時間管理課件

1、時間管理 2010年7月 王寶 有人曾粗略地統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的： 睡覺：21年 工作：14年 個人衛(wèi)生：7年 吃飯：6年 旅行：6年 排隊：6年 學(xué)習(xí)：4年 開會：3年 打電話：2年 找東西：1年 其它：3年 看了上面的這一組數(shù)據(jù)，您有何感受？ 現(xiàn)代管理大師-彼德.德魯克： 不能管理時間，便什么都不能管理。 英國博物學(xué)家赫胥黎說得更形象： “時間是最不偏私的，給任何人都是24小時，同時時間 是最偏私的，給任何人都不是24小時?！?目錄 時間管理的概念和誤區(qū) 時間管理的基本準則 時間管理的方法和技巧 目錄 時間管理的概念和誤區(qū) 時間管理的基本準則 時間管理的方法和技巧

2、一、時間管理的概念和誤區(qū) 什么是 “時間”？ “時間管理”？ “時間就是金錢” “時間就是生命” “一寸光陰一寸金， 寸金難買寸光陰” 最成功和最不成功的 人一樣， 一天都只有24小時， 但區(qū)別就在于他們?nèi)?何利用這所擁有的24 小時！ 要想能夠真正地了解時間并且管理“時間”，我 們有必要對時間的本質(zhì)有深刻的認識 首先讓我們先了解時間的獨特性： （1）供給毫無彈性： （2）無法蓄積： （3）無法取代： （4）無法失而復(fù)得： 時間管理的意義 我們無法使時間停留、倒流， 但我們可以控制時間的“流向”， 這就是通過有效的時間管理， 讓時光流向有意義的地方。 對時間管理的理解: 關(guān)鍵一：制定明晰的目標

3、 明晰的目標是時間管理的前提時間管理的目的； 最短的時間，達到的目標； 關(guān)鍵二：將目標進行合理的分解，使每一分鐘、 每一秒種來做最有效率的事； 要做哪幾件事； 要什么時間完成； 直瞄靶心； 關(guān)鍵三：勤于思考與“2：8”定律 每天必須保障至少半個小時用于思考 用大多數(shù)的時間來做你認為最重要的事情 （重要而緊急的事情） 關(guān)鍵四：做好“日志” 養(yǎng)成做日志的習(xí)慣 今天你的計劃是什么？ 完成了有哪些？ 哪些事情我浪費了時間？ 明天我必須有哪些調(diào)整與變化！ 對時間管理的理解: 關(guān)鍵五：學(xué)會充分統(tǒng)籌 有哪些事要做 什么時間開始做 希望有多少時間來做完 關(guān)鍵六：同一類事情最好一次做完 列出你每天工作中同類事情

4、 安排合適的人、合適的時間一次做完 對時間管理的理解: 關(guān)鍵七：建立時間應(yīng)“用”而非“花”的新觀念 時間管理的精髓：制定工作目標，分配工作次序依計 劃行事學(xué)習(xí)有效的“用時間”而非“花時間”， （主動與被動）形成習(xí)慣，個人效率定能提高 關(guān)鍵八：共同的信念、共同的目標、共同的行動 “共同”二字將會為我們提高工作效率，節(jié)約工作 時間 對時間管理的理解: 誤區(qū)之一：工作缺乏計劃 1、目標不明確 2、沒有進行工作歸類的習(xí)慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時間分配的原則 誤區(qū)之二：組織工作不當 學(xué)會利用資源： 對于基層人員而言，要善于利用資 源，學(xué)會從相關(guān)的部門或人員手中獲取所需的資料， 既節(jié)約了時

5、間，又保證了信息的正確性。 誤區(qū)三：時間控制不夠 誤區(qū)四：整理整頓不足 誤區(qū)五：進取意識不強 對時間管理的理解: 昨天是一張已被注銷的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可運用的現(xiàn)金。請善用它！ 對時間管理的理解: 目錄 時間管理的概念和誤區(qū) 時間管理的基本準則 時間管理的方法和技巧 二、時間管理的基本準則 1、目標原則 2、20/80原則 3、四象限原則 4、有序原則 5、對象原則 1、時間管理的目標原則 -首先制定目標 有目標才有結(jié)果，目標能夠激發(fā)我們的潛能。那么 我們究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認 為在選擇或制定目標時應(yīng)考慮兩個方面：一是目標 要符合自己的價值觀，二

6、是要了解自己目前的狀況。 成功完全是一種個人現(xiàn)象，只有你所完成的事情和 你的價值觀相符，你才會覺得成功。 古人云： 凡事預(yù)則立， 不預(yù)則廢！ 如何制定目標 才是最有效率的目標？ 如何制定目標 才是最有效率的目標？ 具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達到的（attainable） 相關(guān)的（relevant） 基于時間的（time-based） 2、時間管理的二八原則（“帕雷托法則”） 總結(jié)果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的 . 按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立 在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎(chǔ)上。 二八原則（“帕雷托法則”） 二八原則

7、是猶太人做生意的黃金法則， 即80%的價值是來自20%的因素， 其余20%的價值則來自80%的因素。 例如： 80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的財富集中在20%的人手中 二八原則（“帕雷托法則”）原理對我們的一個 重要啟示便是： 避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上， 因為 就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。 所以 你應(yīng)該將時間花于重要的少數(shù)問題上 因為 掌握了這些重要的少數(shù)問題，你只需花20%的 時間，即可取得80%的成效。 3、時間管理的四象限原則 重要性 時間性 重要不緊急 不重要不緊急 不重要緊急 重要緊急 如何區(qū)分時間管理四象限：

8、 重要而緊急： 處理危機，完成期限內(nèi)壓力的工作 重要而不緊急： 防患于未然的改善，例如：給予客戶長期規(guī)劃，己 發(fā)展的機會，有效的休息，時刻了解市場變化，內(nèi) 務(wù)的整理 不重要且緊急 如不馬上處理，及時解決，將會影響正常的工作 例如：糾紛，緊急會議 不重要且不緊急 對目標的完成毫無意義的事情，也就是相對來說 浪費時間的”的事件，例如：“毫無價值的享受” 4、有序原則 “沒有規(guī)矩、不成方園” 因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同 樣強調(diào)紀律與規(guī)則。 5、對象原則 不要讓別人浪費你的時間 來自上司的打斷 來自下屬的打斷 來自同事的打擾 省時之道 等待的時候做什么 逆勢操作 追求互賴模式 追求

9、互賴模式 大多數(shù)人習(xí)慣以輸或贏來判斷自己的處境，“贏”便是代表 其他所有人都得輸，運動場上非贏即輸?shù)慕侵?、學(xué)習(xí)成 績的分布曲線在灌輸我們“少便是好”的思維， 于是我們便 通過這副非贏即輸?shù)难坨R看人生，倘若沒能喚醒內(nèi)在的 知覺，只為了爭1角錢，一輩子拼個你死我活，卻從來不 曾想過合作的手段，能為彼此賺更多錢。 “贏”的真正意義 是實現(xiàn)目標，所以若用合作代替競爭，便能在有效的時 間或較短的時間里達成更多的目標、甚至有意想不到的 收獲。 目錄 時間管理的概念和誤區(qū) 時間管理的基本準則 時間管理的方法和技巧 三、時間管理的方法和技巧 了解自己使用時間的方式和狀況 做好工作計劃 縮短別人干擾的時間 不要

10、拖延 第一次就把事情做好 時間的判斷應(yīng)有彈性 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該有哪些改變 1、簡化流程，節(jié)約時間，提高工作效率 崔西定律： 任何事情的困難度與執(zhí)行步驟的數(shù)目的平方成正比 一件事如果需3個步驟，困難度是 9 一件事如果需5個步驟，困難度是25 結(jié)論： 工作事件在合理的安排基礎(chǔ)上盡量減少執(zhí)行步驟！時 刻檢驗自己的流程是否優(yōu)化 請問各位新同事們： 你覺得自己以前的工作 在流程方面合理嗎？ 2、將事情劃分為“事務(wù)型”和“思考型” 事務(wù)型與思考型是相對的 事務(wù)型工作： 按計劃、按時間、按流程直接操作 思考型工作： 集中精力、用心思考、制定詳細的計劃 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該有哪些改變 3

11、、規(guī)劃區(qū)域銷售的長期目標與短期目標 我們的區(qū)域市場是什么？ 我們的長期目標是什么？ 我們的短期目標是什么？ 他們的關(guān)系是什么？ 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該有哪些改變 4、建立正確的時間管理觀念 有激情=不休息， 有激情=延長工作時間 我們的觀點： 在有效的時間內(nèi)，完成指標是我們所期望的結(jié)果 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該有哪些改變 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該具備什么習(xí)慣 讓一天不止24小時， 下面總結(jié)了20個節(jié)省時間的具體方法，請根據(jù)你的 需要選用它們： 1、對目標、任務(wù)、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序 2、從優(yōu)先級最高的事物著手； 3、和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做； 4、把大的

12、、艱難的任務(wù)細分為小的、容易的部分； 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該具備什么習(xí)慣 讓一天不止24小時， 5、為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意 志力，或者有時不起作用； 6、找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室 7、當你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說“不”； 8、學(xué)會委派別人做事； 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該具備什么習(xí)慣 讓一天不止24小時 9、歸納相似的事情，把它們放在一起處理； 10、減少例行事務(wù)：它們不值得花費過多時間。縮短低價值的 事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少 或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù)； 11、避免完美主義。記住80/20 定律； 12、避免做出過多許諾。對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn) 實態(tài)度； 做到有效的時間管理 我們應(yīng)該具備什么習(xí)慣 讓一天不止24小時 13、不要把時間表排得滿滿的，為自己留下一定機動時間應(yīng)付突 發(fā)事件；