小額貸款有限責任公司信貸檔案管理實施辦法

1、小額貸款有限責任公司信貸檔案管理實施辦法（討論稿）為規(guī)范信貸檔案管理，做到妥善歸卷、資料完整，調(diào)閱方便，查找快捷，每筆貸款都能有據(jù)可查、責任明確，使信貸檔案管理做到制度化、規(guī)范化，從檔案管理上保證信貸資產(chǎn)的安全性，經(jīng)公司研究，特制定本辦法。一、信貸檔案的概念信貸檔案是指所經(jīng)辦的全部貸款和已歸還的貸款資料或信用結(jié)束全過程的信貸管理行為所有記錄的總和。二、信貸檔案管理的基本要求1、信貸檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、逐級建檔的管理原則。2、信貸檔案要設(shè)專人或兼職人員管理3、信貸員要建立一戶一檔，包括客戶基礎(chǔ)資料、財務(wù)報表、信用全過程的所有記錄復印件、辦理擔保保全措施的復印件、還貸收息記錄憑證復印件等相

2、關(guān)資料進行編號歸檔。按月將當月已結(jié)清貸款本息的客戶檔案移交部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理4、部門經(jīng)理或分管副總經(jīng)理收集保管信用全過程中的原始記錄，主要包括借款合同、客戶借款的確定件和權(quán)利證書原件等；保管信貸人員移交的已結(jié)清貸款本息的檔案資料；保管信貸文件；保管信貸報表等資料。5、信貸檔案要實現(xiàn)統(tǒng)一收集，集中保管的辦法。6、信貸檔案要在本公司總經(jīng)理領(lǐng)導下進行，同時接受上級管理部門的指導、監(jiān)督和檢查。7、按照信貸檔案歸卷要求，對每筆貸款要求做到資料完整，裝訂前仔細審查。8、各類資料要按月裝訂，當月資料較多的，可裝訂多卷。對卷內(nèi)的資料要逐頁編寫順序頁碼，位置在每頁的右上角，同時填寫每卷的封面目錄和封底，填寫

3、時須用藍色或黑色墨水書寫或打印，不得使用圓珠筆填寫。三、信貸檔案的內(nèi)容1、文件類：各類金融法律、法規(guī)，信貸管理制度、辦法，競賽通知，領(lǐng)導講話等。2、申請書類：各類借款的申請、審批表，貸款展期申請書及審批表、借款人、擔保人身份證件（復印件）。3、合同類：各類借款合同，擔保合同，抵（質(zhì)）押清單、房產(chǎn)土地、船泊、他項權(quán)利證書復印件等。4、報表類：期限管理類報表，再貸款管理類報表、貸款質(zhì)量分析類報表、貸款信息咨詢類報表、五級分類報表、不良貸款監(jiān)測類報表等5、臺帳類：貸款期限類管理臺帳，五級分類臺帳，不良貸款管理類臺帳，抵債資產(chǎn)類等臺帳。6、其它類：客戶經(jīng)理的貸款調(diào)查報告，會議記錄薄，貸后檢查報告、催收

4、通知書，五級分類分析表、認定表，企業(yè)基礎(chǔ)資料、財務(wù)報表，訴訟保全類資料，抵債資產(chǎn)資料，已核銷呆帳貸款臺帳、房產(chǎn)承租協(xié)議等。四、信貸檔案的裝訂1、裝訂的信貸檔案，每卷要以a4紙面為標準長寬，凡合同書、申請審批書等均應將有文字的面向外，對折后裝訂要求每卷加裝封面、目錄和封底，左邊和下邊雙邊整齊，于左邊采用三孔一線法裝訂，裝訂要牢固、整齊、美觀，不丟頁，不壓字，不破損，不妨礙閱讀。2、一份文件如果既屬于信貸檔案范圍，又屬于文書檔案范圍，其原件首先滿足文書檔案的需要，信貸檔案可采用復印件或摘錄主要內(nèi)容、文號的方法收集歸案。3、屬于國家秘密或本公司商業(yè)秘密的文件，信貸員、信貸業(yè)務(wù)部門信貸檔案管理員應在檔

5、案目錄“備注”欄內(nèi)注明密級或保密期限，以免造成泄密、失密現(xiàn)象。4、案卷封面及案卷脊背各項應逐項填寫清楚。5、當月的信貸檔案應于下月的上旬前裝訂完畢。五、信貸檔案的期限管理1、永久保管檔案。主要包括：貸款核銷審批資料及清單、信貸檔案銷毀核準書及清單、未收清貸款的借款申請書、合同書及清單、貸款審查委員會決策記錄。2、長期保管檔案，保管期限為15年。主要包括：借款合同、擔保合同等。六、信貸檔案的調(diào)閱1、內(nèi)部調(diào)閱檔案的控制：應由調(diào)閱人出具檔案調(diào)閱單、經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準，并登記檔案調(diào)閱登記簿、借閱的信貸檔案不得傳閱、涂改或拆散等，并按借閱期限歸還。信貸檔案的借閱時間、借閱人、批準人、經(jīng)管人員必須在檔

6、案調(diào)閱登記簿上登記。2、外部調(diào)閱檔案的控制：公安、稅務(wù)、工商、司法等部門在查處案件需要查閱檔案時，必須持有縣級以上司法機關(guān)的正式公文或文書方可查閱。經(jīng)核準查閱的檔案，由檔案管理人員登記檔案調(diào)閱登記簿，查閱時檔案管理人員必須在場陪同，不準將信貸檔案交給調(diào)閱人帶走，未經(jīng)批準不得在檔案資料上復制、照像、圈劃。查閱檔案介紹信、檔案調(diào)閱單和檔案調(diào)閱登記簿一并保管。七、信貸檔案的銷毀信貸檔案的銷毀工作由公司統(tǒng)一辦理，公司檔案管理人員登記檔案銷毀登記簿，將已核準銷毀的信貸檔案整理裝箱后，報送公司主管部門進行銷毀，銷毀工作必須由三人以上參加，監(jiān)銷人員要認真清點檔案數(shù)量，并在檔案銷毀核準單上簽名后，到指定地點進行銷毀。凡需銷毀的信貸檔案一律不得作為廢紙出售。八、本實施細則由小額貸款有限責任公司制訂，解釋權(quán)亦同。九、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。 附件11信貸業(yè)務(wù)檔案調(diào)閱單調(diào)閱單位 調(diào)閱人 調(diào)閱日期 調(diào)閱內(nèi)容