操作手冊：采購入庫

1、一、采購入庫按新的GSP,采購和入庫是兩碼事兒，采購實際上是采購計劃或 采購意向，是公司向上游訂貨報計劃的過程。采購?fù)ǔＴ谌霂烨皫滋?發(fā)生，因為上游需要組織貨源，藥品運輸有在途時間。在企業(yè)的GSP 流程中，采購在經(jīng)歷“收貨”和“驗收”后，才能到入庫環(huán)節(jié)。如下 圖的紅箭頭：采購申請 采購審批 采購記錄 銷后退回收貨通知 收貨記錄收錄品 峻記洛 B收合 質(zhì)驗不入庫憑證El 入庫草稿 入庫記錄 箱退入庫【藥天下】系統(tǒng)使用導(dǎo)航與單據(jù)自動流轉(zhuǎn)的方式，讓教條的GSP 變得簡單明了。所謂單據(jù)自動流轉(zhuǎn)就是：一個環(huán)節(jié)處理完，單據(jù)自動 退出該環(huán)節(jié)，進入下一個環(huán)節(jié)，以此類推，直到流程走完。如上圖,“采購申請”確認后

2、，單據(jù)自動到“收貨通知”；“收貨”后單據(jù)自動 到“質(zhì)量驗收”；“質(zhì)量驗收”后自動到“入庫憑證”。下面介紹各流 程：1、 采購申請如下圖標注的操作。1-沏.上陌容尸名爾曲助記碼業(yè)雋單號備注2:存為來魁申諸存対申詒開打印倉按生成換訂望編瑪品Z 護入藥且名矗的助記碼觀裕k廠毎單泣施i&Vf11* 1采一購申請制單EI日期lifiBf lotoi供貨白貨位101(1)輸入助記碼，回車，選擇供貨商，回車確認，如果供貨商檔案中3、鈕.穽站和Klass 酹鍵謹認設(shè)定了業(yè)務(wù)員會自動關(guān)聯(lián)出業(yè)務(wù)員，如果有多個業(yè)務(wù)員可以選擇相應(yīng) 的業(yè)務(wù)員。如果業(yè)務(wù)員有授權(quán)品種設(shè)定，那么在單據(jù)制作時僅能選擇 授權(quán)關(guān)聯(lián)的商品，系統(tǒng)開關(guān)

3、56默認按業(yè)務(wù)員授權(quán)；勾選開關(guān)成為按 企業(yè)授權(quán)，可以忽略業(yè)務(wù)員，選擇供貨商己經(jīng)授權(quán)到本企業(yè)的全部商（1.1）如果需要經(jīng)辦管理的，需要在下而輸入經(jīng)辦，如果設(shè)置的經(jīng)辦和貨位關(guān)聯(lián)管理的，系統(tǒng)會自動調(diào)出關(guān)聯(lián)貨位。（2）輸入品名的助記碼，回車，選擇具體的商品，回車，這時商品就會被添加到界而。（3）商品選取后，光標自動跳轉(zhuǎn)到數(shù)量，輸入具體的數(shù)量，回車確認,輸入價格，回車，（按新GSP要求批號、有效期等信息在驗收時錄入）光標跳轉(zhuǎn)到下一行。用戶可以繼續(xù)錄入其他的商品。（4）錄入完畢，點擊“存為采購申請”或“直接生成采購訂單”；“存為采購中請”需要到采購審批頁而，點擊“采購審批”按鈕后才生成采購訂單。生成采購訂

4、單后就能在采購記錄中查詢，同時單據(jù)會在收貨頁而呈現(xiàn)。2、收貨通知（1）藥品送到倉庫，收貨人員點擊“收貨通知”進入收貨頁面，在該頁而的左側(cè)會顯示所有采購未收貨的單據(jù)，選中到貨單據(jù)（新版支持勾選多單），這時可以點擊上面的按鈕“查看采購記錄”查看單據(jù)的品種明細，“核對供貨商票據(jù)印章”核對來貨的單據(jù)及印章是否和備 案一致。（2）如果是新的采購定單，還未在當(dāng)前界面顯示，可以點擊刷新圖標, 刷新顯示采購單列表。（3）如果到貨的是銷售退貨單據(jù)，需先點擊單選框“銷售退貨”，銷售 退貨申請單才會顯示在界而。（4）如果質(zhì)檢要求銷售退貨在收貨前必須前置審批，就必須先點擊按 鈕“銷售退貨審批”，這時系統(tǒng)會關(guān)聯(lián)word

5、模板生成審批表。（5）如果是冷藏、冷凍藥品，可以點擊“冷藏冷凍藥品記錄”標簽，系統(tǒng)會輔助生成冷藏、冷凍藥品需填的項目，溫控方式可填：車載制冷、 冷藏箱、保溫箱等；溫控狀況填寫實際出庫溫度。運輸方式：鐵路、公路、航 空、水路等（6）填寫無誤后，點擊“收貨確認”，這個單據(jù)從左側(cè)消失，流轉(zhuǎn)到“質(zhì)量驗收”，同時生成收貨記錄。曰期業(yè)箔笙號采購人麒貫單位/2013-09-Cejl智丟下SS曰注雄河由i?份有陰么燼II*/|收貨登記an Iojoi-收獰人|智天下 | sisaw zDiHw二 選中收貨梁購訂單（知擊査看明細j 口韜甌爲|有劭旳甲塘浜曲反畀面呈現(xiàn)，4送個思削3.質(zhì);驗收丈看厲史的采購單割B1

6、直置了前置旨執(zhí)L亙?nèi)袈室搽婈舼孩對戰(zhàn)商警閉乏甫因B貨胡I勰輕方畫：一+_一如果杲冷猿藥品點擊主為杳莊術(shù)加軟認文疋卿t況： 議討:很問驕點“農(nóng)15珀迖4/收貨扁認i“翻1餉質(zhì)遜衣號勾選訂電尊收缶猜認瑚認后不進再徭回，自m 入歷臺壯收程虔）驗收員（質(zhì)管部門派住倉庫）點擊“質(zhì)量驗收”進入來貨驗收頁而。已 收貨的待驗單據(jù)都顯示在上面單據(jù)列表中。（1）選擇對應(yīng)的單據(jù)，點擊“載入待驗”，會在列表顯示單據(jù)的品種明 細。（2）點擊調(diào)用缺省，系統(tǒng)會根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)生成缺省值，如果實際值和 默認值不木日符，再逐個彳彥改。（注意：調(diào)用缺省會改寫你的修改，因此你應(yīng)該先調(diào) 用缺省再修改）。（3）到貨數(shù)量如果小于采購數(shù)量，可

7、以直接改寫實際到貨數(shù)量，如果 到貨數(shù)量大于采購數(shù)量，建議補做采購計劃；如果有不合格品，改寫 實際的驗收合格數(shù)量，當(dāng)“到貨數(shù)量”大于“驗收合格數(shù)量”時自動 生成不合格品記錄。（4）如果到貨有一品多批次，選擇該條記錄，點擊“追加批次”，系統(tǒng) 會復(fù)制添加一條新的驗收記錄，供填寫。（5）一切填寫無誤后，點擊“驗收完畢”。單據(jù)從當(dāng)前頁面消失，保存 到驗收記錄，同時流轉(zhuǎn)到“入庫憑證”。4、入庫憑證倉庫保管員點擊“入庫憑證”頁而，系統(tǒng)顯示所有己經(jīng)驗收但未入庫的單據(jù)。-入庫單棗生*購進入庫生成備注1:&S2：(1) 選擇單據(jù)，點擊“驗收導(dǎo)入”，下面會顯示商品明細(2) 點擊“入庫記賬”，完成入庫過程。入庫后單

8、據(jù)就從當(dāng)前頁而消 失，流轉(zhuǎn)到入庫單據(jù)?！叭霂鞈{證”的過程比較簡單，因為在采購時錄入了品種明細， 在驗收時錄入了批號等信息，入庫只是確認的過程。(3) 如果在生成入庫憑證時對價格信息模糊，可以點擊“入庫草稿”, 這樣生成的憑證就放在草稿中，可以草稿修改價格(這里只能修 改價格，如果批號等信息有誤，必須重新驗收)。草稿沒問題后,在草稿列表點擊“入庫交接”完成入庫工作。購進草稿單據(jù)修改日期業(yè)務(wù)牛號客p客戶名稱幼貨恆血毎伏査經(jīng)辦制公簽宇業(yè)務(wù)塀碼4 10DL3-O9-O7 612102(69邑藥控股河南JK鋼畀眈司01|30斬習(xí)天下|皆天下劇人庫22D13-CQT5 Z1122120 SCET酋業(yè)右陀公

9、司01360也5智天下 智夭卞購講人旳32013-O9-H 212201093北京紅丈陽藥業(yè)右叫公司03智夭下 智天下匹辻退益p金刼合i+：3S3 I客戶檢乗起抽日颶勿嗨胡汨三|起箱單號 截止日颶勿】再胡】汨磁止單號恢改二. 采購入庫的恢復(fù)操作智者千慮必有一失,每個人為的操作都有可能出現(xiàn)差錯，【藥天下】 為了確保數(shù)據(jù)的完整性和一致性，系統(tǒng)大多數(shù)流程在一定條件下都支 持恢復(fù)操作0恢復(fù)操作的前提是不能越級（在下一個流程沒有執(zhí)行前）。 比如：采購訂單可以取消審批，前提是未收貨前；收貨單據(jù)可以“重 新收貨”，前提是沒有驗收；驗收單據(jù)可以重新驗收，前提是在沒有入 庫的情況下。如果已經(jīng)執(zhí)行過下一流程，仍然

10、需要恢復(fù)操作，必須先 請示下一流程的相關(guān)人員先恢復(fù)其相關(guān)操作。比如：己經(jīng)驗收的采購單需要重新收貨，就必須由驗收人員先點 “取消驗收”，單據(jù)才能被“重新收貨”。如果單據(jù)己經(jīng)形成了采購記錄，發(fā)現(xiàn)單據(jù)有誤，可以在“入庫記 錄”找到相應(yīng)單據(jù)，點擊“取消記賬”，讓單據(jù)回到驗收狀態(tài)，重新驗收 入庫（該功能可能會導(dǎo)致負庫存謹慎使用）。（部分先前的版木在做過取消記賬后會出現(xiàn)，批號欄明細庫存翻倍的情況，這時可以通過重新月結(jié)修復(fù)正確）。三、釆購入庫記錄的査詢采購申請收貨通知 I收貨記錄II來購記錄I銷后退回不合洛品入庫憑證 入庫草箱I 入庫記錄I 銷退入庫采購草稿一采購審批在沒有通過審批前。審批后形成采購記錄。采購記錄一采購審批通過審批后。采購記錄可查看到所有的采購單據(jù)（除草稿）及單拯所在的流 程環(huán)節(jié)。（收貨狀態(tài)、驗收狀態(tài)、以及入庫狀態(tài)人看采購