優(yōu)化資產(chǎn)采購管理項(xiàng)目計(jì)劃

1、6SIGMA優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃書一、項(xiàng)目名稱：優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)二、項(xiàng)目目的：資產(chǎn)采購從金額上來講，是行政后勤部第二大費(fèi)用支出項(xiàng)目，需要加 強(qiáng)管理；從客戶滿意度上來講，采購業(yè)務(wù)的客戶滿意度一直處于較低的水平，有較大的改進(jìn)空間。本項(xiàng)目主要通過優(yōu)化采購周期、降低采購成本、提升采購 質(zhì)量三方面提升采購業(yè)務(wù)的水平，提高客戶滿意度。三、項(xiàng)目目標(biāo)（交付物）：1. 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評測）2. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的采購周期子項(xiàng)目報(bào)告3. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告4. 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購流程5. 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系（含選擇及評估流程）四、項(xiàng)目范圍（POS）為了降低公司運(yùn)營成本，提升

2、資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)的運(yùn)作水平，自2001年9月17日2002 年5月31日，在聯(lián)想集團(tuán)有限公司京區(qū)平臺實(shí)施優(yōu)化資產(chǎn)采購系統(tǒng)項(xiàng)目。項(xiàng)目將需工 時(shí)1816工時(shí)，資金投入共計(jì)283000元（與節(jié)電項(xiàng)目一起，詳細(xì)數(shù)據(jù)見第八條資源需求）， 項(xiàng)目預(yù)期使資產(chǎn)采購周期平均縮短 26%、采購折扣率在現(xiàn)有基礎(chǔ)上再提升3%的比例， 采購合格率提升2個(gè)百分點(diǎn)。具體項(xiàng)目指標(biāo)如下：米購種類項(xiàng)目指標(biāo).、亠、.,、S Z . 實(shí)施刖實(shí)施后外部采購采購周期平均（平均）（取長）通用類12.5 天7天9天通用類（家具）47.542天44天通用類（簽合同）16天10天12天通用類（簽合同）（家具）51天45天47天通用類（采購組）20天1

3、5天18天通用類（采購組）（家具）55天50天53天通用類（招投標(biāo)）35天28天32天通用類（招投標(biāo)）（家具）70天63天67天專用類（審批建帳周期）4.5天2.5天內(nèi)部采購采購周期辦公用機(jī)9天5天7天C類內(nèi)部領(lǐng)用（有現(xiàn)貨）11天5天9天C類內(nèi)部領(lǐng)用（訂單生產(chǎn)） -服務(wù)器41天35天39天C類內(nèi)部領(lǐng)用（訂單生產(chǎn)） -其他27天20天29天外部采購?fù)ㄓ妙愘Y產(chǎn)（詳見附件四）折扣率現(xiàn)狀折扣率目標(biāo)家電類10. 8%13%照/攝相器材類25.2%29%計(jì)算機(jī)外設(shè)類7.5%11%辦公設(shè)備類32%35%專用類資產(chǎn)（詳見附件五）折扣率現(xiàn)狀折扣率目標(biāo)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備17%18%軟件54%60%外設(shè)18%20%電力設(shè)備1

4、4%20%生產(chǎn)設(shè)備18%20%儀器儀表17%20%通訊視頻8%15%五、項(xiàng)目組成員及其職責(zé)姓 名職責(zé)倡導(dǎo)者（發(fā)起人）李淑明1、項(xiàng)目預(yù)算及全體人員的管理；2、批準(zhǔn)任命leader及項(xiàng)目的時(shí)間、成本、工作范圍；3、指導(dǎo)、培訓(xùn)項(xiàng)目leader ；項(xiàng)目管理者北京廠 制造技 術(shù)發(fā)展 處TeamLeader彭代蓮江建兵1、對項(xiàng)目的最終結(jié)果負(fù)責(zé)；2、負(fù)責(zé)對項(xiàng)目組成員所需 6sigma知識和工具進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)；3、牽頭制定項(xiàng)目計(jì)劃并推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施；4、負(fù)責(zé)項(xiàng)目組成員在項(xiàng)目工作中的績效考核。核心成員熊久紅趙萱協(xié)調(diào)資源，將6SIGMA的推進(jìn)與處內(nèi)其他業(yè)務(wù)及項(xiàng)目融合起來；將項(xiàng)目組成員表現(xiàn)列入績效考核。劉靖趙卉負(fù)

5、責(zé)子項(xiàng)目“提升采購價(jià)格折扣及一次到貨合格率”。負(fù)責(zé)價(jià)格折扣指標(biāo)的建立及數(shù)據(jù)收集；供應(yīng)商考評體系的確立、渠道梳理；組織與供應(yīng)商的 談判和簽約；可打包采購資產(chǎn)的梳理及數(shù)據(jù)提供；擬定招投標(biāo)文件并組織 招標(biāo)；客戶需求分析；找標(biāo)桿；對價(jià)格折扣率、采購合格率指標(biāo)負(fù)責(zé)。趙卉負(fù)責(zé)專用類資產(chǎn)采購流程的優(yōu)化。杜青負(fù)責(zé)子項(xiàng)目“縮短采購周期”。采購周期各項(xiàng)指標(biāo)建立及數(shù)據(jù)收集；客戶 需求分析；優(yōu)化通用類資產(chǎn)采購流程；建立采購流程中各崗位的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)； 對采購周期指標(biāo)負(fù)責(zé)。趙雪峰負(fù)責(zé)收貨環(huán)節(jié)的控制及數(shù)據(jù)收集，一次到貨合格率及返修率數(shù)據(jù)的提供。周期李秀芳負(fù)責(zé)匯總專用類采購周期數(shù)據(jù)；審核內(nèi)外部采購原始數(shù)據(jù)，優(yōu)化建帳環(huán)節(jié)其他項(xiàng)目

6、組成員劉鳳姣負(fù)責(zé)報(bào)銷環(huán)節(jié)的優(yōu)化及數(shù)據(jù)收集。楊振營趙英剛潭麗華陳霆蔣克平李秀云馮鳳英張聰杰陳曉真郭欣按規(guī)范填寫原始數(shù)據(jù)收集表單，輔助自己的直接主管完成項(xiàng) 目職責(zé)。六、項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃WBS DICTIONARY （見附件二）項(xiàng)目甘特圖（見附件六） 標(biāo)注里程碑資產(chǎn)采購項(xiàng)目里程碑制表日期：200111制表人：江建兵負(fù)責(zé)人：杜青、劉靖、趙卉里程碑交付物；完成日期責(zé)任人最終成果100%1. 項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告（附數(shù)據(jù)、項(xiàng)目各項(xiàng)指標(biāo)評測）2. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的采購周期子項(xiàng)目報(bào)告3. 經(jīng)項(xiàng)目組審核過的價(jià)格折扣子項(xiàng)目報(bào)告4. 標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購流程5. 標(biāo)準(zhǔn)化的供應(yīng)商管理體系（含選擇及評估流程）6. 渠道現(xiàn)狀分析報(bào)告20

7、02/05/012002/05/012002/05/012002/05/012002/05/252002/05/25江建兵 杜青 劉靖 杜青/趙卉 劉靖趙卉/劉靖中期目標(biāo)75%1. 采購周期新數(shù)據(jù)采集及分析報(bào)告2. 修訂后的資產(chǎn)采購流程，通過審批3. 采購技能培訓(xùn)教材，實(shí)施培訓(xùn)4. 采購周期指標(biāo)分析報(bào)告（應(yīng)達(dá)到平均周期再次縮短：通用類2天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用1.5天）5. 采購價(jià)格折扣、采購合格率指標(biāo)的跟蹤報(bào)表6. 價(jià)格折扣等指標(biāo)的分析報(bào)告（指標(biāo)包括價(jià)格折扣、采 購合格率，此時(shí)價(jià)格折扣應(yīng)已達(dá)到項(xiàng)目預(yù)期即提升了2002/03/012002/03/012002/03/012002/03/0120

8、02/03/012002/03/01杜青杜青杜青杜青劉靖/趙卉 劉靖/趙卉3個(gè)百分點(diǎn)）7供應(yīng)商季度評估報(bào)告2002/03/01趙卉/劉靖中期目標(biāo)1.對確立為談判對象的供應(yīng)商的考察報(bào)告2002/01/01趙卉/劉靖50%2.與供應(yīng)商簽署的合作協(xié)議2002/01/01趙卉/劉靖3.大金額采購招標(biāo)的標(biāo)書樣本及招標(biāo)報(bào)告2002/01/01趙卉/劉靖4.建立優(yōu)化后采購周期的新的數(shù)據(jù)采集體系2001/12/01杜青5.對于新采購流程的宣貫培訓(xùn)教材，培訓(xùn)實(shí)施2001/12/01杜青6.審批完的新流程，投入實(shí)施2001/12/01杜青中期目標(biāo)1.采購周期數(shù)據(jù)采集體系（指標(biāo)定義、數(shù)據(jù)收集表單、2001/10/3

9、0杜青25%收集制度、測算方法等）2.采購流程優(yōu)化的需求調(diào)研報(bào)告2001/10/30杜青3.梳理完的流程（以對流程進(jìn)行了優(yōu)化，并向上報(bào)批）2001/10/30杜青/趙卉4.新流程下采購周期的分析報(bào)告（應(yīng)達(dá)目標(biāo)周期平均縮2001/10/30杜青短：通用類3天、專用類1天、內(nèi)部領(lǐng)用2.5天）5.價(jià)格折扣率、采購合格率指標(biāo)的收集體系（指標(biāo)定義、2001/09/30趙卉/劉靖數(shù)據(jù)收集表單、收集制度、測算方法等）6.通用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告2001/09/30劉靖7.專用類價(jià)格折扣現(xiàn)狀及改進(jìn)目標(biāo)報(bào)告2001/09/30趙卉8.通過報(bào)批的供應(yīng)商管理規(guī)范2001/10/30劉靖9.供應(yīng)商原始數(shù)據(jù)分析

10、報(bào)告（通過分析數(shù)據(jù)，確立下一2001/10/30趙卉/劉靖階段的談判對象及談判計(jì)劃）10.客戶需求報(bào)告2001/10/30趙卉/劉靖七、項(xiàng)目標(biāo)志第四項(xiàng)項(xiàng)目描述中的各項(xiàng)指標(biāo)均達(dá)成，并給出第三項(xiàng)項(xiàng)目交付物中的5項(xiàng)交付物即標(biāo)志著項(xiàng)目的成功。丿八、項(xiàng)目資源需求及收益預(yù)測資源需求：項(xiàng)目從2001年9月17日開始至2002年5月31日結(jié)束，預(yù)計(jì)投入工 時(shí)1816工時(shí)、資金投入：與節(jié)電項(xiàng)目一起共需資金： 共計(jì)283000元外部培訓(xùn)（咨詢公司）20萬元；內(nèi)部培訓(xùn)（二次培訓(xùn)及采購技能培訓(xùn)）：3萬元；差旅費(fèi)（2人6次）：48000元活動(dòng)費(fèi)（項(xiàng)目中期及終期，順利完成項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)時(shí)使用）：5000元收益預(yù)測：直接收

11、益：價(jià)格折扣的提高節(jié)約了采購成本-2000萬*3%=60萬從2001年5月份以后每年可節(jié)約-22000萬*3%=660萬間接收益：采購周期平均縮短了26%，審批環(huán)節(jié)的簽字人次減少，可大大節(jié)約采購的人工成本；采購合格率的提高也會有效降低人工成本；以上指 標(biāo)的改善會大大提高采購業(yè)務(wù)的客戶滿意度。對部門持續(xù)改善的貢獻(xiàn)：1. 形成了標(biāo)準(zhǔn)化的資產(chǎn)采購流程及供應(yīng)商管理體系2. 摸索了 6sigma項(xiàng)目管理的方法，積累一定的經(jīng)驗(yàn)，可供其他業(yè)務(wù) 處參考；3. 培養(yǎng)了一些具有6sigma理念、善用6sigma工具解決問題的團(tuán)隊(duì), 為后續(xù)推動(dòng)6sigma的應(yīng)用起到促進(jìn)作用；九、 項(xiàng)目的柔性：時(shí)間（最小）一資源（中

12、） 范圍（最大）十、 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃資產(chǎn)采購項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)表表1風(fēng)險(xiǎn)號嚴(yán)重度發(fā)生的頻度可探測程度總體威脅1流程審批 時(shí)間長HHHH2原始數(shù)據(jù) 不準(zhǔn)確HHMH3核心成員流失HMLH4相關(guān)部 門協(xié)調(diào)失 敗HMHM5成員瀆職MMHM表2風(fēng)險(xiǎn)號預(yù)防行動(dòng)應(yīng)急行動(dòng)起動(dòng)信號起動(dòng)人員1領(lǐng)導(dǎo)層在流程討論 的關(guān)鍵階段介入溝通，啟動(dòng)臨時(shí)性 操作辦法流程簽批在計(jì)劃時(shí)間內(nèi) 無結(jié)果劉靖/杜青2加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集過程 的監(jiān)控抽查力度核對原始數(shù)據(jù)抽查時(shí)發(fā)現(xiàn)5%數(shù)據(jù)不符劉靖/趙卉/杜青3加強(qiáng)溝通、明確項(xiàng) 目意義及對自身影 響，準(zhǔn)備后備人員后備人員接手核心成員流失熊久紅4獲得上層領(lǐng)導(dǎo)支持上層協(xié)調(diào)項(xiàng)目組協(xié)調(diào)失敗江建兵5培訓(xùn)和教育，建立 監(jiān)督

13、檢查機(jī)制，準(zhǔn) 備后備人員溝通，后備人員接 手未按計(jì)劃完成階段目標(biāo)江建兵、團(tuán)隊(duì)公約1、計(jì)劃階段1.1溝通形式：會議、郵件1.2 參加人員：核心成員 -熊久紅、趙萱、 杜青、劉靖、趙卉、李秀芳、趙雪峰1.3 完成時(shí)間： 2001年 9月 17日1.4 成果：經(jīng)批準(zhǔn)的總項(xiàng)目計(jì)劃書、各自職責(zé)的甘特圖。2、實(shí)施跟蹤階段2.1 在計(jì)劃完成時(shí)間內(nèi)對進(jìn)展進(jìn)行交流，遇困難或新問題時(shí)隨時(shí)溝通；2.2 由各任務(wù)的責(zé)任人按時(shí)完成實(shí)施各階段的回顧及分析報(bào)表，提交江建兵；2.3 由江建兵匯總階段成果，提交倡導(dǎo)者。3、對項(xiàng)目計(jì)劃和目標(biāo)的調(diào)整： 調(diào)整流程：如因特殊原因需對計(jì)劃或目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，核心成員以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)提出 理由和建

14、議，經(jīng)項(xiàng)目組討論，評估影響，達(dá)成一致后交項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn)， 只有經(jīng)項(xiàng)目管理者和倡導(dǎo)者批準(zhǔn)后的變更方可生效。4、項(xiàng)目文件管理4.1 需要存檔的文件：凡是與項(xiàng)目相關(guān)的具有保存或參考價(jià)值的文件，如不同版 本的項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目原始數(shù)據(jù)記錄表格、流程文件、管理規(guī)定文件、調(diào)查 報(bào)告、分析文件；項(xiàng)目成員參加會議考勤記錄、項(xiàng)目會議紀(jì)要等。4.2 文件存檔的方式：電子、紙質(zhì)5、溝通機(jī)制5.1 會議：核心成員每周五上午 9：3010：30 召開一次例會，進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)展回顧， 并商討解決存在的問題；必要時(shí)組織臨時(shí)會議； 向倡導(dǎo)者匯報(bào)：兩周一次，遇重要問題的決策時(shí)，組織臨時(shí)會議； 會議的通知、 會議室及儀器等的預(yù)

15、訂和準(zhǔn)備、 會議紀(jì)要等由核心成員輪流 負(fù)責(zé)；因故不能參會者，需征得項(xiàng)目 LEADER 的同意； 會議紀(jì)要在會后一個(gè)工作日內(nèi)發(fā)相關(guān)人員。5.2 電話/郵件：隨時(shí)將本人所負(fù)責(zé)的工作進(jìn)展通報(bào)項(xiàng)目組全體核心成員。6、項(xiàng)目組成員的績效考核6.1 比重：根據(jù)參與程度的不同， 占個(gè)人績效考核的一定比例（該比例應(yīng)不低于 個(gè)人季度工作計(jì)劃中 6sigma 項(xiàng)目工作所占的比重） ；6.2 依據(jù)：個(gè)人計(jì)劃是否按時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)完成； 是否對項(xiàng)目各項(xiàng)資料和成果進(jìn)行認(rèn)真 整理歸檔； 會議、活動(dòng)是否按時(shí)參加，是否積極發(fā)表意見；遇問題時(shí)是否及 時(shí)交流；是否學(xué)會使用 6sigma 工具及 PROJECT 軟件。6.3 方式：以參與評價(jià)的方式體現(xiàn)在季度績效考核表中。7、團(tuán)隊(duì)成員承諾：7.1使用6sigma語言、團(tuán)隊(duì)協(xié)作、知識與經(jīng)驗(yàn)共享。7.2 嚴(yán)格按計(jì)劃推進(jìn)，出現(xiàn)突發(fā)事件及時(shí)溝通匯報(bào)，收集準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。8、爭議解決：在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，如果出現(xiàn)爭議首先由TEAM LEADER 與項(xiàng)目組核心成員進(jìn)行協(xié)調(diào)評判，不能解決爭端則上交項(xiàng)目管理者及倡導(dǎo)人處理。十二、 項(xiàng)目計(jì)劃確認(rèn)和批準(zhǔn)項(xiàng)目成員對本項(xiàng)目計(jì)劃的簽字確認(rèn):SP