公函格式文檔

1、 12.1公函的格式公函的格式1 12.2. 常用辦公文件的格式常用辦公文件的格式2 本節(jié)（課）教學目標 ： 1 1掌握掌握常用公函的格式與制作方法常用公函的格式與制作方法 2 2掌握掌握辦公文件的格式與制作方法辦公文件的格式與制作方法 （1） 公文、函可以從不同角度分類：公文、函可以從不同角度分類： 按性質(zhì)分。按性質(zhì)分。可以分為公函和便函兩種。 公函公函用于機關(guān)單位正式的公務活動往來； 便函便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文， 沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發(fā)文字號， 只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即 可。 按發(fā)文目的分按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函

2、和復函兩種。 發(fā)函發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。 復函復函則是為回復對方所發(fā)出的函。 標題標題 公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文 種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。 主送機關(guān)主送機關(guān) 即受文并辦理來函事項的機關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī) 范化簡稱，其后用冒號。 正文正文 其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。 開頭開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、 根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將 有關(guān)事項函復如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復函的緣由部分，一般 首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的 緣由。

3、 主體主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內(nèi) 容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復 問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言 把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答 復事項的針對性和明確性。 結(jié)尾結(jié)尾 一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ??；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或 請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。 結(jié)語結(jié)語 通常應根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。 如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復” 等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣

4、，使 用“此致”、“敬禮”。 結(jié)尾落款結(jié)尾落款 一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。 署名機關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。 函的寫作，首先首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平 行機關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓 人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行 文的針對性，答復的明確性。 其次其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像 對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。 1 1設(shè)置版面設(shè)置版面 頁面設(shè)置是公函排版中首先要做的工作，不論哪個印刷軟件，都會提 供這一功能。 在Word 中進行頁面設(shè)

5、置更加簡單。只要選擇菜單欄中的“文 件”“頁面設(shè)置”命令（圖12-1），就可以調(diào)出“頁面設(shè)置”對話 框（圖12-2），對頁面進行設(shè)計。 圖12-1 “文件”菜單 圖12-2 “頁面設(shè)置”對話框 （1）設(shè)置紙張大小 設(shè)計紙張大小的目的就是要滿足印刷的要求，因此最好將版式尺寸 大小設(shè)置為與成品尺寸相同。當然，如果你的文檔不用于印刷。那 么可以自由地根據(jù)實際需要定義紙張的大小。 目前流行的出版物成品大小有如下幾種。 標準16開：185mm260mm 國際大16開：210mm297mm 國際大18開：185mm230mm 標準32開：130mm185mm 大32開：140mm203mm （2 2）設(shè)置

6、版心）設(shè)置版心 頁邊距的設(shè)計實際上就是設(shè)計版心。所謂版心就是指出版物正文所在 的頁面范圍，它通過定義紙張大小后在對頁邊距進行設(shè)定后得到（圖 12-3和12-4）。版心位于頁面的正中位置。 圖12-3 “頁面設(shè)置”對話框 圖12-4 顯示效果 一般的公函標題設(shè)置為二號黑體，內(nèi)文字體設(shè)為4號仿宋， 行間距為1.5倍。 下面我們就以案例為實例，給大家講解公函的排版。下面我們就以案例為實例，給大家講解公函的排版。 具體操作如下具體操作如下： 1 1設(shè)置頁面和版心設(shè)置頁面和版心 第1步：點擊下拉菜單“文件”“頁面設(shè)置”選擇 “紙張”設(shè)定紙張大小為A4幅面（圖12-5和12-6）； 圖12-5頁面設(shè)置 圖

7、12-6 “紙張”設(shè)置 第2步：選取“頁邊距”如下圖； 圖圖12-7 頁邊距頁邊距 2 2設(shè)置字體、字號和行間距設(shè)置字體、字號和行間距 第1步；將標題設(shè)置為二號黑體（圖12-8）； 第2步：把內(nèi)文字體設(shè)為4號仿宋（如下圖）； 第3步：設(shè)置行間距，調(diào)整版面行列位置。點擊“格式”“段 落”（圖12-9和12-10）； 圖圖12-9 格式菜單格式菜單 圖圖12-10 段落對話框段落對話框 最后排版效果如圖 公文格式是指公文各組成部分的寫作要求和標 識規(guī)則，還包括用紙、裝訂和文字排列要求。 公文用紙、排版與印裝公文用紙、排版與印裝 公文用紙幅面及版面尺寸：公文用紙一般采用 國際標準A4型（210mm2

8、97mm），左側(cè)裝訂。 張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際確定。 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1 mm。 公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1 mm。 版心尺寸為：156mm225 mm（不含頁碼）。 公文格式簡圖如下： 置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱 眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng) 稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 之所以這樣劃分，是為了敘述方便，更重要的是這三個部分各有其特 點，具有其相對的獨立性，界限比較明顯。眉首的特點是位置相對固 定。掌握了眉首所含各要素位置，就可以設(shè)計文件的“紅頭”部分。 主體的特點是位置經(jīng)常變

9、動，依公文內(nèi)容的長短而定。由于公文實質(zhì) 性的內(nèi)容均在此部分，所以稱之為“主體”。 版記的特點是位置要依公文主體的構(gòu)成而定。由于按規(guī)定公文要雙面 印刷，版記的位置有一個位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記 還有一個放在正文后還是放在附件之后的問題。因此，版記有必要作 為一個單獨部分加以敘述。 1 1公文的版面設(shè)置公文的版面設(shè)置 （1 1）正文版式規(guī)格）正文版式規(guī)格 公文文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通 用的少數(shù)民族文字（按其習慣書寫排版）。 公文用紙幅面尺寸 公文用紙張采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm297mm，尺寸的允許偏差見GB/

10、T 148。 公文頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm 公文用紙訂口（左白邊）為：28 mm1mm 版心尺寸為：156 mm225mm（不含頁碼） 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。 （2 2）眉首版式規(guī)格）眉首版式規(guī)格 公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號：用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1號 秘密等級和保密期限秘密等級和保密期限：用3號黑體字，頂格標識在版心右上角，第 1行，兩字之間空1字，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1 行，秘密等級和保密期限之間用”隔開。 緊急程度緊急程度：用3號黑體字，頂格標識在版心右上角 。 第1行，兩字之間空1字；用3號黑體

11、字，頂格標識在版心右上角 第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 發(fā)文機關(guān)標識：發(fā)文機關(guān)標識：由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成； 對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機 關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。發(fā)文機關(guān)標識使用小標宋體 字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一 般應小于22 mm15mm(高寬)。 （3 3）公文排版的版面格式）公文排版的版面格式 公文的基本版式要求如下圖 2 2公文版式的字體、字號和行距公文版式的字體、字號和行距 文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為 紅） 發(fā)文字號的字體：3號或4號仿宋體

12、標題的字體：宋體、黑體，2字號。 正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。 未作特殊說明，公文中的顏色均為黑色。公文在一般情況下，除了發(fā) 文機關(guān)標識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑 色。 主送機關(guān)的字體： 3號或4號仿宋體 公文用紙幅面及版面尺寸：國際標準公文用紙幅面及版面尺寸：國際標準A4A4型（型（210mm210mm297mm297mm），左側(cè)），左側(cè) 裝訂。裝訂。 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm37mm1 mm1 mm。 公文用紙訂口（左白邊）為：公文用紙訂口（左白邊）為：28mm28mm1 mm1 mm。 版心尺寸為：版心尺寸為：156mm156mm225 mm225 mm（不含頁碼）。（不含頁碼）。 具體操作如下：具體操作如下： 1 1設(shè)置頁面和版心設(shè)置頁面和版心 第1步：點擊下拉菜單“文件”“頁面設(shè)置”選擇“紙張”設(shè)定紙張 大小為A4幅面； 第2步：選取“頁邊距” 2 2設(shè)置字體、字號和行間距設(shè)置字體、字號和行間距 第1步： 設(shè)定公文的字體和字號 文頭的字體：大號黑體字、黑變體字或標準體、宋體字套色（一般為 紅） 發(fā)文字號的字體：3號或4號仿宋體 標題的字體：宋體、黑體，2字號。 主送機關(guān)的字體： 3號或4號仿宋體 正文的字體：常用3號或4號仿宋體 第2步：設(shè)定字距和行距（圖12-11和12-12）每