新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作

1、新時(shí)期如何做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作摘要:檔案的鑒定銷毀工作，對企業(yè)發(fā)展是尤為重要的。但是檔案的鑒定銷毀工作并不是那么順利，它需要不斷的改進(jìn)和學(xué)習(xí)才能完善檔案的鑒定銷毀工作。因此，本文將針對檔案鑒定與銷毀這一工作在發(fā)展過程中存在的問題，以及做好企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的重要性，并提出科學(xué)合理的應(yīng)對措施，最后針對檔案的鑒定銷毀工作提出幾點(diǎn)思考，以供參考。關(guān)鍵詞:新時(shí)期；企業(yè)檔案；鑒定銷毀；檔案管理檔案的鑒定與銷毀工作是檔案管理的主要內(nèi)容之一，對提高檔案管理水平有著積極意義。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)片面關(guān)注檔案的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，不關(guān)心陳年檔案的管理，使得很多檔案信息不能被利用，這對企業(yè)的發(fā)展是十分不利的

2、。企業(yè)應(yīng)該提高對檔案鑒定與銷毀的工作，及時(shí)清理廢棄檔案，提高企業(yè)檔案的資源利用率。但是要怎樣促進(jìn)企業(yè)檔案的健康發(fā)展，優(yōu)化檔案管理，將會成為當(dāng)今檔案工作人員必須深入思考的問題。一、當(dāng)今檔案的鑒定與銷毀工作存在的問題1.企業(yè)管理人員缺乏對檔案鑒定銷毀工作的重視。企業(yè)對檔案的鑒定銷毀工作不加以重視，會給企業(yè)有價(jià)值的檔案資料帶來災(zāi)難。企業(yè)定期對眾多檔案信息進(jìn)行鑒定是十分必要的，在對檔案的鑒定過程中，如果管理人員對這項(xiàng)工作馬虎敷衍，可能會銷毀其中有重要意義的檔案信息文件。然而，這些檔案資料一經(jīng)銷毀，將不能再生，一旦在鑒定過程中不夠謹(jǐn)慎，就會為企業(yè)發(fā)展帶來巨大損失。由此可見，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視是

3、多么重要。2.企業(yè)倉庫容量有限，檔案數(shù)量與倉庫容量不協(xié)調(diào)。企業(yè)規(guī)模有限，倉庫容量不可能接納源源不斷的檔案資料，但是每天都會有不同種類、不同層面的檔案信息涌入，加大了倉庫容量的負(fù)擔(dān)。很多企業(yè)三年甚至五年都不曾清理過檔案倉庫，其中包括一些沒有實(shí)用價(jià)值的發(fā)票、收據(jù)等，對于一些料單、文件資料盡管本身具有一定意義，但是在保存方面上卻并不具備多大價(jià)值。針對這些檔案，就需要讓具備專業(yè)知識的檔案工作管理人員來進(jìn)行科學(xué)鑒定，進(jìn)而銷毀那些無用的檔案，以便實(shí)用的檔案價(jià)值能夠更好保存，也利于迎接新一批的檔案進(jìn)入，進(jìn)而提高檔案的信息管理水平。3.檔案管理人員缺乏對檔案的價(jià)值評定，導(dǎo)致企業(yè)檔案不具有科學(xué)性，合理性。我國對

4、檔案信息的鑒定與銷毀尚未形成科學(xué)的評價(jià)體系，使得檔案資料在鑒定方面不全面，不徹底。檔案的鑒定與銷毀工作并不是簡單的對古老、陳舊的檔案進(jìn)行銷毀，還應(yīng)該根據(jù)它本身的利用價(jià)值以及產(chǎn)生背景進(jìn)行分析，進(jìn)而做出正確的鑒定結(jié)果。比如，某年將要對65歲以上的老人進(jìn)行補(bǔ)助，需要收集老人在十年之內(nèi)的經(jīng)濟(jì)情況調(diào)查表以及家庭基本信息采集記錄，如果檔案工作管理人員在鑒定檔案時(shí)，因?yàn)槟攴葺^久，而將老人的經(jīng)濟(jì)、家庭信息等相關(guān)資料進(jìn)行銷毀，將不能為這項(xiàng)補(bǔ)助惠民政策提供參考，可能導(dǎo)致惠民政策在落實(shí)的時(shí)候缺乏公平和合理，沒有真正實(shí)現(xiàn)惠民政策的宗旨和目的。因此，檔案的保存年限必須經(jīng)過檔案管理人員一致同意后，適當(dāng)延長相關(guān)檔案的保存年

5、限，以免造成某些政策或活動(dòng)的不合理。二、企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的重要性1.提高檔案鑒定銷毀工作的質(zhì)量和利用價(jià)值。檔案管理的鑒定銷毀工作并不是單純意義上的檔案數(shù)量的多少，相反，我們更關(guān)注的是檔案館藏資源的實(shí)用價(jià)值。定期對檔案的價(jià)值意義進(jìn)行鑒定，對不符合企業(yè)發(fā)展的滯后信息進(jìn)行銷毀，提高檔案館藏資源的質(zhì)量和效用。比如，在企業(yè)長期的發(fā)展過程中，肯定會存在機(jī)器設(shè)備的購買發(fā)票、材料財(cái)物的簡介以及一些料單等等，都已經(jīng)不足以促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，這些就屬于企業(yè)的滯后信息，應(yīng)該經(jīng)過科學(xué)鑒定之后進(jìn)行銷毀，擴(kuò)大倉庫可利用空間，提高檔案的時(shí)效性和實(shí)用性。2.促進(jìn)企業(yè)檔案的健康發(fā)展。檔案工作管理人員在對檔案進(jìn)行鑒定的過程中，

6、將會對一些有利用價(jià)值，實(shí)用效益的檔案進(jìn)行保存，所有有用的檔案整理之后，還將對這些檔案進(jìn)行歸類和整理，激發(fā)了檔案本身的生命力和活力。有效檔案的保存不但能夠讓這批實(shí)用價(jià)值的文獻(xiàn)繼續(xù)為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，也在一定程度上可以作為避免企業(yè)發(fā)生錯(cuò)誤的一個(gè)借鑒。比如，針對企業(yè)曾經(jīng)出現(xiàn)過的困難或挫折，在今后的發(fā)展過程中可能還會發(fā)生，那么，之前保存的檔案資料就能有效提供參考意見，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。3.有利于企業(yè)檔案優(yōu)化管理，促進(jìn)資源節(jié)約。企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展過程中會出現(xiàn)很多檔案，對這些檔案的科學(xué)鑒定與銷毀工作，能為有利用價(jià)值的檔案提供更多空間，便于人們使用和檢索。對沒有價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀，也是節(jié)約企業(yè)檔案館藏資源的表現(xiàn)，喪

7、失價(jià)值的檔案信息加以清理，能促進(jìn)企業(yè)的檔案資源管理。三、企業(yè)檔案鑒定銷毀工作的解決措施1.提高企業(yè)對檔案管理的重視程度。檔案關(guān)于企業(yè)的文化發(fā)展問題，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案的鑒定與銷毀工作。對過期的檔案及時(shí)進(jìn)行銷毀，有以下幾點(diǎn)意義:（1）對檔案信息加以整理，能剔除沒有利用價(jià)值的檔案，這些無用檔案的清楚，將會給檔案館藏資源騰出空間，優(yōu)化檔案管理；（2）由于鑒定完畢之后，只有具有科學(xué)實(shí)用價(jià)值的檔案才能得以保存，所以針對這些檔案的保存也將更具科學(xué)化、合理化、規(guī)范化，利于檔案工作人員查找和使用；（3）無用檔案信息的銷毀，實(shí)用檔案資料的保存，都是為企業(yè)檔案館藏資源做貢獻(xiàn)的表現(xiàn)，沒有實(shí)用意義的檔案進(jìn)行銷毀

8、，就能為保存下的檔案信息提供更為良好的保存環(huán)境。因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不應(yīng)該片面追求經(jīng)濟(jì)發(fā)展，還應(yīng)該關(guān)注檔案的鑒定銷毀工作，實(shí)時(shí)對檔案館的檔案進(jìn)行鑒定與銷毀，為檔案提供一個(gè)整潔和諧的保存環(huán)境。2.加強(qiáng)檔案鑒定銷毀工作的組織和引導(dǎo)。檔案的鑒定和銷毀是一份精細(xì)的工作，要求檔案管理人員必須以一絲不茍的態(tài)度對檔案進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作要求管理人員以企業(yè)發(fā)展為出發(fā)點(diǎn)，在維護(hù)企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行鑒定銷毀工作。檔案工作也是技術(shù)性的工作，它要求檔案管理工作者具有超強(qiáng)的動(dòng)手能力和規(guī)劃能力。但是，光靠檔案管理人員是不足以加強(qiáng)檔案信息的凝聚力的，應(yīng)該安排專門的企業(yè)管理領(lǐng)導(dǎo)，組織企業(yè)檔案鑒定銷毀工作科學(xué)發(fā)展，給檔案的鑒

9、定銷毀工作制定一個(gè)切實(shí)可行的方案，挑選出有耐心，有實(shí)力的檔案工作管理人員。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該外聘一批專門的檔案信息管理人才，由這批人才給企業(yè)員工實(shí)時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，并根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容對其進(jìn)行考核，加強(qiáng)檔案信息管理工作的規(guī)范化引導(dǎo)。3.注重檔案鑒定與銷毀的管理，做好檔案鑒定工作。企業(yè)的檔案管理是十分復(fù)雜的，當(dāng)檔案管理者在面對諸多檔案時(shí)，不必急于對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，必須先在心中擬定方案。隨著信息的迅速傳播和電子技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案的數(shù)量逐漸增多，其中不乏會產(chǎn)生一些失效和過期的檔案，這就要求檔案管理工作人員在收集整理檔案時(shí)，將一些對企業(yè)發(fā)展沒有作用的檔案鑒定清楚，不但能夠?yàn)楹笃诘臋n案鑒定銷毀工作減輕負(fù)擔(dān)，也能

10、給有限的檔案館藏資源提供輕松和諧的環(huán)境。這就要求檔案管理工作人員必須具有高效的實(shí)踐操作能力，具備一定的業(yè)務(wù)水平，能夠清晰的對檔案進(jìn)行整理和分類，將檔案歸檔放置，起到優(yōu)化檔案管理的作用。4.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。檔案鑒定工作要求檔案管理工作人員必須具備很強(qiáng)的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，能夠高效快速并準(zhǔn)確的針對企業(yè)發(fā)展情況，從中踢去一批無用的檔案資料。因此，對檔案管理人員的能力和素質(zhì)，企業(yè)提出以下幾點(diǎn)要求:第一，檔案管理工作人員必須有耐心，有毅力，在面對繁瑣的工作時(shí)，認(rèn)認(rèn)真真做檔案鑒定工作；第二，必須具備專門的檔案管理知識，了解檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，熟悉檔案鑒定銷毀要求，避免盲目的檔案鑒定工作；第三，檔案管

11、理是在企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行鑒定的，檔案也是在企業(yè)發(fā)展的背景下產(chǎn)生的，工作人員應(yīng)該了解檔案的發(fā)生背景，具體內(nèi)容，價(jià)值意義等方面綜合考慮，確定其檔案的利用價(jià)值，做出科學(xué)判定結(jié)果。四、關(guān)于檔案鑒定銷毀工作的幾點(diǎn)思考1.做好年度立卷收集工作。企業(yè)經(jīng)過一年的發(fā)展，累積了很多檔案，其中包括企業(yè)員工的信息情況，企業(yè)的重要合同，員工的工資情況等，這些都是應(yīng)該放置在檔案室進(jìn)行保存的；企業(yè)購買器材設(shè)備的發(fā)票，過期或無效的檔案資料等，都應(yīng)該經(jīng)過檔案管理工作人員科學(xué)鑒定之后進(jìn)行銷毀，盡量減少各種無效檔案占用庫存，也為后期開展工作減輕了負(fù)擔(dān)，同時(shí)，庫存空間合理安排，科學(xué)規(guī)劃，還能提高檔案管理工作人員的工作效率和業(yè)

12、務(wù)水平。2.制定科學(xué)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和保管期限。檔案管理不僅僅是對檔案進(jìn)行重新歸置和簡單保護(hù)，檔案管理的實(shí)質(zhì)在于對各類檔案的內(nèi)容做出進(jìn)一步分類，也就是歸檔工作，是屬于經(jīng)濟(jì)類，還是社會類，或者文化類，各項(xiàng)檔案標(biāo)清楚，體現(xiàn)了企業(yè)檔案管理人員超高的業(yè)務(wù)水平和工作能力。當(dāng)然，檔案的保管期限也是非常重要的。在鑒定檔案時(shí)，檔案的保存期限也是一個(gè)參考因素。檔案保存時(shí)間過長，不符合社會發(fā)展要求，我們可以酌情銷毀；但是并不意味著保存時(shí)間過長的檔案就是不可取，不可用的，這種想法就大錯(cuò)特錯(cuò)了。比如，企業(yè)運(yùn)營初期的發(fā)展規(guī)劃，想要在幾年或十幾年應(yīng)完成的目標(biāo)，為企業(yè)發(fā)展做出過突出貢獻(xiàn)的老員工資料等，雖然年限可能很長，我們還是應(yīng)

13、該盡可能的保存檔案的完整性，便于我們隨時(shí)翻閱和查看，促進(jìn)企業(yè)科學(xué)穩(wěn)定發(fā)展。3.當(dāng)無法確定檔案的保管期限時(shí)，應(yīng)該優(yōu)先保存檔案價(jià)值更高的文件。諸多豐富的檔案材料中，肯定有一些我們無法很難做出決定去留的檔案，那么，當(dāng)在檔案資料鑒定銷毀工作的時(shí)候，遇到模棱兩可的情況應(yīng)該怎樣去處理呢？檔案本身存在的價(jià)值應(yīng)該根據(jù)它產(chǎn)生的時(shí)代背景和可能產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)利益來衡量，如果檔案的出發(fā)點(diǎn)和措施都是為了企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展考慮，那么毫無疑問，這樣的檔案資料是需要細(xì)心保管的，反之，則進(jìn)行銷毀，為更多有效的檔案提供良好的保存環(huán)境。而且，企業(yè)對檔案的鑒定工作并不是只有一次，每年都會定期對檔案工作的鑒定銷毀提出意見，工作者在再次鑒定檔案時(shí)

14、，就能以一種全面，發(fā)展的眼光看待這份檔案，也更容易從中看出其所存在的價(jià)值和意義。在這樣反復(fù)的鑒定過程中，沉淀下來的就都是精華，更容易受到檔案管理人員的珍視和利用。4.檔案鑒定工作應(yīng)以提高效益為標(biāo)準(zhǔn)。眾所周知，企業(yè)對檔案的保存不是毫無標(biāo)準(zhǔn)的，并不是所有企業(yè)檔案都值得被收藏的，況且企業(yè)的館藏資源也十分緊缺。這就需要我們檔案管理工作人員要考慮以下幾點(diǎn)問題:第一，保存檔案的人力、財(cái)力、物力是否能創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和發(fā)展價(jià)值，即這份檔案的保存是不是有價(jià)值；第二，在保存檔案時(shí)應(yīng)具體分析它的使用意義，盡可能減少檔案在保存過程中產(chǎn)生的花費(fèi)。檔案保管就是為了能夠給公司業(yè)務(wù)提供標(biāo)準(zhǔn)和參照，為了能給企業(yè)創(chuàng)造利益，

15、因此對檔案進(jìn)行鑒定工作是必不可少的，能優(yōu)化檔案管理，提高檔案水平，并減輕企業(yè)在人力、物力、財(cái)力方面的投入。5.檔案鑒定人員須具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案工作者作為檔案去留取向的直接認(rèn)識主體，必須做到態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，細(xì)致認(rèn)真，掌握相關(guān)的檔案鑒定規(guī)則，能對檔案價(jià)值做出合理判斷。檔案鑒定人員的效率是檢驗(yàn)一個(gè)檔案工作者是否優(yōu)秀的因素之一，檔案工作者不能把時(shí)間花費(fèi)在一份檔案上，檔案鑒定不只是速度，更要求質(zhì)量。因此，企業(yè)在選拔人才時(shí)，必須注重人才的理論知識和業(yè)務(wù)能力，如果只具備理論知識，檔案工作的開展只是一個(gè)形式，并不能真正應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展中；如果只側(cè)重實(shí)踐操作，那么檔案鑒定工作又沒有精神上的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，只是一個(gè)空殼。所以，企業(yè)應(yīng)該做到理論知識和實(shí)踐操作并重，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。五、結(jié)束語檔案的鑒定銷毀工作是各個(gè)企業(yè)都必須重視的一個(gè)課題，但是檔案鑒定也有諸多方面的困難，尤其是在新時(shí)期下，檔案鑒定銷毀工作不但迎來了機(jī)遇，同時(shí)也帶來了挑戰(zhàn)。企業(yè)應(yīng)該合理利用當(dāng)今社會的發(fā)展情況，與時(shí)俱進(jìn)謀發(fā)展，聚精會神搞好檔案管理建設(shè)，對檔案的鑒定，能夠提高我們對企業(yè)發(fā)展的認(rèn)識，對企業(yè)有廣度，有深度的認(rèn)識。而且，企業(yè)檔案館藏資源也并不很寬裕，對沒有意義的檔案進(jìn)行銷毀，能夠給有意義的檔案提供更多更好的保存環(huán)境，優(yōu)化檔案管理，節(jié)約館藏資源，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的長久發(fā)展。參考文獻(xiàn)：1巨衛(wèi)紅.做好檔案鑒定銷毀