第六章 食品原材料采購供應管理

1、 內(nèi)容簡介內(nèi)容簡介 第一節(jié)第一節(jié) 食品原材料的采購管理食品原材料的采購管理 第二節(jié)第二節(jié) 食品原材料的驗收管理食品原材料的驗收管理 第三節(jié)第三節(jié) 食品原材料的庫存控制食品原材料的庫存控制 第一節(jié) 食品原材料的采購管理 l食品原材料采購管理的組織形式 l食品原材料采購管理的程序 l食品原材料采購質量的控制 l食品原材料采購數(shù)量的控制 l食品原材料采購價格的控制 l采購方式的選擇與控制 l采購過程中的具體問題 一、食品原材料采購管理的組織形式 （一）財務部的二級部管理形式 （二）餐飲部門采購的組織形式 （三）餐飲采購直屬總經(jīng)理的組織形式 （四）飯店餐飲部負責鮮活物品的采購， 飯店采購部負責可貯存物

2、品的采購 二、食品原材料采購管理的程序 （一）制定采購計劃 (P154 表6-4 ) （二）提出采購申請 (P154 表6-5、P155 表6-6） （三）做好采購審批 （四）控制采購價格、質量和數(shù)量 （五）及時組織進貨 餐飲部倉庫驗收采購部門供應單位 訂購單 財會部門 訂購單 訂購單 驗簽發(fā)票 付款 訂購單 驗簽發(fā)票 運送食品發(fā)票 食品轉送 新鮮食品 轉送 發(fā)放申領食品 食品申領 食品領料單 采購申請單 20世紀80年代中期，京城一家大型的四星級飯店 開業(yè)了，采購部選用了一批職業(yè)學校畢業(yè)的員工 為采購員。兩年過去了，由于管理不當，該飯店 經(jīng)營沒有多大起色，采購工作也是疑問頗多，為 數(shù)不少的采

3、購員居然擁有了自己的私家車，一經(jīng) 調(diào)查又弄不出名堂，不了了之。 啟示：采購工作同其他管理工作一樣，采購管理首 先建立一套完整的保障采購正常進行的體系，然后對 這套體系進行運作、調(diào)查，最后維護好這套體系的正 常運作。 三、食品原材料采購質量的控制 （一）“食品原材料采購規(guī)格書”的定義 “采購規(guī)格書”又稱“采購質量標準控制單”，它是 決定和控制食品原材料采購品種、規(guī)格、質量標準、使用 要求的主要依據(jù)。 （二） “食品原材料采購規(guī)格書”的制定步驟： 1、確定“食品原材料采購規(guī)格書”的種類 2、調(diào)查市場主要食品原料供應規(guī)格與質量 3、分類制定“食品原料采購規(guī)格書” （二） “食品原材料采購規(guī)格書”的作

4、用 可以作為訂貨的依據(jù)、購貨的指南、供貨的準則、驗 收的標準 （四）“食品原材料采購規(guī)格書”的內(nèi)容 產(chǎn)品公用名稱或常用商業(yè)名稱； 法律、法規(guī)規(guī)定的等級、公認的商業(yè)等級或當?shù)赝ㄓ玫牡燃墸?商品報價單位或容器； 基本容器的名稱和大小； 容器中的單位數(shù)或單位大??； 重量范圍； 最小或最大切除量； 加工類型和包裝； 成熟程度； 防止誤解所需的其他信息 四、食品原材料采購數(shù)量的控制四、食品原材料采購數(shù)量的控制 （一）鮮活類食品原材料采購數(shù)量的控制 1 1、日常及時采購法：、日常及時采購法： 適用于采購消耗量大，有效保存期短暫，因而必須經(jīng) 常采購的原料。如新鮮肉類、禽類、水產(chǎn)海鮮等?！笆袌鍪袌?訂貨單訂貨

5、單” ” 2 2、長期訂貨法：、長期訂貨法： 適用于采購消耗量變化不大的某些鮮活類食品原料， 如面包、奶制品、某些水果、蔬菜等?！安少彾靠ú少彾靠ā?1 1、定期訂貨法、定期訂貨法： 固定的訂貨周期，變動的訂貨數(shù)量； 訂貨周期：根據(jù)飯店關于原料儲備占用資金的定額規(guī) 定確定。 訂貨數(shù)量=下期需求量-實際庫存量+期末需存量 期末需存量=（日平均消耗量訂購期天數(shù)）150% 下期需求量下期需求量 下次訂貨點下次訂貨點 下次送貨點下次送貨點 本次訂貨點本次訂貨點 期末需求量期末需求量實際庫存量實際庫存量 某飯店罐頭蘆筍一個月訂貨一次，該原料消 耗每天10罐，正常訂貨周期為5天，即送貨 日在訂貨日起5

6、天。如果管理員發(fā)現(xiàn)貨架尚 存70罐，而下一期的用量是300罐。那么他 本次應訂貨多少呢？ 期末需存量=（日平均消耗訂購期天數(shù)）150% =（10罐5）150%=75罐 訂貨數(shù)量=下期需求量-實際庫存量+期末需存量 =300罐-70罐+75管=305罐 2 2、永續(xù)盤存卡訂購法（定量訂貨法）、永續(xù)盤存卡訂購法（定量訂貨法） 訂貨點量訂貨點量=（日平均消耗量訂購期天數(shù)）150% 指某種原料儲備量下降到應該立即訂貨時的數(shù)量。 最高儲備量最高儲備量的確定要考慮倉庫面積、飯店確立的 原料庫存額、訂貨周期、每日消耗量、供貨單位 最低訂貨量規(guī)定等。 訂貨數(shù)量訂貨數(shù)量= =最高儲備量最高儲備量- -（訂貨點量

7、（訂貨點量- -日平均消耗量日平均消耗量 訂貨周期天數(shù)）訂貨周期天數(shù)） 訂貨點量訂貨點量 訂貨期訂貨期 最高儲備量最高儲備量 某飯店罐裝黃桃，日平均消耗量為20 罐，訂貨期為5天，最高儲備量為300 罐，則訂貨點量為多少？訂購數(shù)量為 多少？ 訂貨點量訂貨點量= =（日平均消耗量訂購期天數(shù)）150% =（20罐5）150%=150罐 訂購數(shù)量訂購數(shù)量= =最高儲備量-訂購點量+（日平均消耗量訂購 期天數(shù)） =300罐-150罐+（20罐5）=250罐 庫存貨卡(永續(xù)盤存卡)控制訂貨點的步驟如下： 1.建立庫存貨卡 2.確立訂貨點存量 3.按訂貨點要求進貨 規(guī)定采購價格 規(guī)定購貨渠道和供應單位 控

8、制大宗和貴重原料的購貨權 提高購貨量和改變購貨規(guī)格 根據(jù)市場行情適時采購 盡量減少中間環(huán)節(jié) 公開市場采購 無選擇采購 成本加價采購 招標采購 “一次?？俊辈少?合作采購 集中采購 適宜的采購時間 合理的采購數(shù)量（“經(jīng)濟訂購批量”） 有利的采購價格 最優(yōu)的質量 理想的交易對象 理想的交易場所 最高存量線最高存量線 理想存量線理想存量線 最低存量線最低存量線 （訂貨點）（訂貨點） 保險存量線保險存量線 時間 0 M H Q P t1 t2 t3 訂貨間隔訂貨間隔 訂貨周期訂貨周期 （一）適宜的采購時間 H=tdM H為訂貨點為訂貨點 t為訂貨周期為訂貨周期 d為平均需求量為平均需求量 M為保險儲備

9、量為保險儲備量 H=（td） 150% t4 某餐廳每月銷售啤酒6000瓶，訂貨周期為10天， 保險儲備量為1000瓶，求訂貨點。 H=10(6000/30)+1000=3000瓶 保險儲備量的確定可以根據(jù)供應商的供貨表現(xiàn)來確定。 保險儲備量=供貨商最長的誤期記錄日平均需求量 訂貨點法簡單易行，但沒有考慮貯存和采購費用。適用于 需求量大、運轉快、可以貯存的物品。 （二）合理的采購數(shù)量（經(jīng)濟訂購批量）（二）合理的采購數(shù)量（經(jīng)濟訂購批量） 方法： 1.確定需要建立批量控制的原料種類 2.收集資料，計算經(jīng)濟批量 （公式見書上） 3.根據(jù)經(jīng)濟批量和進貨周期，定期組織 進貨，控制進貨數(shù)量 除了前面提到的

10、對采購價格控制的要素之 外，有利的采購價格應涉及的方面有： 采購價格與原料物品適用價值的關系； 采購價格與支付條件的關系； 采購價格與購買次數(shù)的關系。 （四）最優(yōu)的質量 最優(yōu)的質量=最適用的質量 例題：某餐廳預計每年銷售啤酒36000箱，并規(guī)定 餐廳不允許缺貨。每箱啤酒進價25元，每箱啤酒 貯存費每月為進價的3%（含損耗）。每次采購費 20元。 求：最佳訂購批量/每年最低費用/訂購間隔 解：每箱年貯存費253%12=9元 每次采購費=20元 啤酒預計年銷售量36000箱子 最佳訂購批量= =400（箱/次） 全年最低總費用=292036000=3600 （元/年） 每年采購次數(shù)=36000/4

11、00=90（次） 訂購間隔=360/90=4（天） 22036000 9 第二節(jié) 食品原材料的驗收管理 l建立合理的驗收體系 l確定科學的驗收操作程序 l有關驗收表格 l驗收控制 一、建立合理的驗收體系 （一）稱職的驗收人員 （二）實用的驗收設備和器材 （三）科學的驗收程序和良好的驗收習慣 （四）經(jīng)常的監(jiān)督檢查 二、確定科學的驗收操作程序 主要環(huán)節(jié)：核對價格、盤點數(shù)量、檢查質量 核對送貨發(fā)票與訂購單 檢查食品原料質量 檢查食品原料數(shù)量 在發(fā)貨票上簽名 填寫驗收單 發(fā)貨票（無購物發(fā)票發(fā)貨票（無購物發(fā)票 收貨單）收貨單） 驗收單驗收單 退貨處理 “驗收章” 在貨物包裝上注明發(fā)票上的信息 對所收到的

12、肉類和海產(chǎn)品加上存貨標簽 收到貨物送到貯藏室、廚房 填寫“驗收日報表”和其他報表 將各種驗收記錄呈交給有關部門 退貨通知單或貸退貨通知單或貸 方通知單方通知單 驗收章驗收章 冷藏魚肉食冷藏魚肉食 品標簽品標簽 驗收日報表驗收日報表 四、驗收控制 （一）驗收體系涉及的人員 驗收員、食品成本會計師、總會計師、廚師長、飯店總經(jīng)理、餐飲經(jīng) 理和餐廳經(jīng)理，以及企業(yè)外部人員。 （二）防盜工作的基本原則 指定專人負責驗收工作，而不能是誰有空誰驗收。 驗收工作和采購工作應該分別由專人負責。 如果驗收員兼管其他工作，應盡可能將交貨時間安排在驗收員比較空 閑的時候。 商品應運送到指定驗收區(qū)域。 驗收之后，盡快將商

13、品送入貯藏室，防止食品變質和職工偷盜。 不允許推銷員、送貨員等進入貯藏室或食品生產(chǎn)區(qū)域，驗收、檢查區(qū) 域應靠近入口處。 入口處大門應加鎖。大門外安裝門鈴。送貨人到達之后，應先按門鈴。 送貨人在驗收處時，驗收員應始終在場。 金陵飯店的驗貨員一貫堅持原則，不為名、不為利， 拒收供貨商任何形式的好處。他們不徇私情，得罪了許多 人，但他們并不計較。由于他們的鐵面無私，光是1995年 1月至8月，就有240余批進貨，因驗貨不符合飯店標準而 遭拒收或降價收購，共為飯店挽回損失28萬多元。 菜肴質量固然與廚師的技術水平有很大關系，然而原 材料的質量也是至關重要的。金陵飯店驗貨組明白，他們 把的是飯店質量第一

14、關，只有優(yōu)質的原料才有可能變成優(yōu) 質的飯店產(chǎn)品；反之，劣質的原材料則不可能加工成優(yōu)質 的產(chǎn)品。他們堅守質量關，絕不讓次貨、劣貨混進店內(nèi)， 為的是保證飯店的服務質量，維護飯店的聲譽。 第三節(jié) 食品原材料的庫存管理 l食品原材料庫存管理概述 食品原材料庫存管理工作的特點 食品原材料庫存管理工作的目的與基本原則 l食品原材料貯藏管理 食品原材料貯存管理的總體要求 食品原材料貯存保管： 入庫驗收 貯存保管 離庫處理 一、食品原材料庫存管理概述 （一）庫存管理工作的基本特點 庫存管理工作的不穩(wěn)定性 庫存管理工作的不易預料和難以控制 餐飲庫存管理工作的高要求 （二）食品原材料庫存管理工作的目的與基本原則

15、目的： 保證生產(chǎn)和銷售工作能均衡地、不間斷地進行，同時又可以控制 庫存成本。 2. 原則： 將餐飲物品采購的市場活動與企業(yè)的生產(chǎn)和銷售的需要有機的結合起 來，進行有效的庫存管理； 依據(jù)食品原料自身的特點，訂立相應的管理方法和制度； 降低各項費用指標，加強庫存經(jīng)濟核算，減少實際成本開支； 1. 加速庫存物品流轉速度。 二、食品原材料貯藏管理 （一）食品原材料貯存管理的總體要求 對食品貯藏區(qū)域的要求 各類貯藏庫（貯藏室） 食品貯藏庫對溫度、濕度和光線的要求 1. 食品貯藏庫對清潔衛(wèi)生的要求 位置要求： 理論上應該盡可能地位于驗收處與廚房之間，以便于將 食品原料從驗收處送入貯藏室及從貯藏室送至廚房。

16、如一 家飯店有幾個廚房，則應將貯藏室安排在驗收處附近，以 方便將已檢驗的原料送入貯藏室。 面積要求： 應考慮企業(yè)的類別、規(guī)模、菜單、銷量、原料市場的供 應情況等因素。 面積過大：面積過大：增加支出、引起存貨過多，或混放其他物品造 成管理困難。 面積過小：面積過?。涸下短鞌[放，原料堆積造成看管和取用麻煩。 按地點分類 按物品的用途分類 按貯存條件分類 中心庫房 各餐飲營業(yè)點的分庫房 酒類飲料庫 非食用物品庫 食品庫 冷凍庫 冷藏庫 干藏庫 貯藏庫域貯藏庫域溫度要求溫度要求濕度要求濕度要求光線要求光線要求 干藏庫干藏庫 最好在10左右， 1522也可 以 50%60% 避免陽光 的直射。庫藏 的

17、玻璃窗應用 毛玻璃。 在選用人 工照明的時候 要選用冷光燈， 以免使室內(nèi)溫 度升高。 冷藏庫冷藏庫 10以下75%95% 冷凍庫冷凍庫 18 24 90% 食品倉庫的地板和墻壁表面應該經(jīng)得起重壓，易 于保持清潔，并能防油污、防潮濕。 食品倉庫的高度應至少2.4米。如果使用空調(diào)，倉 庫里就應有充足的壓力通風設備。 倉庫內(nèi)有下水道，以便清洗水箱，擦洗墻面和地 板。 食品倉庫要制定清潔衛(wèi)生制度。冷藏庫和干藏庫 要每天打掃整理。 干藏庫要做好防蟲、防鼠的工作。 二、食品原材料貯藏管理 （二）食品原材料貯存保管 食品原材料貯存管理的基本過程： 入庫驗收 貯存保管 1. 離庫處理 質量檢查 以數(shù)量檢查為前

18、提。 重點在兩個方面：入庫物品的質量把關和對 物品 自身儲存條件的分析。 分類簽收 物品入庫前，要進一步分類、登記和簽收，分類 是為了方便管理；登記和簽收是為了建立來龍去 脈清晰的賬目體系。 根據(jù)采購規(guī)格書 確定的標準 看訂購的材料是否 適宜于存放在飯 店的倉庫中 庫存保管的原則 庫存物品的貯存量與生產(chǎn)、銷售、消費相吻合。 庫存物品應分類集中存放在明確的地點。 庫存物品應建立健全的保管、養(yǎng)護、檢查制度。 加強對倉庫保管人員的管理。 影響貯存保管的因素 物品的種類和性質； 物品的成品程度； 餐飲生產(chǎn)部門的生產(chǎn)能力； 物品的庫存能力； 市場的供應狀況； 供貨期限； 庫存部門內(nèi)部工作組織實施； 餐飲

19、企業(yè)購銷政策和計劃。 科學、合理的存放方法 分區(qū)分類：分區(qū)分類：根據(jù)物品的類別，合理規(guī)劃物品擺放的固定區(qū)域。 四號定位：四號定位：庫號、架號、層號、位號四者統(tǒng)一編號，并和賬頁上的編 號統(tǒng)一對應。 立牌立卡：立牌立卡：對定位、編號的各類物品建立料牌和卡號。料牌上寫明物 品的名稱、編號、到貨日期；卡片上填寫物品的進出數(shù)量和結存數(shù)量。 五五擺放：五五擺放：根據(jù)各種物品的性質和形態(tài)，以“5”為計量基數(shù)堆放物品， 長寬高，均以“5”作為計量單位。 餐飲食品原料的分類、分條件貯存保管 基本要求：基本要求：做好準備工作，嚴格離庫審核手續(xù)， 按庫存物品周轉規(guī)律準確無誤地發(fā)送物品，并科 學、合理地做好相應的原料

20、成本登記工作。 申領方發(fā)放方申領方發(fā)放方 保證廚房和酒吧能及時得到足夠的原料保證廚房和酒吧能及時得到足夠的原料 控制廚房和酒吧的用料數(shù)量控制廚房和酒吧的用料數(shù)量 正確地統(tǒng)計食品飲料的成本正確地統(tǒng)計食品飲料的成本 要求 食品原料的發(fā)放形式 庫存原料發(fā)放的控制 飲料的發(fā)放 原料的內(nèi)部調(diào)撥及轉帳處理 無需入庫原料的發(fā)放 庫房原料的發(fā)放 食品倉庫發(fā)料食品倉庫發(fā)料 日報表日報表 準確計價 憑單發(fā)料 定時發(fā)料 控制倉庫庫存控制倉庫庫存 核算餐飲成本核算餐飲成本 控制領料量控制領料量 整瓶銷售單整瓶銷售單 食品飲料調(diào)撥單食品飲料調(diào)撥單 作用 明珠夜總會是底特律市中心一家功能齊全的娛樂活動中心， 至今已有5年

21、的歷史，夜總會總投資為28萬美元，內(nèi)部設施 有酒吧、游戲廳、臺球廳、迪斯科舞廳，一個有40個餐位 的法式西餐廳和一個快餐廳。夜總會開業(yè)后頭兩年，收入 和支出持平；2年后開始盈利，銷售收入和利潤一直穩(wěn)定上 升。但是從去年開始，夜總會第一次出現(xiàn)了利潤下降的趨 勢。財務主任認為，問題可能出現(xiàn)在倉庫存貨的控制方面， 他建議對庫存原料進行一次清點和檢查，從這入手或許能 找到利潤下降的原因。經(jīng)過核對原料的檢查發(fā)現(xiàn)庫存賬目 和實際存貨不符，特別是酒水出入較大。夜總會老板歐文 和羅杰開始對此并不介意，他們知道夜總會為了促銷，經(jīng) 常要免費贈送客人一些酒水。然而到了下個月末核對賬目 時他們發(fā)現(xiàn)酒水的庫存賬目與實際

22、存貨量之間出現(xiàn)了更大 的不符，這才開始重視。 關于夜總會酒吧的員工狀況是這樣的：韋斯利在夜總會任 酒吧經(jīng)理已經(jīng)5年。他手下的吧臺主管名叫克里特，在這里 已工作3年。他們兩個人性格完全不同韋斯利的性格憂郁， 接待客人十分小心謹慎；而克里特卻豪爽大方，很受顧客 歡迎。他們二人與老板保持著十分融洽的工作關系。此外 夜總會雇傭的六名酒吧員工，其中三人是正式員工，另外 三人是兼職員工。每逢復活節(jié)、圣誕節(jié)和學校暑假期間， 夜總會業(yè)務較忙，再臨時增加小時工，這些小時工一般都 不單獨頂班，歐文要求韋斯利利用晚上的時間盡快把問題 弄清。但韋斯利一再解釋說，他無法找到問題的原因，他 十分肯定他手下的員工沒有人私自偷喝酒水。 但這件事一定要弄清楚，韋斯利不得不著手解決這 個問題。他認為解決問題的方法是查閱過去庫存的 流水賬，看物品在出庫入庫的過程中發(fā)生了什么問 題。之后，他抽空考慮了這個問題，寫出了物品出 入庫的程序：