行政事務(wù)管理規(guī)定(KYGLG07A)

1、武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司wuhan kaidi green energy development & operation co.ltd 行政事務(wù)管理規(guī)定（試行版）ky-gl-g-07-a版 次a/o分發(fā)號持有人狀 態(tài)受控 非受控 作廢密 級秘密 機(jī)密 絕密編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期2008年8月 日發(fā)布 2008年8月 日試行目 錄1 目的12 范圍13 定義14 職責(zé)25 程序25.1行政事務(wù)管理的原則25.2 督查督辦工作內(nèi)容25.3 “三單”工作內(nèi)容35.4 行政管理工作制度56 相關(guān)文件67 記 錄6行政事務(wù)管理規(guī)定 版次： a/o 頁次： 15/151 目的為規(guī)范公司督查

2、督辦工作，保證公司各項(xiàng)決策落到實(shí)處和各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，加強(qiáng)工作執(zhí)行力度，確保政令通暢，增強(qiáng)公司行政事務(wù)處理過程中公司與部門、部門與部門之間、部門與員工之間的有效溝通，避免行政事務(wù)處理的拖延和滯后，結(jié)合工作實(shí)際，制定本規(guī)定。2 范圍本規(guī)定適用于公司以下工作內(nèi)容的督查督辦管理和日常行政事務(wù)的請示、聯(lián)系、處理。2.1 公司的工作規(guī)劃、年度計劃（工作要點(diǎn)、重要工作部署）、重要文件、重要決定事項(xiàng)和規(guī)章制度的貫徹落實(shí)情況。2.2 公司領(lǐng)導(dǎo)的重要批示、交辦事項(xiàng)的落實(shí)情況。2.3 公司高層管理辦公會議決定、公司領(lǐng)導(dǎo)召開的其他專門會議的決議和決定的落實(shí)情況。2.4 經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批示需要督查的各職能部門和生物質(zhì)電

3、廠的請示、報告辦理情況及要求幫助解決的有關(guān)問題的落實(shí)情況。2.5 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示的系列公司和外單位來文、員工合理化建設(shè)等有關(guān)事項(xiàng)的落實(shí)和催辦；2.6 其他需要督查督辦的事項(xiàng)。3 定義3.1 督查督辦：是指公司需要督查督辦工作的立項(xiàng)、擬辦、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋和歸檔。3.2 “三單”是指用于行政事務(wù)處理過程中傳遞行政指令和信息的“請示報告單”、“工作聯(lián)系單”和“任務(wù)通知單”。4 職責(zé)4.1 公司總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)督查督辦工作的歸口管理，負(fù)責(zé)督查督辦工作的具體組織、擬辦、協(xié)調(diào)、檢查、督促、反饋、歸檔等項(xiàng)事宜；負(fù)責(zé)跟蹤、監(jiān)督“三單”的處理情況，并對重要的處理資料進(jìn)行收集和歸檔。4.2 承辦部門及承辦人負(fù)

4、責(zé)督查督辦事項(xiàng)的具體辦理落實(shí)，負(fù)責(zé)本部門請示、聯(lián)系、處理資料的收集和歸檔，并將重要資料上交總經(jīng)理工作部歸檔。5 程序5.1行政事務(wù)管理的原則5.1.1 堅持效能原則。做到“馬上就辦、一絲不茍、狠抓落實(shí)，及時反饋”，緊緊圍繞公司各個階段的中心任務(wù)開展工作。5.1.2 堅持實(shí)事求是的原則。全面、真實(shí)、準(zhǔn)確、迅速的反映公司重要決策和決議、領(lǐng)導(dǎo)重要批示和部門間需配合開展工作的實(shí)施情況，及時掌握和反映實(shí)施中不落實(shí)的問題，并提出解決問題的意見和建議，協(xié)助推動決策和日常工作的落實(shí)。5.1.3 堅持實(shí)效的原則。把“求實(shí)、務(wù)實(shí)、落實(shí)”貫穿行政管理工作的全過程，督查督辦的事項(xiàng)一經(jīng)立項(xiàng)，“三單”一經(jīng)發(fā)出，承辦部門或

5、承辦人要立即辦理，并以工作落實(shí)的實(shí)效作為工作的出發(fā)點(diǎn)的落腳點(diǎn)。5.2 督查督辦工作內(nèi)容5.2.1 擬辦：在公司作出重大決策、重要部署后，或在接到公司領(lǐng)導(dǎo)的指示、交辦事項(xiàng)之后，總經(jīng)理工作部要及時提出擬辦意見。擬辦意見包括承辦單位（牽頭單位、協(xié)辦單位）、承辦時限和工作要求等。其中重大和復(fù)雜事項(xiàng)，在提出初步擬辦意見后，應(yīng)征求有關(guān)方面的意見，在承辦單位認(rèn)可的情況下，并報領(lǐng)導(dǎo)審定。5.2.2立項(xiàng)：辦理意見確定后，即可登記立項(xiàng)。立項(xiàng)要堅持一事一項(xiàng)的基本原則，一個工作部署或一項(xiàng)決策，立為一項(xiàng)，立項(xiàng)時要登記編號，具體工作人員按擬辦要求認(rèn)真填寫“督查督辦登記表”，以備存查。5.2.3交辦：交辦一般采取發(fā)“督查督

6、辦通知單”的形式，把督查督辦事項(xiàng)交有關(guān)部門辦理，特殊情況采用口頭的形式交辦?？偨?jīng)理工作部在交辦時要做到任務(wù)量化、時限具體化、責(zé)任明確化。一般性工作，要求在接到督辦通知后三個工作日內(nèi)完成。重要和復(fù)雜工作，要求在接到督辦通知后五個工作日內(nèi)完成。5.2.4催辦：為及時了解督查事項(xiàng)的運(yùn)行情況和辦理情況，總經(jīng)理工作部采取發(fā)“催辦通知單”或直接到承辦單位催辦等形式，適時加以催辦查辦。同時，要積極協(xié)助被督查部門解決工作中遇到的困難。5.2.5檢查、協(xié)調(diào)。對一些重大決策、重大工作部署和領(lǐng)導(dǎo)重要批示，采用實(shí)地調(diào)查、主動協(xié)調(diào)、催前考察、辦中抽查、報后核查等辦法，開展督查督辦活動。5.2.6辦結(jié)：承辦單位在工作任務(wù)

7、完成后，應(yīng)及時填寫“督查督辦反饋表” ，回復(fù)辦理情況。總經(jīng)理工作部將對承辦單位的回復(fù)情況進(jìn)行檢查，按照交辦時所提的要求對不符合交辦要求的，要退回承辦部門補(bǔ)辦或重辦；對符合交辦要求的，呈報領(lǐng)導(dǎo)閱知。5.2.7反饋：一項(xiàng)具體的督查督辦任務(wù)完成后，要按照事事有結(jié)果，件件有回音的原則，做到批必辦、辦必果、果必報。總經(jīng)理工作部要有書面材料，數(shù)據(jù)要真實(shí)、準(zhǔn)確，及時向批示領(lǐng)導(dǎo)報告結(jié)果。5.2.8 歸檔：督查事項(xiàng)辦結(jié)后，應(yīng)將各種有關(guān)的文字材料，包括領(lǐng)導(dǎo)批示、辦結(jié)報告、檢查反饋等，整理歸檔。5.3 “三單”工作內(nèi)容5.3.1 公司日常行政事務(wù)請示、聯(lián)系、處理以書面為主，采用“三單”的形式來傳遞行政指令和信息。5

8、.3.1.1“三單”的填寫要求a. 寫清出單方和出單時間、受單方和受單的時間；b. 明確請示、聯(lián)系、處理事項(xiàng)的工作目標(biāo)、任務(wù)、完成的時限；c. 行政事務(wù)請示、聯(lián)系、處理事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)一事一單，條理清楚，表述準(zhǔn)確。5.3.2 請示報告單5.3.2.1 在工作中遇到超出自己職權(quán)范圍的問題或其他重大問題、重要情況和信息，應(yīng)及時向上級請示或報告，填寫“請示報告單”；除急辦事項(xiàng)和特殊情況外，一般不得越級請示報告。5.3.2.2 公司下屬部門（包括各地生物質(zhì)電廠）的請示報告，一律先發(fā)送給分管副總經(jīng)理，由分管副總根據(jù)請示報告內(nèi)容送公司董事長或總經(jīng)理審批。5.3.2.3 公司領(lǐng)導(dǎo)在接到下屬部門需回復(fù)的請示報告后，不

9、需要協(xié)調(diào)解決的必須在1天內(nèi)予以答復(fù)。需要協(xié)調(diào)解決的，必須在2天內(nèi)予以答復(fù)。5.3.2.4公司領(lǐng)導(dǎo)扣壓下屬部門的請示報告，給下屬部門工作造成不良影響，或者影響下屬部門工作的開展，將對其進(jìn)行kpi考核。5.3.3 工作聯(lián)系單5.3.3.1公司下屬各部門（包括各地生物質(zhì)電廠）在工作中遇到需另一部門協(xié)助才能處理的事務(wù)時，請求部門應(yīng)填寫“工作聯(lián)系單”，將需要聯(lián)系部門名、聯(lián)系事宜主題、聯(lián)系事宜具體描述、工作要求、部門意見詳細(xì)填寫發(fā)給聯(lián)系部門。5.3.3.2被聯(lián)系部門接到工作聯(lián)系單后，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審閱后，屬于本部門權(quán)限、職責(zé)范圍內(nèi)的，對請求部門所提出的建議、意見、工作要求應(yīng)積極處理。“工作聯(lián)系單”中請求部門

10、寫明了要求完成時限的，按要求執(zhí)行?！肮ぷ髀?lián)系單”中未寫明完成時限要求的，應(yīng)在1天內(nèi)向請求部門、提出人予以明確回復(fù)，對未采納或未批準(zhǔn)內(nèi)容要闡述原因。5.3.3.3對于聯(lián)系事宜的內(nèi)容超過聯(lián)系部門的批準(zhǔn)權(quán)限，需要向總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)的應(yīng)及時報請，在2天內(nèi)向請求部門、提出人予以明確回復(fù)，對未采納或未批準(zhǔn)內(nèi)容要要闡述原因。5.3.3.4對于聯(lián)系事宜的內(nèi)容不屬于聯(lián)系部門的職責(zé)范圍，應(yīng)及時轉(zhuǎn)交具有處理聯(lián)系事宜內(nèi)容職責(zé)權(quán)限的部門或通知請求部門、提出人找其他部門解決，應(yīng)在半個工作日內(nèi)轉(zhuǎn)出。5.3.3.5 若因被聯(lián)系部門延誤回復(fù)給聯(lián)系部門工作造成不良影響，或者影響聯(lián)系部門工作的開展，將對其進(jìn)行kpi考核。5

11、.3.4 任務(wù)通知單5.3.4.1 公司或部門上級（通知方）在對下級（被通知方）安排工作和下達(dá)任務(wù)時，分配方應(yīng)填寫“任務(wù)通知單”，寫清任務(wù)主題和具體內(nèi)容，明確事務(wù)完成的期限和要求。5.3.4.2 被通知方認(rèn)為在規(guī)定的期限內(nèi)完成任務(wù)有難度，應(yīng)及時提出，不得無故拖延；被通知方為所分配的任務(wù)不在自己的權(quán)限范圍內(nèi)，或者單憑自身的權(quán)責(zé)難以完成的，須在任務(wù)通知時明確提出。5.3.4.3辦理事務(wù)過程中被通知方遇到自身權(quán)限難以克服的問題必須及時向直接上級或任務(wù)分配方聲明，直接上級或任務(wù)分配方應(yīng)判斷問題的性質(zhì)，并給予必要的幫助，不得推脫和拖延。5.3.4.4 事務(wù)在規(guī)定的期限內(nèi)處理完后，被通知方應(yīng)及時向通知方或

12、直接上級匯報任務(wù)完成情況和結(jié)果，并根據(jù)所處理事務(wù)的性質(zhì)提交書面結(jié)果文件。5.3.4.5 被通知方無正當(dāng)理由在規(guī)定的期限內(nèi)沒有按期、按質(zhì)完成任務(wù)時，將對其進(jìn)行kpi考核。5.3.5 資料的匯總和歸檔受單方在對事務(wù)處理過程中形成的書面表單和相關(guān)資料進(jìn)行匯總整理，對于重要的工作事項(xiàng)，根據(jù)公司規(guī)定交到總經(jīng)理工作部，由總經(jīng)理工作部進(jìn)行編號并及時歸檔。5.4 行政管理工作制度5.4.1責(zé)任制度。督查督辦和行政事務(wù)的“三單”工作實(shí)行承辦部門和承辦人負(fù)責(zé)制，各承辦部門和承辦人是第一責(zé)任人，對督查結(jié)果負(fù)責(zé)。5.4.2檢查制度。各部門“三單”的存根，每月匯總一次，交總經(jīng)理工作部檢查?？偨?jīng)理工作部根據(jù)不同工作內(nèi)容運(yùn)

13、用不同形式，對被承辦部門和承辦人的工作進(jìn)展情況和落實(shí)情況進(jìn)行普遍檢查和重點(diǎn)抽查。5.4.3通報與獎懲制度。要對承辦部門和承辦人的辦理情況進(jìn)行定期通報，表揚(yáng)先進(jìn)，督促后進(jìn)。對一個季度內(nèi)，承辦部門和承辦人有3次以上（含3次）沒有落實(shí)工作任務(wù)的，將反饋給人力資源部，取消承辦部門和承辦人員當(dāng)年評先資格。5.4.4保密制度。對需要保密的承辦事項(xiàng)，嚴(yán)守秘密，指定專人辦理，并按照保密工作管理規(guī)定的規(guī)定妥善傳遞、使用、保存。6 相關(guān)文件a) 保密工作管理規(guī)定7 記 錄7.1督查督辦工作流程圖(ky-gl-g-07-a-01)7.2督查督辦通知單(ky-gl-g-07-a-02)7.3催辦通知單(ky-gl-g

14、-07-a-03)7.4督查督辦登記表(ky-gl-g-07-a-04)7.5督查督辦反饋表(ky-gl-g-07-a-05)7.6請示報告單(ky-gl-g-07-a-06)7.7工作聯(lián)系單(ky-gl-g-07-a-07)7.8任務(wù)通知單(ky-gl-g-07-a-08)督查督辦工作流程圖檔案室公司領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理工作部公司各部門或承辦人開始審核擬辦交辦立項(xiàng)承辦催辦 審閱辦結(jié)檢查協(xié)調(diào)配合反饋存檔結(jié)束存檔編號“三單”工作流程：是協(xié)助辦理是否屬職責(zé)范圍內(nèi)協(xié)辦部門接收主辦部門填寫工作聯(lián)系單開始否主辦部門更改聯(lián)系單聯(lián)系能協(xié)調(diào)解決問題的協(xié)辦部門通知主辦部門，并轉(zhuǎn)出結(jié)束形成的相關(guān)文件資料歸檔上高管會討論解決

15、職責(zé)范圍內(nèi)能否協(xié)調(diào)解決否給予答復(fù)并解決是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)接收業(yè)務(wù)部門填寫請示報告單開始結(jié)束形成的相關(guān)文件資料歸檔向領(lǐng)導(dǎo)反饋結(jié)果主辦部門辦結(jié)總經(jīng)理工作部督辦主辦部門接收、辦理領(lǐng)導(dǎo)填寫任務(wù)通知單開始結(jié)束形成的相關(guān)文件資料歸檔協(xié)辦部門反饋結(jié)果督查督辦通知單主辦部門表格編號下發(fā)時間記錄編號督查督辦事項(xiàng)督查督辦內(nèi)容：主辦部門辦理意見： 年 月 日備注： 年 月 日催辦通知單主辦部門表格編號催辦時間記錄編號催辦事項(xiàng)催辦內(nèi)容：主辦部門催辦情況： 年 月 日備注：年 月 日督查督辦登記表表格編號記錄編號序號督查督辦事項(xiàng)主辦部門協(xié)辦部門責(zé)任人要求完成時間督查督辦反饋表主辦部門表格編號下發(fā)時間記錄編號督查督辦事項(xiàng)督查督辦內(nèi)容：督查督辦結(jié)果主辦部門： 總經(jīng)理工作部： 年 月 日領(lǐng)導(dǎo)批示： 年 月 日武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 請 示 報 告 單（存根） no 2008001請示報告人： 提交時間： 接受報告人：報告主題： 請 示 報 告 單 no2008001請示報告人： 報告單位： 提交時間：接受報告人： 接收時間：報告主題：報告內(nèi)容：審批人意見：簽字：備注：武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營有限公司 工 作 聯(lián) 系 單（存根） no2008001出單方： 年 月 日 時受單方： 年 月 日 時工作主題：受單方簽收： 年 月 日 時 工 作 聯(lián) 系