設(shè)計院知識管理體系的構(gòu)建

1、設(shè)計院知識管理體系的構(gòu)建在當前競爭日益激烈的環(huán)境中，知識已成為企業(yè)競爭力的源泉，對以人力資本為核心的設(shè)計院來說尤為如此。目前，國內(nèi)多家設(shè)計院都提出了建設(shè)國際型工程公司的愿景，并依此制訂了企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。在企業(yè)戰(zhàn)略制定和實施過程中，也體現(xiàn)了其對知識管理的重視，但是大部分企業(yè)知識管理體系建設(shè)卻未能獲得預(yù)期的效果。究其原因，主要有以下幾個方面。第一，未能將員工工作中形成的知識進行及時有效地存儲。隨著市場開放程度的提高以及人們職業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，員工的工作流動性也越來越大，這讓以人力資本為核心資源的設(shè)計院面臨更高的知識流失風(fēng)險。當企業(yè)成員離開企業(yè)時，企業(yè)往往會失去其所積累的知識，包括電子文檔和如何有效開展

2、工作的隱性知識等。第二，未能將分散的知識進行有效整合，知識的利用率較低。企業(yè)內(nèi)部知識多以個人或小團體為存放單位，知識的創(chuàng)造、獲取和共享缺乏有效手段，大部分知識僅存在于核心技術(shù)人員頭腦中，這種現(xiàn)狀導(dǎo)致員工的大部分精力投入在舊知識的發(fā)現(xiàn)或重新創(chuàng)造過程中，使得企業(yè)的經(jīng)營效率低下，人力使用入不敷出，從而嚴重制約了企業(yè)的業(yè)務(wù)拓展。第三，由于受競爭環(huán)境影響，企業(yè)內(nèi)部沒有形成知識共享的文化。這一方面是由于員工擔(dān)心其他人學(xué)會后會超過自己甚至取代自己，使得員工間不愿意與別人進行知識交流，尤其是自己在實踐中辛苦總結(jié)的經(jīng)驗，更是不愿意輕易告訴別人。另一方面是長期以來形成的小團隊意識：團隊成員內(nèi)外有別是知識分享的另一

3、個障礙。經(jīng)驗可能在一個團隊內(nèi)部共享，但是為了保護團體利益，對于小團體外部的需要則可能拒之門外。由于知識管理瓶頸的存在，設(shè)計院的戰(zhàn)略發(fā)展受到了很大的制約。經(jīng)筆者對多家設(shè)計院知識管理體系的研究，發(fā)現(xiàn)在當前的發(fā)展階段，企業(yè)要想克服知識管理瓶頸，有效提升企業(yè)運營效益，就應(yīng)該通過調(diào)整和優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)和流程制度，培養(yǎng)有利于知識管理的組織文化，充分利用信息技術(shù)開發(fā)適用于企業(yè)的知識管理技術(shù)平臺，來加速企業(yè)的知識獲取、知識創(chuàng)造、知識共享和知識應(yīng)用進程。企業(yè)知識管理體系的運行機理如下圖所示。知識管理體系運行機理圖一、知識管理活動的主要環(huán)節(jié)在企業(yè)知識管理過程中，主要包括四個環(huán)節(jié)：知識獲取、知識創(chuàng)造、知識共享和知識應(yīng)用

4、。知識獲取指對存在于組織內(nèi)部已有知識的整理積累或外部現(xiàn)有知識的獲取。對設(shè)計院來說，應(yīng)收集整理多方面知識，包括技術(shù)設(shè)計成果、科研成果和管理經(jīng)驗等，并使沉淀下來的知識具有重用價值。知識創(chuàng)造指將獲取的知識進行加工以生成新知識的過程。知識創(chuàng)造從顯性知識和隱性知識相互轉(zhuǎn)化的角度可以化分為四種模式：社會化、外部化、綜合化和內(nèi)部化。社會化就是通過共享經(jīng)驗，創(chuàng)造心智模式或者技能等隱性知識的過程，即通過團隊活動把個人的隱性知識轉(zhuǎn)換為團隊的隱性知識；外部化是把隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識的知識創(chuàng)造過程；綜合化是把各種概念綜合起來創(chuàng)造新的知識體系的過程；內(nèi)部化是把顯性知識轉(zhuǎn)換為隱性知識的過程。知識共享指知識在組織中轉(zhuǎn)移、

5、傳遞和交流的過程。通過知識共享可以將個人或部門的知識擴散到組織系統(tǒng)，知識共享方式有很多種，如網(wǎng)絡(luò)發(fā)布、培訓(xùn)、研討等。知識應(yīng)用指組織成員利用知識創(chuàng)造價值的過程。知識應(yīng)用是知識管理過程中實現(xiàn)知識價值的環(huán)節(jié)，是知識獲取、創(chuàng)造和共享的參考點。二、建立知識管理體系的作用1、企業(yè)知識管理體系的建立和有效應(yīng)用，能極大改善企業(yè)的運營效益通過對知識的有效管理，將成熟的工作經(jīng)驗有效地運用到工作中去，能減少既定工作的勞動時間，有效降低企業(yè)運營成本。某電力設(shè)計院在發(fā)電設(shè)計效率提升課題中，發(fā)現(xiàn)曾經(jīng)做過的大量電廠設(shè)計項目資料中，很多環(huán)節(jié)所做的工作基本一致，這就啟發(fā)了該院建立一個“發(fā)電設(shè)計模塊化系統(tǒng)”，通過預(yù)先根據(jù)已有經(jīng)驗

6、將各通用功能模塊設(shè)計好，在具體設(shè)計時就可根據(jù)設(shè)計要求設(shè)計特殊功能模塊，然后和通用模塊進行組合，這樣不僅能縮短設(shè)計周期，提高設(shè)計質(zhì)量，還能消除很多項目風(fēng)險。建立卓有成效的知識管理體系，能優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和管理流程，提高人工使用效率。目前，國內(nèi)設(shè)計院大多施行了較為規(guī)范的流程管理，但是流程都是基于舊的管理模式，因此運營效益一直不高。例如一旦某個項目出現(xiàn)問題，就要出動好幾十人到項目現(xiàn)場檢查問題所在。而國外進行了知識管理的企業(yè)，做項目時分工非常明確，專家都是遠程支持，現(xiàn)場只有很少的操作人員。國內(nèi)很多設(shè)計院解決問題的流程同解決問題的知識是脫節(jié)的，甚至還不清楚各個流程的各個環(huán)節(jié)需要什么樣的知識和技能，什么水平的

7、人能夠適應(yīng)。因此，如何讓知識管理體系高效運作起來，是設(shè)計院當前應(yīng)該急需解決的問題。2、企業(yè)知識管理體系的有效應(yīng)用，能提升企業(yè)預(yù)測未來和構(gòu)建持續(xù)競爭優(yōu)勢的能力杰克韋爾奇認為，一個組織機構(gòu)獲取知識以及將知識快速轉(zhuǎn)化為行動的能力是其最終的競爭優(yōu)勢。只有進行充分有效的知識管理，才能準確把握企業(yè)所處行業(yè)及其環(huán)境的變化趨勢，識別在新環(huán)境下構(gòu)建核心優(yōu)勢應(yīng)具備的技術(shù)和能力。從長期來看，競爭優(yōu)勢將取決于企業(yè)能否以比對手更低的成本和更快的速度構(gòu)建核心競爭力，這些核心競爭力將為設(shè)計院未來應(yīng)對日益激烈的競爭提供了有力的保障。管理層有能力把整個公司的技術(shù)和生產(chǎn)技能整合成核心競爭力，使各項業(yè)務(wù)能夠及時把握不斷變化的機遇，

8、這才是優(yōu)勢的真正所在。企業(yè)要想保持持續(xù)競爭優(yōu)勢，就必須不斷地進行知識創(chuàng)新并將新知識應(yīng)用到日常生產(chǎn)或服務(wù)中去，而這只能通過建立良好的知識管理體系來保證。如果不能進行有效的知識管理，企業(yè)現(xiàn)有的競爭優(yōu)勢肯定會隨著現(xiàn)有能力的獨特性降低或優(yōu)勢在現(xiàn)有市場價值的降低而逐漸減弱，直至這種優(yōu)勢完全消失為止。日本企業(yè)能在戰(zhàn)后迅速崛起主要歸功于其知識創(chuàng)造和知識應(yīng)用能力。三、建立知識管理體系應(yīng)注意的關(guān)鍵點1、有利于知識創(chuàng)造和知識共享的企業(yè)文化的塑造要想建立有效的知識管理體系，對設(shè)計院本身的文化進行提煉和修正尤為重要。如果不能通過文化創(chuàng)新改進企業(yè)的凝聚力，知識管理體系的建設(shè)只會是虛有其表而已。德魯克曾經(jīng)說過，知識型企業(yè)

9、面臨的挑戰(zhàn)之一就是為形形色色的專家樹立一個共同的愿景，一個整合的價值觀。對設(shè)計院來說，創(chuàng)新文化的建設(shè)是至關(guān)重要的。創(chuàng)新文化主要有三種模式：一是以西方國家為代表的突出個人在創(chuàng)新中地位的文化，這種模式以個人價值觀為核心；二是以日本為代表的“集體創(chuàng)造”文化，這種模式基于一種集體主義導(dǎo)向的文化；三是介于以上兩種模式之間的文化，既尊重個人價值，也注重集體利益。由于我國文化的中庸特點，因此企業(yè)應(yīng)該引導(dǎo)員工發(fā)展第三種模式的創(chuàng)新文化，以提升企業(yè)的競爭力。我國設(shè)計院內(nèi)部一般沒有形成良好的共享文化，經(jīng)常出現(xiàn)“每個部門甚至每個員工手里都有很多材料，但都是在自己手里攥得緊緊的，就是不愿和別人分享”的局面。要塑造知識共

10、享文化，不是一蹴而就的，企業(yè)管理層可以從以下兩個方面著手進行。第一，管理層對共享文化的認同和個人示范。只有管理層認可了共享文化，并言傳身教，才能將其慢慢滲透到企業(yè)員工的日常行為中去。第二，通過共享的顯性文化（如企業(yè)文化手冊），來宣揚共享文化，引導(dǎo)企業(yè)員工的行為。2、組織結(jié)構(gòu)的調(diào)整和流程制度的優(yōu)化要想建立有效的知識管理體系，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門負責(zé)知識管理的部門或崗位，整體把握企業(yè)知識管理體系的運行和改進。筆者曾工作過的一家設(shè)計院，就專門設(shè)置了知識管理部和知識管理總監(jiān)，由于有專人負責(zé)知識管理體系的建設(shè)，且知識管理團隊善于學(xué)習(xí)和勇于創(chuàng)新，該院的知識管理成效較高，在行業(yè)內(nèi)影響顯著。為了知識管理體系的順利

11、運行，組織宜采用較扁平的組織結(jié)構(gòu)，以便成員能及時交流并獲取相關(guān)信息進行有效決策。企業(yè)內(nèi)負責(zé)知識管理的部門或個人應(yīng)該理解關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程，并且有權(quán)力對其進行優(yōu)化，同時要保證關(guān)鍵人員彼此間能保持暢通的聯(lián)系。由于知識管理是針對企業(yè)內(nèi)所有員工，因此在制度上進行引導(dǎo)是極為重要的，企業(yè)可以建立一套嚴格的以知識共享為導(dǎo)向的激勵機制，將知識管理和員工績效考核緊密結(jié)合起來。管理學(xué)家達文波特認為，分享和利用知識往往是不自然的行為，而人又是趨利避害的，要改變?nèi)说倪@種天性，需要外在的利益刺激因素才能起到良好的效果。3、建立良好的知識管理技術(shù)平臺施行知識管理，僅憑知識管理理念的宣傳和引導(dǎo)遠遠不夠，還需要一個實際的技術(shù)平臺來支撐。信息技術(shù)的日益發(fā)展使得知識的獲取、發(fā)布和查找越來越方便，這極大促進了知識管理的有效推進。技術(shù)平臺不僅能起到傳播知識的作用，還能起到轉(zhuǎn)化創(chuàng)造知識的作用。據(jù)idc等研究機構(gòu)的研究數(shù)據(jù)表明，在企業(yè)的日常工作中需要處理的數(shù)據(jù)里面，大約20%屬于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，大約80%屬于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是企業(yè)知識資產(chǎn)(或稱無形資產(chǎn)、智力資產(chǎn))的重要組成部分。因此，通過it技術(shù)平臺有效地管理和轉(zhuǎn)化非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)是知識管理中的重點之一。設(shè)計院在進行知識管理技術(shù)平臺設(shè)計時，應(yīng)將其與日常使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)結(jié)合起來，這樣一方面能讓員工習(xí)慣使用該系統(tǒng)，在碰到問