[精編]文件管理制度

1、此資料由網(wǎng)絡(luò)收集而來，如有侵權(quán)請告知上傳者立即刪除。資料共分享，我們負(fù)責(zé)傳遞知識。文件管理制度篇一：公司文件管理制度 公司文件管理制度 1 總則 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。 2 文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。 3 收文的管理 31 公文的簽收 311 凡來公司公啟文件（除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外）均由收發(fā)員登記簽收（由上級或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意

2、檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。 312 對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯文件的文號。 32 公文的編號保管 321 辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。 322 本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管，不得個人保存。 33 公文的閱批與分轉(zhuǎn) 331 凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副

3、主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。 332 一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 333 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。 34 文件的傳閱與催辦 341 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人

4、閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。 342 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。 343 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。 344 文件閱完后，應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書，切忌橫傳。 345 辦公室機(jī)要秘書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原

5、件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。 346 按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。 信封 文件 文號 編號 批 示 簽 名 4 發(fā)文的管理 41 發(fā)文的規(guī)定 411 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司，各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。 412 各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請，并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文，則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司字發(fā)文。 413 對全公司影響較大，涉及兩個以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批

6、準(zhǔn)簽發(fā)。 42 發(fā)文的范圍 421 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。 422 公司下發(fā)文件主要用于： 公布公司規(guī)章制度； 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng)； 公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； 發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)； 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。 423 公司上行文、外發(fā)文主要用于： 對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定； 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。 424 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管

7、理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。 425 凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用工作簡訊發(fā)會議紀(jì)要。 426 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函（應(yīng)各自編號備查），不用公司名義發(fā)文。 5文件的立卷與歸檔 51 文件的歸檔范圍 511 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔： 上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù)； 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和

8、生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等； 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會、公司管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄； 公司一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等； 有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果； 參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報(bào)發(fā)言材料等； 上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料； 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品； 公司日志和大事記； 公司向上級請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。 512 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、

9、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。 52 立卷要求 521 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。 522 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。 523 要堅(jiān)持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。 524 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份（接交單位各留存一份備查）。 6 文件的銷毀 61 對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。 62 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派

10、專車分別由公司機(jī)要秘書和正（副）主任護(hù)送到上級機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。篇二：公司文件資料管理制度 瑞普(天津)生物藥業(yè)有限公司 ringpu (tianjin) bio-pharmacy co., ltd. 公司文件管理制度 1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。 2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。 3.定義：公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。 4.文件處理程序：公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)

11、責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。 4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。 4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。 5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類： 5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法。“條例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)

12、定的細(xì)化性操作程序明確。 5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)； 5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動、降職、獎懲等事項(xiàng)的公布。 5.4工作報(bào)告 適用于下級因?yàn)槟稠?xiàng)工作對上級進(jìn)行匯報(bào)請示的行文。 5.5會議紀(jì)要 適用于公司各級會議進(jìn)行的記錄的文件。 5.6對外發(fā)函 適用于公司因某項(xiàng)事情對外部機(jī)構(gòu)或個人發(fā)送的文件。 5.7決定、決議：對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。 5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要信息。 5.9請示：向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。 5.10批復(fù)：答復(fù)請示事項(xiàng)

13、用“批復(fù)”。6.文件格式： 6.1公司所有文件采用a4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5cm，頁腳設(shè)置為1.5cm，采用數(shù)字形式； 6.2文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。 6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）等部分組成； 6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正

14、文間隔一行、與落款間隔二行。 6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按年度時間順序排序。 6.5.1公司級發(fā)文 瑞普 總字【xxxx】xxx號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免類發(fā)文 瑞普 人字【xxxx】xxx號 6.5.3總裁辦發(fā)文 瑞普 辦字【xxxx】xxx號 6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文 瑞普 財(cái)字【xxxx】xxx號 6.5.5研發(fā)部發(fā)文 瑞普 研字【xxxx】xxx號 6.5.6質(zhì)管部發(fā)文 瑞普 質(zhì)字【xxxx】xxx號 6.5.7營銷中心發(fā)

15、文 瑞普 銷字【xxxx】xxx號 6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距?！皥?bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。 6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級，

16、注在文件的右上角。 6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時間內(nèi)按期完成。 6.9具體要求：6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容； 6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號、文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標(biāo)識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。 例：一. （一） 1、 （1） 2、 （1）? 或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1

17、 2.1.1, ? 6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞; 6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認(rèn)格式； 6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范； 6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。 7.收文： 7.1收文一律使用天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司收文簿； 7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫文件閱辦單提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，

18、不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報(bào)送。 7.3文書處理工作： 7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序； 7.3.2部門文件平時的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個字，添加公司徽標(biāo)和英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見附表； 8.發(fā)文： 8.1發(fā)文執(zhí)行天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文： 擬稿人核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)編號打印蓋章（簽字）發(fā)文備案 對外發(fā)文： 擬稿人部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核總裁核準(zhǔn)編號打印

19、蓋章（簽字）發(fā)文備案 9.附則： 9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦； 9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)； 9.3本制度自下發(fā)之日起生效。 9.4附相關(guān)支持性文件。 9.4.1文件頁面格式 9.4.2文件閱辦單 9.4.3公文擬稿紙 9.4.4標(biāo)題格式 簽發(fā)： 二零一零年一月十五日 模板一 瑞普(天津)生物藥業(yè)有限公司 ringpu (tianjin) bio-pharmacy co., ltd. 公司文件資料管理制度 瑞普津 管字（xxxx年）xxx號 簽發(fā)： 主題詞： 報(bào)送： 發(fā)送： 抄送：篇三：文件和檔案管理制度

20、 文件檔案管理制度 1目的 為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。 對安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時實(shí)現(xiàn)可追溯性。 2范圍 本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。 本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控

21、制。 3職責(zé) 3.1各過程管理部門職責(zé)： 3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。 3.1.2負(fù)責(zé)對所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。 3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。 3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。 3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。 3.2生產(chǎn)部職責(zé)： 3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊的編制。 3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。 3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評審和批準(zhǔn)。 3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。 4程序內(nèi)容 4.1確定文件種類 4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分

22、為外來文件、綜合管理體系文件。 4.1.2外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見法律法規(guī)的識別與評價程序）；上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。 4.1.3綜合管理體系文件 a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)； b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃； c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。 4.1.4資料和記錄 相關(guān)的資料包括但不限于： a.各類分析/評價/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（如osha 統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)）； b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測）資料； c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、hse 預(yù)評價報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、hse專篇、竣工驗(yàn)

23、收報(bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見； d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動記錄； e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評價、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報(bào)告； f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲存、使用防護(hù)指南； g.危化品應(yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡） h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料； i.供應(yīng)商和承包商檔案； j.作業(yè)許可證等； k.其他資料。 4.2提出文件的編制和修改需求 4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請。 4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。 4.3指定編寫人 4.3.1如需要編制或修改，對所需的文件進(jìn)行

24、策劃并安排專人編寫。4.3.2管理手冊由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表格）由過程負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制； 4.4進(jìn)行編寫 4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容： a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的 b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍 c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯 d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門 e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對各項(xiàng)活動提出具體的要求、職責(zé)、時限 f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件 g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄 h.修改記錄：本文件每次修改

25、的主要概要的記錄 i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖 4.4.2文件的編號按如下要求： / 記錄編號 文件層別號 文件類別（aq） 公司代號jp 其中：序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03 ?等； 文件類別為：管理手冊用01標(biāo)識，程序文件用02標(biāo)識，公司級管理性制度用03標(biāo)識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標(biāo)識，如生產(chǎn)部用qg標(biāo)識。 例子： 文件編號：jp-aq-0201法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序 表格編號：編號jpl-aq-0201/01（適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求清單），其中01表示對應(yīng)程序的第一張記錄。 所有文件（包括表格）必須有版本標(biāo)識，如有文件更新，版

26、本隨之更新。4.5評審和審批 4.5.1文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交 相關(guān)部門主管審閱會簽（由部門主管確定會簽部門的數(shù)量），并由4.5.2文件批準(zhǔn)人應(yīng)對文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字；如果不同意將文件返回文件編寫人（或部門），待修改完畢后再批準(zhǔn)。 4.5.3文件審批權(quán)限。 a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊、管理評審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 b.過程管理文件（程序、規(guī)定、制度、表格）由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。 d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 4.6發(fā)放控制 4.6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件, 建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。 4.6.2各過程負(fù)責(zé)