會議組織流程及注意事項

1、會議組織流程及注意事項 一、會議籌備 （一）會議資料準(zhǔn)備 在必要時將參會人員的資料按每人次準(zhǔn)備好， 注意區(qū)分參會人員的角色 （如 分成會議主持、參會領(lǐng)導(dǎo)、參會普通人員） ，資料按照人員角色分別準(zhǔn)備。 （二）會議通知擬定 會議通知分為書面通知和短信通知， 其中在較為緊急情況下采用短信通知。 1、提前 5天擬定會議通知， 報部門主管審核， 再由分管副總審批簽字后以 書面文件形式下發(fā)，下發(fā)時簽收人須登記存檔； 2、通知內(nèi)容必須包含時間 （ 24 小時制）、人物、地點、事件等要素， 以“骨” 的形式編寫； 3、會議盡量避免安排在周一或其他會議集中的日期進(jìn)行， 會議時間的確定 須與人力資源部主管協(xié)商并進(jìn)

2、行登記； 4、緊急通知采用短信形式下發(fā)， 下發(fā)前負(fù)責(zé)人員須擬定短信通知內(nèi)容及參 會人員短號，交與行政部相關(guān)人員（現(xiàn)為何惠敏）進(jìn)行短信通知。 （三）會議議程安排 1、會議議程須以正式文件形式擬定； 2、正式會議開始時一般需要說明會議整體流程，會議分為幾項內(nèi)容； 3、議程安排時應(yīng)考慮到會議時間， 盡量將會議時段安排在正常工作時段內(nèi)， 如 9： 00-12:00 或者 14:00-18:00 ，如果是有外部人員參加的會議需要考慮是 否安排餐宿問題。 （四）會場布置 1、提前 3 天，填寫好會議室、橫幅（和歡迎牌）申請表，交與行政部及廣 告部相關(guān)負(fù)責(zé)人； 2、領(lǐng)回橫幅（和歡迎牌）并確認(rèn)內(nèi)容正確后交與行

3、政部，并在會議前一天 追蹤橫幅是否掛好（歡迎牌是否擺放正確） ； 3、會議開始前排好座席及水牌，并將瓶裝水、茶水、水果、會議相關(guān)資料 等正確擺放于會議桌上（注：銷售部人員水牌可擺在靠邊位置） ； 4、需用到視頻放映時， 提前調(diào)試好會場的投影儀、 調(diào)音臺、麥克風(fēng)等器械， 并負(fù)責(zé)為外部人員接入電腦等事宜。 （五）現(xiàn)場安排（人員入場時） 1、若有外部人員參與的會議， 需要接送時必須在會議前一天填寫好用車申 請單交與調(diào)度室，并安排人員在會議當(dāng)天接待外部人員； 2、會議開始前在會場入口處設(shè)立簽到處， 組織參會人員簽到， 并指引外部 人員入座； 3、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發(fā)給參會人員； 4、會

4、議開始前 3 分鐘，迅速將未到場人員的水牌及資料撤收， 并安排靠后 人員填補空位。 二、會議中 （一）會議記錄及服務(wù) 1、安排好專職的會議記錄員， 對參會人員的發(fā)言及電子資料進(jìn)行記錄和拍 照，允許時準(zhǔn)備好U盤進(jìn)行拷貝； 2、提前通知廣告部做好現(xiàn)場攝影準(zhǔn)備，會后留底； 3、安排 1 人（會議組織人員或行政部人員）負(fù)責(zé)茶水服務(wù)。 （二）其他注意事項 1、準(zhǔn)時入場，并盡量靠前坐，手機關(guān)機或震動，認(rèn)真做好會議記錄； 2、會議時間較長時，可適當(dāng)安排中途休息時間； 3、須車間現(xiàn)場參觀的，提前與行政部溝通，安排好車輛及參觀路線，并通 知相關(guān)車間做好現(xiàn)場準(zhǔn)備，并安排專職人員全程陪同外部人員參觀。 三、會議結(jié)束后 （一）整理好會議中文字記錄、圖片和電子稿等資料，進(jìn)行備案 （二）對會議整個策劃及組織過程進(jìn)行總結(jié)。 四、會議組織流程圖 圖1會議策劃及組織流程圖 五、人員安排及具體分工 人員安排及具體分工情況如下表1所示: 表1人員安排及具體分工表 序號 具體分工 安排人員數(shù) 1 通知、議程的擬定及發(fā)放 1-2人 2 會議室、橫幅、用車等申請及追蹤 1人 3 接待外部人員 1-3人 4 組織簽到及指引入座 2人 5 現(xiàn)場布置（包括撤收未到人員水牌及資料） 2-3人 6 電子設(shè)備調(diào)試、接入及處理會議中設(shè)備問題 1人 7 會