[管理制度]五公司文書管理制度

1、管理制度 ) 五公司文書管理制度五、公司文書管理制度（壹）總則第壹條 為確保文書事務(wù)正常順利進行，促進和提高組織管理工作的效率特制 定本制度。第二條 所謂“文書”是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、方案會議決議、規(guī)定、合同 書、專利許可證書、電報、各種賬簿圖表、參考書等壹切業(yè)務(wù)用書和公文。第三條 全部文書歸公司所有且收藏，任何個人不得私自占有。第四條 必須嚴(yán)格保守文書的機密。第五條 文書按下列要點處置或辦理：1凡重要事宜的指示、請示、匯報、方案、傳達、答復(fù)等等，壹律以“文 書”的形式進行。所有文書的處置均必須以“準(zhǔn)確”和“迅速”為原則，必須明 確責(zé)任。2即使于緊急情況下以口頭或電話形式處置的事項，事后也必

2、須以文書形 式記錄下來。第六條 文書的管理原則規(guī)定如下：1文書的收發(fā)、領(lǐng)取和寄送，原則上由總公司總務(wù)部負(fù)責(zé)。2分公司或分支機構(gòu)的文書管理，另有文書管理細(xì)則做出規(guī)定。（二）文書的收發(fā)第七條 到達文書全部由文書主管部門接收，且按下列要點處置： 1壹般文書予以啟封，分送各部門。2私人文書不必開啟，直接送收信人。3分送各部門的文書若有差錯，必須立即退回總務(wù)部。（三）文書的處理第八條 文書按機密程度可分為以下幾類： 1絕密。指極為重要且且不得向無關(guān)人員泄漏內(nèi)容的文書。2秘密。指次重要且且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的文書。表23-7 表格登記單圖表名稱聯(lián) 數(shù)填制單位移送單位功能內(nèi)容性 質(zhì)印 制

3、日 期數(shù) 量表 格 編 號每 月 用 量1產(chǎn)品2經(jīng)理 室自存、 生管部產(chǎn)品說明產(chǎn)品說明、 規(guī)格訂定各 產(chǎn)品2工程分 析表2工程分析工程標(biāo)準(zhǔn)3品檢標(biāo) 準(zhǔn)2品檢 組品檢標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)退料名 稱、 數(shù)量4領(lǐng)退料 單3領(lǐng)料 人自存、 會計、 生管領(lǐng)料憑證領(lǐng)退料名 稱、 數(shù)量憑 證5原物料 庫存卡1倉庫物料管理原物料耗用 情況賬 卡6耗用月 報表3自存、 會計、 生管對賬、控制原物料耗用 情況月 報7庫存月 報表3原物料庫存 記錄8制造通 知單7生管自存、 業(yè)務(wù)、 生產(chǎn)部派工用制造說明、原物料說明發(fā) 工 用9生產(chǎn)進 度表7生產(chǎn)進度10生產(chǎn) 情況表1自存程序控制用細(xì)步進 度、 產(chǎn)量控制工作表11完工 方案單2自存

4、、 經(jīng)理室計算成本原物料工時 品質(zhì)記錄每 批 方 案12品檢 日報表2品管自存、生管品檢情況各批品檢情 況日 報13品檢 記錄表1自存工 作 表3機密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文書。4普通。指非機密文書。如果附有其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng) 別論。5傳閱。指于本公司內(nèi)部傳閱或傳達的文書。第九條 普通文書的處理原則如下：1由部門經(jīng)理之上級別的主管，負(fù)責(zé)對文書進行審閱、回答、批辦以及其 他必要的處理，或者由其指定下屬對文書進行具體處理。2如果遇到重要或異常事項，必須及時和上壹級主管取得聯(lián)系，按上級指 示辦理。3各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須和各部門商議后方能予以處置。第十條 機密文書的處理原則

5、如下： 1機密文書原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。2指名或親啟文書，原則上應(yīng)于封面上注明文書所涉及事項的要點和發(fā) 文者姓名，且由發(fā)文者封緘。3到達的指名或親啟文書，原則上由信封上所指名的人開啟，其他人不得 擅自啟封。如果某主管于職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。第十壹條 文書的閱覽原則如下1某文書被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可 于文書的空白處填寫閱覽后的意見，且轉(zhuǎn)給或交仍文書的主管。2有必要于各部門傳閱的文書，必須附上“傳閱登記簿”，按“傳閱登記 簿“規(guī)定欄目填寫，且最終交仍文書主管。第十二條 和各部門有關(guān)的文書，于處理意見上如果存于分歧，則由文書的主

6、管部門出面進行協(xié)商，如果不能協(xié)商壹致，上報或請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由上級裁決。（四）請示審批第十三條 請示審批是公司運營的壹項重要程序，凡公司運營重要事項，均必須經(jīng)請示，獲得董事會、 總裁和常務(wù)董事審查、 裁決和公文批復(fù)之后， 方能實行。第十四條 須請示審批事項如下： 1職務(wù)及重要人事安排； 2各種制度性規(guī)定的變更； 3重要契約的締結(jié)、解除和變更；4訴訟行為； 5和政府機構(gòu)有關(guān)的各種重要的請示回執(zhí)、申請等等； 6土地、建筑物以及事務(wù)所權(quán)利的購買和轉(zhuǎn)讓；7大額饋贈、謝禮、以及宣傳廣告費用的開支；8分支機構(gòu)的增減和升降；9預(yù)算和決算事宜；10 借款和貸款，以及借貸銀行的開設(shè)和變更；11 重要或高額物品的采

7、購，不急用或不需要物品的轉(zhuǎn)讓或廉價出售；12 定期或不定期刊物發(fā)刊、修改和廢除，以及費用開支的修訂。13 有關(guān)公司運營的重要計劃和企劃；14 其他上述未涉及的重要事項。第十五條 請示審批者為分公司經(jīng)理，以及以此為標(biāo)準(zhǔn)確定的主管。第十六條 對請示審批的提案文書必須進行仔細(xì)斟酌，以便能順利實施。 第十七條 請示審批的事項，必須以提案文書的方式，經(jīng)主管呈交總部。如果 事情緊急，允許直接以非文書形式請示， 但事后必須盡快撰寫請示提案文書上報。第十八條 請示提案文書的內(nèi)容包括標(biāo)題、正文、理由、說明和附錄。提案文 書應(yīng)壹式多份， 分送有關(guān)部門如業(yè)務(wù)部門、 出版部門、 總務(wù)部門和財務(wù)部門等等。第十九條 請示

8、提案文書必須編號，注明起草者或請示者，所屬分支機構(gòu)及部 門，且簽名蓋章。第二十條 請示審批內(nèi)容壹旦被上級認(rèn)可且做出決定， 則以請示提案書（副本） 替代批復(fù)返回，且請示部門予以執(zhí)行。第二十壹條 請示提案原本由總務(wù)部保管。（五）文書的制作第二十二條 文書制度要領(lǐng)如下： 1文書必須簡明扼要，壹事壹議，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2起草文書的理由包括起因，以及中間交涉過程，加以證明必須做出交代， 必要時附上關(guān)聯(lián)資料和文件。3必須明確起草文書的責(zé)任者，且署上請示審批提案者姓名。 4對請示提案文書進行修改時，修改者必須認(rèn)真審閱原件，修改后必須署 名。第二十三條 文書的起草必須征得主管同意，且且于主管有了明確的決

9、定之后 進行。文書起草只是壹個“文書化”的過程和結(jié)果。文書的草案必須 予以保存。第二十四條 重要文書，必須經(jīng)過公證，且且于正式文書形成前，掌握且附上 具有價值的證據(jù)或證明文件。第二十五條 文書的署名按下列規(guī)定進行： 1公司內(nèi)文書，如果是壹般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報 文書，或者不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書， 只需部門署名； 如果是重要文書， 按責(zé)任范圍由總裁、副總裁、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)2對外文書，如合同書、責(zé)任狀、政府許可申請書、回執(zhí)公告等重要文書， 壹律署總裁職務(wù)和姓名。如果是總裁委托事項可由指名責(zé)任者署名。上列規(guī)定以 外的文書，也可署分公司或分支機

10、構(gòu)主管的職務(wù)和姓名。第二十六條 文書的蓋章按下列要點進行：1于正本上必須加蓋文書署名者的印章，副本能夠加蓋署名者或所于部門 印章。2如果文書署名者不于，可加蓋職務(wù)或代理者印章，且加蓋具體執(zhí)行者印 章替代。但于這種情況下，文書存檔前必須加蓋署名者印章。3以部門或公司名義起草的文書，于旁側(cè)加蓋有關(guān)責(zé)任者印章。 第二十七條 總裁和公司印章按下列原則使用： 1于有必要加蓋總裁公司印章時，必須填寫委托申請書，經(jīng)所屬部門主管 認(rèn)可且且加蓋印章之后，向總務(wù)部門提出。2總務(wù)部主管經(jīng)審核，簽名蓋章，批準(zhǔn)申請。如有必要則需請示總裁。3于需要總裁簽字的情況下，手續(xù)同前。4經(jīng)總務(wù)部批準(zhǔn)后，去印章保管員處加蓋公司印章。

11、5壹些帶有公司字樣或總裁職務(wù)字樣的印章，須經(jīng)主管同意，直接向印章 保管員申請加蓋。（六）文書的發(fā)送第二十八條 壹些需要郵寄或?qū)Ｈ诉f交的文書，按下列要點進行發(fā)送，必要時 仍須給文秘室以回復(fù)或回執(zhí)。調(diào)查方案不受本條規(guī)定限制。1文書封面必須明確寫清發(fā)送或接收單位、單位地址以及收件人姓名，且 且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣。2公司內(nèi)部文書原則上不作封緘。第二十九條 各部門的郵寄文書，必須于發(fā)送前于“發(fā)信登記本”和郵資明細(xì) 賬”上做好登記且填寫。表 23-8 表格請印申請單請印單位表格名稱用 途聯(lián) 數(shù) 及 分 送 單 位式聯(lián)，第 1聯(lián)： 第2聯(lián) 第3聯(lián)請印日期需要日期表格編號表格格式

12、依舊格式印刷品依附樣印刷現(xiàn)有存量請印數(shù)量每月耗量使用年度需校對否需否（七）文書的整理和保存第三十條 文書按內(nèi)容進行整理后，分為倆類保管，壹類是尚未完結(jié)的文書， 另壹類是能夠歸檔的文書。第三十壹條 全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和 保存年限進行整理和編輯，且于“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。第三十二條 制度規(guī)定、不動產(chǎn)權(quán)利書、合同書、往來公文和特許專利等特別 重要的文書，由總務(wù)部填寫“重要文書目錄”后，予以保存。第三十三條 分公司或分支機構(gòu)的文書分為倆類，壹類是特別重要的文書，直 接歸主管保存，另壹類是壹般的文書，留存各部門保管。第三十四條 文書的保存年限如下：1永久保存文書，包括章程、股東大會及董事會議事記錄、重要的制度性 規(guī)定；重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊文書；股票關(guān)系書類；重要的訴訟關(guān)系 文書；重要的政府許可證書；有關(guān)公司歷史的文書；決算書和其他重要的文書。2保存十年文書，包括請求審批提案文書，人事任命文書，獎金工資和津 貼有關(guān)文書，財務(wù)會計賬簿、傳票和會計分析報表，以及永久保存以外的重要文 書。3保存五年文書，指不需要保存十年的次重要文書。4保存壹年文書，指無關(guān)緊要或者臨時性文書。如果是調(diào)查方案原件，則 由所于部門主管負(fù)責(zé)確定保存年限。第三十五條 全部重要的機密文書，壹律存放于保險柜或帶鎖的文件柜中。第三十六條 保存期滿以