物資采購(gòu)基本管理制度

1、物資采購(gòu)管理制度 1 目的及適用范圍1.1為規(guī)范公司物資采購(gòu)過程中的計(jì)劃、采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫、付款、質(zhì)量索賠和供應(yīng)商認(rèn)證等事項(xiàng)，確保公司物資采購(gòu)全過程處于受控狀態(tài)，保證物資供應(yīng)，降低采購(gòu)成本，合理庫存，加強(qiáng)監(jiān)督，特制定本制度。1.2 本制度適用于公司辦公用品、職工福利及固定資產(chǎn)以外的所有物資采購(gòu)事項(xiàng)的全過程作業(yè)規(guī)定。1.3本制度是公司物資采購(gòu)管理行為的基本規(guī)范。1.4 本制度文件由公司總經(jīng)辦擬定，公司財(cái)務(wù)總監(jiān)審定，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，其解釋權(quán)及修改權(quán)屬歸公司總經(jīng)辦。1.5 本制度文件從2012年5月20日起執(zhí)行。2 職責(zé)與權(quán)限2.1 公司設(shè)立采購(gòu)部，負(fù)責(zé)所有與生產(chǎn)關(guān)聯(lián)的物資采購(gòu)工作。2.2公司采購(gòu)部

2、職責(zé)：2.2.1負(fù)責(zé)編制大宗物資的采購(gòu)計(jì)劃。2.2.2負(fù)責(zé)按采購(gòu)計(jì)劃單執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，按時(shí)、保質(zhì)、保量地完成物資采購(gòu)工作。2.2.3負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)格的詢價(jià)、議價(jià)、比質(zhì)、比價(jià)，保證公司物資采購(gòu)價(jià)格修理，維護(hù)公司利益。2.2.4負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的選擇、評(píng)價(jià)、考核和清退。2.2.5 負(fù)責(zé)制定付款計(jì)劃的制定、呈批和付款安排。2.2.6 負(fù)責(zé)辦理物資入庫手續(xù)。2.2.7 負(fù)責(zé)料廢退賠和不合格品清退。2.2.8 主要負(fù)責(zé)原材料倉(cāng)庫積壓物資的及時(shí)清退和處置。2.2.9 負(fù)責(zé)辦理供應(yīng)商發(fā)票審核，辦理入賬審批手續(xù)。2.2.10 定期組織價(jià)格比價(jià)，不斷提高物資采購(gòu)性價(jià)比。2.2.11 收集采購(gòu)價(jià)格信息、供應(yīng)商資料，積累各種

3、物資的歷史數(shù)據(jù)。2.2.12 負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的簽定和歸檔整理。2.2.13 負(fù)責(zé)采購(gòu)部?jī)?nèi)部崗位職責(zé)的制定2.2.14 建立各種物資臺(tái)賬，定期與財(cái)務(wù)部核對(duì)。2.3計(jì)劃管理員負(fù)責(zé)扎口審核各部門呈報(bào)的物資采購(gòu)計(jì)劃的審核和呈批。2.4技術(shù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)工藝文件和資料的編制、審核；負(fù)責(zé)提供采購(gòu)過程中的技術(shù)支持（如對(duì)工裝的設(shè)計(jì)會(huì)簽等）；參與對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的工藝保證能力進(jìn)行評(píng)審。2.5生產(chǎn)部負(fù)責(zé)參與對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、工藝裝備水平及生產(chǎn)管理水平進(jìn)行評(píng)審；負(fù)責(zé)提供采購(gòu)過程中的技術(shù)支持（如對(duì)工裝的設(shè)計(jì)會(huì)簽、提供設(shè)備采購(gòu)技術(shù)資料等）；編制呈報(bào)大宗機(jī)床備件、臨時(shí)修理備件、工裝模具的采購(gòu)計(jì)劃；積累

4、各種物資的性能數(shù)據(jù)資料。2.6質(zhì)檢部負(fù)責(zé)原材料、輔料及協(xié)作配套件的檢驗(yàn)規(guī)程的編制；負(fù)責(zé)協(xié)作配套件的進(jìn)貨檢驗(yàn)；負(fù)責(zé)協(xié)作配套件質(zhì)量協(xié)議的簽訂及質(zhì)量索賠的相關(guān)工作；負(fù)責(zé)質(zhì)量糾紛的裁決；參與對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進(jìn)行評(píng)審。2.7財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)資金計(jì)劃進(jìn)行平衡；籌措采購(gòu)資金；負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的價(jià)格審核。2.8倉(cāng)庫負(fù)責(zé)低值易耗品、日常維修備件采購(gòu)計(jì)劃的編制；負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的入庫驗(yàn)收、保管。3 物資采購(gòu)遵守原則3.1未經(jīng)審核批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)物資一律不得采購(gòu)。3.2無領(lǐng)料單一律不得發(fā)放任何物資。3.3倉(cāng)庫內(nèi)庫存物資應(yīng)優(yōu)先使用。3.4本地區(qū)能解決的，不到外地采購(gòu)。3.5同類企業(yè)比質(zhì)量，同樣質(zhì)量比價(jià)格，同樣價(jià)格

5、比信譽(yù)。3.6 對(duì)于先試用的物資，不得在試用鑒定前大批采購(gòu)。3.7采購(gòu)物資時(shí)盡量使用銀行結(jié)算，減少現(xiàn)金結(jié)算。大宗采購(gòu)主要使用承兌匯票。4 采購(gòu)計(jì)劃4.1物資采購(gòu)應(yīng)當(dāng)事先編制采購(gòu)計(jì)劃。各部門按職責(zé)范圍編制采購(gòu)計(jì)劃單，按申請(qǐng)-審核-批準(zhǔn)-執(zhí)行的規(guī)定流程進(jìn)行實(shí)施，采購(gòu)部按批準(zhǔn)后的采購(gòu)計(jì)劃單執(zhí)行采購(gòu)。4.2 無采購(gòu)計(jì)劃單不得進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)不得予以入庫。4.3 采購(gòu)計(jì)劃的制定、審批、執(zhí)行實(shí)行授權(quán)分開。公司設(shè)立獨(dú)立于采購(gòu)部的計(jì)劃審核員負(fù)責(zé)物資采購(gòu)計(jì)劃的審核。4.4物資采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)程序，按物資采購(gòu)計(jì)劃管理制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5 供應(yīng)商認(rèn)定5.1公司物資采購(gòu)應(yīng)當(dāng)挑選合格供應(yīng)商。合格供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)一定

6、的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、資金實(shí)力和正常的質(zhì)量保證體系。5.2新用戶評(píng)審認(rèn)定。新用戶必須經(jīng)過認(rèn)定之后才能批量采購(gòu)，進(jìn)行長(zhǎng)期的供貨關(guān)系。采購(gòu)部負(fù)責(zé)新用戶的認(rèn)定組織工作，質(zhì)量部、生產(chǎn)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部共同參與評(píng)審小組。5.3鋪底資金。建立正常供應(yīng)關(guān)系的供應(yīng)商必須有鋪底資金。鋪底資金的規(guī)模由采購(gòu)部根據(jù)物資特點(diǎn)和批量規(guī)模制定方案，由總經(jīng)理辦公會(huì)議確定。主要針對(duì)毛坯、螺栓、襯套材料以及使用量大的低值易耗品。5.4供應(yīng)商評(píng)審。公司每年組織一次供應(yīng)商評(píng)審，對(duì)供應(yīng)商的保證能力進(jìn)行認(rèn)證評(píng)定，確定下年度是否簽訂供應(yīng)合同。5.5供應(yīng)商退出。對(duì)年度考核不達(dá)標(biāo)的供應(yīng)商強(qiáng)制性清退。退出后保留一定的貨款，待市場(chǎng)銷售周期完成后方予清賬。6

7、 采購(gòu)合同6.1采購(gòu)合同的簽定。每年年初采購(gòu)部應(yīng)和主要供應(yīng)商簽定采購(gòu)合同，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、供貨時(shí)限、付款方式、責(zé)任認(rèn)定、退賠處理作出事先約定，合同條款要優(yōu)先保障公司利益。6.2 采購(gòu)合同簽訂對(duì)象為合格供方。采購(gòu)部應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，最終合同文本簽字前，應(yīng)交上級(jí)部門審閱。6.3采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行歸檔整理。所有簽訂合同需復(fù)印一份交計(jì)劃管理員備案。7 采購(gòu)流程7.1編制計(jì)劃。各部門有采購(gòu)業(yè)務(wù)，按范圍職責(zé)申請(qǐng)采購(gòu)計(jì)劃，填采購(gòu)計(jì)劃單提交計(jì)劃審核員。計(jì)劃審核員審核并報(bào)批后將采購(gòu)計(jì)劃單發(fā)送采購(gòu)部采購(gòu)。7.2組織采購(gòu)。所有有固定供應(yīng)商的采購(gòu)單，由采購(gòu)部通知供應(yīng)商直接發(fā)貨到公司倉(cāng)庫。臨時(shí)采購(gòu)由采購(gòu)部按照技術(shù)部

8、門要求的資質(zhì)單位向供應(yīng)廠商下單發(fā)貨。新品及修理等臨時(shí)采購(gòu)，由維修車間和采購(gòu)部共同到市場(chǎng)采購(gòu)。7.3 質(zhì)量驗(yàn)收。毛坯、鋼材、羅栓、銅材、刀具等大宗物資，到廠后應(yīng)當(dāng)由質(zhì)量部抽檢，認(rèn)定合格后方可入庫。低值易耗品有固定品牌且正常使用的，可不需驗(yàn)收。如新進(jìn)品牌或無品牌的，需要質(zhì)量部驗(yàn)收后入庫。7.4 入庫驗(yàn)數(shù)。采購(gòu)部負(fù)責(zé)安排入庫，填寫入庫單，保管員驗(yàn)收后按實(shí)收數(shù)填寫入庫數(shù)量。7.5 發(fā)票入賬。當(dāng)月入庫的物資，采購(gòu)部通知供應(yīng)商開具增值稅發(fā)票，無增值稅發(fā)票的業(yè)務(wù)要由財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)。當(dāng)月發(fā)票未入賬的，財(cái)務(wù)部不安排資金付款。貨未入庫、發(fā)票先到的不予入賬，財(cái)務(wù)調(diào)節(jié)稅源的業(yè)務(wù)除外。7.6 資金付款。采購(gòu)部根據(jù)供應(yīng)商付

9、款規(guī)定和當(dāng)月發(fā)票入賬情況安排付款計(jì)劃。付款計(jì)劃審批后交財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)安排資金。8 采購(gòu)付款流程8.1付款計(jì)劃。每月月末，采購(gòu)部根據(jù)當(dāng)月采購(gòu)量和發(fā)票入賬情況，結(jié)合供應(yīng)商資質(zhì)，制定付款計(jì)劃。8.2計(jì)劃審核。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)付款計(jì)劃審核，審核依據(jù)包括該供應(yīng)商月末庫存情況、上月結(jié)存余額、當(dāng)月發(fā)票進(jìn)賬、當(dāng)月退貨情況、當(dāng)月已付款和付款周期。8.3計(jì)劃批準(zhǔn)。付款計(jì)劃由財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。8.4 付款執(zhí)行。采購(gòu)業(yè)務(wù)付款使用付款通知單。付款通知單內(nèi)容包括收款單位、單位賬號(hào)、付款方式、付款金額、經(jīng)辦人、審核人、批準(zhǔn)人。財(cái)務(wù)部依據(jù)付款通知單付款。正常情況不得以現(xiàn)金付款。遇特殊情況由財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)執(zhí)行。8.5 付款回

10、執(zhí)。所有銀行付款方式以外的承兌付款必須提供收款方收據(jù)作為財(cái)務(wù)入賬附件。郵寄承兌的，提供收據(jù)傳真件。9 采購(gòu)付款周期9.1 公司確定正常供應(yīng)商付款周期為2.5個(gè)月。計(jì)算方法為前12個(gè)月的平均供貨額X 2.5月，作為鋪底資金數(shù)。9.2 油料供應(yīng)單位確定付款周期為1個(gè)月。以前一個(gè)月的供貨額作為鋪底資金。9.3 鋼材、國(guó)際品牌刀具、急用件可以實(shí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨。批量供貨一定時(shí)間后，通過協(xié)議確定鋪底資金規(guī)模。10 質(zhì)量索賠10.1采購(gòu)、外協(xié)件出現(xiàn)質(zhì)量問題時(shí)，采購(gòu)部根據(jù)質(zhì)檢部的認(rèn)定結(jié)果，及時(shí)向供方反饋，按采購(gòu)合同和質(zhì)量事故處罰規(guī)定進(jìn)行處理和索賠。10.2 對(duì)驗(yàn)收不合格的原料或外購(gòu)件，應(yīng)立即隔離作退貨或調(diào)換處理，

11、或根據(jù)實(shí)際情況作返工、讓步接收處理。10.3處罰決定由質(zhì)檢部作出書面文件，一式三份，一份記錄臺(tái)賬，一份交采購(gòu)部送達(dá)供方，一份交財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)處理。10.4經(jīng)調(diào)換或返工處理的原材料，重新入廠時(shí)，應(yīng)按原來的檢驗(yàn)程序做好送檢工作。11 意外事項(xiàng)處置11.1采購(gòu)問好未能及時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)總經(jīng)理，通報(bào)生產(chǎn)部門，采取相應(yīng)補(bǔ)救措施。11.2如遇特殊情況取消或調(diào)整采購(gòu)，采購(gòu)部、計(jì)劃管理員要及時(shí)通報(bào)信息到相關(guān)部門。11.3采購(gòu)人員購(gòu)錯(cuò)品種、型號(hào)、規(guī)格，或購(gòu)進(jìn)質(zhì)次價(jià)高的產(chǎn)品時(shí)，要及時(shí)調(diào)換、退貨處理，不得產(chǎn)生積壓。12 監(jiān)督12.1財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。12.2財(cái)務(wù)部每年至少兩次和供應(yīng)商核對(duì)賬目，對(duì)發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因后解決。12.3 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)定期檢查質(zhì)量罰款和料廢退賠執(zhí)行到位情況。12.4 采購(gòu)部取得承兌匯票必須及時(shí)付給客戶，不得將承兌匯票放在部門保管，否則出現(xiàn)意外事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)。12.5 對(duì)采購(gòu)人員違返公司規(guī)定、損害公司利益的行為， 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)查