集團(tuán)內(nèi)部控制制度之采購與付款控制制度

1、* 股份有限公司采購與付款內(nèi)部控制制度第一節(jié)總則第一條 為了加強(qiáng)對*股份有限公司 （以下簡稱本公司或公司）物資采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，堵塞采購漏洞，減少采購風(fēng)險，根據(jù)中華人民共和國會計法等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，制定本制度。第二條 本制度所稱采購是指本公司購進(jìn)的用于生產(chǎn)經(jīng)營或提供勞務(wù)消耗的各種物資（包括原料及主要材料、輔助材料、修理用備品備件、燃料）以及達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的各種設(shè)備的行為，付款是指支付與購進(jìn)物資或設(shè)備有關(guān)的款項(xiàng)的行為。第三條 對外采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的基本要求是采購與付款中的不相容職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離，其中包括：（一） 付款審批人員和付款執(zhí)行人員不能同時辦理尋求供應(yīng)商和

2、洽談價格的業(yè)務(wù)；（二）采購合同的洽談人員、訂立人員和采購人員不能由一人同時擔(dān)任；（三）貨物的采購人員不能同時擔(dān)任貨物的驗(yàn)收和記賬工作。第二節(jié)分工與授權(quán)第四條 對在管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品，公司總部、各分公司必須遵循“集中采購、相互牽制”的原則，各分公司根 據(jù)實(shí)際情況，參照本制度的有關(guān)規(guī)定制定本單位的具體實(shí)施辦法并組 織實(shí)施，同時報公司總部備案，堅(jiān)決杜絕由使用部門直接自行采購本 部門所需物品的多頭采購、各行其是的現(xiàn)象。第五條各分公司在公司總部核定的庫存物資定額標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)，除由總部需集中采購的生產(chǎn)消耗性物資外， 可根據(jù)實(shí)際需要自主決定 生產(chǎn)消耗性物資的采購，批準(zhǔn)權(quán)限由各分公司自行制定

3、并報公司總部 備案；第六條固定資產(chǎn)的采購原則上由公司總部統(tǒng)一采購， 各分公司采 購達(dá)到固定資產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備或構(gòu)成固定資產(chǎn)的其他物資要以獲 得公司總部固定資產(chǎn)管理部門的批準(zhǔn)或授權(quán)為前提條件。第七條公司總部、各分公司應(yīng)設(shè)置專門的物資管理部門，設(shè)置物 資主管崗位，在主管副經(jīng)理（副廠長）的領(lǐng)導(dǎo)主持本單位的物資采購 工作，設(shè)置物資采購員崗位，負(fù)責(zé)具體辦理物資主管人員交辦的物資 采購任務(wù)。第三節(jié)實(shí)施與執(zhí)行第八條公司總部、各分公司物資管理部門應(yīng)根據(jù)本單位生產(chǎn)經(jīng)營 的范圍、特點(diǎn)和供貨地點(diǎn)的遠(yuǎn)近，保持本單位適當(dāng)品種和數(shù)量的庫存 物資，并根據(jù)物資實(shí)際庫存情況，在各自的采購權(quán)限內(nèi)自主決定物資采購的品種、數(shù)量和地點(diǎn)

4、，及時補(bǔ)充物資庫存量。第九條物資使用部門應(yīng)按月向本單位物資管理部門報送本部門的物資使用計劃，如所需物資無庫存或庫存量不足，則由物資管理部 門填寫物資請購單，物資使用部門可對無計劃且無庫存的急用物資直 接填寫物資請購單，經(jīng)倉庫保管員在物資請購單上簽字后， 報有批準(zhǔn) 采購權(quán)限的人員簽字批準(zhǔn)，再交采購員進(jìn)行采購。無物資請購單的物 資，倉庫不得驗(yàn)收入庫，財務(wù)部門不得給予報賬，并要按違規(guī)追究有 關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十條公司總部、各分公司的物資采購權(quán)由各物資管理部門集中 行使，未經(jīng)各本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和物資管理部門授權(quán)，其他部門一律 不得自行采購本部門所需的物資，否則倉庫不得驗(yàn)收入庫，財務(wù)部門 不得給予報賬，

5、并要按違規(guī)追究有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第十一條公司總部、各分公司的物資采購原則上都要簽訂購銷合同（在所在地市場購買的零星物資或錢貨兩清的物資采購除外），明確采購物資的名稱、規(guī)格、質(zhì)量執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、價格、交貨日期、 運(yùn)輸方式、付款方式、違約責(zé)任等要約，各單位要明確制定簽訂合同 的權(quán)限，合同印章要由專人保管，發(fā)現(xiàn)有越權(quán)簽訂合同的行為，印章 保管人有權(quán)拒絕蓋章并向合同簽訂人的上級授權(quán)部門報告。采購每項(xiàng)物資，應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來源。對一些大額、重要的采購項(xiàng)目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性 和成本的低廉。第十二條公司總部、各分公司的物資采購由物資管理部門集中辦 理，特殊情況經(jīng)本單位負(fù)責(zé)

6、人批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)，可由物資使用部門自行采購所需物資。第十三條采購物資到貨后，要及時組織物資管理員進(jìn)行入庫前的 清點(diǎn)驗(yàn)收，精密儀器、生產(chǎn)設(shè)備等固定資產(chǎn)應(yīng)由固定資產(chǎn)管理部門會 同相關(guān)專業(yè)部門共同進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收過程中應(yīng)首先比較所收物資與請 購單、發(fā)票賬單上的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價是否相符，然后檢查物 資有無損壞、使用性能優(yōu)劣，驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收部門的人員應(yīng)對已收 物資編制一式多聯(lián)、事先編號的驗(yàn)收單進(jìn)行簽字，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)物 資的依據(jù)。物資驗(yàn)收入庫后，才能與供貨方結(jié)清貨款，財務(wù)部門必須憑借付 款通知書才能支付購貨款。第十四條按合同約定需要預(yù)付購貨款的，由采購員提供合同復(fù)印 件并填寫付款通知書，

7、注明付款事由、付款金額、對方單位名稱、開 戶銀行及賬號，按批準(zhǔn)物資采購的權(quán)限辦理付款批準(zhǔn)手續(xù)后， 交公司 財務(wù)部門辦理預(yù)付貨款業(yè)務(wù)。第十五條貨物及發(fā)票已到，驗(yàn)收合格并與購貨合同、發(fā)票及清單核對無誤后， 由采購員填寫付款通知書并經(jīng)有權(quán)批準(zhǔn)物資采購的人員簽字批準(zhǔn)后連同發(fā)票、 入庫清單和入庫驗(yàn)收單一起交由財務(wù)部門辦理付款業(yè)務(wù)；貨物已到發(fā)票未到，驗(yàn)收合格并與購貨合同核對無誤后，如供貨方要求并經(jīng)本單位有權(quán)批準(zhǔn)物資采購的人員簽字批準(zhǔn)， 可憑付款通知書支付不超過貨物總價值80% 的貨款，待發(fā)票到后再付清余款；發(fā)票已到貨物未到，不準(zhǔn)支付購貨款。采購業(yè)務(wù)完畢后，財務(wù)部門要催促采購員及時結(jié)清購貨結(jié)余款，不留“尾巴

8、” 。第十六條 物資采購除購置固定資產(chǎn)可不必取得增值稅發(fā)票或向農(nóng)民收購的產(chǎn)品不能夠取得增值稅發(fā)票外， 其他管理或辦公過程中使用或耗用的各類物品、 生產(chǎn)消耗性物資的采購必須取得增值稅發(fā)票方可報銷。第十七條 物資采購?fù)戤叢⑷〉迷鲋刀惏l(fā)票后， 如發(fā)生退貨或銷售折讓，應(yīng)視不同情況按以下規(guī)定辦理：（1） 采購后在未付款的并且未做帳務(wù)處理的情況下， 須由采購員將原發(fā)票和稅款抵扣聯(lián)退還給銷售方， 屬于采購物資退回的， 由采購員與對方協(xié)商實(shí)物處理退回工作， 屬于銷售折讓的， 采購員應(yīng)從銷售方重新取得折讓后的增值稅發(fā)票。（2） 采購后已付貨款或者貨款未付但已做帳務(wù)處理， 發(fā)票聯(lián)及抵扣聯(lián)無法退還的情況下， 由公司

9、財務(wù)部門的稅務(wù)核算人員與當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)聯(lián)系開具進(jìn)貨退出證明單或索取折讓證明單，由采購員送 交銷售方，并取得銷售方開具的紅字發(fā)票，再轉(zhuǎn)交財務(wù)部門進(jìn)行帳務(wù)處理，屬于采購物資退回的，由采購員與對方協(xié)商實(shí)物處理退回工作。第四節(jié)檢查與監(jiān)督第十八條本公司由內(nèi)部審計人員對采購與付款業(yè)務(wù)行使檢查監(jiān)督權(quán)。第十九條對采購與付款業(yè)務(wù)檢查監(jiān)督的主要內(nèi)容包括：（一）采購與付款業(yè)務(wù)崗位設(shè)置和批準(zhǔn)權(quán)限的授權(quán)和執(zhí)行情況。（二）申請物資采購的程序是否正確，審批物資采購是否有越權(quán)行為。（三）物資采購合同的訂立情況，合同要約是否完整、規(guī)范、合法有效。（四）物資采購專屬權(quán)的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查物資采購是否由物資管理部門集中辦理，其他部門辦理物資采購是否獲得批準(zhǔn)并經(jīng)物資管理部門授權(quán)。（五）付款環(huán)節(jié)的控制。重點(diǎn)檢查付款通知書填寫是否完整，審批手續(xù)是否正確有效，是否憑付款通知