WPS表格教程[1]1

1、wps office wps表格表格 wps表格基本概念 工作簿與工作表 1工作簿 所謂工作簿是指在wps表格環(huán)境中用來儲存并處理工作數(shù) 據(jù)的文件。在wps表格中，一個工作簿文件就像一本書。 每個工作簿又包含多個工作表，這些工作表可以儲存不同 類型的數(shù)據(jù)。 工作簿與工作表 每一個工作簿文件在默認狀態(tài)下打開3個工作表，分別以 sheet1，sheet2，sheet3。 wps表格中每個工作簿中最多可以擁有255個工作表。 wps表格默認的工作簿是book1，它的擴展名是.xls。 工作表的名字顯示在工作簿文件窗口底部的標簽里，在標 簽上單擊工作表的名字可以實現(xiàn)在同一工作簿中不同工作 表間的切換。

2、 2工作表 電子表格由65536行和256列構(gòu)成。 行的編號是由上到下在165536之間的阿拉伯數(shù)字來表示 列的編號則由左到右采用字母 “a”、“b” 、“y”、“z”、 “ba”“bb”、“bc”、 、“iv”等來表示。 3單元格 每張工作表有多個長方形的“存儲單元”構(gòu)成，稱為“單 元格”，輸入的數(shù)據(jù)都保存在這些單元格內(nèi)。 正在操作的單元格稱為“活動單元格”。 4單元格區(qū)域 單元格區(qū)域是指一組被選中的單元格?？梢允窍噜彽幕虮?此分離的。 對一個單元格區(qū)域的操作就是對該區(qū)域中的所有單元格執(zhí) 行相同的操作。 當單元格區(qū)域被選中后，所選范圍內(nèi)的所有單元格都變成 藍色（此顏色為默認設(shè)置），取消時又恢

3、復(fù)原樣。 每個單元格都有固定的地址。例如：“sheet1!b2”代表 “sheet1”工作表中的第二行的第b列單元格。 wps表格的基本操作 文件基本操作 1新建工作簿 啟動表格時，系統(tǒng)將打開一個新的工作簿。 建立一個新的工作簿，常用方法有兩種： 一是利用“文件”菜單中的“新建”命令建立一個新的工 作簿文件； 二是利用工具欄上的“新建”按鈕 建立一個新的工作 簿文件。 2打開工作簿 打開工作簿的常用方式有以下三種。 （1）從“菜單”中直接打開 在“文件”菜單上，單擊“打開”。 在“查找范圍”列表中，單擊驅(qū)動器、文件夾。 在文件夾列表中，找到并打開包含此文件的文件夾。 單擊“文件”，再單擊“打開

4、”。 （2）從“工具欄”中直接打開 單擊“常用”工具欄中的“打開”。 在“查找范圍”列表中，單擊驅(qū)動器、文件夾。 在文件夾列表中，找到并打開包含此文件的文件夾。 單擊“文件”，再單擊“打開”。 （3）從“任務(wù)窗格”中直接打開 如果任務(wù)窗格在視圖中不可視，請單擊“文件”菜單下的 “新建”命令。 單擊“新建工作薄”任務(wù)窗格下的“打開”或從任務(wù)窗格 歷史列表中選取需要打開的文件。 任務(wù)窗格是應(yīng)用程序中提供常用命令的窗口。其位置、大 小均可根據(jù)實際需要調(diào)整，方便用戶在使用相關(guān)命令時仍 可繼續(xù)編輯文稿。 3保存工作簿 在保存文件時，應(yīng)先命名、指定文件的存放位置、 然后執(zhí)行保存操作。 保存文件的常用方式有

5、以下兩種。 （1）單擊“文件”菜單中“保存”命令；如果是第 一次保存文件，將提示為其命名，步驟如下： 單擊“文件”菜單中的“另存為”命令。 在“文件名”框中，鍵入文件的新名稱。 單擊“保存”。 （2）在“常規(guī)”工具欄上，單擊“保存”按鈕。 4關(guān)閉工作簿 關(guān)閉已打開或編輯過的文件，包含下列四種方式： （1）關(guān)閉當前呈激活狀態(tài)的窗口。 選擇要關(guān)閉的窗口，在“文件”菜單上，單擊“關(guān)閉”。 選擇要關(guān)閉的窗口，在文檔切換標簽右擊鼠標，單擊“關(guān) 閉窗口”。 在文檔切換標簽上雙擊關(guān)閉本窗口。 （2）關(guān)閉當前呈非激活狀態(tài)的窗口 選擇要關(guān)閉的窗口，在文檔切換標簽右擊鼠標，單擊“關(guān) 閉其它窗口”。 （3）關(guān)閉所有

6、窗口，包含下列三種方式： 在“文件”菜單上，選擇“關(guān)閉所有文檔”。 在文檔切換標簽上右擊鼠標，選擇“關(guān)閉所有文檔”。 在文檔切換標簽外右擊鼠標，選擇“關(guān)閉所有文檔”。 （4）退出整個應(yīng)用程序 在“文件”菜單上，單擊“退出”。 向工作表中輸入數(shù)據(jù) 當選定單元格或單元格區(qū)域之后，則可以向里面輸入數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)類型包括文本、數(shù)字、圖表、聲音等。在當前活動單 元格中輸入的數(shù)據(jù)都將保存在當前單元格中， 在輸入過程中，按下enter鍵表示確認輸入的數(shù)據(jù)，同時單 元格指針自動移到下一個單元格，還可使用tab鍵和方向鍵 移動單元格指針。 1輸入數(shù)據(jù)類型 （1）輸入數(shù)字 在wps表格中，當建立新的工作表時，所有單

7、元格都采用 默認的通用數(shù)字格式。 通用格式一般采用整數(shù)(如：123)、小數(shù)(如：1.23)格式， 而當數(shù)字的長度超過單元格的寬度時，wps將自動使用科 學(xué)計數(shù)法來表示該數(shù)字，數(shù)字通?？坑覍R。 （2）輸入文字 文字是指字符或者是任何數(shù)字和字符的組合。 任何輸入到單元格內(nèi)的字符集，只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字、 公式、日期、時間或邏輯值，則一律將其視為文字。 對于全部由數(shù)字組成的字符串，比如：郵政編碼、電話號 碼等字符串的輸入為了避免被認為是數(shù)字型數(shù)據(jù)，wps表 格提供了在這些輸入項前添加“ ”的方法來區(qū)別是“數(shù)字 字符串”而非“數(shù)字”數(shù)據(jù)。 （3）輸入日期和時間 在wps表格中，當在單元格中輸入可識

8、別的日期和時間數(shù) 據(jù)時，單元格的格式就會自動地從“通用”格式轉(zhuǎn)換為相 應(yīng)的“日期”或“時間”格式，而不需要用戶去設(shè)定該單 元格為日期或時間格式，可以在同一單元格中鍵入日期和 時間，但二者間必須用空格分隔。例如： 01/4/20 17:00。 2輸入數(shù)據(jù)方式 （1）直接輸入法，首先選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格。 在單元格中輸入“班級成績”，此時在編輯欄上將 出現(xiàn)與單元格中相對應(yīng)的內(nèi)容，并且多出了“” 和“”兩個工具按鈕。這兩個工具按鈕的作用是： “”：單擊此按鈕將取消此次輸入，按esc鍵與該 按鈕功能相同。 “”：單擊此按鈕確認剛才的輸入有效，完成輸入 的操作。 （2）快速填充式輸入 可拖動填充柄（所

9、選單元格區(qū)域右下角的黑色小方塊）來 快速輸入數(shù)據(jù)。 通過單元格填充復(fù)制數(shù)據(jù)：首先選定需要復(fù)制數(shù)據(jù)的單元 格，按住 ctrl 鍵，拖動單元格填充柄。 通過單元格填充創(chuàng)建序列 首先選定作為初始值的單元格，然后拖動單元格填充柄進行 填充。 把數(shù)字或單詞看成是一個序列，并能預(yù)測序列的趨勢，在相 鄰的單元格中填入相同趨勢的數(shù)據(jù)。 例如：在b4中輸入數(shù)字5，然后將鼠標放到填充柄處，此時 鼠標將變成黑色十字形狀，接著拖動鼠標，將在b5b8中 依次自動填入69這幾個數(shù)字。 另外通過填充柄還可以進行“自動填充”，可直接識別連 續(xù)的數(shù)字和遞增的等差數(shù)列。 例如：在連續(xù)兩個單元格內(nèi)輸入5、7，然后將這兩個單元 格一

10、起選中，接著拖動填充柄，其他連續(xù)的單元格內(nèi)將按 照5和7的差值自動填充為9、11、13，。 “自動填充”功能還可以完成時間和日期等序列的填充。例 如： 鍵入 monday 自動填充為 tuesday ,wednesday,thursday,friday january fberuary,march,april, 星期一 星期二，星期三 （3）利用“編輯”菜單中的“填充”子菜單，其中的“序列” 命令可設(shè)置“等差序列”、“等比序列”、“日期”等序 列的填充，同時還可確定步長值、終止值及按行還是按列 填充。 7.2.3 編輯表格 1插入單元格、行或列 （1）根據(jù)不同需要，選擇不同的單元格區(qū)域。 插入

11、單元格 選擇要插入新單元格的區(qū)域 插入單元格數(shù)目所選單元格數(shù)目與相等 7.2.3 編輯表格 插入一行 選擇需插入新行之下的行中的任意單元格。例如，若要在 第6行之上插入一行，請單擊第6行中的任意單元格。 插入多行 選擇需插入新行之下的若干行（插入的行數(shù)與選定的行數(shù) 相等）。 插入一列 選擇需插入新列右側(cè)的列中的任意單元格。例如，若要在c 列左側(cè)插入一列，請單擊 c 列中的任意單元格。 插入多列 選擇需要插入新列右側(cè)的若干列（插入的列數(shù)與選定的列 數(shù)相等）。 （2）在“插入”菜單上，單擊“單元格”、“行”或“列” 或在右鍵菜單選擇“插入”。如果選中的是單元格，會有 如圖所示插入提示： 2刪除單元

12、格、行或列 （1）選定要刪除的單元格、行或列。 （2）在“編輯”菜單上，單擊“刪除”或在右鍵菜單中選擇 “刪除”。 注意：如果公式中引用的單元格被刪除，該公式將顯示錯 誤值 #ref! 。 3單元格內(nèi)容的復(fù)制 如果想對某單元格區(qū)域的內(nèi)容進行復(fù)制，可先將其選中， 然后用ctrl+鼠標左鍵拖動即可，如圖所示。 4單元格內(nèi)容的移動 常用方法為：將鼠標放在單元格邊框上，鼠標將變成四個 黑色的箭頭，此時，拖動鼠標到相應(yīng)的位置即可。 5清除單元格格式和內(nèi)容 （1）采用菜單刪除 選定需要清除其格式或內(nèi)容的單元格、行或列。 在“編輯”菜單下，選擇“清除”，可以根據(jù)需要選擇清 除的種類：全部、格式、文本和批注。

13、 （2）采用鍵盤刪除單元格內(nèi)容 選定需要清除內(nèi)容的單元格、行或列。 按 del 鍵，可清除單元格的內(nèi)容。 （3）采用鼠標刪除 選定需要清除其格式或內(nèi)容的單元格、行或列。 單擊填充柄，當向內(nèi)拖動鼠標越過該選擇的單元格時(此時 單元格的邊框變虛)，釋放鼠標可清除內(nèi)容。 6工作表的切換 一個工作簿文件可以包含若干個工作表。 在工作簿中可進行表的插入、刪除、移動、復(fù)制、重命名 等操作 還可以將一個工作表分割、凍結(jié)，或執(zhí)行在不同的工作表 間復(fù)制數(shù)據(jù)、插入新表等操作。 在工作簿中的各個工作表，只有一個為當前工作表，可根 據(jù)需要在工作表間反復(fù)切換。 工作表標簽 可以利用工作表標簽快速地在不同的工作表之間進行

14、切換。 在切換工作表的過程中，如果該工作表的名字在屏幕左下 方的標簽中，可以單擊對應(yīng)的標簽，進行切換。 如果要切換的工作表標簽沒有顯示在當前的工作表標簽中， 可以通過對快捷鍵或滾動按鈕的操作來實現(xiàn)。 7插入或刪除工作表 （1）插入工作表 在一個新打開的工作簿中通常默認含有3個工作表，分別以 “sheet1”、“sheet2”、“sheet3”來命名。 若要插入一張工作表，可執(zhí)行“插入”菜單中的“工作表” 命令，這樣一張新的工作表將插入到工作簿中并被命名為 “sheet4”，。 （2）刪除工作表 若要“刪除”一張工作表，首先單擊工作表標簽來選定要 刪除的工作表，之后選擇“編輯”菜單中的“刪除工作

15、表” 命令。 在想要將其刪除的工作表標簽上單擊鼠標右鍵，在彈出的 快捷菜單中單擊“刪除”命令，并在打開的對話框中單擊 “確定”即可。 同時該工作表后面的工作表變成了當前的活動工作表。 8移動、復(fù)制和刪除工作表 （1）移動工作表 在工作簿中移動工作表，只需用鼠標點中要移動的工作表， 然后沿著標簽行拖動選中的工作表到達新的位置，之后松 開鼠標鍵即可將工作表移動到新的位置。 在拖動過程中，屏幕上會出現(xiàn)一個黑色的三角形來指示工 作表將要被插入的新位置。 移動、復(fù)制工作表 可將工作表移動到另外一個工作簿中，具體步驟如下： 首先在源工作簿中的工作表標簽上單擊選定要移動的工作表標簽。 執(zhí)行“編輯”菜單中的“

16、移動或者復(fù)制工作表”命令，這時屏幕上 會出現(xiàn)“移動或復(fù)制工作表”對話框，如圖所示。 在工作簿列表框中選擇目的工作簿，按下“確定”即可。 （2）復(fù)制工作表 在同一工作簿中復(fù)制工作表，應(yīng)用于兩張表格相 類似的情況。有一張舊表，就不必建立一張新表， 而只需將舊表復(fù)制一份，然后對其中個別項目進 行修改即可。 其操作過程只是在移動的同時按住“ctrl”鍵。新 工作表的名字以舊工作表的名字+“（2）”來命名。 將工作表復(fù)制到其他工作簿中只需按前面介紹的 移動工作表的方式操作即可。只是當選擇了“目 的”工作簿之后，再選擇“建立副本”復(fù)選框即 可完成。 9重新命名工作表 可以改變系統(tǒng)自動給定的工作表名，從而進

17、行更加有效的 管理。重命名操作步驟如下： 雙擊選中的工作表標簽，這時屏幕上會看到名字反黑顯示。 輸入新的名字。 按回車后，會看到新的名字已經(jīng)出現(xiàn)在工作表標簽中，代 替了原來的名字。 10同時操作多個工作表 當前在多個工作表中輸入相同的數(shù)據(jù)時，可以先將這些工作 表全部選定，使之成為一個工作組，然后再進行輸入操作。 要選定多個工作表，可如下操作： 按下ctrl或shift鍵的同時，用鼠標單擊各工作表標簽，即可 選定多個工作表。 按ctrl+shift+pagedown鍵可以向后選定多個工作表。按 ctrl+shift+pageup鍵可以向前選定多個工作表。 7.2.4 修飾表格 1調(diào)整列寬 在wp

18、s表格中，默認的列寬是8個字符。 如果計算結(jié)果超過了默認的寬度，則該單元格的內(nèi)容就會 溢出到右邊的單元格內(nèi)單元格會用號填滿，此時只要將 單元格的寬度加寬，即可使數(shù)字顯示出來。 方法一 用“格式”菜單命令調(diào)整列寬。 （1）選定調(diào)整列寬的區(qū)域。 （2）單擊“格式”菜單中的“列”命令。 （3）單擊“列”子菜單的“列寬”命令，這時屏幕上出現(xiàn) “列寬”對話框，如圖7-15所示。 （4）在“列寬”框中，輸入要設(shè)定的列寬。 （5）按下“確定”按鈕，完成列寬的調(diào)整。 方法二 用鼠標調(diào)整列寬。 （1）將鼠標指針指向要改變列寬的工作表的列編號之間的格 線。 （2）當鼠標指針變成兩條黑色豎線并且各帶一個分別指向左

19、右的箭頭時，按住鼠標左鍵，拖動鼠標，將列寬調(diào)整到所 需的寬度，松開鼠標左鍵即可。 2調(diào)整行高 方法一 用“格式”菜單命令調(diào)整行高。 （1）選定調(diào)整行高的區(qū)域。 （2）單擊“格式”菜單中的“行”命令。 （3）單擊子菜單的“行高”命令，屏幕上出現(xiàn)如圖7-16所示 的“行高”對話框。 （4）在“行高”框中，輸入要設(shè)定的高度。 （5）按下“確定”按鈕，完成行高的調(diào)整。 方法二 用鼠標調(diào)整行高。 （1）將鼠標指針指向要改變行高的工作表的行編號之間的橫 線。 （2）當鼠標指針變成一個兩條黑色橫線并且各帶一個分別指 向上下的箭頭時，按住鼠標左鍵拖動鼠標，將行高調(diào)整到 所需的高度，松開鼠標左鍵即可。 3取消網(wǎng)

20、格線 當人們進入一個新的工作表時，都會看到在工作表里設(shè)有 表格線，這些格線可以不顯示出來。其操作步驟如下： （1）用“工具”菜單中的“選項”命令，在屏幕上出現(xiàn)一個 “選項”對話框，選擇“視圖”標簽。 （2）單擊“網(wǎng)格線”復(fù)選框，在其前面的“”符號消失。 （3）按下“確定”按鈕之后，網(wǎng)格線消失。 4設(shè)置工作表的顏色 方法一 使用工具欄。 可以使用工具欄上的“填充顏色”按鈕來設(shè)置單元格區(qū)域 的顏色，其操作步驟如下。 （1）選定要設(shè)置顏色的單元格區(qū)域。 （2）單擊工具欄上的“填充顏色”按鈕，就可以看到如圖所 示的“填充顏色”菜單 （3）在“填充顏色”菜單中，選擇要使用的顏色。 方法二 用菜單方式。

21、（1）選定要設(shè)置顏色的單元格區(qū)域。 （2）選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，在屏幕上將顯 示“單元格格式”對話框。 （3）在“單元格格式”對話框中，選擇“圖案”選項卡，選 擇填充顏色和圖案即可。 5設(shè)置邊框線 （1）選定要加上框線的單元格區(qū)域。 （2）選用“格式”菜單中的“單元格”命令，在 “單元格格式”對話框中選擇。 （3）選用線條下“樣式”內(nèi)的一種線條樣式。如果 要為框線指定顏色，可以在“顏色”下拉列表框中 為其選擇所需要的顏色。 （4）根據(jù)需要按下“預(yù)置”或“邊框”項下的各個 按鈕。 （5）如果需要，則重復(fù)上面第（4）步和第（5）步。 （6）按下“確定”按鈕。 6設(shè)置字符的格式 （1）

22、設(shè)置字體和大小 方法一 使用菜單中的“格式”命令。 選定要設(shè)置字體的所有單元格。 單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，屏幕出現(xiàn)“單元 格格式”對話框，單擊“字體”選項卡，如圖所示。 在“字體”選項列表中，選擇字體，如選擇“宋體”。 在“字號”列表中，選擇所需字體的大小。 按下“確定”按鈕。 方法二 使用工具欄中的“字體”命令。 打開“字體”列表框。 在“字體”列表中，選擇字體。 在“字號”列表中，選擇字號大小。 圖7-19 “單元格格式”對話框的“字體”標簽 （2）設(shè)置字符的顏色 方法一 使用菜單中的“格式”命令。 選定要設(shè)置字符顏色的單元格。 單擊“格式”菜單中的“單元格”命令，調(diào)出“單元格

23、格 式”對話框。 選擇其中的“字體”選項標簽。 在“顏色”列表框中，選擇所需要的顏色。 按下“確定”按鈕。 方法二 使用工具欄中的“調(diào)色板”。 選定要設(shè)置字符顏色的所有單元格。 單擊工具欄上的“字體顏色”按鈕，可以看到如圖所示的 字符顏色調(diào)色板。 在調(diào)色板上，單擊要使用的顏色即可。 （3）設(shè)置字符的修飾 對于字符的修飾，可以改變?yōu)榇煮w、斜體、下劃線等操作， 可以先選擇要增加修飾的內(nèi)容，之后按下工具欄上的相應(yīng) 按鈕即可完成。 （4）改變對齊方式 在wps表格中，對于單元格中數(shù)據(jù)的對齊方式，常用格式 有：左對齊、右對齊、居中對齊等。 （5）跨列居中 在wps表格中，常將表格標題跨列居中顯示?？蛇x中

24、欲合 并為一個單元格的多個單元格，直接單擊格式工具欄上的 “合并及居中”圖標，合并單元格并將其內(nèi)容居中顯示。 或在“單元格格式”對話框中，在“文本控制”項中，選 擇“合并單元格”復(fù)選項，即可將多個單元格合并為一個 單元格。 7數(shù)字的格式 在工作表的內(nèi)部，符合規(guī)定的數(shù)據(jù)按所規(guī)定的格式顯示在 單元格中。 當數(shù)值很大時，用科學(xué)記數(shù)法表示。單元格的寬度如果太 小，單元格會用#號填滿，此時只要將單元格的寬度加寬， 就可使數(shù)字顯示出來。 （1）改變數(shù)字格式 在默認情況下輸人數(shù)值時，wps表格查看該數(shù)值，并將該 單元格適當格式化。 例如，當輸入$1000時，wps表格會格式化成$1，000，當 輸入58時，

25、wps表格會顯示5月8日。 （1）改變數(shù)字格式 可以利用命令或格式工具欄，將單元格加以格式化。其操作 步驟如下： 選定要格式化的單元格或區(qū)域。 選擇“格式”菜單中的“單元格”命令，調(diào)出“單元格格式” 對話框。 在“分類”列表中，選擇所需要的格式類型。在對話框的右 邊，按選擇出現(xiàn)不同的解釋內(nèi)容。 也可直接單擊“格式”工具欄上的改變數(shù)字格式圖標，如： 增加小數(shù)位數(shù)，減少小數(shù)位數(shù)，百分比樣式等。 （2）自定義格式 選定要用此格式的單元格。 選擇“格式”菜單中的“單元格”命令。 在“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項卡。 在“分類”列表中，選取“自定義”選項，出現(xiàn)如圖所示 的對話框。 根據(jù)需要在“類

26、型”輸入框中，輸入或者編輯數(shù)字格式。 完成后選擇“確定”按鈕。格式定好后，在工作表的任何 地方都可使用。 （3）刪除自定義格式 自定義格式在用了一段時間后，若不再需要，可以將其刪 除，操作步驟如下： 選定要用此格式的單元格。 選擇“格式”菜單中的“單元格”命令。 在“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項卡。 選取“常規(guī)”選項。 選擇“確定”按鈕。 8快速格式設(shè)置 快速格式設(shè)置可以根據(jù)已有的格式，快速對其他單元格復(fù) 制格式。 “格式刷”按鈕被設(shè)計為讓用戶從一個選定的單元格或單 元格范圍中選取格式化信息，并把這個格式用于另一個單 元格。 所有依附于選定單元格的格式，包括數(shù)字、文字、背景和 邊框格式

27、都被復(fù)制，所有復(fù)制工作就像刷油漆一樣簡單 只要在源單元格中蘸一下，然后刷過目標單元格即可。 其操作步驟如下： 選定想要從中復(fù)制信息的單元格（源單元格）。 單擊工具欄上的“格式刷”按鈕，鼠標指針變成 “+”號和“刷子”形狀。 按住鼠標左鍵拖動，選定接收格式的單元格區(qū)域 （目標單元格）。釋放鼠標左鍵，自動接收源單元 格的格式。指針變回正常形狀，復(fù)制工作完成。 如果雙擊“格式刷”按鈕，可以連續(xù)使用“格式 刷”，要恢復(fù)正常光標，可以按esc鍵或再次單擊 “格式刷”按鈕。 9條件格式化 可以根據(jù)設(shè)定的條件，設(shè)置單元格中數(shù)據(jù)的顯示方式。 例如：成績表中平均分介于7580分之間的用紅色顯示，大 于81分的用

28、藍色顯示等。其操作如下： （1）選定要設(shè)置格式的單元格區(qū)域。 （2）執(zhí)行“格式”菜單中的“條件格式”命令，調(diào)出“條件 格式”對話框，如圖7-22所示。 （3）在“條件格式”對話框中選定所需條件。 9條件格式化 （4）為所設(shè)定的條件設(shè)定格式：單擊“格式”按鈕，選擇提 供的特殊格式后單擊“確定”，返回“條件格式”對話框。 （5）如果需要再加入條件，則單擊“添加”按鈕，添加第二 個條件，以至于更多個條件。 （6）重復(fù)三至五步可以繼續(xù)設(shè)定若干個條件，最后按下“確 定”按鈕。 7.3 公式及函數(shù) 電子表格系統(tǒng)除了能進行一般的表格處理外，還具有很強 的數(shù)據(jù)處理能力。 wps表格允許使用公式對數(shù)值進行計算并

29、提供了大量的函 數(shù)，可以自如地匯總、轉(zhuǎn)換、計算電子表格中的所有數(shù)據(jù)。 7.3.1 使用公式計算 1輸入公式 公式是包括下列要素的數(shù)學(xué)算式：數(shù)值、引用、名 稱、運算符和函數(shù)。 在wps表格中，所有的公式都以等號“=”開頭。 在單元格中輸入的公式步驟如下： （1）選擇要輸入公式的單元格。 （2）在編輯欄的輸入框中輸入一個“=”。 （3）輸入一個公式。 （4）按enter鍵確認。 通常當輸入公式后，在單元格中反映的不是公式本身，而 是公式的計算結(jié)果，公式本身則在編輯欄的輸入框中反映， 如圖7-23所示。 對于公式，可以使用多種數(shù)學(xué)運算符號來完成，比 如：+、*、/、%、（乘方）、（連接字 符串）等。

30、 還可以使用比較運算符，根據(jù)公式來判斷條件，返 回邏輯結(jié)果true（真）或false（假）。 運算符符號及優(yōu)先級：（） 比較運算符：、 2數(shù)據(jù)的自動計算 利用wps表格工具欄中的“自動求和”按鈕可實現(xiàn)自動加 總一列或一行數(shù)據(jù)。 （1）將當前單元格移動到欲加總的數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)。 （2）單擊“自動求和”銨鈕 （3）選取要求和的范圍。 （4）按enter鍵即可。 3錯誤信息綜述 錯誤值說明 #表明計算結(jié)果太長超過了單元格寬度 #div/0！公式被零除 #n/a沒有可用的數(shù)值 #name？wps表格不識別公式中使用的名字 #null！指定的兩個區(qū)域不相交 #num！數(shù)字有問題 #ref！公式引用了無效

31、的單元格 #value！參數(shù)或操作數(shù)的類型有錯 7.3.2 單元格的引用 單元格作為一個整體以單元格地址的描述形式參與運算稱 為單元格引用。 可以分為不同的類別：相對引用、絕對引用、混合引用。 7.3.2 單元格的引用 1相對引用 相對引用是指把一個含有單元格地址的公式復(fù)制到 一個新的位置后，公式中的單元格地址會隨之改變。 用相對引用的方法求每個學(xué)生的總分，步驟如下： （1）在張宏的“總分”單元格內(nèi)輸入公式： =b3+c3+d3，按enter鍵，計算“張宏”的總分。 （2）用鼠標單擊“張宏”的“總分”單元格，使之 成為活動單元格，然后用鼠標拖動其填充柄向下填 充，如圖7-24所示，將其他人的“

32、總分”單元格計 算出結(jié)果。 2絕對引用 絕對引用是指把公式復(fù)制到新位置時，單元格的地 址不變。 設(shè)置絕對地址需要在行號和列號前加符號“$”。 用絕對引用的方法計算學(xué)生的總分： （1）在張宏的“總分”單元格內(nèi)輸入公式： =$b$3+$c$3+$d$3，然后按enter鍵，把“張宏” 的總分算出來，如圖7-25所示。 （2）絕對引用不能用鼠標拖動填充的方法填充，因 為此時復(fù)制的是數(shù)據(jù)，而不是公式。 3混合引用 混合引用是指在一個單元格地址中，既包含相對地址引用 又包括絕對地址引用。如圖7-26所示，是混合引用計算的 結(jié)果。 7.3.3 函數(shù)的使用 函數(shù)是內(nèi)置的公式，可以把函數(shù)理解成一種復(fù)雜的公式。

33、 它能夠自如地匯總、轉(zhuǎn)換、計算和操作電子表格中的所有數(shù) 據(jù)。 其中大多數(shù)函數(shù)是比較常用的，有一部分是專為工程、統(tǒng)計 和數(shù)學(xué)專家準備的。 1函數(shù)的類型 （1）日期和時間函數(shù) （2）數(shù)學(xué)與三角函數(shù)函數(shù) （3）統(tǒng)計函數(shù) （4）查找與引用函數(shù) （5）文本函數(shù) （6）邏輯函數(shù) （7）信息函數(shù)：該函數(shù)大部分是用來測試單元格內(nèi) 的數(shù)據(jù)（如：偶數(shù)、邏輯值、空白等），其結(jié)果為 true （真）或false （假）。 2函數(shù)的語法 每一函數(shù)都包括一個語法行，語法主要有以下幾點。 （1）函數(shù)是一種特殊的公式，因此所有的函數(shù)要以 “=”開始。 （2）函數(shù)是預(yù)定義的內(nèi)置公式，它使用被稱為參數(shù) 的特定數(shù)值，并按特定順序進

34、行計算。 （3）函數(shù)名與括號之間沒有空格，括號要緊跟數(shù)字 之后，參數(shù)之間用逗號隔開，逗號與參數(shù)之間也不 要插入空格和其他字符。 例如，要計算d4和d6兩個單元格的和，可以這樣 輸入函數(shù)：=sum（d4,d6）。 （4）每一函數(shù)都包括一個語法行。 例如，表7-3中的函數(shù)if（logical_test， value_if_true，value_if_false）的語法行中，三 個參數(shù)都是必選的，用戶必須提供三個參數(shù)，否則 不能在單元格中輸入該函數(shù)。 （5）如一個函數(shù)的參數(shù)行后面跟有省略號（.）， 則表明可使用多個該種數(shù)據(jù)類型的參數(shù)。 （6）名稱后帶有一組空格號的函數(shù)不需任何參數(shù)， 但是使用時必須帶

35、括號，以使wps表格能識別該 函數(shù)。 （7）函數(shù)區(qū)域的表示方法。 獨立地址：各地址用（，）分隔，例如：=sum（a1,a3）， 表示a1和a3兩個單元格的和。 連續(xù)地址：首尾地址用（:）連接，例如：=sum （a1:a3），表示計算a1到a3三個單元格的和。 混合地址：例如：=sum（a1:a8,b3），表示計算a1到a8 再加b3的和。 3輸入函數(shù) （1）手工輸入函數(shù) 對于一些簡單的函數(shù)，可采用手工輸入的方法。 例如： 激活單元格g11（雙擊即可），輸入等號（=）表示開始 一個公式。 鍵入“sum”，之后緊跟著左括號，這就已經(jīng)開始了一 個函數(shù)（不區(qū)分函數(shù)的大小寫形式）。 輸入?yún)?shù)d3+e3。

36、 按enter鍵表示函數(shù)的結(jié)束，此時即可計算出結(jié)果，如圖 7-27所示。 （2）使用“函數(shù)向?qū)А陛斎?選擇欲使用函數(shù)的單元格，再單擊“編輯欄”中的“粘貼 函數(shù)”按鈕，或選擇“插入”菜單下的“函數(shù)”命令，打 開“粘貼函數(shù)”對話框。 在“函數(shù)類別”列表框中選擇要輸入函數(shù)的類別。例如， 選擇“常用函數(shù)”。 在“選擇函數(shù)”列表框中選擇所需要的函數(shù)。例如，選擇 “average”函數(shù)。單擊“確定”按鈕后，可以手工輸入 參數(shù)。 對話框的下部顯示當前選定函數(shù)的語法 （2）使用“函數(shù)向?qū)А陛斎?直接用鼠標選定相應(yīng)的區(qū)域，也可實現(xiàn)參數(shù)的輸入。 完成輸入后，單擊“確定”按鈕，計算的結(jié)果即出現(xiàn)在所 選單元格內(nèi)。 例

37、如：使用常用函數(shù)中的if函數(shù)，if函數(shù)是一個判斷函數(shù)， 它有三個參數(shù)，第一個是測試條件，如果測試條件為真， 則返回值為第二個參數(shù)，如果為假，則返回值為第三個參 數(shù)。 7.4 數(shù)據(jù)管理與圖表應(yīng)用 7.4.1 數(shù)據(jù)的排序 1排序規(guī)則 排序默認規(guī)則如下： （1）數(shù)字：數(shù)字從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)進行排序。 （2）字母：按字母先后順序排序。 （3）在按字母先后順序?qū)ξ谋卷椷M行排序時，會從左到右一 個字符一個字符地進行排序。 7.4.1 數(shù)據(jù)的排序 （4）文本以及包含數(shù)字的文本，按ascii字符次序 排序 （5）撇號（）和連字符（-）會被忽略。 （6）但例外情況是：如果兩個文本字符串除了連字 符不同外其

38、余都相同，則帶連字符的文本排在后面。 （7）邏輯值：在邏輯值中，false 排在 true 之 前。 （8）錯誤值：所有錯誤值的優(yōu)先級相同。 （9）空白單元格（無內(nèi)容）：空格始終排在最后。 2利用工具欄的“升序”或“降序”按鈕 排序 排序操作步驟如下： （1）在需要排序的數(shù)據(jù)列中單擊任一單元格。 （2）單擊工具欄上的“升序排序”按鈕 或 “降序排序”按 鈕。 注意：如果選中一列數(shù)據(jù)進行此操作，只會對該列的數(shù)據(jù) 進行排序，這樣會破壞行內(nèi)數(shù)據(jù)間的關(guān)系。 3利用“數(shù)據(jù)”菜單排序 操作步驟如下： （1）在數(shù)據(jù)清單中選定排序數(shù)據(jù)列的任一單元格。 （2）選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，這時屏幕 上出現(xiàn)“排

39、序”對話框，如圖7-32所示。 （3）在該對話框中設(shè)置排序關(guān)鍵字?？梢栽O(shè)置主要 關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字、第三關(guān)鍵字，每一個關(guān)鍵字 都可以選擇按升序或降序排列。 為了防止數(shù)據(jù)清單的標題也參加排序，可以選擇在 當前對話框中的“列表”選項組中的“有標題行” 單選按鈕。 7.4.2 數(shù)據(jù)的自動篩選 自動篩選是查找和處理數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)子集的快捷方法。 與排序不同，執(zhí)行篩選時并不重排清單。篩選只是暫時隱 藏不必顯示的行。 自動篩選允許輸入搜索和查看電子表格數(shù)據(jù)的條件，根據(jù) 這些條件，它會把不感興趣的東西隱藏起來。 1創(chuàng)建自動篩選 （1）單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。 （2）打開“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“篩選”子菜單中

40、的“自動篩 選”命令，此時，工作表中每一數(shù)據(jù)列的項端均會出現(xiàn)箭 頭按鈕。 （3）單擊所要篩選的數(shù)據(jù)列頂端的箭頭，就會出現(xiàn)包含所有 數(shù)據(jù)的選擇列表。此外，還有“全部”、“自定義”、 “前10個”等選項, 如圖7-33所示。 例如：現(xiàn)在從選擇列表中任選某學(xué)生的姓名，“自動篩選” 功能隨即隱藏起數(shù)據(jù)清單中與所選姓名無關(guān)的其他數(shù)據(jù)行。 再次單擊箭頭按鈕，選擇“全部”，則會顯示所有的數(shù)據(jù)。 2取消自動篩選 取消“自動篩選”與創(chuàng)建“自動篩選”的操作完全相同， 只是再次選擇了“自動篩選”命令，即取消了對號后， “自動篩選”功能就取消了。 7.4.3 數(shù)據(jù)的分類匯總 wps表格提供“分類匯總”功能，可以快速地

41、對一張數(shù)據(jù) 表進行自動匯總計算。 當插入自動分類匯總時，wps表格將分級顯示數(shù)據(jù)清單， 以便為每個分類匯總顯示和隱藏明細數(shù)據(jù)行。 1創(chuàng)建分類匯總 操作步驟如下： （1）先對分類匯總的字段排序，排序后相同的記錄被排在一 起。 （2）單擊數(shù)據(jù)工作表中的任意單元格，例如，按“性別”進 行排序。 （3）選擇“數(shù)據(jù)”菜單的“分類匯總”命令，屏幕上彈出如 圖7-34所示的“分類匯總”對話框。 1創(chuàng)建分類匯總 （4）在該對話框中，選擇分類匯總選項。這些選項有以下幾 個。 分類字段：選擇需要分類的字段，該字段應(yīng)與排序字段相 同。 匯總方式：選擇需要用于計算分類匯總的函數(shù)，如求和、 求平均值等。 選定匯總項：選

42、擇與需要匯總計算的數(shù)值列相對應(yīng)的復(fù)選 框。 可以使用上圖中的窗口左側(cè)的“1級數(shù)據(jù)”按鈕、“2級數(shù) 據(jù)”按鈕、“3級數(shù)據(jù)”按鈕及“展開”|“折疊”按鈕來查 看這幾級匯總結(jié)果，如圖7-35所示。 2. 刪除分類匯總 可以單擊“全部刪除”按鈕取消分類匯總，這樣就回到分 類匯總前的狀態(tài)。 7.4.4 用圖表分析數(shù)據(jù) 1圖表的創(chuàng)建 （1）選擇生成圖表的數(shù)據(jù)所在的單元格，如圖7-36所示。 （2）單擊“常用”工具欄的“圖表向?qū)А卑粹o；或者在“插 入”菜單選擇“圖表”命令，按照向?qū)崾?，選擇合適的 圖表類型。具體步驟如下： 單擊“常用”工具欄上的“圖表向?qū)А卑粹o（或打開“插 入”菜單，單擊“圖表”命令），啟

43、動wps表格的“圖表 向?qū)А惫δ?，屏幕上會出現(xiàn)一個對話框。在此對話框中列 出了wps表格中可以建立的所有圖表類型，可以從中任選 一個后，單擊“下一步”按鈕。 屏幕上出現(xiàn)如圖7-37所示的“源數(shù)據(jù)”對話框。對話框的 “數(shù)據(jù)區(qū)域”列表框中顯示出了要包含在圖表中的所有數(shù)據(jù) 單元格的所在范圍。 此時若要更改，則可以重新設(shè)定其范圍。在“系列產(chǎn)生在” 選項組中，若選擇“行”或“列”單選按鈕，則x軸、y軸 所表示的數(shù)據(jù)意義正好相調(diào)換。設(shè)定后，單擊“下一步”按 鈕。 出現(xiàn)“圖表選項”對話框，如圖7-38所示。在對話框的“標 題”選項卡中，可以輸入圖表的標題及其他內(nèi)容。還可以在 其他選項卡中設(shè)定其他內(nèi)容，之后單擊“下一步”按鈕。 單擊“完成”按鈕，如圖7-39所示。 2圖表的修改 （1）圖表的移動 建好一幅圖表工作只完成了一半。圖表的位置還需要調(diào)整， 否則這些圖表會將數(shù)據(jù)擋住，必須對工作表中的圖表和工 作表數(shù)據(jù)進行合理的版面調(diào)整，使工作表數(shù)據(jù)和圖