如何成為會(huì)議高手

1、如何成為會(huì)議高手 會(huì)議高手會(huì)議高手 深度會(huì)談之藝術(shù)深度會(huì)談之藝術(shù) 如何成為會(huì)議高手 目 錄 C .前言 C .成功的會(huì)議 C .會(huì)議管理 C .與會(huì)規(guī)則 C .主席的職責(zé)與注意事項(xiàng) C .如何開場(chǎng)、結(jié)論、使別人 願(yuàn)意發(fā)言及發(fā)問的技巧 如何成為會(huì)議高手 C .傾聽與記錄的技巧 C .主席的工作促動(dòng) C .會(huì)議中的問題 C .如何發(fā)言 C .報(bào)告的種類 目 錄 如何成為會(huì)議高手 C .論證的誤導(dǎo) C .感覺與事實(shí) C .抱怨的種類及如何抱怨 C .主持會(huì)議的原則 C. 慶祝與檢討 目 錄 如何成為會(huì)議高手 會(huì)議是學(xué)習(xí)型組織的修煉場(chǎng) 深度會(huì)談的藝術(shù) 會(huì)議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊(duì)工作能力. 一夫當(dāng)關(guān)的

2、英雄時(shí)代已經(jīng)過去,我們必須 與他人愉快的合作才能順利成事. 會(huì)議正是團(tuán)隊(duì)合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式. 前 言 如何成為會(huì)議高手 會(huì) 議 內(nèi) 容 會(huì)議主題 會(huì)議目的 議程 決議 如何成為會(huì)議高手 成功的會(huì)議 有效有效藉蓍團(tuán)隊(duì)的藉蓍團(tuán)隊(duì)的, ,解決個(gè)人無(wú)法完解決個(gè)人無(wú)法完 成或突破的問題成或突破的問題, ,有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。有效達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。 和諧和諧營(yíng)造和諧的氣氛營(yíng)造和諧的氣氛, ,使成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有安全使成員對(duì)團(tuán)隊(duì)有安全 感、信任感、認(rèn)同感感、信任感、認(rèn)同感, ,展露個(gè)人才能。展露個(gè)人才能。 參與參與參與的人參與的人, ,才能讓會(huì)議得到健才能讓會(huì)議得到健 全發(fā)展。全發(fā)展。 效率效率當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要

3、素具備后當(dāng)一個(gè)會(huì)議成功的要素具備后, ,能在能在 完成開會(huì)完成開會(huì), ,這就是效率。這就是效率。 學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)在參與開會(huì)的同時(shí)有更多在參與開會(huì)的同時(shí)有更多的機(jī)會(huì)。的機(jī)會(huì)。 如何成為會(huì)議高手 會(huì)議的管理 會(huì)議的成本 會(huì)議召開的時(shí)機(jī) 重要的、緊急的議題 需要集思廣益的 無(wú)法私下協(xié)商的 如何成為會(huì)議高手 與會(huì)的資格 了解實(shí)況的人 有權(quán)做決定的人 重大關(guān)係的人(執(zhí)行者或關(guān)心此 會(huì)議的人) 如何成為會(huì)議高手 會(huì)議通知需知 會(huì)議名稱會(huì)議名稱: :明確點(diǎn)出主題明確點(diǎn)出主題, ,使人一目了然使人一目了然( (如如E_MAILE_MAIL主旨主旨) ) 目的目的: :應(yīng)詳盡說明應(yīng)詳盡說明, ,方便成員們做相關(guān)的資料

4、搜集方便成員們做相關(guān)的資料搜集 時(shí)間時(shí)間 地點(diǎn)地點(diǎn) 議程議程: :應(yīng)包含開會(huì)預(yù)定結(jié)束時(shí)間應(yīng)包含開會(huì)預(yù)定結(jié)束時(shí)間 準(zhǔn)備資料準(zhǔn)備資料 與會(huì)人員與會(huì)人員 主辦單位主辦單位 如何成為會(huì)議高手 會(huì)議通知範(fàn)例 會(huì)議名稱會(huì)議名稱: : 業(yè)務(wù)會(huì)議業(yè)務(wù)會(huì)議 目目 的的: : 公司本季營(yíng)業(yè)額嚴(yán)重衰退公司本季營(yíng)業(yè)額嚴(yán)重衰退, ,本次會(huì)議將本次會(huì)議將 討論營(yíng)業(yè)額下降原因討論營(yíng)業(yè)額下降原因, ,並提出改善對(duì)並提出改善對(duì) 策。策。 時(shí)時(shí) 間間: 2002.03.18 AM10:00: 2002.03.18 AM10:00 地地 點(diǎn)點(diǎn): : 大會(huì)議室大會(huì)議室 議議 程程: 1.: 1.現(xiàn)況說明現(xiàn)況說明 2.2.各部門報(bào)告各

5、部門報(bào)告 3.3.未來(lái)趨勢(shì)分析未來(lái)趨勢(shì)分析 4.4.振興方案振興方案 準(zhǔn)備資料準(zhǔn)備資料: : 與會(huì)各單位相關(guān)報(bào)表、資料與會(huì)各單位相關(guān)報(bào)表、資料 與會(huì)人員與會(huì)人員: : 客服課長(zhǎng)、客服課長(zhǎng)、MTQCMTQC、MTMT制程、制程、 MTMT技轉(zhuǎn)、設(shè)計(jì)人員技轉(zhuǎn)、設(shè)計(jì)人員 主辦單位主辦單位: : 營(yíng)業(yè)部營(yíng)業(yè)部 如何成為會(huì)議高手 決議追蹤 什麼事? 什麼時(shí)候完成? 什麼人負(fù)責(zé)? 什麼時(shí)候報(bào)告? 如何報(bào)告? 如何成為會(huì)議高手 議 程 設(shè) 計(jì) 由重要到不重要會(huì)議開始時(shí)即討論 重要議題,以免延誤時(shí)影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后, 讓與會(huì)人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題, 使氣氛不尷尬。

6、 由容易到困難讓大家漸漸融入會(huì)議 進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會(huì)議造成 挫折感。 如何成為會(huì)議高手 與 會(huì) 規(guī) 則 要守時(shí)要守時(shí),堅(jiān)持到底 要做事前準(zhǔn)備要做事前準(zhǔn)備 針對(duì)主題主動(dòng)發(fā)發(fā)言,簡(jiǎn)短扼要 對(duì)事不對(duì)人,不做人身功擊 予以真誠(chéng)的肯定及讚美 傾聽他人發(fā)言 用積極的話代替消極發(fā)言 以探詢、謙虛代替主觀論斷 如何成為會(huì)議高手 主席注意事項(xiàng) 獨(dú)占發(fā)言獨(dú)占發(fā)言避免冗長(zhǎng)的發(fā)言,占用大家交流 意見的時(shí)間。 火爆浪子要能容納他人的發(fā)言,不可情緒 化與他人發(fā)生衝突。 優(yōu)柔寡斷要思路清晰要思路清晰, ,對(duì)決議事項(xiàng)要果斷、明確。對(duì)決議事項(xiàng)要果斷、明確。 加入衝突應(yīng)站在中立的立場(chǎng)應(yīng)站在中立的立場(chǎng)來(lái)化解衝突。

7、 操控議程應(yīng)依照流程引導(dǎo)會(huì)議的進(jìn)行,不可一人 操控整個(gè)會(huì)議的議程。 如何成為會(huì)議高手 如 何 開 場(chǎng) 背景:除了會(huì)議召開的背景,也可讓與會(huì) 人 員自我介紹,並說明對(duì)會(huì)議的期待, 以 促進(jìn)與會(huì)人員及會(huì)議氣氛的融洽 會(huì)議目的 議程:會(huì)議中欲討論之事項(xiàng)及其先後順 序 和預(yù)估時(shí)間。 會(huì)議期待 如何成為會(huì)議高手 開場(chǎng)舉例說明 近來(lái)公司的營(yíng)運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響近來(lái)公司的營(yíng)運(yùn)狀況因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)不景氣的影響, , 使得本季的營(yíng)收目標(biāo)達(dá)成率只有使得本季的營(yíng)收目標(biāo)達(dá)成率只有70%70%。 因此今天召開會(huì)議主要討論兩大問題因此今天召開會(huì)議主要討論兩大問題, ,第一就是如第一就是如 何刺激原市場(chǎng)的買氣何刺激原

8、市場(chǎng)的買氣, ,第二討論新市場(chǎng)的擴(kuò)展計(jì)劃。第二討論新市場(chǎng)的擴(kuò)展計(jì)劃。 首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長(zhǎng)為我們說明目前市場(chǎng)狀首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長(zhǎng)為我們說明目前市場(chǎng)狀 況況, ,再由各位一起討論再由各位一起討論, ,然後各區(qū)市場(chǎng)督導(dǎo)會(huì)一一提出配然後各區(qū)市場(chǎng)督導(dǎo)會(huì)一一提出配 合方案合方案, ,最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。 本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為本次會(huì)議的進(jìn)行時(shí)間預(yù)估為1.51.5小時(shí)。希望今天經(jīng)小時(shí)。希望今天經(jīng) 由在場(chǎng)各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩由在場(chǎng)各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩, ,能夠產(chǎn)生一套完整能夠產(chǎn)生一套完整 有效的業(yè)績(jī)提升計(jì)劃有效的業(yè)績(jī)提升計(jì)劃, ,大家加油大

9、家加油! ! 如何成為會(huì)議高手 如 何 總 結(jié) 宣達(dá)決議 激勵(lì)動(dòng)機(jī) 評(píng)估目標(biāo)達(dá)成 過程回顧 懸念事項(xiàng) 如何成為會(huì)議高手 如何讓大家願(yuàn)意發(fā)言 塑造會(huì)議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環(huán)境。 保持客觀,對(duì)事不對(duì)人。 不以言立人,不以言廢人。 設(shè)置暗樁,帶動(dòng)與會(huì)人員的熱烈參與,有 拋磚引玉的效果。 主動(dòng)出擊,適時(shí)發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會(huì),且予 以正向的肯定與鼓勵(lì)。 有效傾聽與良好溝通。 如何成為會(huì)議高手 發(fā) 問 的 技 巧 開放與封閉 空投與指定 如何成為會(huì)議高手 傾聽的技巧 注視對(duì)方 不中途打斷 詢問不明之處 適當(dāng)歸納 不任意表露情緒 如何成為會(huì)議高手 記錄的技巧 活用5W2H:即what、wh

10、ere、when、who、why、 how、how much. 掌握主詞、動(dòng)詞、形容詞 明確數(shù)字 運(yùn)用key word 列點(diǎn)說明:可了解發(fā)言重點(diǎn),歸納出主題方向 一言以蔽之 如何成為會(huì)議高手 主席的工作 發(fā)言的促動(dòng)發(fā)言的促動(dòng):讓大家想發(fā)言,並說出想表達(dá)的意見。 工作分配的促動(dòng):鼓勵(lì)大家主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)工作,掌握成 功的機(jī)會(huì)。 創(chuàng)意的促動(dòng):提出一些其他產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn),激發(fā)大家 的 創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點(diǎn)用於我們的產(chǎn)品上。 問題的促動(dòng):主席應(yīng)提出一些問題讓與會(huì)人員了解 問題的狀況。 感情的促動(dòng):主席除了要讓與會(huì)者體會(huì)到你的關(guān) 懷、感恩、自責(zé)、包容、肯定外,還 要讓與會(huì)者自動(dòng)自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛 如何成為會(huì)議高手 會(huì)

11、議中的問題 人身攻擊人身攻擊 對(duì)策: F 對(duì)雙方進(jìn)行安撫 F 重申議事規(guī)則 F 重提主題進(jìn)行討論 如何成為會(huì)議高手 離題 對(duì)策: 兜一圈切回主題兜一圈切回主題 給予肯定再切斷話題給予肯定再切斷話題 將離題的議題留置最後再做討論。將離題的議題留置最後再做討論。 請(qǐng)他做歸納或替他做歸納。請(qǐng)他做歸納或替他做歸納。 事先請(qǐng)將規(guī)則講清楚事先請(qǐng)將規(guī)則講清楚 發(fā)言限定時(shí)間發(fā)言限定時(shí)間 會(huì)議中的問題 如何成為會(huì)議高手 爭(zhēng)議不下爭(zhēng)議不下 對(duì)策對(duì)策: : 暫停會(huì)議休會(huì)暫停會(huì)議休會(huì)2020分鐘以上。分鐘以上。 參與第三者的意見參與第三者的意見 將雙方意見列表比較。將雙方意見列表比較。 進(jìn)行不記名投票。進(jìn)行不記名投票

12、。 重整雙方意見提出新的方案。重整雙方意見提出新的方案。 重申共同利益。重申共同利益。 會(huì)議中的問題 如何成為會(huì)議高手 抱怨抱怨 對(duì)策對(duì)策: : 同情其不滿的情緒。同情其不滿的情緒。 歸納其不滿的原因。歸納其不滿的原因。 尋求解決的方法。尋求解決的方法。 上級(jí)指導(dǎo)員發(fā)言過於投入上級(jí)指導(dǎo)員發(fā)言過於投入 對(duì)策對(duì)策: : 裝傻發(fā)問裝傻發(fā)問 重新提出問題重新提出問題 幽默有技巧的提醒長(zhǎng)官。幽默有技巧的提醒長(zhǎng)官。 會(huì)議中的問題 如何成為會(huì)議高手 短話長(zhǎng)說短話長(zhǎng)說 對(duì)策對(duì)策: : 適時(shí)的制止發(fā)言。適時(shí)的制止發(fā)言。 清其具體的想法。清其具體的想法。 時(shí)間不足時(shí)間不足 對(duì)策對(duì)策: : 選擇重要的議題進(jìn)行討論。

13、選擇重要的議題進(jìn)行討論。 限制發(fā)言人數(shù)限制發(fā)言人數(shù)( (可事先登記可事先登記) ) 限制發(fā)言時(shí)間。限制發(fā)言時(shí)間。 會(huì)議中的問題 如何成為會(huì)議高手 爭(zhēng)功諉過爭(zhēng)功諉過 對(duì)策對(duì)策: : 主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言, ,並給予其適當(dāng)?shù)膩K給予其適當(dāng)?shù)?肯定?？隙ā?引導(dǎo)組織成員彼此說出對(duì)方的優(yōu)點(diǎn)引導(dǎo)組織成員彼此說出對(duì)方的優(yōu)點(diǎn), ,讓大讓大 家都能受到適當(dāng)?shù)目隙?。家都能受到適當(dāng)?shù)目隙ā?為反對(duì)而反對(duì)為反對(duì)而反對(duì) 對(duì)策對(duì)策: : 請(qǐng)他提出更好的對(duì)策。請(qǐng)他提出更好的對(duì)策。 引導(dǎo)他思考是否有考慮周延。引導(dǎo)他思考是否有考慮周延。 會(huì)議中的問題 如何成為會(huì)議高手 獨(dú)占發(fā)言獨(dú)占發(fā)言 對(duì)策對(duì)策: : 主席

14、制止其行為。主席制止其行為。 說明規(guī)則並強(qiáng)制執(zhí)行。說明規(guī)則並強(qiáng)制執(zhí)行。 消極的話消極的話 對(duì)策對(duì)策: : 發(fā)言者的情緒表示理解發(fā)言者的情緒表示理解 提振士氣提振士氣, ,擬定共同目標(biāo)。擬定共同目標(biāo)。 呼喊精神口號(hào)。呼喊精神口號(hào)。 會(huì)議中的問題 如何成為會(huì)議高手 如 何 發(fā) 言 積極的發(fā)言 明確的發(fā)言 尊重的發(fā)言 坦承的發(fā)言 客觀的發(fā)言 針對(duì)主題 如何成為會(huì)議高手 報(bào) 告 的 種 類類 工作完成的報(bào)告:你完成了什麼工作你完成了什麼工作, ,何時(shí)完成何時(shí)完成? ?完成的重點(diǎn)完成的重點(diǎn)? ? 工作異常的報(bào)告:工作的預(yù)定進(jìn)度、現(xiàn)在進(jìn)度、差異進(jìn)度、差工作的預(yù)定進(jìn)度、現(xiàn)在進(jìn)度、差異進(jìn)度、差 異原因、處置對(duì)

15、策及何時(shí)會(huì)趕上進(jìn)度異原因、處置對(duì)策及何時(shí)會(huì)趕上進(jìn)度? ? 請(qǐng)示報(bào)告:背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。 需要支援的報(bào)告:什麼事什麼事? ?原因原因? ?對(duì)策對(duì)策? ?現(xiàn)況如何現(xiàn)況如何? ?需要哪些支援需要哪些支援? ? 如何成為會(huì)議高手 論證的誤導(dǎo) 權(quán)威的誤導(dǎo)權(quán)威的誤導(dǎo) 經(jīng)驗(yàn)的誤導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)的誤導(dǎo) 約化的誤導(dǎo)約化的誤導(dǎo) 參考點(diǎn)的誤導(dǎo)參考點(diǎn)的誤導(dǎo) 倒果為因的誤導(dǎo)倒果為因的誤導(dǎo) 引信的誤導(dǎo)引信的誤導(dǎo) 採(cǎi)因的誤導(dǎo)採(cǎi)因的誤導(dǎo) 如何成為會(huì)議高手 感覺與事實(shí) 感覺感覺即對(duì)事物主觀的意念即對(duì)事物主觀的意念, ,其中包其中包 含個(gè)人的價(jià)值判斷含個(gè)人的價(jià)值判斷, ,因此感覺的產(chǎn)生往往因此

16、感覺的產(chǎn)生往往 因人而異。因人而異。 事實(shí)事實(shí)即有具體、明確的訊息陳述即有具體、明確的訊息陳述, , 與實(shí)際所發(fā)生的事件相符。與實(shí)際所發(fā)生的事件相符。 如何成為會(huì)議高手 感覺與事實(shí)演練 昨日九點(diǎn)過後昨日九點(diǎn)過後,G,G珠寶珠寶 店里有一位商人正在收拾店里有一位商人正在收拾 店面店面, ,一位客人出現(xiàn)並要求一位客人出現(xiàn)並要求 鑑賞貨品鑑賞貨品, ,店主打開玻璃櫥店主打開玻璃櫥 窗窗, ,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起櫥窗內(nèi)的東西被人抓起, , 忽然有個(gè)男人迅速跑出店忽然有個(gè)男人迅速跑出店 外外, ,突然間警鈴大響保安人突然間警鈴大響保安人 員迅速趕至現(xiàn)場(chǎng)。員迅速趕至現(xiàn)場(chǎng)。 如何成為會(huì)議高手 判 斷 問 題

17、 以下問題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打以下問題你認(rèn)為是事實(shí)者請(qǐng)打 為感覺者請(qǐng)打?yàn)楦杏X者請(qǐng)打 1.1.店主正在收拾店面時(shí)店主正在收拾店面時(shí), ,有一個(gè)男人出現(xiàn)。有一個(gè)男人出現(xiàn)。 2.2.那個(gè)男人是強(qiáng)盜。那個(gè)男人是強(qiáng)盜。 3.3.此事件發(fā)生於昨晚九點(diǎn)過后。此事件發(fā)生於昨晚九點(diǎn)過后。 4.4.打開櫥窗的男人是店主。打開櫥窗的男人是店主。 5.5.強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。 6.6.有人打開櫥窗。有人打開櫥窗。 7.7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。 8.8.櫥窗內(nèi)有金飾櫥窗內(nèi)有金飾, ,且有許多貴重的寶石。

18、且有許多貴重的寶石。 9.9.強(qiáng)盜威協(xié)店主並進(jìn)行搶劫。強(qiáng)盜威協(xié)店主並進(jìn)行搶劫。 10.10.這個(gè)故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個(gè)角色。這個(gè)故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個(gè)角色。 如何成為會(huì)議高手 問問 題題 答答 案案 1. 1.客人未指明是男女客人未指明是男女 2.2.沒有明確的線索顯示是強(qiáng)盜。沒有明確的線索顯示是強(qiáng)盜。 3. 3. 未指明是白天九點(diǎn)還是晚上九點(diǎn)未指明是白天九點(diǎn)還是晚上九點(diǎn) 4.4.沒有明確提出店主的性別沒有明確提出店主的性別 5.5.沒有指明是強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)的物品沒有指明是強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)的物品 6.6. 7. 7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的沒有指明是要求

19、鑑賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的 物品迅速逃走物品迅速逃走 8.8.只說有寶石只說有寶石, ,沒有指明是金飾沒有指明是金飾 9.9.均沒有在文中提到過均沒有在文中提到過 10.10.沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù)沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù) 如何成為會(huì)議高手 抱怨的種類 復(fù)雜性的抱怨復(fù)雜性的抱怨 人身攻擊人身攻擊, ,在他人身上貼標(biāo)簽在他人身上貼標(biāo)簽 算舊帳算舊帳 消極性的抱怨消極性的抱怨 如何成為會(huì)議高手 如 何 抱 怨 抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括: : 到底發(fā)生了什麼事、這造成何種困擾到底發(fā)生了什麼事、這造成何種困擾? ?希望別希望別 人怎麼做或協(xié)助人怎麼做或協(xié)助? ? 或可以套用一個(gè)公式來(lái)作為抱怨的模式或可以套用一個(gè)公式來(lái)作為抱怨的模式: : 我了解我了解只是只是它會(huì)它會(huì)是不是可是不是可 以以 另外可以採(cǎi)用更和緩、柔軟的抱怨方式另外可以採(cǎi)用更和緩、柔軟的抱怨方式, ,是從是從 感謝或自責(zé)開始感謝或自責(zé)開始 如何成為會(huì)議高手 主持會(huì)議的原則 以人為本以人為本主席應(yīng)尊重、肯定與會(huì)人員主席應(yīng)尊重、肯定與會(huì)人員, ,讓每讓每 位與會(huì)人員受尊重且能夠自我發(fā)位與會(huì)人員受尊重且能夠自我發(fā) 展。展。 停止操控停止操控應(yīng)在會(huì)議中集思廣益、促成組織應(yīng)在會(huì)議中集思廣益、促成組織 學(xué)習(xí)、培養(yǎng)與會(huì)能力。不可用職學(xué)習(xí)、培養(yǎng)與會(huì)能力