兩個以上單位

19、聯(lián)合發(fā)文，標題中可以省 略發(fā)文單位名稱，在標題中，除了必要 的書名號，不得使用其他任何標點符號 。 “三教一保、上測所、人肉廠” （安全教育、技能教育、文化教育、實行 互保） （上海地圖測繪所）、（人人肉聯(lián)加工廠 ） 在應用文中，簡稱要規(guī)范，或者符合大 眾約定俗成的習慣，避免產(chǎn)生歧義。 “完成工作將近100多項” 數(shù)字不準確，不嚴謹。 （邏輯方面）：有一份請示： XX市教育局：為了給我校創(chuàng)造良好優(yōu)越的 教學環(huán)境，貴局幫我們做了大量的工作， 尤其幾位領導，日理萬機，在百忙中親臨 視察多次，使廣大教職員工十分感動，上 次批準的校區(qū)改造經(jīng)費實在是千里送鵝毛- -禮輕情意重！盡管如此，大家還是自己 動

20、手，省了不少費用。但由于 客觀原因，基建工程中出現(xiàn)了不可預測的 費用，我校經(jīng)慎重研究，決定適當增加部 分基建預算，可否，望批準！ 汗。暈。怒！ 汗：除了拍馬屁，你到底還想說什么？ 暈：錢到底是省了，還是不夠？不夠的“ 不可預測的費用”到底是怎么產(chǎn)生的？還 缺多少？ 怒：你們都慎重研究后決定了，還問我可 否，還要批什么？ 因此，應用文需要意思明確，用語中性， 簡潔明了，邏輯清晰。不能前后矛盾。 (用語字詞)“今秋以來，我鄉(xiāng)棉花長勢原 是極好的，可誰知待到花落時，最后收成 卻是少好，往年每畝能收十七八擔的，今 年只能收13、4擔，如貴上級能撥冗派員 指導那才好，如果再撥款相助就太好了。 專此報告。

21、” 算你狠！甄嬛村姑，咱能好好說話不 ！ 應用文語言講求規(guī)范，數(shù)字的寫法也要 規(guī)范。不用地方特點的口語化。 （修正）今秋以來，由于天氣驟變原因 ，我鄉(xiāng)的棉花收成受到嚴重影響，實際 收獲由原來的XXkg/畝下降到了XXkg/畝 ，下降幅度達xx%,故盼貴局及時派員指 導，并提供適當資金支持。 專此報告。 消息的修改范文（見范例） 生花寶典 第四式 搞定應用文 計劃、總結、報告、 委托書， 通通來吧，偶很強大。 。 困 擾 解 決 寫東西不知從何說起有木有？ 想想結構和要素，想想自己 想說什么？ 領導說了半天，好像聽懂了，真 的提筆，不知道寫的意思對不對 有木有？ 練習理解和提煉 洋洋灑灑一大堆，

22、好像還沒把意 思說清楚有木有？ 沒事操練段落和造句吧！盡 量用最短的話把意思表達清楚， 邏輯傷不起啊 一大推東西想寫進去，但是寫起來 很啰嗦有木有？ 練習歸類、概括并準確表達 比如： 假如一個單位，經(jīng)理和會計都請了 長病假，機器突然故障，有人偷懶 不干活，業(yè)務量急劇下降，這些現(xiàn) 象要是在公文中該怎么表達？ 經(jīng)營管理出現(xiàn)了嚴重困難 56 提 示 層次序號 第一層為 一 第二層為（一） 第三層為 1. 第四層為（1） 若有更小的層則用“” “必須為同一段” 57 文字和排版要求 1.文字排版要求：22行28字 2.字體字號要求：3號黑色仿宋體 3.數(shù)字使用要求：國標GB/T 15835-201 5

23、8 提 示 科技工程類文稿層次序號層次不宜過多， 通常不應超過4級，即： 第1級 1 第2級1.1 第3級1.1.1 第4級1.1.1.1 每級為一段 序號應左側頂格書寫。 59 提 示 漢字數(shù)字的使用 （一）長期已來約定俗成的定型的詞語、詞組、成語、短語、慣用語、 縮略語或具有修辭色彩的詞語中作為語素的數(shù)字，必須使用漢字。如： 一概、九州、三翻四次、八仙過海、零點方案、二一添作五、見其一未 不管三七二十一、九牛二虎之力、行百里者半九十，等等。 （二）星期、季度的表述及規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱用語需使用漢字型數(shù)字， 如：星期一、第四季度，二萬五千里長征、十六屆四中全會。 （三）中國歷史紀年、干支紀年、

24、夏歷月日、各民族非公歷紀年的表述， 應使用漢字型數(shù)字。如萬歷十五年、正月十五，等。同時，為了表達得 更加明白清楚，可在它們的后邊用阿拉伯數(shù)字進行括注。如康熙二十一 年（1682年）。 （四）相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)的，須使用漢字數(shù)字，且之間 不能用符號隔開，如:“三四天”不能寫成“三、四天”，“八九萬套”不 能寫成 “八、九萬套”。 （五） 含有月、日簡稱以表示事件、節(jié)日或其他特定意義的詞 組，應使用漢字數(shù)字。如果涉及到一月、十一月、等因數(shù)字的重 復性或連續(xù)性可能引發(fā)歧義的，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號 “”隔開，并加引號。如：“一二八”事變（月日）、 “一二九”運動(12月9日)，若寫作“一二八”事變、“一二九” 事變，則可能理解為“12月8日、”“1月29日”，進而也就違背 了歷史事實。涉及其他月份的，不必使用間隔號，但是否使用引 號，則視事件的知名度和社會的習慣使用而定。如“五四運動”、 “五一國際勞動節(jié)”、“九一三”事件、“七七事變”等。 原則：莊重典雅用漢字，清晰準確用阿拉伯數(shù)字 應用文寫作要領及體 會 在實際寫作中的順序： 謀篇。在搞清楚角色的基礎上確定目的、立意、分寸。 分層。也就是排列段落。這些對開始練習的人來說有可能不是一下 子可以