工程項(xiàng)目檔案管理制度

1、工程項(xiàng)目檔案管理制度 一、目的 為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理， 防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)， 有效地 保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。 二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍 本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在， 公司在工程項(xiàng)目的設(shè) 計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、 圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞 務(wù)分包合同，專(zhuān)業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）算書(shū)，工程設(shè) 計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工 報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收 報(bào)告，竣工報(bào)告等。 三、資料員及其職責(zé) 部門(mén)經(jīng)理指定專(zhuān)人負(fù)

2、責(zé)檔案管理工作（即資料員） ，資料員負(fù)責(zé) 檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職 責(zé)包括： 1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料； 2、檔案材料的保管； 3、檔案材料的查借閱、催還； 4、項(xiàng)目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。 四、檔案的立卷、收集、整理 1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。 2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸 檔管理。 3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積 累，整理和及時(shí)移交歸檔，移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交 清單上進(jìn)行登記。 4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制

3、單位、 名稱(chēng)、歸檔日期等信息（見(jiàn)附表二） 。 5、在檔案的次頁(yè)設(shè)“合同概要” 、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包 括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款 記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配合。 五、檔案的管理 1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目 錄（卡片），按一定次序排列和存放。 2、每月對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。 3、清除不必要保存的材料。 4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。 六、檔案要求 1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。 2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。 3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。 七、檔案的保管 1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，

4、防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安 2、所有檔案應(yīng)專(zhuān)柜存放，加鎖。 3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。 八、檔案的查借閱 1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱登記表方可查閱。 2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字 同意，方可帶出，用畢即歸還。 3、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、 涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。 4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告項(xiàng) 目經(jīng)理及時(shí)處理。 九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依 法追究刑事責(zé)任： 1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。 2、擅自向外界提供、抄摘檔案。 3、

5、涂改、偽造檔案。 4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。 5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。 附件一 工程技術(shù)資料參考目錄 1、開(kāi)工報(bào)告、施工現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量管理檢查記錄 2、圖紙會(huì)審紀(jì)要、設(shè)計(jì)變更、洽商記錄 3、施工組織設(shè)計(jì) （施工措施 ） 4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核 5、工程定位測(cè)量、放線記錄、復(fù)核記錄 6、原材料出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢 （ 試） 驗(yàn)報(bào)告（鋼筋、水泥、磚、防 水材料等） 7、施工試驗(yàn)報(bào)告及見(jiàn)證檢測(cè)報(bào)告 8、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、基槽驗(yàn)收記錄 9、施工記錄 10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證 11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗(yàn)收記錄及抽樣檢測(cè)資料 12、檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄

6、 13、單位 （ 子單位 ） 工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄 14、施工日志、地質(zhì)勘察報(bào)告 15、土壤 （ 素土、灰土 ） 干密度試驗(yàn)報(bào)告（回填土試驗(yàn)報(bào)告） 16、砂漿配合比通知單 17、砂漿 （ 試塊） 抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定 18、混凝土配合比通知單 19、混凝土 （ 試塊） 抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及評(píng)定 （同條件養(yǎng)護(hù)混凝土試塊強(qiáng)度報(bào)告匯總及測(cè)溫記錄） 20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告 21、鋼筋接頭 （焊接） 試驗(yàn)報(bào)告，焊條（劑）合格證 22、水池滿水試驗(yàn)記錄 23、建筑物沉降觀測(cè)記錄 24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄 25、現(xiàn)場(chǎng)施工預(yù)應(yīng)力記錄 26、工程質(zhì)量事故處理記錄 27、管道、配件出廠合格證及進(jìn)場(chǎng)檢（試）驗(yàn)報(bào)告 28、管道、設(shè)備強(qiáng)度試驗(yàn)、嚴(yán)密性試驗(yàn)記錄 29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗(yàn)記錄 30、進(jìn)場(chǎng)電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗(yàn)報(bào)告） 31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測(cè)試記錄 32、暖氣管道、散熱器壓力試驗(yàn)記錄 33、單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄 34、單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄 35、單位（子單位）工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及功能抽查記錄 36