[計算機(jī)]Project入門教程

1、 1章 project入門 第1章 project入門 本章內(nèi)容： n 了解microsoft office project 2007產(chǎn)品系列 n 了解優(yōu)秀的項目管理工具如何幫助完成任務(wù) n 啟動project standard或project professional，辨別project窗口的主要組成部分 n 使用視圖以不同方式顯示項目計劃的詳細(xì)信息 n 使用報表打印項目計劃的詳細(xì)信息 n 創(chuàng)建項目計劃和輸入項目開始日期 n 設(shè)置項目的工作和非工作時間 n 輸入項目計劃屬性 項目管理是一門實踐豐富的藝術(shù)與科學(xué)。不論您正在參與項目管理，還是將要進(jìn)行項目管理，閱讀本書都是一個絕佳的學(xué)習(xí)機(jī)會。 就

2、其核心而言，項目管理是一種融合技能與工具的“工具箱”，有助于預(yù)測和控制組織工作的成果。除了項目，組織還有其他工作。項目(如電影項目)與持續(xù)業(yè)務(wù)(ongoing operation)(如工資單服務(wù))截然不同，因為項目是臨時性的工作，產(chǎn)生唯一性的成果或最終結(jié)果。憑借優(yōu)秀的項目管理系統(tǒng)，您可以解決以下問題： n 要取得項目的可交付成果，必須執(zhí)行什么任務(wù)，以何種順序執(zhí)行？ n 應(yīng)于何時執(zhí)行每一個任務(wù)？ n 誰來完成這些任務(wù)？ n 成本是多少？ n 如果某些任務(wù)沒有按計劃完成，該怎么辦？ n 對那些關(guān)心項目的人而言，交流項目詳情的最佳方式是什么？ 良好的項目管理并不能保證每個項目一定成功，但不良的項目管

3、理卻會是失敗的成因之一。 在您的項目管理工具箱中，microsoft office project 2007應(yīng)是最常用的工具之一。本書會介紹如何使用project建立項目計劃(包括任務(wù)和資源的分配)，如何使用project中擴(kuò)展的格式化特性來組織和格式化項目計劃的詳細(xì)信息，如何跟蹤實際工作與計劃是否吻合，以及當(dāng)工作與計劃脫軌時如何采取補救措施。 如果是剛剛接觸項目管理，可以在此處暫停，先閱讀附錄a，然后再繼續(xù)閱讀本章。這樣做不會占用多長時間，有助于恰當(dāng)?shù)卦u估和組織自己的項目日程安排需求，進(jìn)而利用project建立穩(wěn)固的計劃。 本書的大部分練習(xí)圍繞著一個虛構(gòu)的電影公司 (southridge v

4、ideo and film productions)展開。您任職于電影公司的可能性不大，但您肯定看過電視廣告或電影。每個電視廣告或電影就是一個項目，事實上，有一些還是相當(dāng)復(fù)雜的項目，涉及成百上千的資源但時間限制卻很嚴(yán)苛。southridge video遇到的許多日程安排問題，您可能都會覺得似曾相識，如此一來，您可以將它們的解決方案應(yīng)用于自己的日程安排需求。 本章會粗略瀏覽一下project界面并介紹在project中創(chuàng)建新計劃的必要步驟。 1.1 使用project管理項目 世界上最好的管理工具也不能替代您自己的準(zhǔn)確判斷。但是，工具可以也應(yīng)該有助于您完成下列工作。 n 跟蹤您收集的與工作有關(guān)的

5、所有信息：項目的工期、成本和資源需求。 n 以標(biāo)準(zhǔn)、美觀的格式形象具體地呈現(xiàn)項目計劃。 n 一致而高效地安排任務(wù)和資源。 n 與其他microsoft office 系統(tǒng)應(yīng)用程序交換項目信息； n 作為項目經(jīng)理的您在保持對項目的最終控制權(quán)的同時，又能與資源和其他項目干系人交流。 n 使用外觀和操作類似桌面程序的應(yīng)用來管理項目。 microsoft office project 2007系列包括的產(chǎn)品眾多，具體有以下幾種。 n microsoft office project standard 2007 用于項目管理的基于 windows的桌面應(yīng)用程序。此版本為單一項目管理人員設(shè)計，并且不能與p

6、roject server交互。 n microsoft office project professional 2007 基于 windows的桌面應(yīng)用程序，包括standard版的完整特性集，還有使用project server時需要的項目團(tuán)隊計劃和通信功能。project professional加上project server是microsoft的企業(yè)項目管理( enterprise project management，epm)產(chǎn)品的代表。 n microsoft office project server 2007 基于內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的解決方案。結(jié)合project professional

7、使用時支持企業(yè)級的項目合作、時間表報表和狀態(tài)報表。 n microsoft office project web access 2007 使用project server時所用的基于internet explorer的界面。 n microsoft office project portfolio server 2007 組合(portfolio)管理解決方案。 提示 如需了解project 2007的新特性以及standard版本和professional版本之間的區(qū)別，請查詢微軟的office online網(wǎng)站中的project區(qū)域：先進(jìn)入網(wǎng)站，然后瀏覽至project頁。基于企業(yè)項目管理

8、的project server的產(chǎn)品組成列表參見本書20.1節(jié)。 本書的大部分章節(jié)著重講述project standard版本的特性集，project standard版本是入門級的桌面項目管理工具。第部分介紹project professional版本和project server中可用的epm特性。本書介紹的project standard版本的所有內(nèi)容同樣適用于project professional版本，所以學(xué)習(xí)本書第部分至第部分時可選用任一版本(本書的大部分截圖均使用project professional版本完成譯者注)。如果您有project professional并可訪問pr

9、oject server，就可仔細(xì)研讀第部分介紹的特性。否則，可以粗略瀏覽第部分內(nèi)容以確定您或您的公司是否應(yīng)使用project professional版本和project server。 日程安排引擎的功能 大部分項目并沒有使用真正的日程安排工具(如project)來管理，但它們應(yīng)該使用。工作中常見到的有：用電子表格程序(如microsoft office excel)做出的任務(wù)和資源列表，或用繪圖程序(如visio)做出的格式優(yōu)美的甘特圖。project優(yōu)于以上程序的一大特點就是它包括日程安排引擎它是計算核心，可以處理諸如連鎖反應(yīng)之類的問題。例如，當(dāng)由100個任務(wù)組成的工作序列中的任務(wù)1的

10、工期發(fā)生改變，日程安排引擎便會做出相應(yīng)調(diào)整。計算任務(wù)的開始和結(jié)束日期時，日程安排引擎還可以考慮非工作時間(如周末)。諸如excel和visio之類的應(yīng)用程序在項目管理工具箱中占有一席之地，但您需要日程安排引擎(如project)來獲得真正的成功。 1.2 啟動project standard 重要提示 如果使用的是microsoft office project standard版本，請按照本節(jié)步驟操作。如果使用的是microsoft office project professional版本，跳過本節(jié)，參考1.3節(jié)。如果不能確定使用的project版本，有一種簡單的方法可以解決：啟動proj

11、ect后，查找“協(xié)作”菜單，它位于“報表”和“窗口”菜單之間。如果有此菜單，就表明版本為project professional；如果沒有，則表明版本為project standard。也可在啟動project后，單擊“幫助”菜單中的“關(guān)于microsoft office project”，隨后出現(xiàn)的對話框會提示您使用的是何種版本。 在此練習(xí)中，將啟動project standard版本，基于模板(包含一些初始數(shù)據(jù)，可作為創(chuàng)建新項目計劃的起點)創(chuàng)建文件，查看默認(rèn)project界面的主要區(qū)域。 (1) 在windows任務(wù)欄上，單擊“開始”按鈕，顯示“開始”菜單。 (2) 在“開始”菜單上，指向

12、“所有程序”，單擊microsoft office，然后單擊microsoft office project 2007。 project standard顯示，如圖1.1所示。 提示 在project工具欄中，并不是每一個工具欄的所有按鈕都會顯示，這要根據(jù)對計算機(jī)屏幕分辨率的設(shè)置以及最常用的工具欄按鈕而定。如果本書提及的按鈕沒有顯示在工具欄中，單擊工具欄上“工具欄選項”下拉箭頭，即可顯示可用的其他按鈕。 如果使用過其他office應(yīng)用程序或正在更新舊版本的project，您會對project窗口的主要界面元素很熟悉。下面簡單介紹一下。 主菜單欄和快捷菜單提供project指令。 工具欄提供對常

13、見任務(wù)的快速訪問，大多數(shù)工具欄按鈕對應(yīng)于某一菜單欄命令。彈出的屏幕提示會描述您指向的工具欄按鈕。project會根據(jù)您使用特定工具欄按鈕的頻率來為您定制工具欄。最常用的按鈕會在工具欄上顯示，而較少使用的按鈕則暫時隱藏。 圖1.1 project standard界面 項目計劃窗口包含活動的項目計劃(我們將project要處理的文件類型稱為項目計劃，而不是文件或進(jìn)度表)的視圖，活動視圖的名稱會顯示在視圖左邊緣上，此例中為“甘特圖”視圖。 “鍵入需要幫助的問題”框用于快速查找在project中執(zhí)行常見操作的命令。只需輸入問題，按enter鍵即可。本書會給出一些建議性的問題供您在框中輸入，以獲得某特

14、定特性的詳細(xì)信息。如果您的計算機(jī)連接到因特網(wǎng)，搜索查詢會訪問office online(微軟網(wǎng)站的一部分)，顯示的結(jié)果會反映微軟提供的最新內(nèi)容。如果計算機(jī)沒有連接到因特網(wǎng)，搜索結(jié)果會局限于project的幫助內(nèi)容。 接下來會查看project中包含的模板，并根據(jù)其中之一創(chuàng)建項目計劃。 (3) 在“文件”菜單中單擊“新建”，此時會顯示“新建項目”窗格。 (4) 在“新建項目”窗格中，在“模板”下單擊“計算機(jī)上的模板”，顯示“模板”對話框。 (5) 單擊“項目模板”標(biāo)簽，屏幕如圖1.2所示。 (6) 單擊“開辦新業(yè)務(wù)”(可能需要向下滾動項目模板列表才能看到)，然后單擊 “確定”。 提示 模板可能此

15、時沒有安裝，這要根據(jù)您在計算機(jī)上安裝project的過程而定?！笆状伟惭b使用”設(shè)置是安裝選項之一，用于確定project中包括的可選元素。如果以前從未見過project中包含的模板，可以花一些時間瀏覽一下。您可能會找到一個模板與某個將要進(jìn)行的項目吻合，而您正想為這個項目開發(fā)完整計劃。以預(yù)定義的模板為起點可以節(jié)約不少精力。 圖1.2 項目模板 project根據(jù)“開辦新業(yè)務(wù)”模板創(chuàng)建項目計劃并關(guān)閉“新建項目”窗格。屏幕應(yīng)與圖1.3相似(此為英文版standard版本的截圖 譯者注)。 圖1.3 “開辦新業(yè)務(wù)”模板 本章接下來的幾個練習(xí)中，將使用模板所提供的樣本數(shù)據(jù)來標(biāo)識project界面的幾個主

16、要組成部分。 值得一看的項目向?qū)?project包含類似向?qū)У慕缑?，可以利用它?chuàng)建精細(xì)的項目計劃，此幫助程序稱為項目向?qū)??？梢允褂庙椖肯驅(qū)?zhí)行許多與任務(wù)、資源和分配有關(guān)的常見操作。 在project 2007中，項目向?qū)J(rèn)是關(guān)閉的，顯示方法有兩種：單擊“視圖”菜單中的“啟用項目向?qū)А?；或者單擊“工具”菜單中的“選項”，在“界面”選項卡中，勾選“顯示項目向?qū)А睆?fù)選框。照此操作后，“項目向?qū)А睍@示在project窗口的左窗格中，如圖1.4所示(此為英文版standard版本的截圖 譯者注)。 圖1.4 項目向?qū)挥趐roject窗口的左窗格 項目向?qū)О噶睢⒍x和命令，它們不僅可以使常用操作

17、一目了然，還可以改變視圖和project中的其他設(shè)置來幫助您完成所選操作?？梢酝ㄟ^項目向?qū)Чぞ邫趤聿榭错椖肯驅(qū)е械乃胁僮?。此工具欄分為project中最常見的4個子區(qū)：任務(wù)、資源、跟蹤和報表。 1.3 啟動project professional 重要提示 如果使用的是microsoft office project professional版本，請按照本節(jié)步驟操作。如果使用的是microsoft office project standard版本，跳過本節(jié)，參考1.2節(jié)。如果不能確定使用的project版本，有一種簡單的方法可以解決：啟動project后，查找“協(xié)作”菜單，它位于“報表”和

18、“窗口”菜單之間。如果有此菜單，表明版本為project professional；如果沒有，則為project standard。也可在啟動project后，單擊“幫助”菜單中的“關(guān)于microsoft office project”，出現(xiàn)的對話框會提示您使用的是何種版本。 在此練習(xí)中，將啟動project professional，基于模板(包含一些初始數(shù)據(jù)，可作為新建項目計劃的起點)創(chuàng)建文件，查看默認(rèn)project界面的主要區(qū)域。如果使用project professional連接到project server，還要進(jìn)行一次性的設(shè)置，指定project professional的啟動方式

19、，以便使用本書的練習(xí)文件時不致影響project server。 (1) 在windows任務(wù)欄上，單擊“開始”按鈕，顯示“開始”菜單。 (2) 在“開始”菜單上，指向“所有程序”，單擊microsoft office，然后單擊microsoft office project 2007。 根據(jù)您在project professional中設(shè)置的企業(yè)選項的不同，可能會被提示登錄或選擇一個project server賬戶。如出現(xiàn)提示，請完成步驟(3)，否則跳至步驟(4)。 (3) 如果“登錄”對話框(圖1.5)顯示，在“配置文件”框中選擇“計算機(jī)”，然后單擊“確定”。 圖1.5 “登錄”對話框 選

20、擇此選項會將project professional設(shè)置為獨立于project server工作，并有助于確保本章使用的練習(xí)文件數(shù)據(jù)不會無意中發(fā)布到project server。 (4) 單擊“工具”|“企業(yè)選項”|“microsoft office project server賬戶”，顯示“project server賬戶” 對話框。如圖1.6所示。 圖1.6 “project server賬戶” 對話框 (5) 注意當(dāng)前賬戶值： 如果當(dāng)前賬戶值不是“計算機(jī)”，單擊“手動控制連接狀態(tài)”，單擊“確定”，然后完成步驟(6)； 如果當(dāng)前賬戶值是“計算機(jī)”，單擊“取消”，然后跳過步驟(6)。 選擇“

21、手動控制連接狀態(tài)”會導(dǎo)致啟動project professional時提示用戶選擇要使用的賬戶，這有助于確保本章使用的練習(xí)文件數(shù)據(jù)不會無意中發(fā)布至project server。 (6) 關(guān)閉并重啟project professional。如果提示選擇配置文件，單擊“計算機(jī)”，然后單擊“確定”。此時顯示project professional，如圖1.7所示。 搜索幫助信息的文本框 只有project professional 才有“協(xié)作”菜單 項目計劃窗口 菜單欄 工具欄 圖1.7 project professional主界面 提示 在project工具欄中，并不是每一個工具欄的所有按鈕都會

22、顯示，這要依您對計算機(jī)屏幕分辨率的設(shè)置以及您最常使用的工具欄按鈕而定。如果本書提及的按鈕沒有顯示在工具欄中，單擊工具欄上“工具欄選項”下拉箭頭，顯示可用的其他按鈕。 如果您使用過其他office應(yīng)用程序或正在更新舊版本的project，您會對project窗口的主要界面元素很熟悉。下面簡單介紹一下。 主菜單欄和快捷菜單提供project指令。 工具欄提供對常見任務(wù)的快速訪問，大多數(shù)工具欄按鈕對應(yīng)于某一菜單欄命令。彈出的屏幕提示會描述您指向的工具欄按鈕。project會根據(jù)您使用特定工具欄按鈕的頻率來為您定制工具欄。最常用的按鈕會在工具欄上顯示，而較少使用的按鈕則暫時隱藏。 項目計劃窗口包含活動

23、的項目計劃(我們將project要處理的文件類型稱為項目計劃，而不是文件或進(jìn)度表)的視圖，活動視圖的名稱會顯示在視圖左邊緣上，此例中為“甘特圖”視圖。 “鍵入需要幫助的問題”框用于快速查找在project中執(zhí)行常見操作的命令。只需輸入問題，按enter鍵即可。本書會給出一些建議性的問題供您在框中輸入，以獲得某特定特性的詳細(xì)信息。如果您的計算機(jī)連接到因特網(wǎng)，搜索查詢會訪問office online(微軟網(wǎng)站的一部分)，顯示的結(jié)果會反映微軟提供的最新內(nèi)容。如果計算機(jī)沒有連接到因特網(wǎng)，搜索結(jié)果會局限于project的幫助內(nèi)容。 接下來會查看project中包含的模板，并根據(jù)其中之一創(chuàng)建項目計劃。 (

24、7) 單擊“文件”菜單中的“新建”，此時會顯示“新建項目”窗格。 (8) 在“新建項目”窗格中，在“模板”下單擊“計算機(jī)上的模板”，顯示“模板”對話框。 (9) 單擊“項目模板”標(biāo)簽，屏幕如圖1.8所示。 連接到project server時，會顯示另一個選項卡“企業(yè)模板” 圖1.8 “模板”對話框 (10) 單擊“開辦新業(yè)務(wù)”(可以需要向下滾動項目模板列表才能看到)，然后單擊 “確定”。 提示 模板可能此時沒有安裝，這要根據(jù)您在計算機(jī)上安裝project的過程而定?！笆状伟惭b使用”設(shè)置是安裝選項之一，用于確定project中包括的可選元素。如果您以前從未見過project中包含的模板，可以花

25、一些時間瀏覽一下。您可能會找到一個模板與某個將要進(jìn)行的項目吻合，而您正想為這個項目開發(fā)完整計劃。以預(yù)定義的模板為起點可以省去不少精力。 project根據(jù)“開辦新業(yè)務(wù)”模板創(chuàng)建項目計劃并關(guān)閉“新建項目”窗格。屏幕應(yīng)與圖1.9相似。 圖1.9 “開辦新業(yè)務(wù)”模板 有本章后續(xù)的幾個練習(xí)中，將使用模板提供的 樣本數(shù)據(jù)來標(biāo)識project界面的主要組成部分。 值得一看的項目向?qū)?project包含類似向?qū)У慕缑?，可以利用它?chuàng)建精細(xì)的項目計劃，此幫助程序稱為項目向?qū)??？梢允褂庙椖肯驅(qū)?zhí)行許多與任務(wù)、資源和分配有關(guān)的常見操作。 在project 2007中，項目向?qū)J(rèn)是關(guān)閉的，顯示方法有兩種：單擊“視圖

26、”菜單中的“啟用項目向?qū)А?；或者單擊“工具”菜單中的“選項”，在“界面”選項卡中，勾選“顯示項目向?qū)А睆?fù)選框。照此操作后，“項目向?qū)А睍@示在project窗口的左窗格中，如圖1.10所示。 項目向?qū)О噶?、定義和命令，它們不僅可以使常用操作一目了然，還可以改變視圖和project中的其他設(shè)置來幫助您完成所選操作?？梢酝ㄟ^項目向?qū)Чぞ邫趤聿榭错椖肯驅(qū)е械乃胁僮?。此工具欄分為project中最常見的4個子區(qū)：任務(wù)、資源、跟蹤和報表。 project向?qū)Т案?project向?qū)Чぞ邫?圖1.10 項目向?qū)挥趐roject窗口的左窗格 1.4 視圖 project中的工作區(qū)稱為視圖。proje

27、ct包含若干視圖，但通常一次只使用一個(有時是兩個)視圖。使用視圖輸入、編輯、分析和顯示項目信息。默認(rèn)視圖(project啟動時所見)是“甘特圖”視圖，如圖1.11所示。 通常，視圖著重顯示任務(wù)或資源的詳細(xì)信息。例如，“甘特圖”視圖在視圖左側(cè)以表格形式列出了任務(wù)的詳細(xì)信息，而在視圖右側(cè)將每個任務(wù)圖形化，以條形表示在圖中?！案侍貓D”視圖是顯示項目計劃的常用方式，特別是要將項目計劃呈送他人審閱時。它對于輸入和細(xì)化任務(wù)詳細(xì)信息及分析項目是有利的。 在此練習(xí)中，將以“甘特圖”視圖啟動project，然后切換到突出項目計劃不同部分的其他視圖。最后，學(xué)習(xí)復(fù)合視圖，以便更容易聚焦于特定的項目詳細(xì)信息。 (1

28、) 單擊“視圖”菜單中的“資源工作表”。此時，“資源工作表”視圖代替“甘特圖”視圖，如圖1.12所示。 活動視圖名稱 表 視圖的圖部分 圖1.11 “甘特圖”視圖 圖1.12 “資源工作表”視圖 “資源工作表”視圖以行列格式(稱為表)顯示資源的詳細(xì)信息，一行顯示一個資源。此視圖是工作表視圖的一種。另一種工作表視圖稱為任務(wù)工作表視圖，用于列出任務(wù)的詳細(xì)信息。注意，“資源工作表”視圖并沒有告訴您資源所分配到的任務(wù)的任何信息。如想查看此類信息，需要切換到不同視圖。 (2) 單擊“視圖”菜單中的“資源使用狀況”，此時，“資源使用狀況”視圖代替“資源工作表”視圖。 此使用狀況視圖將每一個資源所分配到的任

29、務(wù)組織在一起。另一種使用狀況視圖是“任務(wù)分配狀況”視圖，其用途與前一種視圖相反，用于顯示分配到每一個任務(wù)的所有資源。使用狀況視圖也可以將每一個資源的工時分配以不同時間刻度顯示，如每天或每周。 (3) 單擊“視圖”菜單中的“任務(wù)分配狀況”。此時，“任務(wù)分配狀況”視圖代替“資源使用狀況”視圖。 (4) 在視圖左側(cè)的表部分，單擊“定義業(yè)務(wù)構(gòu)想”(第三個任務(wù)的名稱)。 (5) 在“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄上，單擊“滾動到任務(wù)”按鈕。 視圖的時間刻度一側(cè)可滾動顯示每一任務(wù)的工時值，如圖1.13所示。 時間刻度 圖1.13 單擊“滾動到任務(wù)”后的“任務(wù)分配狀況”視圖 使用狀況視圖是用于查看項目詳細(xì)信息的相當(dāng)復(fù)雜的方式

30、，下面將切換到更簡單的視圖。 (6) 單擊“視圖”菜單中的“日歷”，顯示“日歷”視圖，如圖1.14所示。 圖1.14 “日歷”視圖 這種簡單的月或周的概略視圖沒有前一視圖中的表結(jié)構(gòu)、時間刻度或圖元素。任務(wù)條會顯示在它們各自被排定的起始日期中，如果任務(wù)的工期長于一天，條會延展跨越數(shù)日。 項目管理中的另一常用視圖是網(wǎng)絡(luò)圖。 (7) 單擊“視圖”菜單中的“網(wǎng)絡(luò)圖”，顯示“網(wǎng)絡(luò)圖”視圖，如圖1.15所示。使用滾動條查看“網(wǎng)絡(luò)圖”視圖的不同部分。 此視圖重點強調(diào)任務(wù)關(guān)系?！熬W(wǎng)絡(luò)圖”視圖中的每個框或節(jié)點顯示某個任務(wù)的詳細(xì)信息，框之間的線表示任務(wù)間的關(guān)系。和“日歷”視圖一樣，“網(wǎng)絡(luò)圖”視圖沒有表結(jié)構(gòu)，整個視

31、圖就是一個圖。 在本練習(xí)的結(jié)尾將介紹一下復(fù)合視圖。復(fù)合視圖將項目計劃窗口拆分為兩個窗格，每個窗格包含不同視圖。此時的視圖是合成視圖，因此選擇一個視圖中的任務(wù)或資源會導(dǎo)致另一視圖顯示所選任務(wù)或資源的詳細(xì)信息。 (8) 單擊“視圖”菜單中的“其他視圖”，顯示“其他視圖”對話框。此對話框列出了project中所有預(yù)定義的可用視圖。 (9) 在“視圖”框中，單擊“任務(wù)數(shù)據(jù)編輯”，然后單擊“應(yīng)用”，顯示“任務(wù)數(shù)據(jù)編輯”視圖，如圖1.16所示。 圖1.15 “網(wǎng)絡(luò)圖”視圖 “甘特圖”視圖在上窗格中 拖動分隔條可改變兩個窗格的大小 “任務(wù)窗體”視圖在下窗格中 圖1.16 “任務(wù)數(shù)據(jù)編輯”視圖 此視圖是預(yù)定義

32、的拆分屏幕或復(fù)合視圖，“甘特圖”在上窗格中，“任務(wù)窗體”在下窗格中。窗體是本章介紹的最后一個視圖元素。窗體用于顯示所選任務(wù)或資源的詳細(xì)信息，類似于對話框?？梢栽诖绑w中輸入，修改或?qū)忛嗊@些詳細(xì)信息。 (10) 如果“甘特圖”部分選擇的不是任務(wù)3，即“定義業(yè)務(wù)構(gòu)想”，請單擊此任務(wù) 名稱。 任務(wù)3的詳細(xì)信息顯示在視圖的“任務(wù)窗體”部分中。 (11) 在“甘特圖”部分中，單擊任務(wù)4的名稱，即“確定可供使用的技能、信息和 支持”。 任務(wù)4的詳細(xì)信息顯示在任務(wù)窗體中。 提示 除了使用預(yù)定義的復(fù)合視圖，還可以自行選擇顯示兩個視圖，方法是單擊“窗口”菜單中的“拆分”。project窗口被拆分為兩個窗格后，單擊

33、上窗格或下窗格，然后選擇想要顯示的視圖。如要返回單一視圖，單擊“窗口”菜單中的“取消拆分” 即可。 重要的是要理解，在所有上述視圖和project的所有其他視圖中，所看到的只是一個項目計劃同一詳細(xì)信息集的不同方面。一個單一的項目計劃可能包含許多數(shù)據(jù)，以至于無法一次顯示完全。使用視圖可以幫助您只關(guān)注特定的詳細(xì)信息。 下面將介紹更多視圖，進(jìn)一步關(guān)注最密切相關(guān)的項目信息。 1.5 報表 項目包含兩種類型的報表：表格報表用于打印；可視報表用于將project數(shù)據(jù)輸出到excel和visio?？梢晥蟊硎褂胮roject中的excel和visio模板來生成設(shè)計美觀的圖表。 可以直接將數(shù)據(jù)輸入報表。proj

34、ect包括數(shù)個預(yù)定義的任務(wù)和資源報表，可以使用它們來獲得想要的信息。 在下面的練習(xí)中，將在“打印預(yù)覽”窗口中查看一個報表，然后生成一個可視報表。 (1) 單擊“報表”菜單中的“報表”，顯示“報表”對話框，其中顯示project中可用的6大報表種類，如圖1.17所示。 圖1.17 “報表”對話框 (2) 單擊“自定義”，然后單擊“選定”按鈕?！白远x報表”對話框顯示，列出了project中所有預(yù)定義的報表和所有已加入的自定義報表。 (3) 在“報表”列表中，單擊“資源(工時)”，然后單擊“預(yù)覽”按鈕。project在“打印預(yù)覽”窗口中顯示“資源(工時)”報表，如圖1.18所示。 圖1.18 預(yù)覽

35、“資源(工時)”報表 此報表為項目計劃中可用資源的完整列表，類似于“資源工作表”視圖中所見。如想放大觀看，可移動鼠標(biāo)指針(形如放大鏡)到報表的特定部位，然后單擊。再次單擊則返回全頁預(yù)覽。 (4) 在“打印預(yù)覽”工具欄上單擊“關(guān)閉”按鈕。 “打印預(yù)覽”窗口關(guān)閉，“自定義報表”對話框再次顯示。 (5) 在“自定義報表”對話框中，單擊“關(guān)閉”，然后再次單擊“關(guān)閉”，關(guān)閉“報表”對話框。 接下來創(chuàng)建一個可視報表以便仔細(xì)查看總的資源工作量及其在項目生命周期中的可用性。此練習(xí)要求計算機(jī)上安裝有microsoft office excel 2003或更高版本，如果沒有，請?zhí)敛襟E(11)。 (6) 單擊“報

36、表”菜單中的“可視報表”，顯示可視報表對話框，其中列出了project中所有預(yù)定義的可視報表，如圖1.19所示。 圖1.19 可視報表對話框 對于每一個可用報表而言，project都會將數(shù)據(jù)輸出到excel或visio，然后在上述任一程序中生成圖表。 (7) 在“顯示以下應(yīng)用程序中創(chuàng)建的報表模板”選項區(qū)中，確保選中microsoft office excel，并且“全部”選項卡處于可見狀態(tài)。 (8) 單擊“資源剩余工時報表”，然后單擊“視圖”。 excel啟動，project將資源數(shù)據(jù)輸出到excel(此過程可能會花一點時間)，如圖1.20所示。 “圖表1”工作表中包含了每個資源實際和剩余工時

37、的多層線條圖表。也可以通過“資源摘要”工作表查看圖表反映的數(shù)據(jù)。因為圖表是基于excel的數(shù)據(jù)透視表的(“資源摘要”工作表中可見)，所以可調(diào)整數(shù)據(jù)和相應(yīng)的圖表。 (9) 關(guān)閉excel并且不保存可視報表。 提示 project用戶在將特定格式的特定信息引入自定義視圖時常會遇到許多問題。在自定義之前，請查看預(yù)定義的視圖(對于聯(lián)機(jī)工作或打印)、報表(對于打印)或可視報表(對于圖表)。因為project的設(shè)計人員很可能已經(jīng)將您的需要考慮進(jìn)去，并為您提供了預(yù)定義的解決方案。 (10) 單擊“關(guān)閉”，關(guān)閉可視報表對話框。 在練習(xí)的結(jié)尾，關(guān)閉用于學(xué)習(xí)視圖和報表的文件。 圖1.20 資源剩余工時報表 (11

38、) 單擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”，關(guān)閉“開辦新業(yè)務(wù)”計劃。在被提示是否保存修改時，單擊“否”按鈕。 1.6 創(chuàng)建新項目計劃 項目計劃本質(zhì)上是您為參與的實際項目的某幾方面的內(nèi)容(您預(yù)想會發(fā)生的以及希望發(fā)生的，二者最好差別不大)構(gòu)建的模型。此模型關(guān)注實際項目的某些(不是全部)方面：任務(wù)、資源、時間框架及其相關(guān)成本。 正如您所預(yù)期，project主要關(guān)注時間問題。您可能想知道項目的計劃開始日期、完成日期或兩者。但是，使用project時，只需指定一個日期：項目的開始日期或完成日期。為什么？因為輸入項目的開始日期(或完成日期)和項目工期后，project會自行計算其他時間。記住，project不只是一

39、個進(jìn)度信息的統(tǒng)計庫，它還是一個日程安排工具。 大多數(shù)項目應(yīng)該使用開始日期來安排進(jìn)度，即使您知道項目必須在某一期限完成。從開始日期安排進(jìn)度的后果是所有任務(wù)都會盡早開始，并會提供最大程度的日程安排的靈活性。在后文中，在處理一個以開始日期進(jìn)行日程安排的項目時，可以通過實際操作領(lǐng)略到這種靈活性。 項目管理重點：project只是項目管理的一部分 根據(jù)您的需要和要訪問的信息的不同，您所開發(fā)的項目計劃可能會處理實際項目的其他重要方面。例如，許多大型項目是在有正規(guī)修改管理流程的組織中進(jìn)行的。在對項目范圍進(jìn)行主要修改之前，應(yīng)由管理和實施項目的負(fù)責(zé)人進(jìn)行評估和批準(zhǔn)。盡管這是重要的項目管理操作，但卻不是在proj

40、ect內(nèi)直接進(jìn)行的。 既然您已經(jīng)對project界面的主要部分有了大概了解，現(xiàn)在可以創(chuàng)建您在本書的第部分使用的項目計劃。 在下面的練習(xí)中，將創(chuàng)建新的項目計劃。 (1) 單擊“文件”菜單中的“新建”。在“新建項目”任務(wù)窗格中，單擊“空白 項目”。 project新建一個空白項目計劃，接下來，設(shè)置項目的開始日期。 (2) 單擊“項目”菜單中的“項目信息”。顯示項目信息對話框。 (3) 在“開始日期”框中，輸入或選擇“2008年1月8日”，如圖1.21所示。 圖1.21 項目信息對話框 提示 在大多數(shù)情況下，需要在project中輸入日期時，可單擊“日期”框旁邊的下拉箭頭，顯示一個小型月歷。在此處您

41、可以瀏覽任意月份，然后單擊選定的日期，或單擊“今日”快速選擇當(dāng)前日期。 重要提示 如果使用的是project standard，“項目信息”和其他對話框選項會有所不同。本書的大部分截圖都是針對project professional的(原書使用的是project standard，譯者使用的是project professional，故截圖與原書略有不同，相關(guān)譯文也做相應(yīng)的調(diào)整 譯者注)。 (4) 單擊“確定”，關(guān)閉項目信息對話框。 (5) 在“標(biāo)準(zhǔn)”工具欄中，單擊“保存”按鈕。 因為項目計劃之前沒有保存過，所以顯示“另存為”對話框。 (6) 定位到硬盤上project 2007 sbs文件夾

42、中的chapter 1 getting started文件夾。project 2007 sbs的默認(rèn)位置為 documentsmicrosoft press(如操作系統(tǒng)為windows xp，則為my documentsmicrosoft press，后文同，不再逐注解譯者注)。 (7) 在“文件名稱”框中，輸入wingtip toys commercial 1。 (8) 單擊“保存”，關(guān)閉“另存為”對話框。 project將項目計劃保存為wingtip toys commercial 1。 提示 可以指示project按預(yù)定間隔自動保存激活的項目計劃，如每隔10分鐘保存一次。單擊“工具”菜單

43、中的“選項”，在“選項”對話框中，單擊“保存”標(biāo)簽，選擇“每隔”復(fù)選框，然后指定時間間隔。 1.7 設(shè)置非工作日 本練習(xí)中引入日歷 這是在project中為每個任務(wù)和資源安排工時的主要控制手段。在后文中，會用到其他類型的日歷；在本章中，只使用項目日歷。 項目日歷為任務(wù)定義常規(guī)的工作時間和非工作時間?？蓪㈨椖咳諝v視為組織的正常工作時間。例如，周一到周五的早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐休息時間。您的組織或特定資源在此正常工作時間內(nèi)可能存在例外日期，如法定假日或帶薪假期。在后面的章節(jié)中會解決資源休假問題，此處解決項目日歷中的法定假日問題。 (1) 單擊“工具”菜單中的“更改工作時間”。顯示“

44、更改工作時間”對話框，如圖1.22所示。 (2) 在“對于日歷”框中，單擊下拉箭頭。顯示的列表包含project中的3個基本日歷，具體如下所述。 24小時：沒有非工作時間。 夜班：夜晚輪班安排，周一晚到周六晨，時間從晚上11點到早上8點，中間有1小時休息時間。 標(biāo)準(zhǔn)：傳統(tǒng)的工作日，周一到周五的早上8點到下午5點，中間有1小時午餐休息時間。 只能有一個基本日歷作為項目日歷。對本項目而言，將使用“標(biāo)準(zhǔn)”基本日歷，因此讓它保持選中狀態(tài)。 您知道在1月28日全體職員有個集體活動，在那一天不應(yīng)該安排工作，因此將那一天記為日歷的例外日期。 (3) 在“例外日期”選項卡中的“名稱”域中輸入staff at

45、morale event，然后單擊“開始時間”域。 (4) 在“開始時間”域中，輸入2008-1-28，然后按enter鍵。 您應(yīng)該已經(jīng)在“例外日期”選項卡上部的日歷中或在“開始時間”域的下拉日歷中選中該日期，如圖1.23所示。 圖1.22 “更改工作時間”對話框 圖1.23 設(shè)置例外日期 此日期已被定為項目的非工作時間。在對話框中，該日期有一下劃線，并呈深青色，表明是例外日期。 (5) 單擊“確定”，關(guān)閉“更改工作時間”對話框。 要驗證對項目日歷的更改，向右滾動“甘特圖”視圖的圖部分(右側(cè))，直到顯示2008年1月27日。和周末一樣，1月28日格式化為灰色，表明是非工作時間，如圖1.24 所

46、示。 1月28日(周一)是非工作日，在甘特圖中格式化為灰色(表示周末) 圖1.24 查看項目日歷的更改結(jié)果 提示 如想了解日歷的更多詳情，在“鍵入需要幫助的問題”框中輸入overview of using calendars in project。 1.8 輸入項目屬性 和其他microsoft office程序一樣，project會跟蹤一些文件屬性。其中一些屬性是具統(tǒng)計意義的，如文件被修訂了多少次。其他屬性包括您想記錄的項目計劃的信息，如項目經(jīng)理的名字或支持文件搜索的關(guān)鍵字。在打印時，project也會利用頁眉和頁腳的屬性。 在下面的練習(xí)中，將輸入一些屬性，這些屬性用于稍后打印項目信息或其他

47、用途。 (1) 單擊“文件”菜單中的“屬性”，顯示屬性對話框。 (2) 如果“摘要”選項卡不可見，請單擊“摘要”標(biāo)簽。 (3) 在“主題”框中，輸入video production schedule。 (4) 在“作者”框中，輸入自己的名字。 (5) 在“經(jīng)理”框中，輸入經(jīng)理的名字或保留空白。 (6) 在“單位”框中，輸入southridge video。 (7) 勾選“保存預(yù)覽圖片”復(fù)選框，如圖1.25所示。 圖1.25 修改屬性 下一次，此文件在“打開”對話框中出現(xiàn)時，如果對話框的“預(yù)覽”視圖選項處于選中狀態(tài)，則會顯示一幅小圖像，此圖像會顯示項目的前幾個任務(wù)。 (8) 單擊“確定”，關(guān)閉對

48、話框。 關(guān)閉wingtip toys commercial 1文件。 了解時間的數(shù)據(jù)庫 在project中創(chuàng)建的項目計劃在許多方面與數(shù)據(jù)庫(例如在access中處理的內(nèi)容)相同。如果對微軟項目計劃(microsoft project plan，mpp)一窺究竟，您會發(fā)現(xiàn)它與數(shù)據(jù)庫文件格式頗為相似。數(shù)據(jù)存儲在表集合中；關(guān)系連接不同表之間的信息。實際上，大型組織中的project用戶以數(shù)據(jù)庫格式保存項目計劃的情況并不多見，只是有時會將它們保存到網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上的中央數(shù)據(jù)庫中。 但是，project能提供而常規(guī)數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序不能提供的就是前文提過的日程安排引擎。我們所知道的一名project專家將pro

49、ject描述為“了解時間的數(shù)據(jù)庫”。 1.9 小結(jié) n project產(chǎn)品系列包括project standard，project professional，project server和project web access。通常，project standard用于桌面應(yīng)用，而后三個則組合使用以構(gòu)建epm解決方案。 n project有別于其他列表保存工具(如excel)的關(guān)鍵因素之一就是project擁有可以處理時間的日程安排引擎。 n project包括數(shù)種高級模板，這些模板可作為全新項目計劃的良好起點。 n project中的主要工作區(qū)是視圖。通常一次顯示一個(有時是兩個)視圖。“甘特

50、圖”視圖是project中默認(rèn)的也是最為人熟知的視圖。 n project包括大量內(nèi)置報表，這些報表設(shè)計用于查看(不是編輯)project數(shù)據(jù)。 n 可以使用project中的日歷來控制何時可安排工作。 第2章 創(chuàng)建任務(wù)列表 第2章 創(chuàng)建任務(wù)列表 本章內(nèi)容： n 輸入任務(wù)信息 n 估計并輸入任務(wù)持續(xù)的時間 n 創(chuàng)建里程碑來跟蹤重要事件 n 分階段組織任務(wù) n 通過鏈接任務(wù)創(chuàng)建任務(wù)間的關(guān)系 n 在備注中記錄任務(wù)的詳細(xì)信息并插入對因特網(wǎng)內(nèi)容的超鏈接 n 核查項目計劃的總體工期 n 重要提示 在使用本章的練習(xí)文件之前，需要先將它們安裝到默認(rèn)位置，參見前言獲得安裝提示。 2.1 輸入任務(wù) 任務(wù)是所有項

51、目最基本的構(gòu)件，它代表完成項目最終目標(biāo)所需要做的工作。任務(wù)通過工序、工期和資源需求來描述項目工作。在本章后文中，會處理兩種特殊類型的任務(wù)：摘要任務(wù)(即summary task，它概括了子任務(wù)的工期、成本等)和里程碑(表明項目生命周期中的重大事件)。 在下面的練習(xí)中，輸入video項目需要的第一個任務(wù)。 確保已啟動microsoft office project 2007。 重要提示 如果使用的是project professional，可能需要一次性的設(shè)置，使用“計算機(jī)”賬戶并脫機(jī)工作。這樣確保使用的本章練習(xí)文件不會影響project server數(shù)據(jù)，詳情參見1.3節(jié)。 打開document

52、smicrosoft pressproject 2007 sbschapter 2 simple tasks 文件夾下的wingtip toys commercial 2a。也可以通過下述方法訪問本書的練習(xí)文件：單擊“開始”|“所有程序”| microsoft press | project 2007 sbs，然后選擇想打開的文件所屬章的文件夾。 (1) 單擊“文件”菜單中的“另存為”，顯示“另存為”對話框。 (2) 在“文件名”框中，輸入wingtip toys commercial 2，然后單擊“保存”。 (3) 在“任務(wù)名稱”(即task name，軟件漢化不完全，但譯文使用中文名稱，不

53、會影響閱讀 譯者注)列標(biāo)題下的第一個單元格中，輸入pre-production，然后按enter鍵，如圖2.1所示。 默認(rèn)的估計工期 在甘特圖中，條形圖代表任務(wù) 圖2.1 輸入任務(wù)名稱 輸入的任務(wù)會被賦予一個標(biāo)識號(id)。每個任務(wù)的標(biāo)識號是唯一的，但標(biāo)識號并不一定代表任務(wù)執(zhí)行的順序。 project為新任務(wù)分配的工期為一天，問號表示這是估計的工期。在甘特圖中會顯示相應(yīng)的任務(wù)條，長度為一天。默認(rèn)情況下，任務(wù)的開始日期與項目的開始日期相同。 (4) 在pre-production任務(wù)名稱下輸入下列任務(wù)名稱，每輸入一個任務(wù)名稱，按一下enter鍵。 develop script develop p

54、roduction boards pick locations hold auditions production rehearse shoot video log footage 完成此步驟后，應(yīng)總共輸入9個任務(wù)，如圖2.2所示。 圖2.2 9個新任務(wù) 提示 除了向project直接輸入信息外，還可以在其他應(yīng)用程序中制作任務(wù)列表，然后將它們導(dǎo)入project。例如project安裝有名為microsoft project任務(wù)列表導(dǎo)入模板(microsoft project task list import template)的excel模板，您或其他人可以將其完善，然后以恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)構(gòu)導(dǎo)入pro

55、ject。在excel中，此模板顯示在“模板”對話框的“電子表格方案”選項卡中。您還可以將outlook任務(wù)列表導(dǎo)入項目計劃，方法是單擊“工具”菜單中的“導(dǎo)入outlook任務(wù)”。 項目管理重點：為了正確的可交付成果定義正確的任務(wù) 每一個項目都有最終的目標(biāo)或意圖，即項目開始的理由。它被稱為項目可交付成果?？山桓冻晒ǔＪ钱a(chǎn)品(如電視廣告)，或是服務(wù)或事件(如軟件訓(xùn)練會話)。定義正確的任務(wù)以產(chǎn)生正確的可交付成果是項目管理者具備的基本技能。在project中創(chuàng)建的任務(wù)列表應(yīng)該描述成功完成項目所必需的所有工作，而且只描述必需的工作。 在制定任務(wù)列表時，你可能會發(fā)現(xiàn)區(qū)別產(chǎn)品范圍和項目范圍是有益的。產(chǎn)品

56、范圍描述的是項目可交付成果的質(zhì)量、特性和功能。例如，在本書第部分使用的場景中，可交付成果是電視廣告，其產(chǎn)品范圍可能包括它的長度、主題和觀眾群。而項目范圍則描述要產(chǎn)生這樣的產(chǎn)品或服務(wù)所必需的工作。在本書的場景中，項目范圍包括與制作電視廣告相關(guān)的詳細(xì)的任務(wù)，如拍攝、編輯等。 2.2 估計工期 任務(wù)的工期是您預(yù)期的完成任務(wù)所需的時間。project能處理范圍從分到月的工期。根據(jù)項目的范圍，您可能希望處理的工期的時間刻度為小時、天和星期。 例如，項目的項目日歷定義的工作時間可能是周一到周五的上午8點到下午5點，中間有一小時午休時間，晚上和周末為非工作時間。如果您估計任務(wù)將花費的工作時間為16小時， 您應(yīng)該在工期中輸入2d，將工時安排為兩個八小時工作日。如果工作在周五上午8點開始，那么可以預(yù)料在下周一下午5點之前工作是不能完成的。不應(yīng)將工作安排為跨越周末，因為周六和周日是非工作時間。 提示 可以通過計算任務(wù)最早的開始日期和最晚的