潤滑油銷售業(yè)務控制矩陣

1、潤滑油銷售業(yè)務控制矩陣業(yè)務風險控制點業(yè)最新資料， WOR文D 檔，可編輯】務目標1上報市場需求1,11.2經(jīng)營風險：需求計劃不合理 或未及時上報，影響經(jīng)營決 策。1.1 地市公司潤滑油經(jīng)營管理部門根據(jù)市場需求及變化編寫年、月度需求計劃。省（ （區(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門對地市公司需求計劃以及除軍工用油及區(qū)外 它客戶需求進行匯總，經(jīng)分管副經(jīng)理審批后，分別于每年 10 月、每月 20 日前向油 部上報下年度、下月度內部資源需求計劃。2編制下達計劃1,11.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定編制、 下達計劃，影響正常經(jīng)營。2.1 油品銷售事業(yè)部根據(jù)股份公司年度生產經(jīng)營計劃，結合潤滑油分公司年、月度 劃及省（

2、市）分公司（區(qū)外銷售公司）上報的需求計劃，綜合平衡后制定年、月度 內部資源采購計劃，按規(guī)定權限審批后執(zhí)行。對省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）的月度分解計劃經(jīng)分管副主任批準后下達 計劃經(jīng)主任批準后下達。3內部采購1,11.2經(jīng)營風險：計劃下達不合理 或不及時，影響經(jīng)營；未按 規(guī)定維護采購訂單，不能實 現(xiàn)系統(tǒng)控制。3.1 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門根據(jù)油品銷售事業(yè)部下 劃，將月度內部資源采購計劃細化為分品種計劃，經(jīng)部門負責人審批后上報銷售事 售事業(yè)部與潤滑油分公司進行銜接后，下發(fā)各?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）執(zhí) 潤滑油業(yè)務部門根據(jù)月度配置計劃在ERP系統(tǒng)中維護采購訂單，并根據(jù)

3、發(fā)貨通知單內向交貨單。1.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定簽署協(xié) 議或訂單，影響經(jīng)營。32 省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）采購股份公司內潤滑油分公司以外生產單位 品，應與生產單位簽訂購銷協(xié)議或訂單?！綞RP】業(yè)務部門根據(jù)購銷協(xié)議或訂單，在維護采購訂單，及時創(chuàng)建內向交貨單。4外部采購1,11.21.31.42.1經(jīng)營風險、財務風險：未按 規(guī)定進行信用評價，導致舞 弊或損失，影響財務報告。4.1 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門統(tǒng)一組織對外部供應商進 應商信用等級報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）信用管理小組（經(jīng)理任組長）審 應商信用、同等質量級別的內部資源采購價格和市場情況建議采購價格，填寫外

4、 表，按規(guī)定權限報批。1.11.21.32.13.13.2經(jīng)營風險、財務風險：合同未按規(guī)定簽署造成糾紛或損 失，影響財務報告。 合規(guī)風險：違反法律、法規(guī)。4.2 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門按照經(jīng)法律事務部審定的 本擬訂合同，合同簽訂人按規(guī)定權限與外部供應商簽訂采購合同（明確交貨方式、 價格、數(shù)量、質量標準、包裝規(guī)格、承付方式、損耗率、違約責任等）。合同復印 部門。【 ERP】業(yè)務部門根據(jù)采購合同，在ERP系統(tǒng)中維護采購合同，參照采購合同單，及時創(chuàng)建內向交貨單。對示范合同文本條款進行文字性修改的，經(jīng)同級法律事務部門審核 ; 進行實質性修改 事務部審核。5采購驗收入庫1.23

5、.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定進行質量檢驗，影響正常交接。5.1 收貨前由質檢人員對油品進行質量檢驗，出具油品質量合格報告（包裝油檢驗 出現(xiàn)質量問題或品種差異，查清原因報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司），由相關 理意見，報分管副經(jīng)理批準后處理。1.22.1經(jīng)營風險、財務風險：未按 規(guī)定驗收入庫，造成實際入5.2 油品計量驗收合格后，庫管憑質量合格報告、計量報告、收貨通知單辦理入庫 庫單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨作業(yè)臺賬。業(yè) 務 目 標業(yè)務風險控制點庫與合同不符 , 影響財務報 告。油庫工作人員將收貨通知單、驗收報告、入庫單連續(xù)編號，并由經(jīng)辦人和復核人簽 送相關部門?！?ERP】油品計量驗

6、收后，倉庫記賬人員憑計量報告，核對內向交貨單 報告數(shù)據(jù)在 ERP系統(tǒng)中錄入實收量，并打印系統(tǒng)生成的入庫單。1.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定收油計 量與處理超耗，導致貨物無 法正常交接或損失 , 影響財 務報告。5.3 散裝油卸油前后，油庫計量人員按要求做好罐前尺和罐后尺的計量。計算實際 填寫油罐動態(tài)分戶賬 和油品運輸超耗（溢余）通知單。 出現(xiàn)運輸超損耗問題，按規(guī)定填寫罐車驗收及復測記錄，查清原因報?。ㄊ校?外銷售公司），由相關部門提出處理意見，報分管副經(jīng)理批準后處理。6采購付款1.3經(jīng)營風險：內部結算不符合 規(guī)定，影響資金調度。6.1 內部結算：?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）從潤滑油分公司采購的全部產

7、品 國石化財務有限責任公司內部結算。1.32.1資產安全風險、財務風險： 未按規(guī)定權限和程序辦理外 付款，造成損失，影響財務 報告。6.2 外部采購付款：外部采購油品確認到貨和收到發(fā)票后，由業(yè)務經(jīng)辦人填寫付款 采購合同、入庫驗收單等憑據(jù)，按規(guī)定權限審批后，交由?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷 務部門審核付款?！?ERP】財務部門根據(jù)發(fā)票和入庫單核對價格、入庫數(shù)量，在 發(fā)票校驗后辦理付款。ER1.32.1資產安全風險、財務風險： 未按規(guī)定權限和程序對辦理 外付款，造成損失，影響財 務報告。6.3 預付款：?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門根據(jù)供應商信用 合同，填制預付款申請單，按規(guī)定權限審批

8、后，交由財務部門審核付款。7落實經(jīng)營計劃1.11.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定下達銷 售計劃，影響經(jīng)營。7.1 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門根據(jù)油品銷售事業(yè)部年、 劃，結合本地區(qū)實際情況制定月度銷售計劃，經(jīng)分管副經(jīng)理審批后下達，地市公司 門按計劃分解落實到客戶經(jīng)理 / 門市部經(jīng)理。1.11.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定分解落 實銷售計劃，影響經(jīng)營。7.2 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）各級零售管理部門根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的 油站潤滑油經(jīng)營計劃，結合各站實際情況制定月度潤滑油銷售計劃，經(jīng)部門負責人 解落實并下達到各加油站。8銷售及客戶管理1.11.2經(jīng)營風險：營銷人員配備不 合理、崗位職責

9、不清影響正 常經(jīng)營。81各級潤滑油經(jīng)營管理部門依據(jù)不同的區(qū)域和銷售對象設立客戶經(jīng)理/ 門市部換油中心，下同）經(jīng)理，客戶經(jīng)理/ 門市部經(jīng)理負責開拓和維護區(qū)域內潤滑油市場的各級零售管理部門依據(jù)各加油站的情況，設立專職或兼職加油站潤滑油經(jīng)營人員， 站潤滑油經(jīng)營業(yè)務。（專1.11.2經(jīng)營風險：未按規(guī)定進行客 戶管理和市場分析，導致市 場份額下降。未按規(guī)定維護 客戶主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng) 控制。8.2 地市公司客戶經(jīng)理 / 門市部經(jīng)理應走訪客戶 , 了解客戶意見和需求， 根據(jù)需要填寫 戶檔案更新表，報部門負責人。部門負責人安排專人負責檔案維護，及時對區(qū)域市 進行調整、充實和更新，至少每半年編寫市場消費、競

10、爭分析報告，報?。ㄊ校┓?銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門負責人?！綞RP】潤滑油經(jīng)營管理部門根據(jù)客戶檔案填寫區(qū)域市場客戶主數(shù)據(jù)維護表，由部門負責人審核確認后，主數(shù)據(jù)維護員在 ERP 維護。業(yè) 務 目 標業(yè)務風險控制點1.32.13.2經(jīng)營風險：合同未按規(guī)定簽 署，導致?lián)p失。財務風險：交易不真實，影 響財務報告。合規(guī)風險： 合同不符合法律、 法規(guī)。8.3 信用銷售必須簽訂購銷合同，長期客戶可簽訂年度購銷合同。地市公司客戶經(jīng) 理在授權范圍內與客戶達成購銷意向，報地市公司潤滑油經(jīng)營管理部門作為與客戶 依據(jù)。超出授權范圍的，將客戶需求及時報地市公司部門負責人審批。合同簽訂人 依照經(jīng)法律事務部審定的銷售合

11、同示范文本與客戶簽訂銷售合同。合同文本修改比 制點 4.2 。9信用核定和控制1.32.1經(jīng)營風險、財務風險：未按 規(guī)定實施信用控制，導致貨 款損失或不能及時回籠，影 響財務報告。未按規(guī)定維護 信用主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng) 控制。9.1 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）信用管理領導小組（經(jīng)理任組長）負責制定本 政策和信用總體規(guī)模。潤滑油經(jīng)營部門根據(jù)客戶的資金、信用等狀況，在規(guī)定的信 用總體規(guī)模內擬訂客戶具體信用限額和時限，按規(guī)定權限審批?！綞RP】潤滑油經(jīng)營戶信用主數(shù)據(jù)申請表，按規(guī)定程序批準后，財務部門在ERP系統(tǒng)中維護信用主數(shù)據(jù)1.3資產安全風險：賒銷業(yè)務不 符合規(guī)定，導致貨款損失或 不能及時回籠

12、。9.2 各級潤滑油經(jīng)營管理部門 （客戶經(jīng)理） 在核定的信用額度和時限內按規(guī)定權限辦 業(yè)務，對超出信用規(guī)定的，須報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）信用管理領導小 同簽訂人應同時簽訂貨款回籠責任書（單筆或匯總），并與績效考核掛鉤。10價格制定1.12.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定定價造 成效益流失。未按規(guī)定維護 價格主數(shù)據(jù)，不能實現(xiàn)系統(tǒng) 控制。財務風險：交易不真實，影 響財務報告。10.1 省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門結合市場制定本區(qū)域潤 低限價，經(jīng)部門負責人審核，報經(jīng)理（價格領導小組）審批后并報油品銷售事業(yè)部 對于特殊用戶，由省（市）分公司（區(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門會同潤滑

13、接報價?！?ERP】根據(jù)批準的價格文件，財務部門在ERP系統(tǒng)中維護銷售價格主數(shù)據(jù)1.12.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定定價造 成效益流失。財務風險：交易不真實，影 響財務報告。10.2 地市公司客戶經(jīng)理 / 門市部經(jīng)理執(zhí)行規(guī)定價格， 根據(jù)客戶情況， 低于最低限價銷 報地市公司潤滑油經(jīng)營管理部門，由地市公司上報?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司 小組審批。1.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定實施價 格監(jiān)控降低管理控制效果。10.3 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）潤滑油經(jīng)營管理部門負責對銷售價格進行監(jiān) 對價格的執(zhí)行情況進行檢查，形成書面記錄，每月負責收集市場價格信息。相關資 銷售事業(yè)部。11開票與收款1.32.1經(jīng)營風險、

14、財務風險：未按 規(guī)定銷售開單與收款 , 造成 損失，影響財務報告。11.1 現(xiàn)款銷售：【非 ERP】各級潤滑油營業(yè)部門開票人員，根據(jù)銷售單、收款憑據(jù) 后， 開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章。【 ERP】營業(yè)部門根據(jù)客戶需求和收款系統(tǒng)維護銷售訂單。由不相容崗位人員復核無誤后，開具銷售發(fā)票，打印系統(tǒng)提貨 蓋印章。1.32.1資產安全風險、財務風險： 未經(jīng)審批擅自賒銷，造成損 失, 影響財務報告。11.2 信用銷售：【非 ERP】地市公司客戶經(jīng)理 / 門市部經(jīng)理根據(jù)信用額度填寫信用 經(jīng)部門負責人審批后，開票人員確認客戶欠款金額不超過規(guī)定的信用額度，開具銷 貨通知單并加蓋印章。【 ERP】銷售部門開

15、票人員在 ERP系統(tǒng)建立銷售訂單。經(jīng)確認 額不超過規(guī)定的信用范圍后，開具銷售發(fā)票或提貨通知單并加蓋印章。超出規(guī)定信 重新履行審批程序，或經(jīng)批準后由分公司財務部門信用主數(shù)據(jù)維護員在ERP系統(tǒng)中凍結的訂單。業(yè) 務 目 標業(yè)務風險控制點1.113經(jīng)營風險、財務風險：未按 規(guī)定組織配送與收款，造成 損失，影響財務報告。11.3 地市公司的送貨上門業(yè)務， 由客戶經(jīng)理 / 門市部經(jīng)理填寫送貨收款審批單， 油經(jīng)營管理部門負責人審批同意后開具提貨通知單或銷售發(fā)票，組織安排運力給予 人員負責將所收油款當天內（最遲不超過下一個工作日）解繳銀行，將銀行回單及 公司財務部門。經(jīng)地1.11.22.1經(jīng)營風險、財務風險：

16、未按 規(guī)定代保管，造成損失或糾 紛，影響財務報告。11.4 代保管業(yè)務： 開具發(fā)票的客戶， 應在開票之日 10 天內提貨。 各級業(yè)務部門對于 油品應計入代保管臺賬，并根據(jù)政府規(guī)定、市場情況、資源狀況等確定是否收取代 分管副經(jīng)理批準后執(zhí)行。倉儲部門會同業(yè)務部門每月檢查客戶代保管情況。1.1經(jīng)營風險：擅自更改銷售訂 單，造成損失或舞弊。11.5 各級潤滑油營業(yè)部門開票人員如因操作失誤或其它原因需要更改銷售訂單，必 員填制銷售訂單更改審批單，經(jīng)部門負責人審批后方可更改，嚴禁開票人員自行更12油庫發(fā)貨1.1經(jīng)營風險：內部移庫未經(jīng)審 核，影響正常經(jīng)營。12.1 地市公司潤滑油門市部根據(jù)庫存和銷售情況，向

17、所在地市公司潤滑油經(jīng)營管理 部移庫申請單，經(jīng)該部門審核確認后統(tǒng)一組織配送?！綞RP】潤滑油經(jīng)營管理部門在創(chuàng)建預留單。1.1經(jīng)營風險：內部移庫未經(jīng)審 核，影響正常經(jīng)營。12.2 加油站根據(jù)庫存和銷售情況，向所在地市公司零售管理部門提出月度進貨申請 門審核確認后，轉潤滑油經(jīng)營管理部門統(tǒng)一組織配送?！綞RP】潤滑油經(jīng)營管理部門中創(chuàng)建預留單。1.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定接卸驗 收，造成舞弊或損失。12.3 門市部與加油站的接卸驗收工作由承運人員和驗收人員共同負責， 承運人員交 人員簽字的發(fā)貨單交潤滑油經(jīng)營管理部門匯總留存。1.1經(jīng)營風險：未按規(guī)定組織配送，造成損失。12.4 地市公司配送業(yè)務，由客戶經(jīng)理填

18、寫運輸申請單報地市公司潤滑油經(jīng)營管理部 調度人員根據(jù)申請單組織運輸。交貨后將客戶簽字的發(fā)貨單交潤滑油經(jīng)營管理部門1.12.1經(jīng)營風險、財務風險：油庫 發(fā)貨錯誤，引致糾紛或影響 正常經(jīng)營和財務報告。12.5 【非 ERP】油庫發(fā)貨人員根據(jù)潤滑油經(jīng)營管理部門開具并蓋有印章的提貨通知單 運輸部門提貨，并將提貨通知單留存?！綞RP】油庫發(fā)貨記賬人員接到客戶的銷售代提貨單時 , 應查詢 ERP系統(tǒng)提單信息并核對驗證提單內容相符后, 按客戶需求的發(fā)貨于提單數(shù)量）在系統(tǒng)里做發(fā)貨過賬處理，再打印油品出庫單交客戶提油。1.1經(jīng)營風險：出庫油品與發(fā)貨 要求不符， 造成糾紛或損失。12.6 散裝油灌裝前，發(fā)貨人員應

19、檢查罐車（油桶）的清潔度、是否專車（桶）專用 庫油品質量。油庫發(fā)油以油庫計量表發(fā)貨量為準，確保實發(fā)數(shù)與應提數(shù)量一致。數(shù) 期檢查油庫發(fā)貨計量的精確度。發(fā)貨前發(fā)貨人員應檢查油品的品種、規(guī)格、數(shù)量、 確保與發(fā)貨要求無誤。1.12.1經(jīng)營風險、財務風險：發(fā)貨 核對與差異處理不及時，影 響財務報告和管理信息。12.7 【非 ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班前整理提貨通知單，匯總發(fā)貨數(shù)量，編制日發(fā) 保管臺賬，交油庫記賬人員。油庫記賬人員復核日發(fā)貨量、提貨通知單累計數(shù)量以 賬，檢查是否平衡，發(fā)現(xiàn)差異及時查找原因并進行調整。同時編制商品進出庫存臺 的賬存數(shù)和實存數(shù)進行及時登記，定期匯總與核對。【ERP】油庫發(fā)貨人員每日交班單，報油庫記賬人員與 ERP系統(tǒng)發(fā)貨數(shù)量匯總表進行核對。