辦公用品日常管理制度

1、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX管理規(guī)章制度WI-XZ-001-2015辦公用品日常管理制度（試行）版 次： A.01編 制：審 核：批 準(zhǔn)：分發(fā)號(hào)：持有者：2015年9月15日頒布2015年9月20日實(shí)施分發(fā)單位:部門(mén)/人員數(shù)量:部門(mén)/人員數(shù)量常務(wù)副總經(jīng)理1份財(cái)務(wù)部1份生產(chǎn)副總經(jīng)理1份安全保衛(wèi)部1份設(shè)備、技術(shù)副總經(jīng)理1份基建工程部1份總經(jīng)理助理1份保安隊(duì)1份1份存檔1份1份1份1份1份1份1份1份1份目錄1 .目的 42 .定義 43. 相關(guān)部門(mén)職責(zé) 44. 辦公用品日常管理 54.1辦公用品申購(gòu)及領(lǐng)用流

2、程 54.2電腦的使用管理 54.3電話的使用管理 54.4打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用管理 54.5傳真機(jī)使用管理 64.6投影儀使用管理 64.7筆記本電腦 64.8相機(jī)、攝像機(jī)的使用管理 64.9辦公文具的使用管理 74.10辦公用品保養(yǎng)、維修管理 74.11辦公用品使用監(jiān)督 74.12辦公設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)及賠償 74.13辦公設(shè)備報(bào)廢處理 81 .目的為了加強(qiáng)對(duì)公司辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度2. 定義2.1辦公用品：主要包括辦公文具（如筆、打印紙、文件夾、刀片、 膠水、標(biāo)簽便條、計(jì)算器等易耗品）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、 電話、傳真機(jī)、投影儀、筆記本電腦、相機(jī)、攝像機(jī)、桌椅、點(diǎn)鈔機(jī)

3、、 POS機(jī)、碎紙機(jī)、文件柜等耐用品）。2.2涉密辦公用品：凡是經(jīng)審批需要產(chǎn)生、傳遞、存儲(chǔ)秘密文件資 料的辦公用品。2.3報(bào)廢：非自然或人為原因引起的不能正常使用稱為報(bào)廢，只適 用于辦公設(shè)備。2.3.1 達(dá)到報(bào)廢年限，且不能滿足正常工作需要；2.3.2 沒(méi)有達(dá)到報(bào)廢年限，但不能通過(guò)更換配件提升性能繼續(xù)使 用或該設(shè)備已不能滿足正常工作的需要。3. 相關(guān)部門(mén)職責(zé)3.1行政部：負(fù)責(zé)辦公用品的申購(gòu)單受理、維修保養(yǎng)、監(jiān)督使用等 事宜。3.2保密辦：負(fù)責(zé)涉密辦公用品申購(gòu)的審批及涉密辦公用品使用的 監(jiān)督管理。3.3綜合計(jì)劃部：負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)。3.4庫(kù)房：負(fù)責(zé)辦公用品的暫存、發(fā)放及臺(tái)賬管理。3.5各部門(mén)：

4、主要負(fù)責(zé)辦公用品的申購(gòu)、使用、日常保管等事宜。4. 辦公用品日常管理4.1辦公用品申購(gòu)及領(lǐng)用流程4.1.1各部門(mén)每周五下班前上報(bào)下周辦公用品需求計(jì)劃，填寫(xiě)辦 公用品申購(gòu)單，報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一匯總，交綜合 計(jì)劃部進(jìn)行采購(gòu)。其中大宗及貴重或涉密物品需打物品購(gòu)買報(bào)告書(shū)報(bào) 部門(mén)負(fù)責(zé)人、保密辦、行政部、分管副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng) 理批準(zhǔn)后，由行政部統(tǒng)一匯總，交綜合計(jì)劃部進(jìn)行采購(gòu)。4.1.2辦公用品購(gòu)回后統(tǒng)一入庫(kù)，由庫(kù)房管理員在辦公用品臺(tái)賬 上登記，并通知申購(gòu)部門(mén)領(lǐng)取。4.1.3申購(gòu)部門(mén)到庫(kù)房簽字驗(yàn)收，領(lǐng)取所申購(gòu)的物品，流程結(jié)束。4.2電腦的使用管理詳見(jiàn)公司網(wǎng)絡(luò)安全管理責(zé)任制度4.3電

5、話的使用管理4.3.1電話由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門(mén)主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使 用。4.3.2每次通話應(yīng)簡(jiǎn)潔扼要，以免耗時(shí)占線、浪費(fèi)資金，撥打長(zhǎng)途 電話前加“ 96688”。4.3.3禁止撥打私人電話，接聽(tīng)私人電話時(shí)間控制在1分鐘以內(nèi)。4.3.4電話出現(xiàn)故障的可報(bào)設(shè)備部進(jìn)行維修。4.3.5嚴(yán)禁在電話中談?wù)撋婷軆?nèi)容。4.4打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用管理4.4.1為確保打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，每天開(kāi)機(jī)使用的時(shí)間不 宜過(guò)長(zhǎng)。442打印或者復(fù)印完成后，必須及時(shí)取走文件，防止失密。443禁止打印或復(fù)印私人資料。4.4.4不準(zhǔn)在非涉密打印機(jī)、復(fù)印機(jī)上處理涉密信息。4.4.5涉密打印機(jī)、復(fù)印機(jī)按照涉密辦公用品管理制

6、度進(jìn)行。4.5傳真機(jī)使用管理4.5.1傳真機(jī)指定專人負(fù)責(zé)管理。4.5.2不得使用傳真?zhèn)魉蛡€(gè)人資料。4.5.3嚴(yán)禁在傳真機(jī)上傳遞涉密信息。4.6投影儀使用管理4.6.1投影儀安置于公司會(huì)議室，各部門(mén)如需使用應(yīng)填寫(xiě) 辦公 設(shè)備借用登記表。4.6.2投影儀僅用于公司、部門(mén)會(huì)議以及培訓(xùn)。4.7筆記本電腦4.7.1個(gè)人因辦公需要申請(qǐng)的筆記本電腦，由申請(qǐng)人負(fù)責(zé)管理，行 政部監(jiān)督使用，嚴(yán)禁處理涉密信息。4.7.2公用筆記本電腦放置于行政部辦公室，部門(mén)若需使用應(yīng)填寫(xiě) 辦公設(shè)備借用登記表。4.8相機(jī)、攝像機(jī)的使用管理相機(jī)、攝像機(jī)由行政部負(fù)責(zé)管理，其他部門(mén)若需使用應(yīng)填寫(xiě)辦 公設(shè)備借用登記表，嚴(yán)禁攝取涉密圖片、涉密

7、視頻等信息，保密辦 對(duì)使用情況進(jìn)行監(jiān)督。4.9辦公文具的使用管理4.9.1公司所有辦公文具由使用部門(mén)指定專人管理。4.9.2辦公文具的使用秉持“節(jié)儉為公”的原則。4.10辦公用品保養(yǎng)、維修管理4.10.1各個(gè)部門(mén)需按照產(chǎn)品使用說(shuō)明正確使用辦公用品，如因操 作失誤造成損壞由當(dāng)事人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.10.2辦公用品發(fā)生故障無(wú)法使用時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)報(bào)行政部處理, 并填寫(xiě)辦公用品維修登記表。4.10.3涉密辦公用品的維修必須由保密辦具體負(fù)責(zé)。4.11辦公用品使用監(jiān)督4.11.1行政部負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行不定期檢查，對(duì)違 規(guī)使用辦公用品的人員有處罰權(quán)。4.11.2保密辦對(duì)涉密辦公設(shè)備的使用監(jiān)

8、督管理嚴(yán)格按照涉密辦 公用品管理制度進(jìn)行。4.12辦公設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)及賠償4.12.1行政部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類，并建立辦公設(shè) 備管理臺(tái)帳，每半年盤(pán)點(diǎn)清查一次，做到賬物相符。4.12.2在規(guī)定的使用年限內(nèi)，因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟 失等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個(gè)人承擔(dān)。4.12.3涉密辦公設(shè)備的盤(pán)點(diǎn)及賠償由保密辦具體負(fù)責(zé)4.13辦公設(shè)備報(bào)廢處理4.13.1報(bào)廢年限設(shè)備名稱使用壽命設(shè)備名稱使用壽命筆記本電腦5-8年辦公電話（手機(jī)）2-3年臺(tái)式電腦3-5年投影儀1-3年U盤(pán)7-10 年相機(jī)8-10 年打印機(jī)（噴墨）6-8年碎紙機(jī)2-5年打印機(jī)（激光）3-5年打印機(jī)（針式）5-7年傳真機(jī)5-

9、10 年P(guān)OS機(jī)1-3年辦公電話（座機(jī)）1-3年辦公桌椅、柜子5-8年注：設(shè)備的使用壽命與設(shè)備的使用頻率及使用方式有直接關(guān)系，此表僅作為參考4.13.2報(bào)廢審核對(duì)于各部門(mén)提交的報(bào)廢物品清單， 要認(rèn)真審核，確認(rèn)不能再次使 用后，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、行政部、分管副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理或總經(jīng) 理簽字后方可作報(bào)廢處理。一一辦公設(shè)備報(bào)廢審批表、報(bào)廢審核 權(quán)限明確。報(bào)廢審批權(quán)限設(shè)備采購(gòu)價(jià)格12000行政部審批設(shè)備采購(gòu)價(jià)格20005000分管副總審批設(shè)備采購(gòu)價(jià)格500010000常務(wù)副總經(jīng)理審批設(shè)備采購(gòu)價(jià)格10000以上總經(jīng)理審批4.13.3對(duì)報(bào)廢的辦公用品，行政部應(yīng)在辦公設(shè)備報(bào)廢登記表 上做好登記。4.13.4報(bào)廢品由庫(kù)房集中存放，由行政部根據(jù)報(bào)廢處理意見(jiàn)，對(duì) 庫(kù)房集中處理報(bào)廢品進(jìn)行監(jiān)督。4.1