檔案管理崗位上必須具備的基礎(chǔ)知識

1、如何做一名合格的檔案管理員檔案管理人員在檔案管理崗位上必須具備的基礎(chǔ)知識、基本技 能、政治素養(yǎng)、道德素養(yǎng)、管理能力及分析處理問題的基本能力等， 都直接會影響著檔案管理工作的效率、質(zhì)量和水平。在這里結(jié)合這幾 年自己在檔案管理工作中一些粗淺的認(rèn)識和理解，作進(jìn)一步探討。一、缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)識從眾多事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的實際情況來看，大多數(shù)的事業(yè)單位都沒有對辦公室檔案 管理工作進(jìn)行充分的認(rèn)識，對其重要性不夠了解。不管是從單位領(lǐng)導(dǎo) 還是職工方面來講，都沒能引起足夠的重視，在對管理職責(zé)與年度考 核上，也沒有對檔案管理工作的指標(biāo)進(jìn)行納入。這樣的現(xiàn)象也就導(dǎo)致 了檔案管理工作人員對自身工作的不

2、自信， 認(rèn)為檔案管理工作對于事 業(yè)單位的發(fā)展起不到作用。另外，單位對于辦公室檔案管理的認(rèn)知不 足，有的單位甚至缺乏基本的資金投入與檔案軟硬件配備，這也嚴(yán)重阻礙了辦公室檔案管理工作的發(fā)展。二、缺乏高綜合素質(zhì)的辦公室檔案管理人員從檔案管理學(xué)的角度 來看，事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作不僅是一項專業(yè)性極高的工 作，更需要技術(shù)性較強、專業(yè)素質(zhì)高的工作人員來進(jìn)行。而當(dāng)前的情況最為突出的也就是人員素質(zhì)問題，因事業(yè)單位的特殊性，在人事改 革的過程中，由于機構(gòu)調(diào)整和重組，工作人員與崗位之間會發(fā)生變化， 這就導(dǎo)致了一些不具備專業(yè)檔案管理能力的人員或者說業(yè)務(wù)能力不 強的人員從事了辦公室檔案管理工作。而對于這些專業(yè)素

3、質(zhì)不高，業(yè) 務(wù)能力尚有欠缺的職工來講，單位沒能給予一定的培訓(xùn)與指導(dǎo)，也使得職工對工作產(chǎn)生消極情緒，更不利于辦公室檔案工作。缺乏對現(xiàn)代 信息技術(shù)的運用隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展， 各種各樣的現(xiàn)代化技術(shù)與 手段運用到事業(yè)單位管理工作中。就事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作 而言，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，給辦公室檔案管理工作帶來了極大的 方便。而由于對檔案工作的不重視，缺乏資金的投入，許多事業(yè)單位 在引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)到辦公室檔案管理工作上做得不夠好。而為了檔 案資源的信息化與數(shù)字化，并逐步實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部資源共享， 更應(yīng) 該結(jié)合現(xiàn)代的計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔 案管理的信息化與現(xiàn)代化水平。

4、此外，因從事檔案管理工作的人員缺 乏對現(xiàn)代信息技術(shù)的了解與應(yīng)用，對于靈活的設(shè)備與軟硬件使用還存 在一定的問題，這也是導(dǎo)致現(xiàn)代化信息技術(shù)得不到有效利用的重要原 因。因此做好新時期的檔案管理工作就顯得尤為重要。對如何做好檔案管理工作，各單位領(lǐng)導(dǎo)都非常重視，也都建立健全了檔案管理制度， 完善了檔案管理設(shè)施，但是，在對檔案管理人員的選配上，卻還沒有 引起足夠的重視。其實，檔案管理工作中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)就是管理人員。 管理人員能力的大小、素質(zhì)的高低，直接關(guān)系到檔案管理工作的好 壞。一、檔案管理人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)水平的高低，在檔案管理工作中占有 重要的地位，一個單位檔案管理工作的好

5、壞，與檔案管理人員的業(yè)務(wù) 素質(zhì)有很大關(guān)系。一名合格的檔案管理人員，必須具備以下七種基本 素質(zhì)：1. 愛崗敬業(yè)。檔案工作是一項非常繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)、辛苦的 工作，但是責(zé)任重大，所以，檔案管理人員必須要愛崗敬業(yè)，熱愛檔 案管理工作。2. 服務(wù)意識。檔案管理工作是一項服務(wù)性很強的工作， 它的價值 就在于為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)、為單位工作執(zhí)行提供服務(wù)。檔案管理人 員要善于圍繞單位的中心工作主動開展檔案管理，在工作中，要牢固樹立主動服務(wù)意識，積極完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，既要堅持原 則，照章辦事，又要主動、熱情、及時、準(zhǔn)確、全面、周到地為檔案 使用者提供幫助，這樣才能在服務(wù)中提高工作效率。3. 有責(zé)任心

6、。檔案管理人員的責(zé)任心就是在于把單位的寶貴資 料自覺的管理好、利用好，維護(hù)好檔案的完整和安全。4. 有事業(yè)心。檔案管理工作和其他各種管理工作一樣，在管理過 程中會遇到許多困難，還會遇到一些無法預(yù)料的問題，作為一名檔案 管理工作者，需要有強烈的事業(yè)心，堅定的職業(yè)信念，對自己從事檔 案管理工作有執(zhí)著的追求，始終以旺盛的精力、滿腔的熱情投入到工 作中。5. 遵守職業(yè)道德。檔案管理工作的職業(yè)道德要求檔案管理人員必 須維護(hù)檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內(nèi)容和 特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲的鑒別檔案，無論在什么情況下， 都要實事求是，堅持據(jù)實立檔，據(jù)實用檔，尊重歷史，忠于職守，維 護(hù)黨

7、和國家檔案的歷史真實面貌。6. 嚴(yán)守秘密。由于檔案管理工作是不同于其他服務(wù)性的工作，檔案管理人員對于檔案使用者和借閱者不能“來者不拒，有求必應(yīng)”， 要按照法律和工作紀(jì)律的要求正確處理保密與利用的關(guān)系，要具有嚴(yán) 格的保密觀念和良好的保密習(xí)慣，在不違背保密原則的前提下，充分 開發(fā)利用檔案信息資源，確保檔案在政治上的安全。7. 作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致。檔案管理工作是一項科技性、服務(wù)性和技術(shù)性 很強的工作，也是一項復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作，它要求我們在區(qū)分 全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、檔案內(nèi)容、利U 用檔案咨詢及信息反饋等各個工作環(huán)節(jié)中，都必須做到準(zhǔn)確無誤。二、檔案管理人員必須具備的基本能力一

8、個合格的檔案管理人員應(yīng)具備一定的理論水平和基本素質(zhì)，同時也要具備一定的業(yè)務(wù)能力，以保證檔案管理水平的提高。1. 要具備熟練操作計算機的能力。利用計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科技手段整理檔案，可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢、減少手工操作、提高工作效率。 因此，檔案管理人員需要熟練掌握計算機應(yīng)用技術(shù)，掌握計算機相關(guān)知識，能促進(jìn)對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理，能 迅速有效地收集信息，完整安全地保護(hù)信息、及時準(zhǔn)確地提供信息、 最大限度地運用信息，使利用者在短時間內(nèi)尋找到所需信息。2. 要具備綜合協(xié)調(diào)能力。在檔案管理工作中，檔案管理人員的協(xié) 調(diào)能力的發(fā)揮常常與檔案的齊全完整聯(lián)系在一起。為了做好檔案工作，檔案管理

9、人員要和有關(guān)部門、有關(guān)人員打交道。如何才能得到各 方面的支持，除了靠有關(guān)的規(guī)章制度外，更主要的是靠檔案工作者自 身協(xié)調(diào)能力的發(fā)揮，通過工作達(dá)到各部門檔案管理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。3. 要具備寫作能力。檔案管理人員有一部分工作直接與文字打交 道，要有較高文字書寫能力和較強的文字系統(tǒng)概括能力。4. 要具備主動學(xué)習(xí)的能力。檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)，要經(jīng)常參 加系統(tǒng)的知識更新學(xué)習(xí)與繼續(xù)教育培訓(xùn)， 不斷擴(kuò)展自己的知識，提高 學(xué)歷層次，才能適應(yīng)社會發(fā)展的客觀需要。要多參加系統(tǒng)的培訓(xùn)、講 座或以自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育，要系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和掌握檔案學(xué)知 識，熟練掌握檔案學(xué)概論、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、 檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案

10、文獻(xiàn)編纂等理論知識，提高自己的業(yè) 務(wù)能力。三、檔案管理人員要熟練掌握各種檔案管理制度為加強檔案管理工作，更好地發(fā)揮檔案的職能和作用，檔案管理 人員必須熟練掌握各種檔案管理制度。1. 要熟悉檔案保管制度。檔案管理人員要定期核對整理檔案，做 到分類清楚，排列有序，不得在檔案勾劃、涂抹，保證檔案的清潔，同時要不斷地研究和改進(jìn)檔案的管理方法和技術(shù)， 逐步實現(xiàn)檔案工作 的科學(xué)化、現(xiàn)代化。2. 要熟悉檔案借閱制度。檔案管理人員在閱文室內(nèi)查閱檔案時， 不準(zhǔn)吸煙、喝水以免檔案損壞，不準(zhǔn)將檔案帶出閱文室。嚴(yán)格履行查 閱檔案制度，認(rèn)真執(zhí)行登記制度。外單位查閱檔案必須持單位介紹信， 經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3. 要遵守檔案保密制度。檔案既是重要的信息資料，又含有一定 程度的機密性，因此，要切實加強檔案保密工作。檔案人員要嚴(yán)格執(zhí) 行黨和國家機關(guān)有關(guān)保密制度，確保檔案和檔案機密的安全，對檔案 中帶有密級性資料，未經(jīng)制發(fā)單位批準(zhǔn)，不得擅自翻印、復(fù)印和擴(kuò)大閱讀范圍，更不得私自傳抄，要杜絕一切失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。4. 要熟悉檔案銷毀制度。按規(guī)定和保管期限，每個單位年末都要清理一次檔案。要認(rèn)真鑒定，確定應(yīng)銷毀的檔案數(shù)，銷毀檔案時，要 認(rèn)真填寫好銷毀清冊，要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)