辦公自動(dòng)化論文OFFICE編輯技巧與應(yīng)用

1、辦公自動(dòng)化論文 班級(jí) 學(xué)號(hào) 姓名office編輯技巧與應(yīng)用摘要：結(jié)合技術(shù)文獻(xiàn)的格式要求及實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)，介紹了使用office軟件進(jìn)行技術(shù)文獻(xiàn)編輯常用的表格處理、圖文混排、公式編輯、使用excel表格生成柱形圖或餅圖、數(shù)據(jù)篩選匯總等的使用技巧。關(guān)鍵詞：編輯技巧；表格處理；圖形；篩選匯總；應(yīng)用目 錄一、 word 內(nèi)容2（一）字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)2（二）快速定位文件2（三）使用自動(dòng)更正巧輸特殊符號(hào)3（四）快速將小寫(xiě)數(shù)字轉(zhuǎn)換成大寫(xiě)數(shù)字3（五）在word中替換字體4（六）快速修改拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯(cuò)誤5（七）文件前進(jìn)（后退）技巧5（八）文件快速查找技巧5（九） word中的選擇技巧6（十）為文檔添加頁(yè)眉頁(yè)腳7（十一）表格

2、的制作7二、 excel內(nèi)容9（一）柱形圖或餅圖9（二）篩選11（三）匯總11（四）其它13一、 word 內(nèi)容（一）字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)要統(tǒng)計(jì)word文檔中的字?jǐn)?shù)，選擇“工具”“字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)”，然后按“確定”按鈕， word就會(huì)統(tǒng)計(jì)除標(biāo)題、頁(yè)腳、腳注和尾注的字?jǐn)?shù)。如果想把這些項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)也統(tǒng)計(jì)進(jìn)去，只要選定對(duì)話框下面的“含注腳和尾注”選項(xiàng)就行了（如圖1）。圖1 字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)圖示（二）快速定位文件有時(shí)，處理的文件長(zhǎng)了，想要找到相應(yīng)的內(nèi)容還真不容易，鼠標(biāo)翻前翻后也找不到。這時(shí)，可以試著按下ctrl+f鍵，打開(kāi)“查找”對(duì)話框，在查找內(nèi)容中填入關(guān)鍵字，然后單擊“查找下一個(gè)”鈕即可將文件快速定位到指定的地方了。如果沒(méi)有找到

3、，也可以在編輯窗口的右下角看到一個(gè)向上和向下的藍(lán)色箭頭圖標(biāo)，用鼠標(biāo)去單擊這兩個(gè)箭頭就可以查找上一個(gè)或下一個(gè)符合條件的字符，直到欲查找的目標(biāo)出現(xiàn)為止（如圖2）。圖2 查找和替換圖示（三）使用自動(dòng)更正巧輸特殊符號(hào)很多人都是選擇“插入”“符號(hào)”，再在密密麻麻的一大堆符號(hào)中去尋找你想要的那一個(gè)，操作起來(lái)較為繁瑣。如果使用word中的“自動(dòng)更正”功能，則會(huì)變得異常輕松：如我們要插入一個(gè)符號(hào)，則可以選擇“工具”“自動(dòng)更正選項(xiàng)”命令打開(kāi)“自動(dòng)更正”對(duì)話框，在“替換”文本框中輸入om，“替換為”文本框中輸入，再單擊“添加”鍵。以后無(wú)論什么時(shí)候，在文章中輸入om，它就會(huì)乖乖地變成你想要的那個(gè) 了?。ㄈ鐖D3）圖3

4、 自動(dòng)更正圖示（四）快速將小寫(xiě)數(shù)字轉(zhuǎn)換成大寫(xiě)數(shù)字當(dāng)文檔中有多個(gè)大寫(xiě)數(shù)字或大寫(xiě)金額時(shí)，非常麻煩。其實(shí)，word中可以很容易實(shí)現(xiàn)大小寫(xiě)之間的轉(zhuǎn)換，只要點(diǎn)擊“插入”“數(shù)字”，在“數(shù)字”文本框中輸入需要的數(shù)字，再在“數(shù)字類型”下拉列表框中選擇需要的方式就可以了（如圖4）。圖4 數(shù)字圖示（五）在word中替換字體word中的字體替換功能允許用戶將文檔中所包含的本計(jì)算機(jī)內(nèi)沒(méi)有安裝的字體轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)內(nèi)某種相似的字體從而可以解決了因不同計(jì)算機(jī)上安裝的字體不同而造成的word文檔兼容性問(wèn)題：?jiǎn)螕簟拔募薄按蜷_(kāi)”命令打開(kāi)文件，再選擇“工具”“選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話框中，單擊“兼容性”標(biāo)簽，再單擊“替換字體”按鈕，如

5、果該文檔中不存在無(wú)效字體，則系統(tǒng)會(huì)彈出word不需要進(jìn)行字體替換，文檔中的所有字體都是有效的提示，否則將會(huì)彈出替換字體對(duì)話框。“替換字體”對(duì)話框的文檔所缺字體框中將顯示出所有本篇文檔中使用了而該計(jì)算機(jī)上又沒(méi)有安裝的字體并將同時(shí)顯示出word缺省的替換字體，從文檔所缺字體框中選擇某種無(wú)效的字體（如微軟簡(jiǎn)楷體），單擊“替換字體”下拉框，再?gòu)谋居?jì)算機(jī)上所有已安裝的字體中選擇某種用以替換微軟簡(jiǎn)楷體的字體（如楷體），這樣即可讓word用楷體來(lái)代替微軟簡(jiǎn)楷體進(jìn)行顯示及打印。采用同樣方法也可將本篇文檔中無(wú)效的字體都替換為相似的字體（如圖5）。圖5 選項(xiàng)圖示（六）快速修改拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯(cuò)誤word中有一項(xiàng)拼寫(xiě)和語(yǔ)

6、法錯(cuò)誤功能，不過(guò)，可以雙擊圖標(biāo)，則會(huì)出現(xiàn)有關(guān)拼寫(xiě)和語(yǔ)法錯(cuò)誤功能的快捷菜單，可根據(jù)需要修改錯(cuò)誤或忽略錯(cuò)誤。（七）文件前進(jìn)（后退）技巧如果你對(duì)ie使用“前進(jìn)”、“后退”切換網(wǎng)頁(yè)的操作方式“情有獨(dú)鐘”，那完全可以給word2000增加類似的按鈕。具體做法是：打開(kāi)“自定義”對(duì)話框的“命令”選項(xiàng)卡，選中“類別”下的“所有命令”。然后在的“命令”下找到“nextwindows”按鈕，用鼠標(biāo)將其拖入工具欄。再找到“prevwindow”按鈕，按相同的方法放入工具欄。以后只要打開(kāi)了多個(gè)文件，單擊“nextwindow”按鈕就會(huì)跳到下一個(gè)文件，單擊“prevwindows”按鈕則會(huì)返回前一個(gè)文件。 （八）文件快

7、速查找技巧word可以使用文字或與簡(jiǎn)單統(tǒng)配符“*”搭配，用來(lái)查找含有某些關(guān)鍵字的文件。操作方法是：在word的“打開(kāi)”對(duì)話框“查找范圍”列表內(nèi)找到目標(biāo)驅(qū)動(dòng)器或文件夾，若要查找“歷史”、“my documents”、“收藏夾等處的文件，還可以單擊對(duì)話框左邊的按鈕直接打開(kāi)這些文件夾。然后在“文件名”框內(nèi)輸入要查找的關(guān)鍵字（如“報(bào)告”、“總結(jié)”等），如果使用“打開(kāi)”對(duì)話框進(jìn)行過(guò)多次查找，還可以打開(kāi)“文件名”下拉列表選擇使用過(guò)的關(guān)鍵字。必要時(shí)還可打開(kāi)“文件類型”下拉列表，選擇要查找的文件類型。完成后單擊“打開(kāi)”按鈕，則所有包含查找關(guān)鍵字的文件名均出現(xiàn)在對(duì)話框中，如“技改申請(qǐng)報(bào)告”、“危房改造報(bào)告”等。

8、你只須選中要打開(kāi)的文件（選中多個(gè)文件時(shí)要按下ctrl或shift鍵），單擊“打開(kāi)”按鈕即可。除此之外，你還可以在“文件名”框內(nèi)使用通配符“*”查找以某一文字開(kāi)頭或結(jié)尾的文件，如“*總結(jié)”查找以“總結(jié)”結(jié)尾的文件，“win*”查找以“win”開(kāi)頭的文件等等（如圖6）。圖6 打開(kāi)圖示（九） word中的選擇技巧任意形狀文本塊的選擇：先選中第一部分文本，然后按住ctrl鍵不松開(kāi)，再使用鼠標(biāo)左鍵拖選其余文字塊即可。選擇相同格式文本：?jiǎn)螕艄ぞ邫谏系摹案袷健薄皹邮胶透袷健贝蜷_(kāi)“樣式和格式”窗口，在文件中單擊一個(gè)格式與要選擇的 文本相同的詞；這時(shí)格式說(shuō)明將出現(xiàn)在“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“所選文字的格式”下

9、；在“樣式和格式”任務(wù)窗格中，單擊“全選”即可。快速選取超長(zhǎng)文本：先將插入點(diǎn)移到要選取的文本開(kāi)始處，按下shift鍵再在結(jié)束處單擊，就可以快速選取超長(zhǎng)文本。如果將插入點(diǎn)移到要選取的文本開(kāi)始處，再同時(shí)按下alt和shift鍵后在結(jié)束選取的地方單擊鼠標(biāo)，就可以選擇一個(gè)矩形區(qū)域的大片文本。（十）為文檔添加頁(yè)眉頁(yè)腳很多長(zhǎng)文檔都有漂亮的頁(yè)眉和頁(yè)腳，有的是書(shū)的名稱，有的是公司的logo，還有頁(yè)碼等等，這些使用“頁(yè)眉和頁(yè)腳”就可以輕松完成。 “頁(yè)眉和頁(yè)腳”是指文檔中每個(gè)頁(yè)面頁(yè)邊距的頂部和底部的區(qū)域，在長(zhǎng)文檔中通常在頁(yè)眉上放上公司的名稱或書(shū)的名字，頁(yè)腳放上頁(yè)碼（如圖7）。圖7 頁(yè)眉和頁(yè)腳圖示選擇“視圖頁(yè)眉和頁(yè)

10、腳”，這時(shí)光標(biāo)定位到頁(yè)眉，同時(shí)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄顯示出來(lái)。其中各個(gè)按鈕對(duì)應(yīng)的是：插入頁(yè)碼、插入頁(yè)數(shù)、設(shè)置頁(yè)碼格式、插入日期、插入時(shí)間、頁(yè)面設(shè)置、同前節(jié)、在頁(yè)眉和頁(yè)腳間切換、顯示前一項(xiàng)、顯示后一項(xiàng)。當(dāng)光標(biāo)在第一節(jié)的頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)“同前節(jié)”按鈕為灰色不可選，在長(zhǎng)文檔中經(jīng)常要為某一節(jié)設(shè)置為不同的頁(yè)眉和頁(yè)腳。光標(biāo)定位在頁(yè)眉和頁(yè)腳位置，分別單擊“同前節(jié)”按鈕，使其處于非激活狀態(tài)，這樣對(duì)本節(jié)的頁(yè)眉和頁(yè)腳設(shè)置就就只對(duì)本節(jié)起作用（如圖8）圖8頁(yè)眉和頁(yè)腳圖示（十一）表格的制作在要?jiǎng)?chuàng)建表格的位置單擊鼠標(biāo)，選擇“表格”“繪制表格”命令，隨之出現(xiàn)如圖所示的“表格和邊框”工具欄（如圖9），同時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)殂U筆狀。拖動(dòng)鉛

11、筆狀鼠標(biāo)使之在文檔上有角度地拉動(dòng)，出現(xiàn)矩形表格框。然后按住鼠標(biāo)左鍵，使之直線移動(dòng)，按照表格的形狀要求在矩形內(nèi)繪制行、列框線，出現(xiàn)如圖所示的表格框架（表1）。圖9 表格和邊框圖示表1姓名性別出身年月(2寸照片)民族政治面貌籍 貫畢業(yè)院校,專業(yè)及畢業(yè)時(shí)間學(xué)歷學(xué)位聯(lián)系電話個(gè)人簡(jiǎn)歷獎(jiǎng)懲情況家庭成員及其主要社會(huì)關(guān)系個(gè)人特長(zhǎng)報(bào)考志愿第一志愿_ _ _市地稅局 _ _ _崗位是否嵌從分配第二志愿_ _ _市地稅局 _ _ _崗位二、 excel內(nèi)容表2某公司近5年產(chǎn)品銷售數(shù)量統(tǒng)計(jì)表產(chǎn)品1產(chǎn)品2產(chǎn)品3產(chǎn)品4產(chǎn)品5產(chǎn)品62001年5505404904805105402002年345390345610600610

12、2003年2302102307807706702004年95090013001501201002005年800890820200170200（一）柱形圖或餅圖將產(chǎn)品與年份選中，然后按圖標(biāo)出現(xiàn)如圖所示，選擇要求的圖標(biāo)類型。如要求是柱形圖，就在圖標(biāo)類型中選擇柱形圖，然后在子圖標(biāo)類型中選擇要求的圖標(biāo)類型。按下一步（如圖10），繼續(xù)下一步（如圖11），在圖標(biāo)標(biāo)題中輸入“銷售簇狀圖”，在y軸輸入“數(shù)量”后按下一步（如圖12），最后按確定（如圖13）。圖10 圖表向?qū)D示圖11 圖表向?qū)D示圖12 圖表向?qū)D示圖13 圖標(biāo)向?qū)D示成圖餅圖的制作與柱形圖類似，不再多做介紹了（二）篩選 “自動(dòng)篩選”一般用于簡(jiǎn)

13、單的條件篩選，篩選時(shí)將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來(lái)，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。打開(kāi)“數(shù)據(jù)”菜單中“篩選”子菜單中的“自動(dòng)篩選” 命令，以“省份”字段為例，單擊其右側(cè)向下的列表按鈕，可根據(jù)要求篩選出省份為某一指定記錄。還可以根據(jù)條件篩選出年齡在某一范圍內(nèi)符合條件的記錄，“與”、“或”來(lái)約束區(qū)分條件。根據(jù)給定條件篩選出年齡大于等于29且小于35的記錄。另外，使用“自動(dòng)篩選”還可同時(shí)對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行篩選操作，此時(shí)各字段間限制的條件只能是“與”的關(guān)系。（三）匯總1. 先選定匯總列，對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序。例如，如果要在包含銷售員、銷售量和銷售單位數(shù)的數(shù)據(jù)清單中，匯總每位銷售員售出產(chǎn)品的單位數(shù)，請(qǐng)使用銷售員列對(duì)數(shù)

14、據(jù)清單排序。 2. 在要分類匯總的數(shù)據(jù)清單中，單擊任一單元格。3. 在“數(shù)據(jù)”菜單中，單擊“分類匯總”命令。在“分類字段”下拉列表框中，單擊需要用來(lái)分類匯總的數(shù)據(jù)列。選定的數(shù)據(jù)列應(yīng)與步驟 1 中進(jìn)行排序的列相同。4. 在“匯總方式”下拉列表框中，單擊所需的用于計(jì)算分類匯總的函數(shù)。有關(guān)匯總函數(shù)的詳細(xì)內(nèi)容，請(qǐng)單擊 。5. 在“選定匯總項(xiàng)（可有多個(gè)）”框中，選定包含需要對(duì)其匯總計(jì)算的數(shù)值列對(duì)應(yīng)的復(fù)選框。 6. 確定7.如圖示例表3表4表5（四）其它數(shù)據(jù)透視表”是所有解決方案中最全面的。不必對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。數(shù)值列可位于帳戶號(hào)碼的左側(cè)或右側(cè)。可輕易使帳戶號(hào)碼向下或跨頁(yè)排列。 選擇數(shù)據(jù)區(qū)域內(nèi)的任一單元格。在“數(shù)據(jù)”菜單上，單擊“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”。單擊“下一步”接受步驟1中的默認(rèn)設(shè)置。確保步驟2中的數(shù)據(jù)區(qū)域是正確的（通常是正確的），然后單擊“下一步”。單擊步驟3中的“布局”按鈕。（excel97用戶會(huì)自動(dòng)轉(zhuǎn)到“布局”作為步驟3。）在“布局”對(duì)話框中，將“帳戶”按鈕從右側(cè)拖放