辦公用品日常管理制度

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX管理規(guī)章制度WI-XZ-001-2015辦公用品日常管理制度（試行）版 次： A.01編 制：審 核：批 準(zhǔn)：分發(fā)號：持有者：2015年9月15日頒布2015年9月20日實施分發(fā)單位:部門/人員數(shù)量:部門/人員數(shù)量常務(wù)副總經(jīng)理1份財務(wù)部1份生產(chǎn)副總經(jīng)理1份安全保衛(wèi)部1份設(shè)備、技術(shù)副總經(jīng)理1份基建工程部1份總經(jīng)理助理1份保安隊1份1份存檔1份1份1份1份1份1份1份1份1份目錄1 .目的 42 .定義 43. 相關(guān)部門職責(zé) 44. 辦公用品日常管理 54.1辦公用品申購及領(lǐng)用流

2、程 54.2電腦的使用管理 54.3電話的使用管理 54.4打印機、復(fù)印機的使用管理 54.5傳真機使用管理 64.6投影儀使用管理 64.7筆記本電腦 64.8相機、攝像機的使用管理 64.9辦公文具的使用管理 74.10辦公用品保養(yǎng)、維修管理 74.11辦公用品使用監(jiān)督 74.12辦公設(shè)備的盤點及賠償 74.13辦公設(shè)備報廢處理 81 .目的為了加強對公司辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度2. 定義2.1辦公用品：主要包括辦公文具（如筆、打印紙、文件夾、刀片、 膠水、標(biāo)簽便條、計算器等易耗品）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機、 電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、相機、攝像機、桌椅、點鈔機

3、、 POS機、碎紙機、文件柜等耐用品）。2.2涉密辦公用品：凡是經(jīng)審批需要產(chǎn)生、傳遞、存儲秘密文件資 料的辦公用品。2.3報廢：非自然或人為原因引起的不能正常使用稱為報廢，只適 用于辦公設(shè)備。2.3.1 達(dá)到報廢年限，且不能滿足正常工作需要；2.3.2 沒有達(dá)到報廢年限，但不能通過更換配件提升性能繼續(xù)使 用或該設(shè)備已不能滿足正常工作的需要。3. 相關(guān)部門職責(zé)3.1行政部：負(fù)責(zé)辦公用品的申購單受理、維修保養(yǎng)、監(jiān)督使用等 事宜。3.2保密辦：負(fù)責(zé)涉密辦公用品申購的審批及涉密辦公用品使用的 監(jiān)督管理。3.3綜合計劃部：負(fù)責(zé)辦公用品的采購。3.4庫房：負(fù)責(zé)辦公用品的暫存、發(fā)放及臺賬管理。3.5各部門：

4、主要負(fù)責(zé)辦公用品的申購、使用、日常保管等事宜。4. 辦公用品日常管理4.1辦公用品申購及領(lǐng)用流程4.1.1各部門每周五下班前上報下周辦公用品需求計劃，填寫辦 公用品申購單，報部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一匯總，交綜合 計劃部進行采購。其中大宗及貴重或涉密物品需打物品購買報告書報 部門負(fù)責(zé)人、保密辦、行政部、分管副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng) 理批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一匯總，交綜合計劃部進行采購。4.1.2辦公用品購回后統(tǒng)一入庫，由庫房管理員在辦公用品臺賬 上登記，并通知申購部門領(lǐng)取。4.1.3申購部門到庫房簽字驗收，領(lǐng)取所申購的物品，流程結(jié)束。4.2電腦的使用管理詳見公司網(wǎng)絡(luò)安全管理責(zé)任制度4.3電

5、話的使用管理4.3.1電話由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使 用。4.3.2每次通話應(yīng)簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金，撥打長途 電話前加“ 96688”。4.3.3禁止撥打私人電話，接聽私人電話時間控制在1分鐘以內(nèi)。4.3.4電話出現(xiàn)故障的可報設(shè)備部進行維修。4.3.5嚴(yán)禁在電話中談?wù)撋婷軆?nèi)容。4.4打印機、復(fù)印機的使用管理4.4.1為確保打印機、復(fù)印機的正常運轉(zhuǎn)，每天開機使用的時間不 宜過長。442打印或者復(fù)印完成后，必須及時取走文件，防止失密。443禁止打印或復(fù)印私人資料。4.4.4不準(zhǔn)在非涉密打印機、復(fù)印機上處理涉密信息。4.4.5涉密打印機、復(fù)印機按照涉密辦公用品管理制

6、度進行。4.5傳真機使用管理4.5.1傳真機指定專人負(fù)責(zé)管理。4.5.2不得使用傳真?zhèn)魉蛡€人資料。4.5.3嚴(yán)禁在傳真機上傳遞涉密信息。4.6投影儀使用管理4.6.1投影儀安置于公司會議室，各部門如需使用應(yīng)填寫 辦公 設(shè)備借用登記表。4.6.2投影儀僅用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。4.7筆記本電腦4.7.1個人因辦公需要申請的筆記本電腦，由申請人負(fù)責(zé)管理，行 政部監(jiān)督使用，嚴(yán)禁處理涉密信息。4.7.2公用筆記本電腦放置于行政部辦公室，部門若需使用應(yīng)填寫 辦公設(shè)備借用登記表。4.8相機、攝像機的使用管理相機、攝像機由行政部負(fù)責(zé)管理，其他部門若需使用應(yīng)填寫辦 公設(shè)備借用登記表，嚴(yán)禁攝取涉密圖片、涉密

7、視頻等信息，保密辦 對使用情況進行監(jiān)督。4.9辦公文具的使用管理4.9.1公司所有辦公文具由使用部門指定專人管理。4.9.2辦公文具的使用秉持“節(jié)儉為公”的原則。4.10辦公用品保養(yǎng)、維修管理4.10.1各個部門需按照產(chǎn)品使用說明正確使用辦公用品，如因操 作失誤造成損壞由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟責(zé)任。4.10.2辦公用品發(fā)生故障無法使用時，使用部門應(yīng)報行政部處理, 并填寫辦公用品維修登記表。4.10.3涉密辦公用品的維修必須由保密辦具體負(fù)責(zé)。4.11辦公用品使用監(jiān)督4.11.1行政部負(fù)責(zé)對辦公用品的使用情況進行不定期檢查，對違 規(guī)使用辦公用品的人員有處罰權(quán)。4.11.2保密辦對涉密辦公設(shè)備的使用監(jiān)

8、督管理嚴(yán)格按照涉密辦 公用品管理制度進行。4.12辦公設(shè)備的盤點及賠償4.12.1行政部負(fù)責(zé)對公司所有辦公設(shè)備進行分類，并建立辦公設(shè) 備管理臺帳，每半年盤點清查一次，做到賬物相符。4.12.2在規(guī)定的使用年限內(nèi)，因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟 失等，所造成的經(jīng)濟損失由個人承擔(dān)。4.12.3涉密辦公設(shè)備的盤點及賠償由保密辦具體負(fù)責(zé)4.13辦公設(shè)備報廢處理4.13.1報廢年限設(shè)備名稱使用壽命設(shè)備名稱使用壽命筆記本電腦5-8年辦公電話（手機）2-3年臺式電腦3-5年投影儀1-3年U盤7-10 年相機8-10 年打印機（噴墨）6-8年碎紙機2-5年打印機（激光）3-5年打印機（針式）5-7年傳真機5-

9、10 年P(guān)OS機1-3年辦公電話（座機）1-3年辦公桌椅、柜子5-8年注：設(shè)備的使用壽命與設(shè)備的使用頻率及使用方式有直接關(guān)系，此表僅作為參考4.13.2報廢審核對于各部門提交的報廢物品清單， 要認(rèn)真審核，確認(rèn)不能再次使 用后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部、分管副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng) 理簽字后方可作報廢處理。一一辦公設(shè)備報廢審批表、報廢審核 權(quán)限明確。報廢審批權(quán)限設(shè)備采購價格12000行政部審批設(shè)備采購價格20005000分管副總審批設(shè)備采購價格500010000常務(wù)副總經(jīng)理審批設(shè)備采購價格10000以上總經(jīng)理審批4.13.3對報廢的辦公用品，行政部應(yīng)在辦公設(shè)備報廢登記表 上做好登記。4.13.4報廢品由庫房集中存放，由行政部根據(jù)報廢處理意見，對 庫房集中處理報廢品進行監(jiān)督。4.1