質(zhì)量記錄控制程序

1、程序文件質(zhì)量記錄控制程序文件編號(hào)：LBN-CX-03版本號(hào)： A.0編制：人事行政部日 期：2002年5月30日審核：朱萍日期：2002年6月27日批準(zhǔn)：陳 洪巖日期：受控編號(hào)：制定日期2002年5月30日實(shí)施日期會(huì)簽頁及修改控制頁文件會(huì)簽表會(huì)簽部門會(huì)簽人/日期會(huì)簽部門會(huì)簽人/日期文件修改記錄修改單號(hào)修改頁碼修改狀態(tài)修改人審核人批準(zhǔn)人生效日期1 目的： 為了明確質(zhì)量記錄的管理方法和職責(zé)，對(duì)記錄實(shí)施有效管理，使管理體 系的實(shí)施 及運(yùn)行 具有 見證性和 可追溯 性，為品質(zhì)管 理評(píng)審 提供 必 備的依 據(jù)，特 制定本程 序。2 適 用范圍 ：適用于本 公司對(duì) 質(zhì)量 記錄的管 理工作3 定 義：（ 無

2、）4 職 責(zé)：4.1 公司各部門、管 理處 的各 個(gè)崗位 工作 責(zé)任 人， 對(duì)本崗 位的 記錄 負(fù)責(zé) 。4.2 人事 行政部 對(duì)質(zhì) 量記錄進(jìn) 行統(tǒng)一 標(biāo)識(shí) ，負(fù)責(zé) 對(duì)公司 級(jí)、部 門級(jí)等重 要質(zhì)量 記錄進(jìn)行 收集、 管理 。4.3 各部 門負(fù)責(zé) 部門 以下的記 錄文件 的管 理，并將本 部門應(yīng) 交 人事行政 部歸檔 的資料匯 總，然 后交 至人事行 政部。5 工 作程序 ：5.1 各 種記 錄統(tǒng) 一 由人 事行 政部 登錄 在 記錄管理 表（ JL-CX03-01 ）（附表 一）中， 以記 錄管 理表登 錄的內(nèi) 容作 為管理對(duì) 象。5.2 記錄表 單 隨質(zhì) 量手 冊(cè)、程序 、作業(yè) 指導(dǎo) 書同時(shí)

3、作 成。其 余沒 有固定格 式的 表單，可 由各部 門自 行決定。5.3 記錄的 填寫要 求：作為證據(jù) 的記錄 ，應(yīng) 及時(shí)、清 楚的記 入必 要的事項(xiàng) 。5.3.1 有固定格 式的 記錄，填寫 時(shí)內(nèi)容 不得遺漏， 未發(fā)生的 項(xiàng)目在欄內(nèi) 記入“/ ” 符號(hào)。5.3.2 記錄應(yīng)用 鋼筆或 園珠 筆填寫， 書寫字 體應(yīng) 規(guī)范、清 楚。5.3.3 質(zhì)量記錄 原則上 不充 許修改，如 確因記 錄 當(dāng)時(shí)筆誤 須修改 時(shí)，應(yīng)在需修 改的內(nèi)容 上劃一 道橫 線，再記入修 改內(nèi)容 ，并同時(shí)留 下修改 者的 姓名及日 期（ 必 要時(shí)根據(jù) 修改內(nèi) 容記 入審核印 等）5.4 記錄的 管理：5.4.1 歸檔管 理：記

4、錄是伴 隨著各 項(xiàng)管 理活動(dòng)產(chǎn) 生的 ，各有 關(guān)部門人 員在該 項(xiàng)活 動(dòng)結(jié)束后 應(yīng) 將記錄整 理好， 交歸 檔部門分 類歸檔 存放 （存檔部 門參見 附表 一）。（1）記錄 歸檔管 理 應(yīng)設(shè)專人 負(fù)責(zé)，接 受 到記錄時(shí)，應(yīng)及時(shí) 登記，填寫 記 錄歸檔登 記表（ JL-CX03-02 ）（附表 二）。（ 2 ）如遇特 殊情 況，記錄 暫時(shí)無 法歸 檔時(shí)，需 向歸檔 部門 說明原因 ，可暫 緩歸檔。5.4.2 編目與保 存為了便于 分類保 存及 按目錄進(jìn) 行查閱 ，需 對(duì)保存的 記錄編 制目 錄。（ 1 ） 管理的記 錄應(yīng)放 入記 錄夾中。（ 2 ） 記錄夾首 頁應(yīng)填 寫本 記錄夾所 放記錄 內(nèi)容

5、 一覽表（ 目錄）（ 3） 為了便于 檢索和 查閱 ，不同記 錄應(yīng)用 分隔 紙分開， 并作好 標(biāo)識(shí) 。（ 4） 不能裝入 記錄夾 的記 錄可用其 他方法 保存 ，但必須 標(biāo)識(shí)清 楚。（5） 記錄的保 管期限、保 管地點(diǎn)在 記錄管 理 表中應(yīng)予 以規(guī)定，超過 保管期限 仍需保 留的 記錄，應(yīng) 另類另 柜存 放并標(biāo)識(shí) 清楚。 如由 于文件柜 有限， 也可放入 同一文 件柜 ，但應(yīng)注 意分類 排序 。（ 6） 記錄的保 管與儲(chǔ) 存， 應(yīng)注意以 下幾點(diǎn) 。A 各記錄保 管場(chǎng)所 應(yīng)足 夠，且條 件適宜 。B 應(yīng)指定專 人管理 ，防 止丟失或 損壞。C 各種記錄 依照記 錄的 保管期限 妥善保 管。5.4

6、.3 記錄的 查閱 ：（ 1） 各部門有 關(guān)人員 如因 工作需要 ，需 查閱有 關(guān)記錄時(shí) ，應(yīng) 先經(jīng)記 錄保 管部門負(fù) 責(zé)人同 意，然后向記 錄管理 人員 說明所查 記錄的 名稱 ，由管 理人員 負(fù) 責(zé)查找。（ 2） 查閱記錄 時(shí)，應(yīng) 注意 保持記錄 的完整 、清 潔，查閱 后應(yīng)及 時(shí)將 記錄 整理好， 由記錄 管理 人員放回 原處。5.4.4 記錄的 出借 ：（ 1） 記錄原則 上不離 開記 錄保管場(chǎng) 所，只允許 在保管場(chǎng) 所內(nèi)查 閱。特殊 情況需借 閱時(shí)，應(yīng)書 面提出要 求，說 明理 由，經(jīng)申 請(qǐng)部門 和保 管部門負(fù) 責(zé)人審 批同 意后 方可借出。借 閱人應(yīng)填 寫 記錄出借 登記 表（ J

7、L-CX03-03 ）（附表 三）。（ 2 ） 歸還時(shí)，記 錄管理 人 員應(yīng)檢查 記錄的 完整 、清潔情況，在記 錄出 借登記表 上簽 收后 ，將記錄 放回原 處。5.4.5 記錄的 廢棄 、處置：（1）超過 保管期 需廢棄的記 錄，由記錄 管理人員 登錄 記錄 廢棄登記 表 （ JL-CX03-04 ）（附 表四），記錄保 管部門 負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn)后 ，由記 錄管理人 員處理 。（2）失效記錄如仍需保留時(shí)，由管理人員登錄過期記錄保留登記表 （ JL-CX03-05 ）（附 表五），注 明延期 保留的原因 ，這部 分記 錄需作廢 時(shí)，按 上述（ 1） 的規(guī)定 執(zhí)行 。5.4.6 記錄表格的修改記錄

8、部門提出修 改申請(qǐng)，經(jīng)本部門負(fù) 責(zé)人審批后實(shí)施， 執(zhí) 行 文件 控制程 序 的有 關(guān)規(guī) 定。6 質(zhì) 量記 錄記錄管記錄歸記錄出記錄廢過期記7 相 關(guān)文 件文件控8 附 表：記錄管記錄歸記錄出記錄廢過期記理表檔登記 表借登記 表?xiàng)壍怯?表 錄保留 登記 表制程序 理表檔登記 表借登記 表?xiàng)壍怯?表 錄保留 登記 表JL-CX03-01 ）JL-CX03-02 ）JL-CX03-03 ）JL-CX03-04 ）（ JL-CX03-05 ）LBN-CX-02 ）（ 附表一 ）（ 附表二 ）（ 附表三 ）（ 附表四 ）（ 附表五 ）附表記錄管理表相關(guān)程 序編號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)記錄部門原件保管部門保管期限備注編號(hào)：JL-CX03-01共 頁第 頁NO附件記錄歸檔登記表編號(hào)：JL-CX03-02No:序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)部 門頁數(shù)歸檔日期歸檔人附件三編號(hào)：JL-CX03-03記錄出借登記