綜合臺帳管理制度

1、綜合臺帳管理制度第一章總則第一條、為提高企業(yè)管理水平，建立科學(xué)規(guī)范的臺賬管理機制，保證臺賬資料完整、統(tǒng)一，提高綜合臺賬的利用效率，根據(jù)公司經(jīng)理辦公會關(guān)于在全公司推行臺賬管理的有關(guān)精神制定本制度。 第二條、臺賬管理的基本要求是注重實用、內(nèi)容完整、簡明扼要。具體要求是工作任務(wù)量化，責(zé)任單位明確，時間節(jié)點具體，操作簡單容易。 第三條、綜合臺賬包括合同管理、固定資產(chǎn)管理、應(yīng)收應(yīng)付款管理等第四條、各公司辦公室、財務(wù)、業(yè)務(wù)人員負責(zé)綜合臺賬的編制、匯總、反饋工作。在臺帳資料的記錄、整理和積累過程中起到自我督促、強化管理的作用。 第五條、臺賬運作程序：（一）臺賬建立。各部門根據(jù)公司提供的臺賬模板建立相應(yīng)的本部

2、門工作臺賬，全面推行臺賬管理。 （二）臺賬督查。按職責(zé)分工對臺賬相關(guān)事項實行跟蹤督辦，周督辦、月提醒、季度檢查、半年點評、年終總結(jié)。對重要工作、重點工程、重點項目，適時組織相關(guān)部門開展聯(lián)合督查，及時公開督查結(jié)果。（三）臺賬反饋。按職責(zé)分工對臺賬相關(guān)工作進展情況按月進行登記，并進行結(jié)果認定。每月5日前將結(jié)果認定情況匯總至綜合事業(yè)部。每個季度進行一次通報。第二章 合同臺賬管理制度第六條、凡以各公司或集團名義簽訂的合同，均應(yīng)由專職或兼職合同管理人員依照本制度建立合同臺賬，并向公司綜合事業(yè)部備案。第七條、專職或兼職合同管理人員負責(zé)合同的分類歸檔、臺賬的登記、資料的收集、保管等工作。同時負責(zé)對本部門合同

3、簽訂、履行進行監(jiān)督，對合同履行過程中出現(xiàn)的質(zhì)量、價格、數(shù)量、交貨期等主要條款的實質(zhì)性變更情況，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,重要情況應(yīng)同時向有關(guān)部門通報。第八條、專職或兼職合同管理人員應(yīng)在合同簽訂生效后三日內(nèi)建立合同臺賬，并對重大合同進行備案審查。 第九條、合同臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容： （一）合同名稱； （二）合同主體；（三）合同內(nèi)容（含標(biāo)的、數(shù)量、價款或者酬金、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法及其他須注明的事項）；（四）合同履行情況（有無違約、爭議、訴訟等情況及合同履行完畢的時間）；（五）合同所附資料；（六）其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。第十條、合同臺帳應(yīng)附以下資料：1.合同正本或副本；2.對方

4、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì)等級證明等資料的復(fù)印件；3.對方法定代表人身份證明和委托代理人授權(quán)委托書及代理人身份證明；4.補充合同、會議紀要、往來函電；5.有關(guān)的重要資料。第十一條、專職或兼職合同臺帳管理人員有權(quán)對合同及所附資料進行審查，發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤、資料不全、顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴重損害我方利益等問題時，應(yīng)及時要求合同簽訂人員采取措施予以糾正或補充資料，以保證合同的簽訂和履行合法有效。第十二條、使用或借用合同臺帳資料，應(yīng)當(dāng)辦理使用或借用手續(xù)，使用人或借用人應(yīng)妥善保管合同資料，不得損壞或遺失，更不得擅自涂改或更換；辦理結(jié)束后，應(yīng)及時將使用或借用的合同資料歸還合同臺帳管理人員

5、。若違反前款規(guī)定給企業(yè)造成不良后果，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第十三條、財務(wù)部門為合同金額的結(jié)算部門及控制部門（一）對涉及金額結(jié)算的合同應(yīng)嚴格按照合同的內(nèi)容及要求進行結(jié)算，嚴禁沒有合同而向其他單位、個人等進行付款。（二）對合同的履行情況進行監(jiān)督并嚴格按照實際履行情況和合同的內(nèi)容、條件進行結(jié)算，對合同檔案進行管理并建立相應(yīng)的合同臺帳。（三）凡不按合同規(guī)定的結(jié)算方式辦理收款或付款手續(xù)的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理。（四）付款或收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的，財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)要求承辦部門索要對方當(dāng)事人出具的相關(guān)證明。（五）與非法人單位或一人公司簽訂合同時，不得有預(yù)付款的約定；與法人單位簽訂合同原則上預(yù)付款、

6、進度款等標(biāo)的交付前支付的款項不得超過其注冊資本的30%。特殊情況應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)或提供擔(dān)保。（六）對于下列合同須由對方提供不低于合同金額10%的履約保證金（現(xiàn)金、現(xiàn)金支票或者銀行履約保函形式）：1.大宗材料訂購合同；2.大型工程合同；3.其他標(biāo)的金額較大、存在履約風(fēng)險的合同。第十四條、合同管理中須注意的事項（一）各公司對外發(fā)生的經(jīng)濟往來，除標(biāo)的額在3000元以下且能及時清結(jié)的外，均需簽訂書面合同；雖能及時清結(jié)，但屬批量交易、交易額較大或當(dāng)時難以檢測產(chǎn)品內(nèi)在質(zhì)量和技術(shù)性能，極易引起糾紛或潛在風(fēng)險較大的交易也應(yīng)簽訂書面合同。集團公司內(nèi)部經(jīng)濟往來亦應(yīng)簽訂合同。與合同有關(guān)的文書、圖表、傳真件等均為合同的

7、重要資料。（二）簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用政府相關(guān)部門、公司制定的統(tǒng)一合同文本或參照文本。具體份數(shù)按實際情況確定，但我方至少留存三份，綜合事業(yè)部一份、各公司財務(wù)部門一份、承辦部門一份。（三）簽訂合同必須使用合同專用章。（四）法律規(guī)定需經(jīng)國家專門機關(guān)批準(zhǔn)的合同，合同簽訂后應(yīng)由承辦部門的承辦人辦理審批手續(xù)；凡是法律規(guī)定需經(jīng)國家專門機關(guān)有關(guān)部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的機關(guān)申請登記或備案。 （五）雙方對合同達成一致意見后，由對方先蓋章，然后由合同承辦人到綜合事業(yè)部辦理合同審批表并加蓋合同章。（六）未經(jīng)批準(zhǔn)不得先發(fā)生經(jīng)濟行為后簽訂合同。因緊急情況確需后補合同的，應(yīng)在采購行為發(fā)生前經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意

8、，并在發(fā)生之日起5日內(nèi)出具書面說明報公司總經(jīng)理批示，補辦合同審批手續(xù)。第十五條、專職或兼職合同管理人員應(yīng)做好簡便有效的合同履行督促檢查工作，定期對到期合同的履行情況進行檢查。每月5日之前將上月合同履行情況書面匯總并制定表格，報部門領(lǐng)導(dǎo)及公司相關(guān)部門。第三章 應(yīng)收賬款臺賬管理制度第十六條、應(yīng)收帳款管理目標(biāo) 1有效控制在途應(yīng)收帳款的額度，實現(xiàn)合理鋪貨，加快資金周轉(zhuǎn)。 2降低應(yīng)收帳款的管理成本，提高銷售利潤。第十七條、應(yīng)收賬款的日常管理1做好應(yīng)收帳款的日常記錄。 2做好客戶基本信息的收集（地址、電話、負責(zé)人、資金狀況、有關(guān)負債等情況，如本部人力有限則要求客戶親自填寫）；法律憑證收集（要求一切原始憑證

9、，主要是合同、退貨申請單等，因為涉及以后法律糾紛，要求銷售部門有一份留檔）。 3發(fā)貨之日起10日內(nèi)，及時做好發(fā)貨情況的核查工作，并做好臺帳記錄，月度歸檔管理。第十八條、業(yè)務(wù)人員應(yīng)建立銷售及應(yīng)收賬款的明細臺賬：（一）業(yè)務(wù)部門按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款臺賬，詳細記錄應(yīng)收賬款基礎(chǔ)資料。包括每個客戶的客戶類別、客戶名稱及聯(lián)系資料、信用額度、信用期限、每筆業(yè)務(wù)的訂單編號、合同編號、經(jīng)辦人員、批準(zhǔn)人員，項目明細、產(chǎn)品明細、貨款明細、發(fā)貨單編號、貨物簽收情況、發(fā)票編號、貨款回籠情況和對賬、催收記錄以及上述相關(guān)發(fā)生日期等。（二）銷售及應(yīng)收賬款臺賬應(yīng)以數(shù)據(jù)庫格式或excel表格格式建立。凡賬齡在30天以上的應(yīng)收賬款即登

10、入臺賬。（三）應(yīng)收賬款臺賬，按客戶分類管理，第十九條、業(yè)務(wù)人員對應(yīng)收賬款管理的責(zé)任（一）業(yè)務(wù)人員對其經(jīng)辦的應(yīng)收賬款全程負責(zé)，并對客戶的經(jīng)營情況、催付能力進行追蹤分析，及時了解客戶資金持有量與調(diào)劑程度，保證應(yīng)收賬款的回收。（二）業(yè)務(wù)人員應(yīng)對應(yīng)收賬款客戶分類管理，賬期內(nèi)的應(yīng)收賬款應(yīng)在到期前30天及時提醒客戶按約付款，在到期前10天傳真提醒客戶按約付款；逾期的應(yīng)收賬款，業(yè)務(wù)人員提交分析說明及清收措施交部門領(lǐng)導(dǎo)審閱，并向客戶寄、送催款書。（三）業(yè)務(wù)人員工作調(diào)動，該銷售業(yè)務(wù)人員經(jīng)辦或接管的應(yīng)收賬款應(yīng)作為主要內(nèi)容逐筆進行交接，后任業(yè)務(wù)人員必須接任應(yīng)收賬款清欠責(zé)任，發(fā)生逾期呆賬、壞賬的，應(yīng)根據(jù)具體情況同時追

11、究前任、后任銷售人員的責(zé)任。（四）業(yè)務(wù)人員應(yīng)定期與客戶對賬，對賬結(jié)果可使用詢證函或?qū)~確認書加以確認。詢證函或?qū)~確認書應(yīng)由雙方蓋章，并及時交財務(wù)部門，確保債權(quán)明確有效。雙方對賬有問題的，必要時由財務(wù)部門提供對賬支持，和業(yè)務(wù)人員共同與客戶對賬。第二十條、財務(wù)人員對應(yīng)收賬款管理的責(zé)任（一）財務(wù)部門按客戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細賬，及時反映每一客戶應(yīng)收賬款的發(fā)生，余額的增減變動，監(jiān)督信用政策的執(zhí)行情況。（二) 財務(wù)部門負責(zé)編制應(yīng)收賬款明細表，并對應(yīng)收賬款賬齡進行分析，提供給銷售部門和公司領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)信用政策對應(yīng)收賬款數(shù)額過大或超過信用期、賬齡延長等情況提供預(yù)警信息反饋。按照公司核定下達的應(yīng)收賬款合理額度和周

12、轉(zhuǎn)率催收管理。月度對臺帳記錄進行整理、歸檔。（三） 財務(wù)部門在清查應(yīng)收賬款時，相對應(yīng)的應(yīng)付款項應(yīng)當(dāng)一并清查。對既有債權(quán)又有債務(wù)的同一債權(quán)人，應(yīng)由銷售部門、采購部門共同說明情況，經(jīng)銷售部門、采購部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由財務(wù)部門進行賬務(wù)抵扣處理，以確認應(yīng)收賬款的真實數(shù)額。（四）財務(wù)部門于每月底要對往來帳目進行核對。，對當(dāng)月發(fā)貨情況進行對帳核實，發(fā)出對帳單。集團內(nèi)部單位形成的應(yīng)收賬款，財務(wù)部門也應(yīng)定期對賬。定期清收。（五）財務(wù)部門負責(zé)核定應(yīng)收賬款占用額、賬齡結(jié)構(gòu)和周轉(zhuǎn)期，并分解到各業(yè)務(wù)分部，與銷售額、回款率一并考核。第二十一條、應(yīng)收賬款的催收管理（一）主要通過電話、傳真等方式，由業(yè)務(wù)部門專人負責(zé)催收工作。

13、根據(jù)公司催收工作程序，每34天催收1次，并做好日常催收臺帳記錄。（二）做好月度催收匯報工作。由催收人員編寫催收書面報告書，交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報營銷副總經(jīng)理。 （三）對催收無效的逾期應(yīng)收帳款，由催收人員編寫催收書面報告書并提出相關(guān)處理意見（停滯發(fā)貨、計罰利息等），交部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，呈報總經(jīng)理審定。 （四）對有以下情況之一者，列入重點催收對象，派員進一步核查，并提出催收意見書。 1.貨款逾期，經(jīng)多次催收仍不回款的。 2.拖欠、挪用貨款的。 3.發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有破產(chǎn)、解散跡象，可能形成破產(chǎn)債權(quán)的。4.發(fā)現(xiàn)債務(wù)人有騙貨、逃債跡象，可能形成非常債權(quán)的。（五）每月5日之前將上月應(yīng)收賬款催款情況書面匯總并制定

14、表格，報部門領(lǐng)導(dǎo)及公司相關(guān)部門。第四章 固定資產(chǎn)臺賬管理制度第二十二條、法定所有權(quán)屬于企業(yè)的固定資產(chǎn)，無論其存放在何處，都應(yīng)作為企業(yè)的固定資產(chǎn)，納入固定資產(chǎn)臺賬管理范疇。第二十三條、辦公室為固定資產(chǎn)管理部門，財務(wù)部負責(zé)固定資產(chǎn)的帳務(wù)管理，各資產(chǎn)使用部門負責(zé)固定資產(chǎn)的合理使用、維護、保管。第二十四條、各類固定資產(chǎn)的歸口管理分工，本著有利于組織領(lǐng)導(dǎo)、有利于貫徹責(zé)任制的原則，結(jié)合機構(gòu)設(shè)置的具體情況確定各部門的分工如下：（一）財務(wù)部門負責(zé)固定資產(chǎn)的綜合核算，全面掌握固定資產(chǎn)的增減變化情況，以及正確計提折舊等財務(wù)核算。（二）房屋及建筑物、辦公家具及設(shè)備、計算機及附屬設(shè)備歸口管理部門為辦公室。（三）運輸工

15、具歸口管理部門為貨運部。（四）機器設(shè)備歸口管理部門為生產(chǎn)管理部門。第二十五條、企業(yè)固定資產(chǎn)實行由使用部門、歸口管理部門、財務(wù)部門分工負責(zé)的原則，使用部門、歸口管理部門負實物的直接管理責(zé)任，財務(wù)部門負核算、監(jiān)督和檢查的管理責(zé)任。各部門職責(zé)如下：（一）使用部門1.建立和貫徹固定資產(chǎn)的使用，保管責(zé)任制度。2.建立臺帳及時反映固定資產(chǎn)的增、減變動等情況，做到帳（卡）、物一致。3.正確使用固定資產(chǎn)，做好維護保養(yǎng)。4.定期進行清查盤點，并提出盤點報告。（二）歸口管理部門1.建立固定資產(chǎn)臺賬，做到財務(wù)、分管，使用三賬一致，明細賬、臺賬、實物一致，并按期填報有關(guān)的業(yè)務(wù)報表。2.正確及時辦理增加、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、報

16、廢等手續(xù)。3.對使用部門進行固定資產(chǎn)的維護、管理和使用情況的檢查和指導(dǎo)。4.定期組織清查盤點，提出盤點報告。5.負責(zé)編制分管固定資產(chǎn)的大修理計劃。6.健全檔案資料，組織編號釘牌。（三）財務(wù)部門1.負責(zé)企業(yè)固定資產(chǎn)的統(tǒng)一核算，建立健全固定資產(chǎn)的核算憑證、明細賬和臺賬，正確填報有關(guān)會計報表。2.辦理固定資產(chǎn)增加、轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、盈虧報廢等的財務(wù)手續(xù)。3.正確計提折舊。準(zhǔn)確反映類別、單個固定資產(chǎn)原值、累計折舊、凈值。4.組織并參與管理部門的清查盤點工作。第二十六條、固定資產(chǎn)臺帳是不作為財務(wù)帳的明細帳，是對財務(wù)帳的補充，比財務(wù)帳更明細。財務(wù)部門負責(zé)企業(yè)固定資產(chǎn)的統(tǒng)一核算。正確填報有關(guān)會計報表。財務(wù)部門建立的固定資產(chǎn)管理臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）固定資產(chǎn)名稱（二）單位、數(shù)量、類別、規(guī)格型號（三）原值、殘值率（四）開始使用日期、使用年限、使用部門（五）月折舊額、累計折舊數(shù)（六）當(dāng)期累計折舊數(shù)第二十七條、使用部門、歸口管理部門建立的各類固定資產(chǎn)臺賬，本著有利于貫徹責(zé)任制的原則，結(jié)合固定資產(chǎn)的類別具體情況而定。使用部門、歸口管理部門建立的固定資產(chǎn)保管臺帳應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）固定資產(chǎn)編號、名稱（二）規(guī)格型號、類別（三）購置日期、使用日期（四）資產(chǎn)原值（計量單位、數(shù)量、單價）