辦公用品管理制度(整套)

1、武漢金聚泰醫(yī)療設備制造有限公司辦公用品管理制度、宗旨目錄 2二、適用范圍 2三、管理部門 2四、 日常管理 2五、固定資產(chǎn)管理 31復印件管理規(guī)定 32打印機使用管理規(guī)定 33 44 45辦公電話管理規(guī)定 46掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等管理規(guī)定 57空調(diào)使用規(guī)定 5六、 采購管理 7七、 用品入庫 7八、辦公用品的領用 7九、辦公用品的保管 8十、辦公用品的使用 8十、用品轉移 9十二、物品維修 9十三、遺失物品管理 10十三、附則 10為規(guī)范公司辦公用品的采購與使用， 使之既滿足員工工作需要又杜絕鋪張浪費，特制定本辦法。二、適用范圍公司內(nèi)部所有部門及公司辦公用品的采購。三、

2、管理部門辦公用品的管理部門是行政辦公室， 由行政人員監(jiān)管執(zhí)行， 采購由采購部實施采購。四、日常管理1、用品分為固定資產(chǎn)、管理消耗品、消耗品三大類。固定資產(chǎn)主要指： 桌椅、公文柜、電腦、 電話機、打印機、復印機、 傳真機、 掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等。管理消耗品主要指：剪刀、透明膠、固體膠、雙面膠、長尾夾、橡皮擦、回 形針、簽字筆、鉛筆、印泥、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊、檔案袋（盒） 文件夾、文件框、美工刀、剪刀、筆筒、電池等。消耗品主要指：打印紙、復印紙、復寫紙、釘書針、紙杯、垃圾袋以及各種單據(jù)等。2、辦公用品如分配為個人使用的，由個人自己負責管理，如計算機、筆類、 尺類

3、、橡皮等；如為部門業(yè)務共同使用的，由部門負責人指定專人管理，如打印 機、復印機等。3、公共財產(chǎn)發(fā)生損壞時，使用人或責任人需負相應的責任。4、員工要愛護所有公司的公共設備，離開辦公室，要檢查關閉設備電源及 容易發(fā)生危險的器具，保證安全。5、任何人未經(jīng)領導批準，不能將專用辦公設備帶出辦公地點，否則一切后果自負 五、固定資產(chǎn)管理1、復印機管理規(guī)定1.1、復印機作為公司內(nèi)部辦公設備，不得對外開放，更不允許復印與工作無關 的資料、文件。1.2、復印機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理（詳見附表一 1.3、復印機的復印權限：由行政部門人員操作，1.4、若發(fā)現(xiàn)復印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息

4、反饋給其部門 負責人，并做好記錄。1.5、復印機故障報修或其相關耗材的更換，由指定管理員負責上報行政部；若 因管理員管理不當出現(xiàn)故障、 報修不及時或者登記管理不嚴格， 耗材消耗過大，將承擔相應的責任。1.6、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有 權拒絕。2、打印機使用管理規(guī)定2.1、打印機作為內(nèi)部辦公設備，不得對外開放，更不允許打印與工作無關的資 料、文件。2.2、與打印機直接相連的電腦使用者為該打印機管理員，負責該打印機的管理 （詳見附表 一 ）。2.3、若發(fā)現(xiàn)打印與工作無關的文件、資料，管理員應及時把信息反饋給其部門 負責人，并做好記錄。2.5、打印機故障報修或

5、其相關耗材的更換，由其管理員負責上報綜合行政部； 若因管理員管理不當出現(xiàn)故障、 報修不及時或者登記管理不嚴格， 及耗材消耗過大，將承擔相應的責任。導致紙張及導致紙張2.6、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有 權拒絕。3、計算機管理規(guī)定3.1、計算機使用人員必須掌握計算機操作技能，嚴格遵守計算機操作規(guī)程，注 意安全操作，以防設備損壞，嚴禁私自拆卸其配臵。3.2、嚴禁使用公司計算機玩任何形式的網(wǎng)絡游戲、瀏覽圖片、傾聽音樂、上網(wǎng) 聊天等各種與工作無關的內(nèi)容。3.3、嚴禁任何人以任何手段，蓄意破壞公司網(wǎng)絡的正常運行。3.4、未經(jīng)許可，任何私人的光盤、軟盤不得在公司的計算機

6、設備上使用3.5、計算機使用人員要愛護機器設備，發(fā)生故障及時報修。3.6、網(wǎng)絡管理員建立公司計算機檔案，對計算機的相關軟硬件設備的配臵、使 用及維護等進行統(tǒng)計和登記。3.7、注意防止計算機病毒感染，定期用病毒殺毒軟件進行檢測，一旦發(fā)現(xiàn)病毒 要馬上進行清理，若不能達到清理效果，應及時向網(wǎng)絡管理員報告。3.8、凡涉秘材料的存貯和計算機操作系統(tǒng)中的有關密碼均應采取相應的保密措 施，任何人員不得竊取和泄露有關密碼、涉秘材料等。3.9、下班或者外出不回公司者，必須關掉電腦主機和顯示器，并務必關閉電源44.1、公司傳真機的使用和保養(yǎng)，公司將指定專人進行管理。4.2、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司傳真

7、機設備。4.3、發(fā)傳真時，準發(fā)與工作無關的文件、資料。若發(fā)現(xiàn)傳真與工作無關的文件、 資料，管理員應及時把信息反饋給其部門負責人。4.4、全體員工應遵守規(guī)定，厲行節(jié)約，對違反規(guī)定的不合理要求，管理人員有 權拒絕。 5、辦公電話管理規(guī)定5.1、辦公室電話是為方便工作，處理公務之用，私事一律不得使用。5.2、外單位人員，未經(jīng)許可，不得使用本公司電話。5.3、凡使用辦公電話者，必須愛護通訊設備，不準隨意拆卸和移位通訊設備， 因拆卸和移位造成損壞或線路故障，應照價賠償。6、掃描儀、優(yōu)盤、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、投影儀等管理規(guī)定 6.1、掃描儀由公司指定人員進行管理，不得掃描與工作無關的文件、資料。6.2、

8、投影儀由公司網(wǎng)絡管理員負責管理。6.3、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機由公司網(wǎng)絡管理員統(tǒng)一保管。6.4、優(yōu)盤、移動硬盤、筆記本電腦由領用者保管，應愛惜公司財物，如果丟失 或者損毀，自行承擔責任。7、空調(diào)使用規(guī)定7.1 相關術語（名詞定義）7.1.1 空調(diào)管理現(xiàn)場責任人（以下簡稱為現(xiàn)場責任人） ，是指公共區(qū)域、 獨立 辦公室、生產(chǎn)車間等空調(diào)配臵區(qū)域的使用者或最高行政職務管理者。1）每個辦公室指定一名空調(diào)管理責任人。2）空調(diào)管理責任人因故不在工作場所時，應指定代理責任人。7.1.2 空調(diào)遙控器操作和保管人（以下簡稱為遙控器保管人） ，是指被 部門負 責人專門指定按本制度執(zhí)行空調(diào)的開啟、設溫、關機及保管者。1

9、） 空調(diào)遙控器不得轉借他人或人為損毀。2） 當空調(diào)遙控器保管人離職或換崗，應及時辦理空調(diào)遙控器移交手續(xù)，由最高職位人監(jiān)交并指定新的保管人。3）未指定專人為遙控器保管人的， 由現(xiàn)場責任人兼職全權承擔相應的責任。7.2 責任劃分7.2.1 空調(diào)使用實行 “專人負責制 ”，由部門指定現(xiàn)場責任人全權管理，并承擔 相應的責任。有關責任人和員工應根據(jù)本制度規(guī)定使用、管理好空調(diào)， 切實保障 空調(diào)能發(fā)揮應有的作用，并避免能源浪費。7.2.2 行政部門應經(jīng)常派遣設備維修專業(yè)人員對辦公區(qū)域的空調(diào)線路、開關、 接線盒以及空調(diào)的使用狀況進行檢查，空調(diào)的清潔由各部門自行負責，維修、 保 養(yǎng)工作由設備維修部門負責。7.2

10、.3 空調(diào)一旦出現(xiàn)故障，有關現(xiàn)場責任人應及時向公司行政部報告，由公司 行政部統(tǒng)一聯(lián)系維修。7.3 空調(diào)使用條件7.3.1 空調(diào)作為辦公設施，僅限于各辦公期間使用，不允許在非辦公時間使用 空調(diào)。7.3.2 空調(diào)的使用由指定責任人統(tǒng)一管理，其他人員不得隨意開關，違者罰款20元/ 次7.3.3 使用空調(diào)時，應先關閉門窗，如需通風換氣要先關閉空調(diào)。下班要提前 15分鐘關閉空調(diào)，堅決杜絕開窗使用空調(diào)現(xiàn)象。734辦公室在夏季室內(nèi)最高氣溫達到25C以上，方可開啟空調(diào)制冷，制冷溫度設臵不應低于20C,其余時間（晚間、陰雨天等）不得開啟空調(diào)；冬季室外氣溫達到5C以下的，方可開啟空調(diào)制熱，室內(nèi)溫度不得高于20C

11、（以溫度計為準）。7.3.5 辦公室人員離開辦公室， 應即刻關閉空調(diào)， 嚴禁室內(nèi)無人情況下開啟空調(diào)。7.3.6 夏季雷雨天氣應立即關閉空調(diào)，切斷電源，以免遭受雷擊。7.4 空調(diào)使用注意事項7.4.1 全體員工必須增強節(jié)約用電，安全用電意識。任何人不得隨意開啟空調(diào)外殼，不得私自拆裝空調(diào)開關， 也不得在空調(diào)線路上亂接線。 更不得讓部門以外 其他任何人員進入辦公區(qū)域開啟空調(diào)（專職維修人員除外）。7.4.2 空調(diào)需要按照使用說明規(guī)定進行操作，如發(fā)生故障應及時向行政部門報 修，不得自行拆卸，否則責任自負。7.5.3 空調(diào)使用中不得隨意改變風葉方向，因為人為因素造成空調(diào)設備或遙控 器損壞的，所發(fā)生的維修費

12、用由損壞人承擔。7.5 違規(guī)責任7.5.1 凡違反上述 “空調(diào)使用條件 ” 開啟空調(diào)的（特殊情況事先經(jīng)批準的除外） 給與現(xiàn)場人員罰款 30元 / 次。7.5.2 凡空調(diào)遙控器造成丟失或損壞的，由遙控器保管人照價賠償，賠償金額 直接從工資中扣除。7.5.3 如涉及使用不當或者故意損壞， 由使用部門或故意損壞者負責修理或賠償 的責任，行政部將視設備損壞情況會同設備保養(yǎng)部對故意損壞者做出相應的處 理，并處以罰款。7.5.4 凡違反本制度規(guī)定的， 由行政部就處理情況通告全公司， 罰款金額從當月工資中扣除 六、采購管理1、辦公室所有辦公用品的采購工作，統(tǒng)一由采購部進行。2、各部門應于每月 25日至 30

13、日根據(jù)工作需要編制下月的辦公用品需求計 劃，由行政部填寫物品采購申請單 ，交采購部進行審核及采購，具體物品發(fā) 放依據(jù)實際采購情況而定。3、辦公用品采購的一般程序為：A行政部定期向各個部門統(tǒng)計需采購物料，填寫物品采購申請單（附表一）；B采購部確認庫存無可用或可替代的物品后，按照規(guī)定權限辦理審批，并 報告采購人員；超出辦理權限（即大件物品），即由總經(jīng)理審批；C得到采購許可簽字后，一般辦公用品由公司制定配送公司送貨上門或直 接外出采購，驗收完畢后簽字確認， 即可在財務部核銷賬目； 大件物品則需經(jīng)過 詢價 議價 確定 采購 入庫 發(fā)放程序，購買后憑簽字簽呈核銷費用。七 用品入庫1 辦公用品入庫前須進行

14、驗收，對于符合規(guī)定要求的，由行政人員登記入 庫；對不符合要求的，由采購人員負責辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。2 行政人員須對辦公用品做到分類存放，碼放整齊，清潔有序。3 要認真做好新購物品入庫前的檢查 驗收工作，要建立辦公用品管理臺 帳，做到記錄詳細 發(fā)放有登記。八 辦公用品的領用1 一般辦公用品的發(fā)放， 由行政人員依據(jù) 辦公用品領用標準表（附表四）， 在登記好辦公用品領用登記表 （附表三）后，直接發(fā)放給使用部門或個人。2 領取時，領取人須在辦公用品領取登記表（附表三）上寫明日期領取物品名稱及規(guī)格 數(shù)量 用途等項并簽字。領取接待用品（如水果 煙 茶紙杯等 ） 時應由接待承辦部門或接收此物的人員在辦公用品

15、領用登記表 （附表 三）上簽字。3、員工領用單價在 100元以上的物品，須經(jīng)部門主管核準同意。4、領取的非消耗性辦公用品 （ 如訂書器、計算器、剪刀、臺歷架等 ）應列入 移交，如重復申領，應說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報冒領。5、特殊辦公用品的發(fā)放，應由采購部指定專人負責。6、領取的原則是：工作任務清楚，使用目的明確，一次一領，隨用隨領， 用多少領多少，專領專用。7、辦公用品管理人員應恪盡職守，堅持原則，照章辦事，嚴格控制辦公用 品的領取數(shù)量和次數(shù)，保證辦公需要。 對于消耗品， 可根據(jù)歷史記錄和經(jīng)驗法則 設定領取基準。 明顯超出常規(guī)的申領， 領取人應作出解釋， 否則保管員有權拒付。九、

16、辦公用品的保管1、辦公用品由行政部統(tǒng)一保管。2、庫存辦公用品的種類和數(shù)量要科學確定，合理控制。常用、易耗、便于 保管和適于批量采購的辦公用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓， 確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。3、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑臵的物品要妥善保管，隨 時待用；替換下的各類辦公設備交由行政部部統(tǒng)一保管， 要及時回收。 登記造冊， 修舊利廢，充分利用。5、定期進行辦公用品庫房盤點，確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數(shù)量、 質(zhì)量和需求情況，適時增加庫存，保障供給。十、辦公用品的使用1、使用辦公用品應以室為家，牢固樹立節(jié)約光榮、浪費可恥的思想，在日 常工作中， 處處精

17、打細算， 提倡節(jié)省每一張紙、 每一顆釘、 每一滴墨、 每一分錢， 努力降低辦公成本。2、辦公用品應為辦公所用，不得據(jù)為已有，挪作私用；不得用辦公設備干 私活，謀私利；不許將辦公用品隨意丟棄廢臵。3、精心使用辦公設備，認真遵守操作規(guī)程，及時關閉電源。定期維護保養(yǎng)， 最大限度的延長辦公設備、用品使用壽命。4、辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復印 紙應用于復印，不得用做草紙、包裝紙；大頭針、曲別針等要反復使用；紙張可 雙面利用， 修改校對稿可先用廢舊紙張打印等， 充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使 用效率。5、印制文件材料要有科學性和計劃性，并力求使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略有余

18、富，避免不必要的浪費。6、對于高檔耐用辦公用品，各部門應盡量協(xié)調(diào)相互借用，一般不得重復購 臵。使用中辦公設備出現(xiàn)故障， 由原采購人員負責協(xié)調(diào)和聯(lián)系退換、 保修、維修、 配件事宜；因使用不當，人為造成設備損壞的，直接責任人應負賠償責任。十一、用品轉移1、員工離職時應將所領物品一并退回（消耗品除外），由辦公人員填寫辦公用品移交表，離職員工簽字確認。2、辦公事務用品如桌椅、公文柜、電話機、電腦、打印機等的遷移，需辦 理遷移手續(xù)后，方可執(zhí)行。十二、物品維修1、電腦、打印機、傳真機、復印機等辦公用品出現(xiàn)故障及需維護（加碳粉） 時由使用部門向行政部提出維修申請。2、行政部若發(fā)現(xiàn)用品為人為故障，應追究使用人或責任人的責任。3、如無法維修，可聯(lián)系供應商或外部維修機構進行維修，并填寫辦公用 品維修記錄單。4、維修經(jīng)行政和使用部門驗收后在維修單上簽字作為報銷憑證，相關費用 由行政部按規(guī)定報銷。5、如辦公用品由于損壞或超出使用年限等情況，維修費用較高，需淘汰或 新品替換， 則需對于該物品進行報廢處理， 填寫辦公用品報廢憑證 說明情況， 并說明是直接淘汰還是需要購臵新設備， 該表將提交行政部， 由決定是否需進行報廢處理 十三、遺失物品管理1、公司員工應愛護和節(jié)約的辦公用品，同時應承擔良好保管的義務。2、如辦公物品出現(xiàn)人為遺失，應由保管人員、使用人員及其部門負責人共 同承擔相