工程監(jiān)理資料歸檔規(guī)定

1、.工程監(jiān)理資料歸檔規(guī)定1、編制目的建設(shè)項目檔案管理是工程管理的重要內(nèi)容。將工程監(jiān)理過程中所形成的文件（含電子文件）按照有關(guān)規(guī)定及要求，進行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，并實現(xiàn)計算機存儲檢索、網(wǎng)絡(luò)運行之功能，更好地為電力工程監(jiān)理和各項工作服務(wù)，特制定本規(guī)定。2、編制依據(jù)2.1 GB/T11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求2.2 GB50319建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范2.3 GB/T50328建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范2.4 DA/T28國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范2.5 GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范3、適用范圍及說明本規(guī)定適用于公司所承攬的火力發(fā)電廠工程、110kV 以上輸變電工程、房

2、屋建筑及市政建設(shè)工程所形成的監(jiān)理資料的整理及歸檔。本規(guī)定只對公司工程監(jiān)理檔案（第 6 大類）資料的整理和歸檔進行了規(guī)定，不適用于其他類別資料的整理和歸檔。4、職責(zé)4.1 經(jīng)營部負責(zé)將合同文件及時交檔案室整理、立卷和歸檔。4.2 各工程項目監(jiān)理部負責(zé)工程監(jiān)理歸檔資料的整理立卷、編目、歸檔移交。4.3 質(zhì)量安全部負責(zé)工程監(jiān)理檔案的驗收、保管、借閱等管理。5、工程監(jiān)理資料整理、歸檔要求5.1 總體要求部門負責(zé)人（總監(jiān)）應(yīng)指定專人負責(zé)組織工程監(jiān)理檔案的整理立卷、編目、歸檔移交工作，工程監(jiān)理檔案應(yīng)在工程達標(biāo)驗收后1 個月內(nèi)向公司質(zhì)量安全部全部移交。檔案移交時同步移交紙質(zhì)的監(jiān)理歸檔文件總目錄 （ 2080

3、6-N01 ）一份、卷內(nèi)目錄（附錄 B）2 份（一份在卷內(nèi)、一份在總目錄后）放在總目錄后的卷內(nèi)目錄右下角應(yīng)編寫頁碼，并將頁碼標(biāo)注在總目錄的備注欄內(nèi)。所有紙質(zhì)歸檔文件在檔案移交時同步歸檔電子文件或掃描件，具體移交范圍按工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄 A）執(zhí)行。5.2 紙制文字性歸檔文件的質(zhì)量要求歸檔的工程監(jiān)理文件應(yīng)為原件。監(jiān)理文件的內(nèi)容及其深度必須符合建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范的要求。工程文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與工程實際相符合。,.工程文件載體應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如：碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。歸檔文件應(yīng)字跡清

4、楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4（ 297mm 210mm）。文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。5.3 電子檔案的歸檔要求電子檔案的歸檔載體形式為光盤。光盤使用公司統(tǒng)一購置的檔案專用光盤，刻錄、移交均為一式兩份，以確保數(shù)據(jù)安全。電子檔案歸檔范圍包括：a) 資料目錄。包括監(jiān)理歸檔文件總目錄 （電子版）、歸檔資料電子版目錄 ，格式要求為 EXECL格式；歸檔資料電子版目錄（ EXECL格式）格式如下：歸檔資料電子版目錄（EXECL格式）卷內(nèi)目錄柜號檔號序號責(zé)任者案卷（文件）題名025-650-0011XXXXXXXXX注：除“柜號”項不填外

5、，其他項目由監(jiān)理部填寫完整。b) 監(jiān)理策劃文件，包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、安全監(jiān)理工作方案等監(jiān)理作業(yè)文件；c) 監(jiān)理報告及記錄文件，包括：工程質(zhì)量評估報告、監(jiān)理工作總結(jié)，專業(yè)、階段、專題性報告，監(jiān)檢匯報等由計算機產(chǎn)生的有關(guān)歸檔監(jiān)理文件和資料；d) 工程影像資料文件。歸檔要求見5.4 。e) 紙質(zhì)檔案電子掃描件。歸檔要求見5.5 。電子文件檔案檔號按工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄 A）制定，并按以下要求進行組卷：電子文件檔案按一級目錄（類目名稱）進行組卷，檔號省略三級分類號。如“025號”項目的電子文件檔案第一卷檔號為“025-66-001 ”，檔號標(biāo)記在光盤包裝盒上。光盤內(nèi)

6、檔案資料逐級建立文件夾，一級文件夾名由項目編號和工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表（附錄A）中“工程監(jiān)理電子檔案”類目下所列的“歸檔范圍名稱”組成，例如“025 號”項目“監(jiān)理策劃文件”電子文件檔案文件夾名為“025- 監(jiān)理策劃文件” 。若同類文件占用空間過大，需存儲在不同光盤上的，可將該類文件分若干文件夾存儲，文件夾名按先后順序編制流水號，例如“025 號”項目“紙質(zhì)檔案電子掃描件”分為若干文件夾存儲在不同光盤上，各文件夾名依次為“025- 紙質(zhì)檔案電子掃描件（1）”、,.“025- 紙質(zhì)檔案電子掃描件（ 2）”等。二級文件夾建立規(guī)則為：a) “資料目錄”文件夾可不建立二級文件夾。

7、b) “監(jiān)理策劃文件” 、“監(jiān)理報告及記錄” 文件夾中二級文件夾按電子文件對應(yīng)的紙質(zhì)歸檔資料卷冊建立，每一卷建立一個文件夾，文件夾名為對應(yīng)紙質(zhì)檔案的“檔號+案卷題名”。c) “工程影像資料”文件夾中各級文件夾以公司工程影像資料管理規(guī)定要求建立。d) “紙質(zhì)檔案電子掃描件”文件夾中按對應(yīng)的紙質(zhì)歸檔資料分類號建立文件夾。例如“025 號”項目“汽機專業(yè)工程質(zhì)量檢驗記錄”資料二級文件夾名為“025-633 ”。光盤內(nèi)存儲的內(nèi)容應(yīng)按一級文件夾名列出目錄，一級文件夾內(nèi)應(yīng)附該文件夾內(nèi)電子版目錄（列出一級文件夾內(nèi)包含的下一級文件夾或文件即可，要求為EXECL格式）。歸檔時應(yīng)隨光盤同時移交條所列兩級目錄的紙質(zhì)

8、文件。以 025 號項目為例，一、二級文件夾設(shè)置示例如下：光盤025-66-00X一級文件夾一級文件夾一級文件夾一級文件夾一級文件夾025-資料目錄025-策劃文件025-報告及記錄文件025-工程影像資料025-紙質(zhì)檔案電子掃描件按工025-623案案要 程求 影（相案案對建 像關(guān)卷卷號 應(yīng)025-620-002XX025-623-002XX文題題立 資）紙件名（名（文 料對對件 管質(zhì)） 應(yīng)） 應(yīng)夾 理檔紙紙案規(guī)質(zhì)質(zhì)定檔檔檔案5.4 工程影像資料的歸檔要求工程監(jiān)理影像資料歸檔范圍包括視屏資料、音頻資料、數(shù)碼照片資料，文件類型要求為電子文件，儲存載體統(tǒng)一要求為光盤。內(nèi)容要求：a) 能夠反映上級

9、領(lǐng)導(dǎo)及公司領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場視察指導(dǎo)的內(nèi)容；b) 重大會議（有會議標(biāo)題）的場景；c) 全面反映主要旁站監(jiān)理內(nèi)容和工程總體質(zhì)量控制情況；d) 隱蔽工程驗收時的質(zhì)量狀況 （照片內(nèi)要顯示用黑板標(biāo)注出的驗收部位、內(nèi)容和時間）；e) 反映現(xiàn)場發(fā)生的有關(guān)工程質(zhì)量、安全文明施工的問題及經(jīng)整改后的情況；f) 反映現(xiàn)場發(fā)生的重大事件、重大質(zhì)量（安全）事故、重大自然災(zāi)害及其它異常情況和現(xiàn)象（時間、場所、人物、多視角觀察記錄）；,.g) 反映工程階段性重大形象及總體形象。影像資料應(yīng)圖像清晰，按專題內(nèi)容進行分類，逐級建立文件夾， 按形成時間進行排序，并統(tǒng)一編制影像資料目錄和編號（目錄與照片編號對應(yīng)）。5.4.4歸檔的影像資

10、料文件題名為文件標(biāo)題的全稱或進行編號（照片編號與目錄編號對應(yīng)） 。5.4.5歸檔的影像資料應(yīng)附文字說明，注明文件所反應(yīng)的主要內(nèi)容、地點、人物、背景等簡要說明。5.5 紙質(zhì)文件電子掃描件歸檔要求5.5.1電子掃描件歸檔范圍按 工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表 （附錄 A）執(zhí)行。電子掃描件按對應(yīng)紙質(zhì)檔案卷冊形成，每一卷形成一個掃描文件，文件名稱為對應(yīng)紙質(zhì)檔案檔案號。案卷文件過多無法掃描形成一個掃描文件的，可分開掃描，文件名依次為025-60-001 （ 1）， 025-60-001 （ 2）。掃描形成的文件按所要求的二級文件夾進行分類，分別放入相應(yīng)文件夾內(nèi)。6、立卷的原則6.1 立卷應(yīng)

11、遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。6.2 一個監(jiān)理工程由多個單位工程組成時，監(jiān)理歸檔文件應(yīng)分專業(yè)并按單位工程及所含的分部、分項工程組卷。6.3 案卷不宜過厚，一般不超過50mm。6.4 案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件；不同載體的文件應(yīng)分別組卷。7、卷內(nèi)文件的排列順序原則7.1 按問題的重要程度：重要問題在前，次要問題在后；7.2 按文件形成時間的先后順序；7.3 按事項、 專業(yè)順序排列。 同一事項的請示與批復(fù)、主件與附件不能分開，并按正件在前、附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)在前、原件在后；批復(fù)在前、請示在后；結(jié)論在前、依據(jù)在后；文字在前、圖樣在后；譯文在前、原文在后的順序。8、案

12、卷的編目8.1 編制卷內(nèi)文件頁碼的原則a) 卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。b) 有多份文件裝訂成一冊的，要重新連續(xù)編號碼，且卷內(nèi)目錄中在 “頁次” 欄應(yīng)標(biāo)出每份文件的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號。c) 頁號編寫位置： 單面書寫的文件標(biāo)在文件的右下角； 雙面書寫的文件， 標(biāo)在正面在右下角，背面在左下角。d) 印刷成冊的文件資料自成一卷的， 卷內(nèi)目錄只列文件名稱、 文件號、 頁次等，且文件,.不再重新編寫頁碼。e) 卷內(nèi)每份文件材料已編寫頁號的， 可不再重新編寫連續(xù)頁號， 只在卷內(nèi)目錄中列出各文件材料的件號， 且不用填寫頁號， 但在最后一份文件的 “頁次”

13、 欄要填寫本案卷的總頁數(shù)。f) 內(nèi)容較少的同類資料按一級目錄（類目名稱）進行組卷，檔號將省略三級分類號。如將 025 號項目的60 類資料組成一卷，該卷檔號應(yīng)為025-60-001 。而卷內(nèi)目錄則應(yīng)列二級目錄（歸檔范圍名稱） 。g) 案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，也不進行裝訂。8.2 卷內(nèi)目錄編制規(guī)定a) 卷內(nèi)目錄表式見附表 B。卷內(nèi)目錄應(yīng)注明該卷檔號，卷內(nèi)留一份、總目錄后防一份，另制成電子版的卷內(nèi)目錄交公司質(zhì)量安全部。b) 檔號章： 一卷分幾冊裝訂或不裝訂的案卷，在每冊（或每份）文件資料的右上角加蓋檔號章（到質(zhì)量安全部領(lǐng)?。?，檔號的內(nèi)容為項目代號案卷分類號案卷流水號；序號按卷內(nèi)

14、目錄文件的順序號，用鋼筆填寫。如：檔號為025-650-001 卷中的第3 件資料，其檔號章及序號應(yīng)標(biāo)注為：檔號序號025-650-0013c) 責(zé)任者： 填寫文件的直接形成的部門或主要責(zé)任者。有多個責(zé)任者時，選擇兩個主要責(zé)任者，其余用“等”代替。d) 文件編號：填寫工程文件原有的文號（無原有的文號的可不填寫）。e) 文件題名： 填寫文件標(biāo)題的全稱， 對無標(biāo)題的文件， 整理歸檔人員可根據(jù)文件內(nèi)容擬定關(guān)鍵詞命名。f) 日期：填寫文件形成的日期，格式統(tǒng)一為：（如）。g) 頁次的填寫：執(zhí)行9.1 有關(guān)要求。h) 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁之前（不裝訂）。8.3 卷內(nèi)備考表的編制規(guī)定：a) 卷內(nèi)備考表

15、的式樣見附表C。b) 卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù)（照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。c) 立卷人：由組卷人簽字或蓋手章；審核人：由總監(jiān)或總監(jiān)代表簽字或蓋手章。d) 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后（不裝訂）。8.4 案卷封面的編制規(guī)定：a) 案卷封面采用內(nèi)封面形式，其式樣見附表D。b) 案卷封面的內(nèi)容包括：檔號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限。c) 檔號應(yīng)由項目代號、分類號和案卷號組成。,.d) 案卷題名應(yīng)簡明、 準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 案卷題名應(yīng)包括工程名稱、 專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。e) 編制單位應(yīng)填寫案卷內(nèi)文件的形成單位（項目監(jiān)理機構(gòu)）

16、或主要責(zé)任者。F) 起止日期應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件形成的最早至最晚日期。g) 保管期限分為永久、長期、短期三種期限。 各類文件的保管期限詳見本辦法的附表C。永久：是指永久保存；長期：是指檔案文件的保存期限等于該工程的使用壽命。短期 : 是指檔案文件保存5 15 年同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限從長。h) 密級分為絕密、機密、秘密三種。我公司的監(jiān)理歸檔文件均為秘密級。8.5 卷內(nèi)目錄、 卷內(nèi)備考表、 案卷內(nèi)封面均采用70g 以上白色書定紙制作，幅面統(tǒng)一采用A4幅面。9、案卷的裝訂9.1 各項目監(jiān)理機構(gòu)在整理歸檔文件裝訂時，必須首先剔除金屬物，然后采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、牢固，

17、便于保管和利用；不含金屬物且裝訂成冊的文件資料，可保持原樣不再重新裝訂。9.2 已裝訂成冊的文件資料與其它散裝文件資料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件資料的最后，將其作為一份文件填寫入卷內(nèi)目錄， 不必重新編寫頁號， 在卷內(nèi)目錄備注及卷內(nèi)文件備考表中，注明總頁數(shù)。10、案卷裝具、脊背要求10.1 案卷裝具采用卷盒， 且卷盒的外表尺寸為310mm220mm、厚度分別為20、30、40、50mm，卷盒采用無酸紙制作。10.2 案卷脊背的內(nèi)容包括檔號、案卷題名、保管期限等。見附表E。11、檔號的編制11.1 歸檔資料的檔號由監(jiān)理項目代號、分類號、案卷流水號等三個主要部份組成。案卷流水號（ 001 999）三

18、級分類號（ 0 9）二級分類號（ 0 9）一級分類號（ 0 9）項目代號（ 001 999）,.11.2工程監(jiān)理文件檔案的組卷、分類號及保管期限：見附表C11.3舉例說明0 0 1 629 005第 5 卷（ XXX監(jiān)理日志）監(jiān)理日志邯峰工程,.附錄 A工程監(jiān)理資料檔案的組卷、分類及保管期限一覽表原件（紙質(zhì)類目名檔案）分類稱歸檔范圍名稱是號（一級（二級目錄）否保存目錄）歸期限檔60合同資監(jiān)理委托合同20 年料61 施工階段監(jiān)理資料611設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要、記錄5 年工程變更單、設(shè)計變更、變更設(shè)計、612工程洽商報審表10 年( 含材料變更、檢驗項目讓步申請)分包單位資格報審表 （含供貨

19、商）、試613驗室資格報審表、 施工承包單位質(zhì)量、5 年技術(shù)、安全體系報審表 / 監(jiān)理考察評價報告614施工組織總設(shè)計，各標(biāo)段、各專業(yè)施5 年工組織設(shè)計615安全作業(yè)指導(dǎo)書審查計劃記錄表/ 措 5 年施（方案）報審表616專項作業(yè)指導(dǎo)書（方案）5 年62 監(jiān)理管理性資料總監(jiān)理工程師的書面任命資料及人員620變更資料、5 年監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理實施細則；安全監(jiān)理工作方案等621監(jiān)理月報5 年工程監(jiān)檢報告（質(zhì)量監(jiān)督站）5 年622工程質(zhì)量評估報告5 年623監(jiān)理工作總結(jié)以及專業(yè) （含安全）、階 5 年段、專題報告等624監(jiān)理協(xié)調(diào)會、專題會會議紀(jì)要5 年625監(jiān)理工作聯(lián)系單及來往函件5 年626監(jiān)理工程師

20、通知單/ 回復(fù)單10 年627工程創(chuàng)優(yōu)相關(guān)策劃類文件 （包括質(zhì)量、 5 年安全資料）電掃子描文件備注件歸歸檔檔卷內(nèi)文件應(yīng)保留會議簽到和會簽頁，分專業(yè)按時間前后順序組卷。分專業(yè)按時間順序組卷。被審查單位的資質(zhì)證書、責(zé)任制等文件不歸檔。措施審查計劃記錄表在前、報審表在后，分專業(yè)組卷，且相互對應(yīng)。分專業(yè)并與審查計劃記錄表相對應(yīng)。每月一份的月報歸檔，其它形式或非監(jiān)理分類并按時間順序組卷；卷內(nèi)文件應(yīng)含會議紀(jì)要、會議簽到表和會簽頁。來往函件：指業(yè)主對監(jiān)理或監(jiān)理部發(fā)出的或施工單位報申的需協(xié)商并要求回復(fù)的函件（施工單位、建設(shè)單位的周、月報及上級下達的文件不歸檔） 。卷內(nèi)文件分類分專業(yè)按時序排列，卷內(nèi)目錄應(yīng)注明

21、各類各專業(yè)文件起始時間。1、紙質(zhì)檔案及掃描件只移交封面、編審批頁及其他無電子版文件。策劃類文件具體內(nèi)容以電子文件移交。2、火電、風(fēng)電項目獲行優(yōu)及以上工程，,.原件（紙質(zhì)掃電類目名檔案）子描分類稱歸檔范圍名稱是文件號（一級（二級目錄）否保存?zhèn)渥w件目錄）歸期限歸檔檔檔輸變電項目獲華北網(wǎng)級及以上流動紅旗工程移交，其他工程不移交。工程項目監(jiān)理日志、監(jiān)理大事記5 年 629業(yè)主要求監(jiān)理工作日志歸檔時，可不必向公司移交，但應(yīng)在本卷內(nèi)保留移交簽監(jiān)理工作日志5 年證、歸檔卷冊目錄（姓名、專業(yè)、起止日期、冊數(shù)）。63 工程質(zhì)量檢驗記錄及強條實施檢查記錄631土建專業(yè)632鍋爐專業(yè)633汽機專業(yè)1、電廠、變電站

22、工程驗評資料分標(biāo)段以5 年單位工程組卷；線路工程分標(biāo)段以分部工程組卷。各卷內(nèi)容為該單位（分部）工程5 年及所含的分部、分項、檢驗批、隱蔽工程的報驗單 / 驗收簽證。卷內(nèi)目錄應(yīng)列出該5 年單位工程的分部工程。2、施工單位報審，監(jiān)理審核簽字的強條634電氣專業(yè)5 年實施記錄和監(jiān)理單位形成的強條檢查記錄等資料根據(jù)現(xiàn)場實際情況進行組卷：可635熱控專業(yè)5 年納入對應(yīng)的分項、分部、單位工程驗評，與驗評共同組卷，也可分專業(yè)按單位工程636焊接專業(yè)5 年獨立組卷，按本專業(yè)所有驗評在前、強條資料在后的順序編制案卷流水號。輸電專業(yè) （含光纜通信、 基礎(chǔ)、桿塔、3、若單位工程記錄較少時，可數(shù)個單位6375 年工程

23、合并組卷，但卷內(nèi)目錄應(yīng)列該卷單位線路、接地等）工程名稱。638項目調(diào)試、試運行驗收簽證、工程竣5 年單機試運驗收簽證、調(diào)試報告也入此卷。工預(yù)驗報驗單工程中間交接驗收簽證、工程移交簽639證、竣工報告、達標(biāo)檢查驗收文件，20 年監(jiān)理業(yè)務(wù)手冊64 投資進度控制資料工程款支付臺帳工程變更費用報審表 /工程量變更641簽證5 年費用索賠報審表工程竣工結(jié)算審核意見書工程一、二級網(wǎng)絡(luò)計劃，調(diào)整計劃報審表、調(diào)整計劃、實際進度標(biāo)段劃分工程項目及單位工程的開工報審表組卷順序：分標(biāo)段、按項目單位工程（分642工程暫停令 / 復(fù)工報審表5 年專業(yè)組卷）。工程階段盤點報告工程最終延期審批表圖紙交付進度計劃設(shè)備交付進度計劃,.原件（紙質(zhì)