淺談現(xiàn)代中小型企業(yè)辦公自動化的新特點(diǎn)

1、 專 科 生 畢 業(yè) 論 文 學(xué) 院 職業(yè)技術(shù)學(xué)院 專 業(yè) 計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù) 屆 別 2011屆 題 目 淺談現(xiàn)代中小型企業(yè)辦公自動化的新特點(diǎn) 學(xué)生姓名 湯智莉 學(xué) 號 指導(dǎo)教師 林洪 教 務(wù) 處 制云南民族大學(xué)畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))原創(chuàng)性聲明本人鄭重聲明：所呈交的畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))，是本人在指導(dǎo)教師的指導(dǎo)下進(jìn)行研究工作所取得的成果。除論文中已經(jīng)注明引用的內(nèi)容外，本論文沒有抄襲、剽竊他人已經(jīng)發(fā)表的研究成果。本聲明的法律結(jié)果由本人承擔(dān)。 畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))作者簽名： 日 期： 年 月 日關(guān)于畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))使用授權(quán)的說明本人完全了解云南民族大學(xué)有關(guān)保留、使用畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))的規(guī)定，即：學(xué)校有權(quán)保留、送交論文

2、的復(fù)印件，允許論文被查閱，學(xué)校可以公布論文(設(shè)計(jì))的全部或部分內(nèi)容，可以采用影印或其他復(fù)制手段保存論文(設(shè)計(jì))。（保密論文在解密后應(yīng)遵守）指導(dǎo)教師簽名： 論文(設(shè)計(jì))作者簽名： 日期： 年 月 日注：此頁放在封面后，目錄前。目錄前言1一、研究概念界定21.1 中小型企業(yè)21.2 辦公自動化2二、 中小企業(yè)辦公自動化的建設(shè)現(xiàn)狀與存在問題32.1 現(xiàn)狀32.2 存在問題3三、中小企業(yè)辦公自動化建設(shè)應(yīng)具備的功能43.1行政管理功能53.2人事管理功能63.3 文檔管理功能63.4 生產(chǎn)管理功能63.5電子郵箱功能63.6 公告板功能73.7 圖像處理功能73.8 系統(tǒng)維護(hù)功能7四、中小企業(yè)辦公自動化

3、建設(shè)的新特點(diǎn)74.1設(shè)計(jì)的先進(jìn)性74.2界面?zhèn)€性化、系統(tǒng)簡單實(shí)用74.3系統(tǒng)的安全性84.4系統(tǒng)通用性84.5提醒機(jī)制84.6綜合辦公8五、我國中小型企業(yè)辦公自動化的對策95.1企業(yè)決策層必須高度重視95.2選擇成熟、易學(xué)的開發(fā)平臺95.3自行開發(fā)，動態(tài)應(yīng)用105.4不斷提高員工對實(shí)施辦公自動化的認(rèn)知水平105.5預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒，保證系統(tǒng)安全10六、中小企業(yè)辦公自動化未來發(fā)展趨勢106.1人性化106.2無線化106.3智能化116.4協(xié)同化116.5通用化116.6門戶化116.7網(wǎng)絡(luò)化11小結(jié)11致謝：12參考文獻(xiàn):12談現(xiàn)代中小型企業(yè)辦公自動化的新特點(diǎn)湯智莉云南民族大學(xué)職業(yè)技術(shù)學(xué)院摘要：

4、在經(jīng)濟(jì)全球化和信息一體化步伐日益加快的背景下，中小企業(yè)若能適應(yīng)信息時代的要求，提高自身競爭力，就必須建立符合自身特色的辦公自動化信息系統(tǒng)。由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)參差不齊，經(jīng)濟(jì)實(shí)力不雄厚等因素的制約，中小企業(yè)不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。中小企業(yè)建設(shè)辦公自動化信息系統(tǒng)除了遵循共同的規(guī)律之外，還呈現(xiàn)出自身特點(diǎn)。本文試結(jié)合中小企業(yè)自身的特色和需求，談?wù)勂滢k公自動化系統(tǒng)建設(shè)的要求、特點(diǎn)、功能等問題，并提出可行的建設(shè)措施和方案。關(guān)鍵詞：中小型企業(yè)；辦公自動化；Web模式前 言當(dāng)今世界，經(jīng)濟(jì)全球化和信息一體化步伐日益加快，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟

5、件技術(shù)飛速發(fā)展，信息系統(tǒng)在人們的經(jīng)濟(jì)生活、政治生活、社會生活、文化生活中的作用也越來越大。無論是政府、公司、還是社會組織，都借助資金和人才優(yōu)勢，加快信息化建設(shè)的步伐，建立高質(zhì)量、高效率的辦公自動化信息系統(tǒng)，從而提高效率，增強(qiáng)競爭力。在這種背景下，越來越多的中小企業(yè)若能適應(yīng)信息時代的要求，提高自身競爭力，就必須建立符合自身特色的辦公自動化信息系統(tǒng)。相比之下，中小企業(yè)由于自身信息化基礎(chǔ)比較薄弱，計(jì)算機(jī)軟、硬件配置較差，而且員工的素質(zhì)也參差不齊，經(jīng)濟(jì)實(shí)力也不雄厚，不可能像政府或大公司、大企業(yè)那樣進(jìn)行大量投資建設(shè)信息系統(tǒng)。所以中小企業(yè)建設(shè)辦公自動化信息系統(tǒng)除了遵循共同的規(guī)律之外，還呈現(xiàn)出了自身特點(diǎn)，而

6、辦公自動化是使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息、提高工作效率，為企業(yè)的管理和決策的提供科學(xué)的依據(jù)。辦公自動化可以充分有效地利用信息資源，以提高生產(chǎn)效率、工作效率和工作質(zhì)量、輔助決策，保證辦公活動規(guī)范化和制度化，以達(dá)到既定的目標(biāo)，獲取更好的效果，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是企業(yè)辦公自動化發(fā)展的必然趨勢。本文試結(jié)合中小企業(yè)自身的特色和需求，淺談其辦公自動化信息系統(tǒng)建設(shè)中特點(diǎn)、功能，提出可行的建設(shè)措施和方案。一、研究概念界定1.1 中小型企業(yè)中小企業(yè)是與所處行業(yè)的大企業(yè)相比人員規(guī)模、資產(chǎn)規(guī)模與經(jīng)營規(guī)模都比較小的經(jīng)濟(jì)單位。不同國家、不同經(jīng)濟(jì)發(fā)展的階段、不同行業(yè)對

7、中小企業(yè)界定的標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，且隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而動態(tài)變化。各國一般從質(zhì)和量兩個方面對中小企業(yè)進(jìn)行定義，質(zhì)的指標(biāo)主要包括企業(yè)的組織形式、融資方式及所處行業(yè)地位等，量的指標(biāo)則主要包括雇員人數(shù)、實(shí)收資本、資產(chǎn)總值等。量的指標(biāo)較質(zhì)的指標(biāo)更為直觀，數(shù)據(jù)選取容易，大多數(shù)國家都以量的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分，如美國國會2001年出臺的美國小企業(yè)法對中小企業(yè)的界定標(biāo)準(zhǔn)為雇員人數(shù)不超過500人，英國、歐盟等在采取量的指標(biāo)的同時，也以質(zhì)的指標(biāo)作為輔助。我國不同行業(yè)的中小企業(yè)的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)如下：工業(yè)中小型企業(yè)須符合以下條件：職工人數(shù)2000 人以下，或銷售額30000 萬元以下，或資產(chǎn)總額為40000 萬元以下。其中，中型企業(yè)須同時

8、滿足職工人數(shù)300 人及以上，銷售額3000 萬元及以上，資產(chǎn)總額4000 萬元及以上；其余為小型企業(yè)。建筑業(yè)中小型企業(yè)須符合以下條件：職工人數(shù)3000 人以下，或銷售額30000 萬元以下，或資產(chǎn)總額40000 萬元以下。其中，中型企業(yè)須同時滿足職工人數(shù)600 人及以上，銷售額3000 萬元及以上，資產(chǎn)總額4000 萬元及以上；其余為小型企業(yè)。批發(fā)和零售業(yè)中小型企業(yè)須符合以下條件：職工人500 人以下，或銷售額15000 萬元以下。其中，中型企業(yè)須同時滿足職工人數(shù)100 人及以上，銷售額1000 萬元及以上；其余為小型企業(yè)。1.2 辦公自動化辦公自動化是從20世紀(jì)50年代開始，美國的部分企業(yè)

9、開始用機(jī)器來處理辦公業(yè)務(wù)，當(dāng)時美國人就把這種手段叫做辦公自動化（office automation，一般根據(jù)英文首寫字母簡稱為OA）。辦公自動化是當(dāng)前國際上飛速發(fā)展的學(xué)科，它是一門綜合了電子、通信、文秘、行政等多種技術(shù)的新型學(xué)科，涉及到文秘、行政管理、電子機(jī)械、物理等十多個學(xué)科，辦公自動化的支持理論是行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、人機(jī)工程學(xué)等。它從生產(chǎn)經(jīng)營單位和行政部門的辦公事務(wù)處理開始，進(jìn)入到各類的信息控制管理，進(jìn)而發(fā)展到領(lǐng)導(dǎo)決策。辦公自動化通常是指采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作;改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，

10、實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)是一個以企業(yè)辦公業(yè)務(wù)為核心的信息集成系統(tǒng)。它利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公自動化，通過對大量辦公數(shù)據(jù)分析處理實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理，提高企業(yè)的競爭能力，以實(shí)現(xiàn)辦公自動化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化的總體目標(biāo)。二、 中小企業(yè)辦公自動化的建設(shè)現(xiàn)狀與存在問題2.1 現(xiàn)狀目前中小企業(yè)的辦公自動化受自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力、人力資源、經(jīng)營業(yè)務(wù)等因素影響，實(shí)現(xiàn)程度不同，主要分為高、中、低三類企業(yè)。第一類中小企業(yè)信息技術(shù)化水平較高，基本具備了建設(shè)辦公自

11、動化系統(tǒng)的能力。這類企業(yè).已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)；Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強(qiáng)企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。第二類中小企業(yè)信息技術(shù)化水平一般，雖然已經(jīng)建立Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有相關(guān)應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，只是使用常用的MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。員工利用Intranet網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息收集、郵件交流等事務(wù)，仍然屬個人辦公。第三類企業(yè)由于資金、技

12、術(shù)和人才等的制約，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，沒有從根本上改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠(yuǎn)沒有實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和制度化。2.2 存在問題2.2.1落后的管理模式與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)在企業(yè)辦公過程中引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，必然會對現(xiàn)行的機(jī)制產(chǎn)生影響，原已習(xí)慣了的“看得見、觸得到”的辦公方式，一下子改變原有的工作方式和習(xí)慣，確實(shí)會在一部分企業(yè)管理者和工作人員之間產(chǎn)生疑問和抵觸情緒，妨礙辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用，這就造成了企業(yè)辦公自動化與手工操作的矛盾。此外，部分的管理人員和辦公人員的計(jì)算機(jī)水平跟不上，網(wǎng)絡(luò)管理混亂，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完整，在這種落后的管理模式下，即使有先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，也會造成辦

13、公自動化的效果不明顯。2.2.2 定位不準(zhǔn)確，仍局限于傳統(tǒng)觀念許多企業(yè)管理者對辦公自動化的理解不深，仍局限于傳統(tǒng)觀念，認(rèn)為辦公自動化“遠(yuǎn)水解不了近渴”；“說起來重要，做起來次要”。認(rèn)為僅僅依靠獨(dú)立的個人計(jì)算機(jī)完成簡單的文字和表格處理，或者利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行簡單的郵件交換，這并不能大幅度提高企業(yè)的工作效率。2.2.3 企業(yè)的軟件應(yīng)用與硬件平臺不相適應(yīng)許多企業(yè)開發(fā)的辦公軟件功能過于單一。軟件應(yīng)用相對滯后于硬件平臺，導(dǎo)致“有路無車”現(xiàn)象。軟件應(yīng)用過于龐大，軟件功能與單位需求相差甚遠(yuǎn)，盡管硬件系統(tǒng)比較完善，仍導(dǎo)致“有路壞車”現(xiàn)象嚴(yán)重。2.2.4 企業(yè)缺乏復(fù)合型人才，人員素質(zhì)亟待提高企業(yè)辦公自動化工作與其它工

14、作不同之處就在于所有環(huán)節(jié)工作之和相當(dāng)于環(huán)形鏈條，只有所有工作都同步做好了，所有鏈條都接起來了，系統(tǒng)才能全面運(yùn)轉(zhuǎn)起來。必需要有綜合協(xié)調(diào)能力、綜合管理能力和綜合知識的復(fù)合型人才。這樣才能有效地實(shí)施企業(yè)辦公自動化，提高工作效率。目前仍有很多的辦公人員還不適應(yīng)辦公自動化的要求，其素質(zhì)與辦公自動化技術(shù)的要求仍有差距。2.2.5 基礎(chǔ)設(shè)施尚不完善，系統(tǒng)安全難以保障目前，應(yīng)用辦公自動化產(chǎn)品的多數(shù)企業(yè)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善，缺乏先進(jìn)的設(shè)備支撐，系統(tǒng)安全難以保證。2.2.6 規(guī)章制度不健全企業(yè)辦公自動化管理問題是所有辦公自動化工作的重中之重，俗話說”沒有規(guī)矩，不成方圓”。企業(yè)沒有成文的“辦公自動化管

15、理?xiàng)l例”、“辦公自動化安全方案”和“辦公自動化檔案”，人員培訓(xùn)沒有方案。特別是在網(wǎng)絡(luò)開通后，沒有管理的網(wǎng)絡(luò)后果是極其嚴(yán)重的。要注重培養(yǎng)具備計(jì)算機(jī)專業(yè)技能的管理人員來規(guī)范管理，建立責(zé)任、誠信制度。三、中小企業(yè)辦公自動化建設(shè)應(yīng)具備的功能中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)的用戶主要是本公司的員工,但公司內(nèi)的員工又分為一般員工、中層干部、公司領(lǐng)導(dǎo)和系統(tǒng)管理員。由于中小企業(yè)員工相對較少,一名員工經(jīng)常要擔(dān)任數(shù)種職位,甚至在日常辦公和業(yè)務(wù)辦公中的職位往往也不相同,同時中小企業(yè)員工的流動性特別大;因此,中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)面向不同職位的用戶,為不同職位的用戶提供不同的功能模塊和不同的操作界面。中小企業(yè)

16、由于員工較少、規(guī)模較小，其辦公自動化信息系統(tǒng)的功能也有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，,還包括日常辦公中的許多小功能；同時還包括部分業(yè)務(wù)辦公功能，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：3.1行政管理功能企業(yè)行政方面的各種功能，包括圖表生成、日程安排、工作計(jì)劃、會議管理、傳真、復(fù)印管理、財(cái)務(wù)管理、考勤管理、用車管理、物資管理等。該功能是實(shí)現(xiàn)辦公自動化的主要內(nèi)容，包括綜合行政管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)工資管理系統(tǒng)、倉庫進(jìn)銷存管理系統(tǒng)、電腦監(jiān)控綜合信息系統(tǒng)、生產(chǎn)調(diào)度管理系統(tǒng)、檔案管理信息系統(tǒng)、車輛管理系統(tǒng)等組成，依靠計(jì)算機(jī)的圖形系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫和各種應(yīng)用軟件來實(shí)現(xiàn)。3.1.1綜合行政管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)企業(yè)行政管理方面的

17、各種功能。3.1.2 財(cái)務(wù)工資管理系統(tǒng)財(cái)務(wù)工資管理系統(tǒng)是一個企業(yè)不可缺少的部分，它的內(nèi)容對于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)工資的管理勢在必行。根據(jù)現(xiàn)有財(cái)務(wù)制度，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作，并服務(wù)于財(cái)務(wù)部門其他核算和財(cái)務(wù)處理工作。提高財(cái)務(wù)工資管理的效率，也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理的重要條件。3.3.3 倉庫進(jìn)銷存管理系統(tǒng)隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，產(chǎn)品數(shù)量的急劇增加，所生產(chǎn)產(chǎn)品的種類也會不斷地更新與發(fā)展，有關(guān)產(chǎn)品的各種信息量也會成倍增長。有效利用現(xiàn)行的條碼信息技術(shù)等，實(shí)施產(chǎn)品的進(jìn)銷存管理。通過倉庫管理系統(tǒng)登記各個產(chǎn)品的明細(xì)賬，對原料、產(chǎn)成品、五金、辦公用品、設(shè)備備件等進(jìn)

18、行分類管理，便于庫管員定期對實(shí)物及明細(xì)賬的數(shù)量進(jìn)行核對，驗(yàn)證賬本與倉庫庫存一致性。3.3.4電腦監(jiān)控綜合信息系統(tǒng)把門禁系統(tǒng)（IC卡開門）、考勤打卡系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警控制系統(tǒng)和實(shí)時監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)處理系統(tǒng)結(jié)合在一起，既能通過音頻、視頻以及紅外線、雷達(dá)、震動等傳感器實(shí)時監(jiān)控對倉庫的開門、取物、檢修、防盜等操作，又能對防區(qū)內(nèi)的警報(bào)信號立即處理或自動上報(bào)。構(gòu)成一個安全、主動和綜合的人事管理、倉庫管理系統(tǒng)。3.3.5 生產(chǎn)調(diào)度管理系統(tǒng)企業(yè)生產(chǎn)調(diào)度管理工作多數(shù)仍是手工作業(yè)，安排專人進(jìn)行車間作業(yè)的調(diào)度管理工作，效率低下，出錯率高。計(jì)算機(jī)進(jìn)行生產(chǎn)調(diào)度的作業(yè)計(jì)劃，作業(yè)拆解，作業(yè)排序及分配，作業(yè)工序監(jiān)控等管理，可以

19、大大節(jié)約人力，物力，提高產(chǎn)品作業(yè)的效率，并能隨時跟蹤產(chǎn)品作業(yè)的實(shí)時狀態(tài)。3.3.6檔案管理信息系統(tǒng)包括人事檔案管理、各種業(yè)務(wù)信息管理、企業(yè)圖書資料管理、質(zhì)量管理資料、客戶信息資料管理等。3.3.7車輛管理系統(tǒng)車輛管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對車輛的實(shí)時管理，改變車輛的檔案及日常運(yùn)行調(diào)度靠手工記錄或人工記憶管理的現(xiàn)狀，使企業(yè)車輛管理更規(guī)范、更能及時掌握車輛信息，簡化業(yè)務(wù)操作，降低車輛使用費(fèi)用。主要包括車輛信息管理、行駛管理、消耗管理、提醒預(yù)警、查詢管理等。3.2人事管理功能實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事方面的各種功能，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓(xùn)招聘管理、個人日志、個人工作報(bào)表和員工考核等。結(jié)合企業(yè)實(shí)際的人事制度和需

20、求，完成人事、考勤管理的過程控制，包括員工調(diào)動管理、晉升管理、培訓(xùn)管理、人事檔案的建立、信息的修改、員工信息查詢、統(tǒng)計(jì)等人事管理工作以及員工考勤加班出差管理、員工工資查詢、修改、工資表打印等人事管理的日常事務(wù)。3.3 文檔管理功能3.3.1文字處理包括文件的輸入、編輯、修改、合并、生成、存儲、打印、復(fù)印等。3.3.2 文件管理包括文件的登記、存檔、分類、檢索、保密、制表等，一般通過建立公用的或?qū)Ｓ玫姆植际疥P(guān)系數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)各種檔案管理、業(yè)務(wù)信息管理和圖書資料管理等。該功能由文檔管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。3. 4 生產(chǎn)管理功能包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度安排、產(chǎn)品實(shí)時監(jiān)控等。3.5電子郵箱功能收發(fā)企業(yè)內(nèi)部電子郵

21、件等，進(jìn)行內(nèi)部信息交流溝通。OA系統(tǒng)通過電子郵件和電子會議等方式實(shí)現(xiàn)信息交流。3.6 公告板功能企業(yè)內(nèi)部的論壇和通知等信息發(fā)布。3.7 圖像處理功能包括用光電掃描儀或數(shù)字化儀將圖形文字輸入計(jì)算機(jī)和安防監(jiān)控系統(tǒng)采集的圖像進(jìn)行圖像識別、聲光報(bào)警、GPS定位查詢等功能。3.8 系統(tǒng)維護(hù)功能包括用戶基本信息維護(hù)、權(quán)限管理和重要數(shù)據(jù)的安全性的維護(hù)。以上在功能模塊的使用上相對較靈活，可以根據(jù)企業(yè)不同業(yè)務(wù)及企業(yè)內(nèi)部員工的不同職位授權(quán)開啟相應(yīng)功能。通過各個功能模塊配合運(yùn)行，使中小企業(yè)的內(nèi)部管理完全規(guī)范化和制度化。簡潔明了的登錄界面增強(qiáng)了系統(tǒng)的安全性；特別是綜合行政管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)子系統(tǒng)功能大大提高了工作效率；

22、安防監(jiān)控系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)人員考勤管理、庫房收發(fā)貨、防盜、安全預(yù)警、在線監(jiān)控等綜合服務(wù)；而特色功能內(nèi)部電子郵件功能和公告板功能增進(jìn)了員工之間的交流與合作，活躍了企業(yè)的文化氛圍。四、中小企業(yè)辦公自動化建設(shè)的新特點(diǎn)中小企業(yè)有許多與政府、大公司、大企業(yè)不同之處,特別是經(jīng)濟(jì)實(shí)力、企業(yè)規(guī)模和企業(yè)特色,因此要求其辦公自動化信息系統(tǒng)也應(yīng)有自身突出特色。4.1設(shè)計(jì)的先進(jìn)性辦公自動化信息系統(tǒng)開發(fā)出來時在技術(shù)上應(yīng)具有一定的先進(jìn)性,代表當(dāng)時辦公自動化信息系統(tǒng)的先進(jìn)水平,這樣才能使系統(tǒng)在建成后一段時間內(nèi)不會因技術(shù)的落后而需要大規(guī)模地調(diào)整,并且能跟隨著逐步的升級而保持整個系統(tǒng)的先進(jìn)性。同時系統(tǒng)對計(jì)算機(jī)硬件要求不能太高、運(yùn)行速

23、度太快。因?yàn)橹行∑髽I(yè)從經(jīng)濟(jì)實(shí)力上無法大量投資去購置高檔硬、軟件,短時間內(nèi)也不能對系統(tǒng)進(jìn)行全面升級;另外,大多數(shù)中小企業(yè)目前還處于規(guī)模不斷擴(kuò)大的過程中。4.2界面?zhèn)€性化、系統(tǒng)簡單實(shí)用一般中、小企業(yè)都有其企業(yè)特色、企業(yè)文化氛圍,其系統(tǒng)界面應(yīng)個性化,體現(xiàn)企業(yè)的文化氛圍,充分反映企業(yè)的經(jīng)營宗旨、經(jīng)營理念。另外,企業(yè)員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平往往參差不齊,大多數(shù)員工計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平還較低,如果系統(tǒng)在使用上過于復(fù)雜,將加大使用培訓(xùn)的難度和工作量,增加系統(tǒng)維護(hù)和整體應(yīng)用的開銷,而且減低業(yè)務(wù)人員使用熱情,從而影響系統(tǒng)使用效果。辦公自動化信息系統(tǒng)應(yīng)本著盡量降低業(yè)務(wù)人員的工作量、提高工作效率的原則為用戶提供簡捷、明了的操

24、作界面,通常只需點(diǎn)擊按鈕即可由系統(tǒng)完成相應(yīng)的工作,而不應(yīng)在一些華而不實(shí)的功能上做文章。4.3系統(tǒng)的安全性系統(tǒng)應(yīng)建立強(qiáng)大的安全機(jī)制以保證企業(yè)信息的安全。中小企業(yè)由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力和經(jīng)營規(guī)模的原因,往往不能保證每個員工都有一臺計(jì)算機(jī),經(jīng)常是幾個人共用一臺計(jì)算機(jī);而且多數(shù)員工往往身兼數(shù)職,各種職務(wù)的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容又并不相同。為了保證企業(yè)信息的安全,應(yīng)通過身份認(rèn)證來實(shí)現(xiàn)對使用者的安全性控制;通過系統(tǒng)設(shè)置及用戶權(quán)限設(shè)置實(shí)現(xiàn)用戶對信息操作、功能操作的控制,超出其權(quán)限,業(yè)務(wù)的信息和越出權(quán)限的功能將無法看到,更談不上越權(quán)執(zhí)行操作。而且系統(tǒng)對所有信息的操作、信息的流向、被訪問的時間等應(yīng)有記錄,可供系統(tǒng)管理員、公司

25、領(lǐng)導(dǎo)查閱。4.4系統(tǒng)通用性為了適應(yīng)中小企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的經(jīng)常變化、人員的經(jīng)常流動,方便未來的推廣應(yīng)用,在設(shè)計(jì)信息系統(tǒng)時,應(yīng)將通用性作為系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的基本標(biāo)準(zhǔn)來考慮。因?yàn)橹行∑髽I(yè)本身就含有很大的變數(shù),其經(jīng)營范圍隨著市場的變化會發(fā)生變化,而隨著經(jīng)營規(guī)模的變化和經(jīng)營范圍的變化,其企業(yè)員工也會經(jīng)常性地發(fā)生流動。為了適應(yīng)這種經(jīng)常性的變化,系統(tǒng)的功能對企業(yè)本身的變化要有通用性。一方面系統(tǒng)應(yīng)具有較強(qiáng)的可配置性,在人員、系統(tǒng)管理方面提供較完備的配置功能,使系統(tǒng)能夠適應(yīng)不同的應(yīng)用環(huán)境;另一方面,系統(tǒng)提供各種模板,同時也提供靈活的模板配置功能,針對不同的業(yè)務(wù)人員提供不同的功能模板,而模板本身也應(yīng)具有很強(qiáng)的可擴(kuò)充性,容易地

26、實(shí)現(xiàn)功能升級。4.5提醒機(jī)制中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)應(yīng)具有強(qiáng)大的提醒功能。因?yàn)橹行∑髽I(yè)的業(yè)務(wù)人員在企業(yè)內(nèi)往往從事幾份性質(zhì)不同的職務(wù),其工作往往比較雜亂,如果沒有強(qiáng)大的提醒功能,很難保證業(yè)務(wù)人員能夠順利完成其工作。提醒功能應(yīng)包括員工本人對自己的提醒,也包括上級對員工的提醒。員工只要進(jìn)入系統(tǒng),會看到系統(tǒng)提示,如“XXX今天上午X點(diǎn)出席XX會議”;而且當(dāng)系統(tǒng)時間到了X點(diǎn)時,可以用系統(tǒng)聲音進(jìn)行聲音提醒。這樣,使用戶在多種形式的提醒下一目了然,統(tǒng)籌安排工作。4.6綜合辦公值班安排、會議管理、辦公用品管理、圖書資料管理、辦公設(shè)備管理、公司車輛管理等等功能，讓企業(yè)的日常管理變得緊緊有條，讓企業(yè)的資源分配變

27、得合理有效。4.6.1人力資源模塊協(xié)助人力部門做好員工日常信息、員工檔案管理，通過培訓(xùn)計(jì)劃合理規(guī)劃員工的成長過程，自定義的工資獎金項(xiàng)、詳細(xì)的工資報(bào)表，打造符合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的工資管理。4.6.2客戶關(guān)系模板從對客戶資源的發(fā)現(xiàn)到對客戶的電話訪問、客戶拜訪、給客戶的方案書、報(bào)價(jià)書和合同等聯(lián)絡(luò)信息的管理，完整的實(shí)現(xiàn)了銷售的每一個環(huán)節(jié)的管理，將客戶不同階段的信息匯總成報(bào)表，讓企業(yè)員工真正獲得對客戶360度的觀察。各種詳細(xì)的客戶報(bào)表、業(yè)績報(bào)表 讓老板真正實(shí)時掌握公司銷售、讓銷售經(jīng)理及時了解每一位銷售人員的銷售動作。4.6.3信息溝通與處理電子公告、公司新聞、公司調(diào)查、公司論壇，多方位多途徑的增加公司與員工的信

28、息共享與溝通。電子郵件、即時聊天（辦公通）、知識管理、外出備案、我的文件柜等等功能，讓員工與員工之間的溝通、信息資源共享變得輕松、簡單、多樣。協(xié)同辦公不僅是個企業(yè)辦公平臺也是一個優(yōu)秀的個人桌面工具，他的便簽、文件柜、通訊錄、郵箱、日程安排、計(jì)劃管理、任務(wù)管理、工作日志、十幾個常用工具等等功能給員工每天的工作帶來方便。內(nèi)部郵箱加上外部郵箱管理，整合員工的所有郵箱，讓郵件管理不再混亂。五、我國中小型企業(yè)辦公自動化的對策5.1企業(yè)決策層必須高度重視作為中小型企業(yè)，在資金不寬裕的情況下，自籌資金進(jìn)行辦公自動化建設(shè)，需要決策層高瞻遠(yuǎn)矚、運(yùn)籌帷惺、有膽識、有魄力，遇到困難不動搖，對瞬息萬變的信息及相關(guān)領(lǐng)域

29、技術(shù)有一定的了解。為了更好地推動企業(yè)的信息化建設(shè)，有必要在管理層面設(shè)立信息化工作小組，有企業(yè)主要負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，與普通員工一起參加培訓(xùn)、答題及測試，使系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)人員及廣大職工增強(qiáng)應(yīng)用辦公自動化的信心，并變成自覺行動。5.2選擇成熟、易學(xué)的開發(fā)平臺目前辦公自動化系統(tǒng)較成熟的模式是C/S（Client/Server客戶機(jī)/服務(wù)器）模式又稱C/S結(jié)構(gòu)，是軟件系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的一種，C/S模式適用于小范圍模式，服務(wù)器要求不高，客戶機(jī)也可以存放數(shù)據(jù)，但是客戶的軟件要求比較高，比較專業(yè)，客戶機(jī)與服務(wù)器數(shù)據(jù)交互較多。C/S模式簡單地講就是基于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用系統(tǒng)。與C/S模式相比更先進(jìn)的辦公自動化系統(tǒng)

30、則是Web模式。Web模式又稱B/S（Browser/Server，瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)Internet/Intranet方式的辦公自動化系統(tǒng)是基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)，其運(yùn)作模式不同于C/S模式，它由客戶在客戶端工作站通過瀏覽器從服務(wù)器下載WEB方式的辦公自動化應(yīng)用程序后實(shí)現(xiàn)。這種方式的系統(tǒng)具有下列的好處：第一，對客戶端機(jī)器的硬件要求較低，而且目前流行的瀏覽器支持各種操作系統(tǒng)，使用戶可以在保留原有的軟件和硬件的基礎(chǔ)上運(yùn)行新的應(yīng)用系統(tǒng)，保護(hù)現(xiàn)有投資。第二，基于WEB的辦公自動化系統(tǒng)只需在服務(wù)器上作配置和維護(hù)，大大降低了用戶用于軟件系統(tǒng)維護(hù)和升級的難度和費(fèi)用，使辦公自動化更加容易實(shí)施。第三，基

31、于WEB的辦公自動化系統(tǒng)通過瀏覽器這個簡單易用統(tǒng)一的界面來訪問，其界面相當(dāng)友好，操作十分簡單，易學(xué)易用，用戶易于接受，從而節(jié)省用戶的培訓(xùn)時間和費(fèi)用。這對減少實(shí)施辦公自動化的阻力來說，有相當(dāng)重要的意義。第四，系統(tǒng)安全、可靠、可擴(kuò)展。C/S模式與B/S模式相比，C/S模式的應(yīng)用系統(tǒng)最大的好處是不依賴企業(yè)外網(wǎng)環(huán)境，即無論企業(yè)是否能夠上網(wǎng)，都不影響應(yīng)用。如果中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)采用Web和C/S相結(jié)合的方式開發(fā),在功能模塊的使用上則相對較靈活,可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務(wù)提供不同的功能。比如,客戶信息管理功能只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理,項(xiàng)目管理功能只提供給經(jīng)常參與項(xiàng)目運(yùn)作的項(xiàng)目小組成員

32、等等。這種方式既方便了員工對于應(yīng)用系統(tǒng)的使用,又有利于系統(tǒng)的安全性,保證員工不能越權(quán)操作。5.3自行開發(fā)，動態(tài)應(yīng)用隨著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營不斷發(fā)展，與之相關(guān)的各項(xiàng)管理需做相應(yīng)調(diào)整，由開發(fā)商設(shè)計(jì)的系統(tǒng)隨著企業(yè)的發(fā)展和時間的推移有些功能不再適推動以Web與C/S結(jié)合模式的中小型企業(yè)辦公自動化實(shí)施策略用，企業(yè)擁有自主開發(fā)能力就顯得尤為重要，既能節(jié)省昂貴的開發(fā)費(fèi)用，軟件設(shè)計(jì)更能符合企業(yè)的實(shí)際需求，不致于給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)與使用上的負(fù)擔(dān)，真正做到了不搞“花架子”、不趕潮流，用起來、有實(shí)效，使企業(yè)的辦公自動化始終處于動態(tài)應(yīng)用，隨著企業(yè)發(fā)展、管理上的要求而進(jìn)行不斷的開發(fā)、擴(kuò)充，使企業(yè)的辦公自動化應(yīng)用充滿活力。5.4

33、不斷提高員工對實(shí)施辦公自動化的認(rèn)知水平企業(yè)員工是應(yīng)用辦公自動化的主力軍，要想使在企業(yè)應(yīng)用辦公自動化持久、達(dá)到預(yù)期效果，不斷提高員工對實(shí)施辦公自動化的認(rèn)知水平非常重要。應(yīng)用軟件切實(shí)符合企業(yè)需求，有效彌補(bǔ)應(yīng)用辦公自動化前的管理上的不足，操作簡便、易學(xué)，才能讓廣大員工自覺學(xué)習(xí)、應(yīng)用。通過應(yīng)用，員工會主動將軟件需要完善或需要增加新功能的需求與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或開發(fā)人員溝通，使為企業(yè)量身定做的辦公自動化信息系統(tǒng)在應(yīng)用中不斷改進(jìn)、日趨完善。5.5預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒，保證系統(tǒng)安全計(jì)算機(jī)病毒嚴(yán)重威脅著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的安全運(yùn)行，必須尋求一種科學(xué)的解決途徑來戰(zhàn)勝病毒的侵?jǐn)_。一是健全管理制度，加強(qiáng)組織建設(shè)和人的思想教育；二

34、是從技術(shù)上、使用上、操作上來預(yù)防。具體措施有三：第一，普遍分發(fā)能檢測病毒的軟件，依靠用戶來群防；第二，從外單位來的軟件或數(shù)據(jù)盤，一定要先進(jìn)行有無病毒的檢查后方可使用；第三，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)專業(yè)人員的職業(yè)道德教育。六、中小企業(yè)辦公自動化未來發(fā)展趨勢6.1人性化傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)的功能比較單一，員工容易使用，但隨著功能的不斷擴(kuò)展，云阿公的需求不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化的設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的需要進(jìn)行功能組合，將合適的功能放在何時的位置給何時的員工訪問，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。6.2無線化利用新技術(shù)，使移動OA協(xié)同應(yīng)用成為未來發(fā)展的主要方向。信息終端應(yīng)用正在全面推進(jìn)融合，3G無限移動技術(shù)的應(yīng)用使融合

35、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的移動設(shè)備將成為個人辦公設(shè)備信息終端，在此載體上的移動OA協(xié)同應(yīng)用將是管理的巨大亮點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)組織管理者無處不在、無時不在的實(shí)時動態(tài)管理，這將給傳統(tǒng)OA帶來重大的飛躍。6.3智能化隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，用戶在進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理時，面對越來越多的數(shù)據(jù)，如果辦公軟件能幫助用戶做一些基本的商業(yè)智能分析工作，幫助用戶快速的從這些數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)一些潛在的商業(yè)規(guī)律與機(jī)會，提高用戶的工作績效，將對用戶產(chǎn)生巨大的吸引力。6.4協(xié)同化幾年來不少企事業(yè)單位都建立自己的辦公系統(tǒng)，運(yùn)用財(cái)務(wù)管理軟件，并陸續(xù)引入進(jìn)銷存、ERP、SCM、HR、CRM等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)在提升組織管理效率的同時，也會形成組織的信息孤島，無法形成整合效應(yīng)來幫助組織更高效管理和決策，因此能整合各個系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運(yùn)作的集成軟件成了大勢所趨，而且愈來愈受企事業(yè)單位的歡迎。6.5通用化通用OA系統(tǒng)是OA技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的結(jié)果，正如Windows最終替代了DOS系統(tǒng)，其更強(qiáng)的通用性、適應(yīng)性以及