有關(guān)集團(tuán)公司集中采購的系統(tǒng)的設(shè)計(jì)策略

1、有關(guān)集團(tuán)公司集中采購的系統(tǒng)的設(shè)計(jì)策略1 集中采購定義與意義集中采購已經(jīng)成為現(xiàn)在中大型企業(yè)的采購方向。集中采購的基本原理是規(guī)模經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。如何決策集團(tuán)采購模式和某種物料采購模式，要依據(jù)物資的種類在集團(tuán)中的批量及其重要性而定。現(xiàn)有集團(tuán)化公司采購模式分為集中采購、分別采購、統(tǒng)采分談。集中采購指集團(tuán)將內(nèi)部的采購需求進(jìn)行集中，一次性進(jìn)行采購，再分配給下屬單位。由于一次性采購量大，可以最大化的降低采購的直接費(fèi)用，也利于集團(tuán)對(duì)采購業(yè)務(wù)的整體控制，但是會(huì)占用大量資金，也降低采購靈活性。集中采購可以分為集團(tuán)集中和下屬聯(lián)合兩類。分別采購指由各下屬單位獨(dú)立完成采購任務(wù)。這樣采購的靈活性較大，但相對(duì)價(jià)格水平較高，不利于

2、采購成本控制。統(tǒng)采分談是指集團(tuán)統(tǒng)一就某一采購事宜進(jìn)行框架性采購協(xié)議（量、價(jià)、品質(zhì)等），但是由下屬單位在采購業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，分別進(jìn)行補(bǔ)充談判。這樣采購的靈活性和價(jià)格水平的相對(duì)平衡，只是集團(tuán)控制力度較弱。以本單位下屬武安工業(yè)區(qū)為例，年產(chǎn)鐵水47萬噸，日需鐵性粉料1.3萬噸，以100美元/噸計(jì)算，日采購金額130萬美元。對(duì)于大礦商來說，130萬美元/日的采購金額過于弱小，但是假設(shè)本單位下屬武安工業(yè)區(qū)、蕪湖工業(yè)區(qū)等集中采購，鐵性粉料采購金額將達(dá)到300萬-400萬美元/日，絕對(duì)可以變身為戰(zhàn)略客戶。以戰(zhàn)略客戶讓價(jià)0.5%來計(jì)算，就有1.5-2萬美元/日的采購金額利差。這是不容小覷的數(shù)字。集中采購是與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)

3、體制相適應(yīng)的企業(yè)采購管理模式，突出了現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在采購管理過程中的應(yīng)用，強(qiáng)制規(guī)范整個(gè)采購周期內(nèi)的管理，體現(xiàn)了買方市場(chǎng)主導(dǎo)下買方與賣方利益的均衡化，體現(xiàn)采購管理逐步實(shí)現(xiàn)社會(huì)化的趨勢(shì)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)了采購業(yè)務(wù)的制度化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化、公開化。2 集中采購實(shí)施條件集中采購看著很美好，但是信息化集中采購需要很多條件。組織機(jī)構(gòu)方面，集團(tuán)公司與各下屬單位必須成立相應(yīng)計(jì)劃、采購、招標(biāo)、結(jié)算、倉儲(chǔ)等關(guān)鍵部門，單純財(cái)務(wù)導(dǎo)向型管控的集團(tuán)公司不適用集中采購。其次，這些業(yè)務(wù)部門要垂直雙重管理，不僅要對(duì)本級(jí)單位負(fù)責(zé)，還要對(duì)上級(jí)單位負(fù)責(zé)，目的是形成業(yè)務(wù)上的多級(jí)迅速聯(lián)動(dòng)，增加業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。另外，集團(tuán)公司內(nèi)部必須要有一

4、整套完善的權(quán)利則分配明細(xì)，避免內(nèi)部利益分配不均與權(quán)責(zé)不匹配，例如集中采購所產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益如何在集團(tuán)內(nèi)分配。業(yè)務(wù)流程方面，集團(tuán)公司要有采購每種物料的相關(guān)審批、執(zhí)行流程。業(yè)務(wù)流程的明細(xì)化，是信息化的前提。只有具體到每種物料的采購細(xì)則，才能很好地設(shè)置采購、批轉(zhuǎn)流程，否則就將有不能預(yù)測(cè)的管理風(fēng)險(xiǎn)。主數(shù)據(jù)方面，主要涉及物料、組織人事、財(cái)務(wù)三大類。物料類，要實(shí)現(xiàn)物料在集團(tuán)內(nèi)的唯一編碼和準(zhǔn)確描述，同時(shí)考慮數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的便利性。組織人事類，要實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)各級(jí)組織人事在集團(tuán)內(nèi)的唯一編碼，同時(shí)考慮其可分配的權(quán)限問題。財(cái)務(wù)類，要實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的聯(lián)動(dòng)性。沒有集中支付，集中采購就是空談。財(cái)務(wù)類包括合同結(jié)算、結(jié)算入賬、資金報(bào)批、資

5、金準(zhǔn)備、資金支付等。資金的流轉(zhuǎn)性越高，付出的采購資金越低。自然，這三類主數(shù)據(jù)的生成、修改、審批、使用將是集中采購信息化的關(guān)鍵。以中石化為例，僅僅物料主數(shù)據(jù)就花費(fèi)了三年的時(shí)間和一億的資金。協(xié)作方面，要有信息化、采購、計(jì)劃、倉儲(chǔ)、生產(chǎn)、運(yùn)輸、計(jì)量、檢化驗(yàn)、審計(jì)、財(cái)務(wù)等多部門參與實(shí)施。因此，要有能協(xié)調(diào)相關(guān)部門的集團(tuán)公司副總級(jí)以上管理人員坐鎮(zhèn)指揮；要有熟悉多部門人員以及專職協(xié)調(diào)部門全程跟進(jìn)；要有熟悉全業(yè)務(wù)流程的編程團(tuán)隊(duì)開展工作。硬件網(wǎng)絡(luò)方面，最低要求數(shù)臺(tái)小型機(jī)組成的機(jī)群與穩(wěn)定的VPN網(wǎng)絡(luò)。市場(chǎng)瞬息萬變，高速的數(shù)據(jù)處理能力和穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)必不可少。但相對(duì)集中采購所帶來的效益而言，這些都是可以接受的。只有具備

6、了以上幾個(gè)條件，集團(tuán)公司的信息化集中采購才可以進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)。3 集中采購模塊劃分主要分為17個(gè)模塊以及若干子孫模塊。每個(gè)模塊都有新增、修改、使用、審批等相關(guān)操作，都要有獨(dú)立維護(hù)的頁面，切不可直接到后臺(tái)操作。要把能放前臺(tái)處理的部門全部放前臺(tái)處理，嚴(yán)格區(qū)分前后臺(tái)的操作。每一個(gè)模塊所涉及的可能變更的數(shù)據(jù)元素，盡可能明細(xì)表單化，不要固化，例如稅率，增值稅抵扣率等。物料模塊，可以分為物料分類子模塊和物料編碼子模塊。主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)物料的統(tǒng)一編碼并準(zhǔn)確描述，明晰采購等級(jí)、采購模式、計(jì)量單位、基本屬性等，是系統(tǒng)運(yùn)行的關(guān)鍵模塊。在模塊中，對(duì)于采購等級(jí)、采購模式、計(jì)量單位等要采用子表的形式，嚴(yán)禁固化到頁面或程序中

7、。對(duì)于物料屬性，由于描述項(xiàng)目數(shù)量不確定，不適合采用橫型數(shù)據(jù)表存儲(chǔ)，宜采用豎型數(shù)據(jù)表存儲(chǔ)，以便于隨時(shí)調(diào)整屬性集。只是存在豎型轉(zhuǎn)橫型瀏覽的問題，以及頁面友好顯示的問題（例如項(xiàng)目過多，單行顯示可能超出頁面）要處理好。組織人事模塊，主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)所有組織和人員的統(tǒng)一編碼和職責(zé)范圍界定，依據(jù)角色模塊給每一個(gè)員工分配角色權(quán)限。本模塊要與人力資源系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，隨時(shí)掌握最新的組織人事變動(dòng)，以便于相應(yīng)權(quán)限的調(diào)整，避免人員部門與權(quán)限的不匹配。建議設(shè)計(jì)專用子模塊，接收人力資源系統(tǒng)內(nèi)有關(guān)集團(tuán)內(nèi)人員的新增、職務(wù)變動(dòng)、部門變動(dòng)等信息，而后作出相應(yīng)權(quán)限分配。角色模塊，依照組織人事模塊職責(zé)分工，對(duì)組織內(nèi)員工進(jìn)行角色劃分，同時(shí)分配

8、不同的操作權(quán)限。角色劃分基本依照組織部門的劃分即可，必要時(shí)加以適度調(diào)整。操作權(quán)限，包括對(duì)物料種類、可操作頁面、數(shù)據(jù)檢索、審批等方面的授權(quán)。流程模塊，主要依據(jù)工作流程，設(shè)定各項(xiàng)業(yè)務(wù)的具體流向、條件。將其單獨(dú)模塊化，主要考慮流程設(shè)置的定制化，不同單位相同業(yè)務(wù)可以不一樣的流程設(shè)置。企業(yè)在業(yè)務(wù)流程化的過程中可以進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)業(yè)務(wù)的管控和標(biāo)準(zhǔn)化。流程的友好可視化快速設(shè)置，是流程模塊成功與否的關(guān)鍵指標(biāo)。倉儲(chǔ)模塊，主要負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)所有物資的倉儲(chǔ)管理及儲(chǔ)備資金管理。主要操作有點(diǎn)收入庫、庫內(nèi)作業(yè)、發(fā)料出庫、退料入庫、退料出庫、庫存盤點(diǎn)等。物資倉儲(chǔ)可以集中存儲(chǔ)，也可以分散存儲(chǔ)，甚至零存儲(chǔ)，但是相關(guān)信息必須進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)

9、，實(shí)時(shí)更新。計(jì)劃模塊，主要負(fù)責(zé)對(duì)不同物料依據(jù)物料采購等級(jí)進(jìn)行分級(jí)匯總，并與倉儲(chǔ)模塊聯(lián)動(dòng)，形成采購計(jì)劃或者物資調(diào)撥，實(shí)現(xiàn)采購資源共享，杜絕過度采購。計(jì)劃是整個(gè)采購的發(fā)起，所以直接影響了整個(gè)采購行為。采購模塊，主要是進(jìn)行采購行為。依照采購計(jì)劃，依照不同物資的采購模式進(jìn)行。分為詢比價(jià)、招標(biāo)、競(jìng)標(biāo)、框架協(xié)議執(zhí)行四類子模塊，采購行為的結(jié)果有合同和框架協(xié)議兩種方式。合同是可直接執(zhí)行的，相關(guān)合同元素是完整?？蚣軈f(xié)議是不可直接執(zhí)行的，缺失部分可執(zhí)行元素，例如單價(jià)、數(shù)量等。采購詢比價(jià)子模塊，主要為采購員向一定范圍內(nèi)的供應(yīng)商發(fā)出包含有采購物資數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款要求等的詢價(jià)書；供應(yīng)商依據(jù)各自情

10、況進(jìn)行報(bào)價(jià)，并附報(bào)價(jià)說明；采購員依照供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，評(píng)定報(bào)價(jià)結(jié)果，并報(bào)相關(guān)人員審批。詢比價(jià)模式適用于有長期協(xié)作關(guān)系或具有壟斷地位的供應(yīng)商的物資采購，目的是快捷采購。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-詢價(jià)書-詢價(jià)結(jié)果-詢價(jià)結(jié)果審批-訂立合同（框架協(xié)議）。采購招標(biāo)子模塊，主要為將采購員向一定范圍內(nèi)或公開的發(fā)出詢價(jià)書；供應(yīng)商依據(jù)各自情況進(jìn)行投標(biāo)，并附相關(guān)說明；招標(biāo)部門按照既定流程，在多方參與的前提下公平的，逐步對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行解讀，最終選出中標(biāo)供應(yīng)商。國內(nèi)招投標(biāo)主要法律依據(jù)為中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例。招標(biāo)模式適用于大宗物資、高金額或者大的綜合型工程項(xiàng)目，目的是尋得總價(jià)最低，服務(wù)

11、最優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。需要包含評(píng)標(biāo)專家管理孫模塊，其主要為對(duì)評(píng)標(biāo)專家的相關(guān)工作，例如評(píng)標(biāo)專家數(shù)據(jù)表、評(píng)標(biāo)專家的抽取、評(píng)標(biāo)參加能否參加、評(píng)標(biāo)專家的簽到等。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-招標(biāo)方案-招標(biāo)方案審批-招標(biāo)準(zhǔn)備（生成招標(biāo)書、售賣標(biāo)書、評(píng)標(biāo)專家組成等）-開評(píng)標(biāo)（會(huì)議簽到、開標(biāo)說明、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)等）-招標(biāo)結(jié)果（公示結(jié)果等）-招標(biāo)結(jié)果審批-供應(yīng)商具體報(bào)價(jià)-訂立合同（框架協(xié)議）。采購競(jìng)標(biāo)子模塊，主要為采購員向一定范圍內(nèi)或公開的發(fā)出包含采購物資數(shù)量、技術(shù)、時(shí)間、交貨、付款要求等的詢價(jià)書；同時(shí)設(shè)定每次競(jìng)價(jià)的降價(jià)比率或降幅總金額；供應(yīng)商依據(jù)各自情況進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行競(jìng)標(biāo)，以價(jià)最低者的。競(jìng)標(biāo)子模塊，適用于標(biāo)準(zhǔn)件或者社

12、會(huì)可提供服務(wù)無差別的物資采購，目的是尋得最低價(jià)者。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-競(jìng)價(jià)邀請(qǐng)-競(jìng)價(jià)規(guī)則-競(jìng)價(jià)-競(jìng)價(jià)結(jié)果-訂立合同（框架協(xié)議）。采購框架協(xié)議執(zhí)行模塊，是特殊模塊，是對(duì)已經(jīng)采購模塊過程結(jié)束產(chǎn)生的框架協(xié)議的繼續(xù)，因?yàn)榭蚣軈f(xié)議不能直接執(zhí)行，采購信息不完善。主要流程為：計(jì)劃-計(jì)劃審批-選取框架協(xié)議-向供應(yīng)商發(fā)出采購計(jì)劃-供應(yīng)商反饋-補(bǔ)充框架協(xié)議-采購審批-訂立合同。合同模塊，包含兩個(gè)較大的子模塊，合同文本子模塊和合同文本格式化子模塊。合同文本子模塊主要是將合同文本進(jìn)行分類管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理，是純文本的可打印出簽章的法律文本，主要有合同和補(bǔ)充協(xié)議兩種形式（補(bǔ)充協(xié)議是對(duì)合同的修訂、補(bǔ)充、完善和繼承）

13、。合同文本格式化子模塊是對(duì)合同文本的格式化（主要為數(shù)字化和公式化）處理，使得計(jì)算機(jī)可以依照合同條款進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算，例如對(duì)物料理化指標(biāo)的考核、對(duì)交貨期的考核等。合同模塊設(shè)置比較復(fù)雜，要考慮合同任何部分的調(diào)整、修改，例如價(jià)格、執(zhí)行期、交貨地址、結(jié)算方式等。由于合同涉及元素較多，較雜，系統(tǒng)內(nèi)可以強(qiáng)制約定可修改項(xiàng)和不可修改項(xiàng)，一旦出現(xiàn)不可修改項(xiàng)變動(dòng)則合同完全重新起草，甚至從采購計(jì)劃重新開始。例如，支付方式（現(xiàn)匯或承兌）的改變將影響合同主元素價(jià)格的變化。從而導(dǎo)致合同整體的變化。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為合同編號(hào)，在生成合同文本時(shí)自動(dòng)生成，并向計(jì)量、檢化驗(yàn)?zāi)K發(fā)布。對(duì)于鋼鐵企業(yè)來說，合同格式化模塊還需要自動(dòng)計(jì)量模

14、塊和自動(dòng)檢化驗(yàn)?zāi)K的支持。自動(dòng)計(jì)量模塊，主要為自動(dòng)對(duì)進(jìn)廠貨物進(jìn)行計(jì)量，不允許人為干預(yù)計(jì)量過程。以IC卡自助計(jì)量為例，主要流程為：依照合同號(hào)領(lǐng)卡-刷卡進(jìn)廠-刷卡毛重計(jì)量-刷卡取樣-刷卡入庫-刷卡離庫-刷卡皮重計(jì)量-刷卡出廠。在實(shí)際生產(chǎn)中還存在退貨出廠等子流程。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為磅單編號(hào)，物資進(jìn)廠時(shí)要與物資合同編號(hào)關(guān)聯(lián)。自動(dòng)檢化驗(yàn)?zāi)K，主要為自動(dòng)對(duì)物料進(jìn)行編組封裝化驗(yàn)并公布，盡可能減少人為干預(yù)。主要流程為：刷卡取樣-樣品編組-樣品化驗(yàn)-化驗(yàn)結(jié)果-結(jié)果審核-結(jié)果公布。自然在實(shí)際生產(chǎn)中，還存在復(fù)樣（重新檢化驗(yàn)樣品）、重新采樣等行為，本模塊設(shè)計(jì)要予以充分考慮。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為化驗(yàn)單編號(hào)，要與磅單編

15、號(hào)關(guān)聯(lián)。供應(yīng)商模塊，主要為供應(yīng)商在系統(tǒng)內(nèi)可進(jìn)行的操作，例如注冊(cè)（營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證、特種許可證等信息）、可供物料登記、報(bào)價(jià)、競(jìng)價(jià)、投標(biāo)等。市場(chǎng)模塊，主要為時(shí)時(shí)在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布有關(guān)采購的各類信息，例如有關(guān)鐵礦粉的礦山信息、普氏指數(shù)、外匯匯率、金融動(dòng)向、供需信息、期貨信息等市場(chǎng)信息；機(jī)物料的新產(chǎn)品研發(fā)投用，可替代物資的性價(jià)比等。市場(chǎng)模塊主要針對(duì)大宗、高價(jià)物料設(shè)置，盡可能為采購提供參考。結(jié)算模塊，主要為依據(jù)合同文本及其格式化的合同文本，依靠合同模塊、倉儲(chǔ)模塊、計(jì)量模塊、檢化驗(yàn)?zāi)K等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)結(jié)算，并將結(jié)算數(shù)據(jù)傳遞至財(cái)務(wù)模塊。結(jié)算人員只要指定結(jié)算所需的合同編號(hào)、起

16、始截止日期即可開始結(jié)算。由于結(jié)算模塊承擔(dān)系統(tǒng)最多的運(yùn)算職能，所以結(jié)算模塊必須考慮算法，例如分級(jí)運(yùn)算、預(yù)運(yùn)算等。分級(jí)運(yùn)算主要思想就是將整個(gè)結(jié)算的運(yùn)算步驟分解，在不同時(shí)間段運(yùn)行不同的結(jié)算部分在結(jié)算時(shí)匯。例如首先運(yùn)算涉及重量的數(shù)據(jù)，可以運(yùn)算出每車的干噸、濕噸等數(shù)據(jù)，可以在過磅較少的晚間進(jìn)行；接著運(yùn)算有關(guān)檢化驗(yàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)，每組檢化驗(yàn)數(shù)據(jù)考核值以及考核金額，可以在檢化驗(yàn)數(shù)據(jù)公布之后立即進(jìn)行，利用定時(shí)檢索進(jìn)行；然后，指定在檢化驗(yàn)數(shù)值公布的某一時(shí)間，運(yùn)算每一車/批物資的金額；最后在結(jié)算員結(jié)算時(shí)，將已經(jīng)有的單車/批結(jié)算數(shù)據(jù)等合并，并出具結(jié)算單。供應(yīng)商管理模塊，主要為供應(yīng)商準(zhǔn)入、可供物料準(zhǔn)入以及對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)等

17、。供應(yīng)商評(píng)價(jià)很關(guān)鍵，是對(duì)采購業(yè)務(wù)的一次總結(jié)，需要設(shè)置較全面公允的的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。例如，采購金額、供貨進(jìn)度、貨物質(zhì)量、售后服務(wù)、支付需求、企業(yè)資質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、相關(guān)信息等，對(duì)于每個(gè)評(píng)價(jià)維度設(shè)置不同的評(píng)價(jià)策略和份額，并自動(dòng)綜合評(píng)價(jià)。由于評(píng)價(jià)設(shè)計(jì)運(yùn)算量較大，僅次于計(jì)算模塊運(yùn)算，所以對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)要分步進(jìn)行，需要合理設(shè)置運(yùn)算時(shí)間。以評(píng)價(jià)合同的進(jìn)貨質(zhì)量為例，評(píng)價(jià)時(shí)可以以結(jié)算單為基礎(chǔ)，結(jié)算單出具后就對(duì)本結(jié)算單進(jìn)行評(píng)價(jià)，形成單條評(píng)價(jià)記錄；在需要對(duì)合同出具評(píng)價(jià)結(jié)果時(shí)，僅僅將評(píng)價(jià)記錄進(jìn)行匯總即可。物流模塊，主要為實(shí)時(shí)掌控采購物資全流程的存在狀態(tài)，包括倉儲(chǔ)、承運(yùn)、運(yùn)輸（車輛牌照、裝車毛重、起運(yùn)時(shí)間、預(yù)計(jì)到廠時(shí)間等）、轉(zhuǎn)運(yùn)、線路、天氣、交通等相關(guān)信息，目的是保證貨物安全按時(shí)最低費(fèi)用運(yùn)送到廠卸貨，保證連續(xù)生產(chǎn)使用，減少廠內(nèi)倉儲(chǔ)空間、倒運(yùn)成本以及倉儲(chǔ)金額。物流模塊是可擴(kuò)展模塊，因?yàn)檫M(jìn)廠送貨的車輛，卸貨后就可以是產(chǎn)品外發(fā)的車輛。此模塊的數(shù)據(jù)表主鍵為合同編號(hào)與車號(hào)的聯(lián)合，要與磅單編號(hào)、化驗(yàn)編號(hào)關(guān)聯(lián)。財(cái)務(wù)模塊，主要負(fù)責(zé)采購物資的結(jié)算數(shù)據(jù)入賬、