做好文件整理歸檔工作

1、淺談如何做好文件整理歸檔工作 內(nèi)勤工作是一項綜合協(xié)調(diào)、綜合服務(wù)的工作，具有協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的紐帶作用。平日要完成文件收發(fā)、整理、裝訂、歸檔等工作，還要完成內(nèi)勤職務(wù)內(nèi)的事務(wù)管理，文件處理，填寫報表，材料打印，會議紀(jì)要等日常工作及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作?，F(xiàn)結(jié)合自己工作實(shí)際情況，談?wù)勅绾巫龊梦募須w檔工作。一、文件的整理歸檔工作是至關(guān)重要的一個環(huán)節(jié)文件的整理歸檔工作一般按年度進(jìn)行，但不一定要等到每年年終整理歸檔工作開始時才著手收集，可以實(shí)行季度整理歸檔。如果重視文件資料的平時積累，及時收集日常工作中形成的、辦理完畢的文件材料，做到隨辦隨歸、妥善管理，既有利于歸檔文件的齊全完整，又能使年終的整理歸檔工

2、作變得十分輕松。 （1）、嚴(yán)格登記 收發(fā)文件的登記是文件來往的必經(jīng)關(guān)口。通過登記，對區(qū)委區(qū)政府、建設(shè)局及其他單位下發(fā)文件等逐件登記，做到有據(jù)可查。把好這一關(guān)，是保證文件齊全完整的一項重要措施。登記時，主要對文件下發(fā)單位、文件名稱、時間及文件名稱、文件要求進(jìn)行詳細(xì)登記。 （2）及時收集 及時收集是確保歸檔文件齊全完整的關(guān)鍵。首先要明確登記程序，明確來文單位、發(fā)文者、收文者、收文時間、處理結(jié)果等明細(xì)；其次對辦理完畢、屬于歸檔范圍的文件材料，可以采取辦完一件收集一件的方法；也可采取定期清理的辦法，按月或按季度進(jìn)行收集。（3）、認(rèn)真檢查 對收集起來的各種文件材料，必須逐件進(jìn)行認(rèn)真檢查：一是要檢查文件的

3、有效性。檢查文件是否辦理完畢，包括每份文件是否已完成公文處理的每個程序，是否是生效文件。二是要檢查文件資料的完整性。檢查原文件材料及其處理結(jié)果資料是否完整；三是要檢查同一事由的文件是否收集在一起，文件種類、類型是否齊全完整，每份文件的正本、附件等是否齊全完整。 （4）隨辦隨歸 這里的“辦”是指辦理完畢，“歸”是指整理后歸入檔案盒。收集來的文件材料經(jīng)過檢查后，一是可以按照整理歸檔工作的具體要求，或進(jìn)行完整的整理歸檔工作，或進(jìn)行裝訂、蓋章、編頁碼等整理歸檔的前期基礎(chǔ)性工作，使收集起來的零散文件系統(tǒng)化、有序化，暫時歸入臨時檔案盒或文件夾中。二是可以根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，將日常工作形成的

4、文件資料，如：上報文件，下發(fā)文件、會議資料、信息簡報等，分類存放保管。這樣既便于平時的查閱利用，也為年終整理歸檔工作打下基礎(chǔ)。 （5）、妥善保管 管理的對象既包括辦理完畢后經(jīng)過整理的歸檔文件材料，也包括沒有辦理完畢和不需要辦理的閱文和備案材料。這些文件材料應(yīng)配備專用的文件柜和文件盒。進(jìn)行分類標(biāo)識，以便于文件的歸類和日常提供利用。妥善管理應(yīng)做到分門別類、有目可查、保管安全。 （6）、立卷歸檔 分類是關(guān)鍵組卷時，同一類的文件材料可以合并組卷，并放置在一起，不同類的文件不能合并組卷，并分開存放。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會遇到這樣的問題，就是有些文件找不到相對應(yīng)的“位子”，無法對其進(jìn)行組卷，這就需要對其進(jìn)行認(rèn)真分析，把相對較散的文件組成一卷，歸為散卷。立卷完畢后，進(jìn)行裝訂、裝盒、入柜保管。二、電子文件的立卷歸檔(1)要對收集到的電子文件進(jìn)行分類編目。按照門類劃分的要求,結(jié)合單位實(shí)際和電子文件內(nèi)容制定分類,按照分類的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分,并給每份電子文件一個固定的號碼,從而使全部電子文件成為一個有機(jī)的整體。(2)要將分類編目完畢的電子文件固定排列入柜保存。將應(yīng)歸檔并經(jīng)過整理的電子