XXX公司合同管理制度

1、 合同管理制度一、目的為了加強集團公司和集團所屬子公司合同的規(guī)范管理，特制訂本制度。二、適用范圍本制度適用于集團公司各部門及所屬子公司。集團公司各部門及子公司制定的合同管理規(guī)定，條款如與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)，其相關(guān)規(guī)定在下發(fā)之前須報集團合同法律部門審核內(nèi)容。三、原則1. 集中管理原則：所有合同由集團合同法律部門、子公司各職能部門依照統(tǒng)一程序報審、簽訂、歸檔。2. 分級管理原則：集團各部門、子公司各職能部門依照本制度管理本部門的合同。四、合同分類根據(jù)集團的實際狀況，將現(xiàn)行使用的合同類型及相關(guān)事項規(guī)范如下（具體合同名稱、所屬部門、各級審批人、簽約者見附件一）：1. 經(jīng)營合同分投資、兼并、收購

2、、重組等合同。2. 綜合事務(wù)合同分政府部門合同、媒體合同、保險合同、咨詢合同，等等。3. 業(yè)務(wù)合同分商品購銷及其相關(guān)費用協(xié)議等等。4. 物流合同分庫房租賃、機動車租賃、運輸合同，等等。5. 財務(wù)合同分借款、審計、咨詢、抵押、債務(wù)擔(dān)保、財產(chǎn)收購（房地）合同，等等。6. 行政合同分印刷、固定資產(chǎn)和辦公用品采購、房屋裝修、財產(chǎn)維修合同，等等。五、合同規(guī)范文本審核、會簽、歸檔程序1. 以上各類合同，原則上使用合同規(guī)范文本。2. 合同規(guī)范文本應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范、條款完整、內(nèi)容具體。3. 合同規(guī)范文本由各類合同的經(jīng)辦部門起草，并由集團合同法律部門審核。4. 經(jīng)辦部門日后若采用非規(guī)范文本（含對方提供的規(guī)范文本或雙

3、方當(dāng)事人商討的條款）擬定合同，必須經(jīng)過集團合同法律部門審核。5. 各類合同應(yīng)該根據(jù)統(tǒng)一流程，通過承辦部門、財務(wù)部門、工程技術(shù)部門、集團合同法律部門和子公司總經(jīng)理、集團總裁審核。6. 履行完規(guī)定程序后，各類合同最后由承辦部門歸檔。（也可以指定一個職能條線歸口管理）六、合同擬定的要求1. 經(jīng)辦部門應(yīng)指定合同承辦人，合同承辦人應(yīng)具備一定的法律基礎(chǔ)知識，同時對擬定的合同所涉及的事項具備一定的實踐操作經(jīng)驗。2. 合同承辦人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)合同的擬定、談判、送審、簽訂、蓋章、履行、歸檔、變更或解除的整個流程。3. 經(jīng)辦部門對外簽約者須持有本公司頒發(fā)的“法人授權(quán)委托書”，凡不持有“法人授權(quán)委托書”而因特殊情況

4、需對外簽約者，須經(jīng)法定代表人授權(quán)。4. 有規(guī)范文本合同的擬定，按其規(guī)范文本進(jìn)行填充。5. 無規(guī)范文本合同的擬定（含對方提供的規(guī)范文本），由經(jīng)辦部門視具體情況與對方當(dāng)事人商討擬定條款內(nèi)容。6. 擬定的合同必須具有完備的內(nèi)容，如雙方當(dāng)事人的名稱（姓名）、地址、聯(lián)系電話，標(biāo)的、數(shù)量和質(zhì)量，價款、報酬，履行的期限、地點和方式，違約責(zé)任及解決爭議的方法和管轄部門（力求選擇公司總部或分公司所在地法院，原則上避免約定仲裁，擬定仲裁的需經(jīng)過集團合同法律部門審核）。7. 對涉及到本部門以外的部分，應(yīng)當(dāng)與所涉及到的所有部門反復(fù)溝通，盡量達(dá)成一致意見，不能一致的由共同上級領(lǐng)導(dǎo)裁決。七、待簽合同審批程序1. 經(jīng)辦部門

5、可根據(jù)本部門具體情況，參照本制度附件“合同審批表”制定適用于本部門具體操作的“合同審批表”，將其附在合同正本表面報審、歸檔。2. 合同承辦人在審批表中注明需要其他部門負(fù)責(zé)審核的部分，并請其他相關(guān)部門簽署審核意見。3. 經(jīng)辦部門合同承辦人于每周三之前將需要集團合同法律部門審核的待簽合同匯總到集團合同法律部，合同須附有“合同審批表”并填寫好相關(guān)內(nèi)容。4. 使用公司合同規(guī)范文本擬定的合同，合同承辦人需將修改條款及附加協(xié)議凸現(xiàn)出來以方便集團合同法律部審核；使用對方提供的規(guī)范文本或雙方共同擬定的合同，需由集團合同法律部門審核全部條款。5. 根據(jù)審核意見修改后的合同，合同承辦人再呈送最終審批人批準(zhǔn)；若發(fā)生

6、審核意見以外的修改部分，須經(jīng)過合同法律部門的審核。6. 經(jīng)過最終審批人批準(zhǔn)后的合同，經(jīng)辦部門簽約者可與對方當(dāng)事人簽字、蓋章。八、重大合同審批程序1. 對于一些重大合同，須由“合同審核管理委員會”最終審批。2. 重大合同范圍：1 銷售規(guī)模達(dá)到的商品購銷合同。2 年租金達(dá)到的房屋租賃合同。3 合同金額達(dá)到的對外投資、兼并、收購、重組等經(jīng)營類合同。4 合同金額達(dá)到的財產(chǎn)收購（房地）合同。5 合同金額達(dá)到的對外擔(dān)保合同。3. 重大合同經(jīng)合同審核管委會最終審批后，才可對外簽訂。九、合同的簽訂 1. “合同審批表”經(jīng)最終審批人簽字批準(zhǔn)后，合同經(jīng)辦部門方能最后簽訂正式的合同文本。簽約者須持有“法人委托書”或

7、由法定代表人授權(quán)。2. 相應(yīng)合同需附有廉政合約，具體合同范圍及相關(guān)規(guī)定見附件六。3. 合同承辦人應(yīng)督促對方當(dāng)事人簽字、蓋章，同時按照公司印章管理辦法要求申請蓋相應(yīng)的合同印章。未經(jīng)最終審批人同意的合同，印章管理員有權(quán)拒絕蓋章。十、合同簽訂的注意事項1. 合同承辦人簽訂合同時，應(yīng)當(dāng)仔細(xì)審閱對方當(dāng)事人提供的所有證明材料，如蓋有工商行政管理局章的公司法人營業(yè)執(zhí)照或營業(yè)執(zhí)照副本、注冊資金、注冊地，對方當(dāng)事人的保證、抵押、留置、定金、保證人擔(dān)保等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保，以及職務(wù)資格證明、個人身份證、被代理人簽發(fā)的授權(quán)委托書等，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進(jìn)行驗證或進(jìn)行實地考察，避免對方當(dāng)事人偽造編造證明材料情況的出現(xiàn)。

8、2. 對方當(dāng)事人提供的各種證明資料中所使用的當(dāng)事人名稱、印章等內(nèi)容必須完全一致。3. 對方當(dāng)事人提供的保證人必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或自然人（原則上排除政府行政機關(guān)、教育機構(gòu)作為保證人）。4. 除上述范圍外其它資料不能作為主體資格和履約能力證明資料，但應(yīng)歸入合同檔案保存。5. 訂立依法應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)、登記、見證、鑒證、公證等特別程序的合同時，應(yīng)當(dāng)依法辦理特別手續(xù)。十一、合同的履行1、 經(jīng)辦部門的合同簽約者是合同履行的第一負(fù)責(zé)人，若其在職期間所簽合同給公司造成損失的，須承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任；若其離職，須解決好合同的法律糾紛，方可辦理離職手續(xù)，同時公司保留對其的追訴權(quán)。2、

9、經(jīng)辦部門的合同承辦人是合同履行的具體負(fù)責(zé)人，若其在職期間所承辦的合同給公司造成損失的，須承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任；若其離職，須解決好合同的法律糾紛，方可辦理離職手續(xù)，同時經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指定新的合同承辦人繼續(xù)履行依法訂立的合同。3、 合同承辦人應(yīng)在履行合同的過程中填列好“合同履行執(zhí)行情況表”（見附件四）。4、 在合同履行過程中，合同承辦人應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人合同履行能力進(jìn)行跟蹤調(diào)查，遇到新情況，應(yīng)及時處理，并通知經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人。5、 合同承辦人對標(biāo)的必須按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格驗收和商檢程序，對不符合規(guī)定的標(biāo)的應(yīng)在合同期限內(nèi)及時向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h。6、 合同生效后，雙方當(dāng)事人對質(zhì)量、價款或報酬、履行地點等內(nèi)容沒

10、有約定或者約定不明確的，可以協(xié)議補充；不能達(dá)成補充協(xié)議的，按照合同有關(guān)條款或者法律規(guī)定確定。7、 對按本規(guī)定審批的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。8、 合同承辦人應(yīng)妥善保存各種收付憑證，并做好履約記錄。我方與對方往來的書面文件，必須用合同約定的方式或掛號郵寄送達(dá)對方，并由合同承辦人保管好送達(dá)回執(zhí)。9、 在合同履行過程中需謹(jǐn)慎對待需要由我方簽署的各項書面(承諾或確認(rèn))文件，當(dāng)對方要求時，需得到職能部門負(fù)責(zé)人審核同意后方能簽署.十二、合同的歸檔1、 所有合同簽訂生效后，如果經(jīng)辦部門與對方簽訂的合同一式兩份，合同承辦人務(wù)必將一份合同正本、附在合同上的“合同申請表”、簽訂合同過程中所有的往來

11、文件和資料送交檔案室留存、歸檔；如果經(jīng)辦部門與對方簽訂的合同一式四份，則需要將另一份合同正本送交財務(wù)部門2、 總部在合同生效后的三天內(nèi)將上述資料送交總部檔案室，如在日后的業(yè)務(wù)往來中須使用合同正本，需部門領(lǐng)導(dǎo)及行政部負(fù)責(zé)人簽字同意，方可向總部檔案室借用，使用完畢后及時歸還檔案室。（合同正本借閱審批表見附件五。）3、 外地分公司在合同生效后的三天內(nèi)將上述資料送交分公司檔案室，其借用手續(xù)按照公司總部檔案室規(guī)定辦理。4、 經(jīng)辦部門在合同簽署后的三天內(nèi)務(wù)必將一份合同復(fù)印件交到財務(wù)部門，逾期不交者財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。5、 經(jīng)辦部門留存一份復(fù)印件，復(fù)印件由專人保管，不得遺失，不得隨意再復(fù)印。十三、合同的變

12、更和解除1、 對方當(dāng)事人作為款物接收人而要求變更接收人時，必須有書面變更協(xié)議，嚴(yán)禁憑口頭約定向?qū)Ψ揭炎兏慕邮杖税l(fā)貨或付款。2、 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)采取有效補救措施，并收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、律師報告。3、 我方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，應(yīng)當(dāng)向律師進(jìn)行咨詢，及時整理有關(guān)證據(jù)，并及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補救措施，減少損失。4、 我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)向律師進(jìn)行咨詢，及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達(dá)成變更或解除合同的協(xié)議。5、

13、合同因為各種原因修改、補充、變更、解除且重新訂立的，合同承辦人應(yīng)按以上審核報批及歸檔規(guī)定進(jìn)行操作，合同修改、補充、變更、解除情況在原合同申請表上注明。十四、本制度如有未盡事宜，或隨著公司發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總部研究，合同法律部門再提請總裁批復(fù)。十五、本制度的解釋權(quán)歸總部行政部。十六、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。 第 13 頁 共 17 頁合同審批權(quán)限表 審批權(quán)限合同名稱 / 所屬部門 部門經(jīng)理/各門店經(jīng)理分公司總經(jīng)理職能中心總監(jiān)/總裁辦主任分管副總裁總裁經(jīng)營合同（含投資、兼并、收購、重組等）?？偛棉k審核審批、簽署綜合事務(wù)合同（政府部門合同、媒體合同、保險合同、咨詢合

14、同等）?？偛棉k審核審批、簽署固定資產(chǎn)采購合同，辦公用品采購合同?？偛啃姓繉徍?，簽署(各部門采購項目預(yù)算批準(zhǔn)范圍內(nèi))。審批總部各部門采購項目預(yù)算。分公司人事行政部審批分公司各部門采購項目預(yù)算。印刷、辦公場所裝修、財產(chǎn)維修、電信、清潔等合同。總部行政部審核，簽署(常規(guī)操作范圍內(nèi))審核(常規(guī)操作范圍外)審批簽署分公司人事行政部審核(常規(guī)操作范圍外)審批簽署培訓(xùn)、委托招聘等合同；外派培訓(xùn)協(xié)議；員工解除合同協(xié)議、員工意外處理協(xié)議。（詳見人事相關(guān)權(quán)限）人力資源管理中心審核(分公司)簽署(標(biāo)的3萬元內(nèi))審核審核(標(biāo)的超過3萬元)簽署審批(標(biāo)的3萬元內(nèi))審批(標(biāo)的3萬及6萬間)審批(標(biāo)的超過6萬元)審核(中

15、心)分公司人事行政部 審批權(quán)限合同名稱 / 所屬部門 部門經(jīng)理/各門店經(jīng)理分公司總經(jīng)理職能中心總監(jiān)/總裁辦主任分管副總裁總裁借款合同、審計咨詢合同、抵押合同、債務(wù)擔(dān)保合同、財產(chǎn)收購合同（房地）、銀行承兌協(xié)議等。財務(wù)管理中心審核審批簽署分公司財務(wù)管理部銀行上門收鈔協(xié)議分公司財務(wù)管理部審核審批簽署銀行協(xié)定存款合同審核審核簽署審批特殊項目引進(jìn)合同，連鎖店加盟合同。連鎖管理中心審核審核簽署審批施工合同（道具制作委托協(xié)議、門店及辦公場所工程施工委托協(xié)議等）。審核簽署(標(biāo)的2萬元內(nèi))審核(標(biāo)的超過2萬元)審批(標(biāo)的2萬元內(nèi))簽署審批店面/房屋/場地租賃合同分公司連鎖管理部審核審核審核審批簽署物業(yè)管理協(xié)議（

16、電梯、消防等）審核審批簽署 審批權(quán)限合同名稱 / 所屬部門 部門經(jīng)理/各門店經(jīng)理分公司總經(jīng)理職能中心總監(jiān)/總裁辦主任分管副總裁總裁軟件購買、實施、培訓(xùn)合同，硬件購買、維護合同。信息管理中心審核簽署(預(yù)算之內(nèi))審批(預(yù)算之內(nèi))審核(預(yù)算之外)簽署審批分公司信息管理部審核審批簽署倉儲、配送委托合同（全國范圍）物流管理中心審核審核審核審批簽署庫房租賃合同分公司物流管理部審核簽署(短期合同)審核(長期合同)簽署審核審批機動車租賃協(xié)議機動車零售配送協(xié)議臨時外叫車輛送貨協(xié)議三輪車零售配送協(xié)議審核審核簽署審批(標(biāo)的5萬元內(nèi))審核(標(biāo)的超過5萬元)審批家居商品購銷合同，經(jīng)營場地出租合同。家居公司審核審批簽署土

17、地出讓、征用合同，監(jiān)理合同，動拆遷合同，工程承包合同，委托合同，房屋預(yù)售、出售、出租合同，材料采購合同，設(shè)計合同。房產(chǎn)公司審核審核簽署審批 審批權(quán)限合同名稱 / 所屬部門 各業(yè)務(wù)科長分公司市場科科長分公司營銷部經(jīng)理分公司技術(shù)服務(wù)部經(jīng)理分公司總經(jīng)理中心市場部經(jīng)理中心品類部長分管副總監(jiān)總監(jiān)分管副總裁/ 總裁合同審核管委會商品（含新品）購銷合同，銷售支持及相關(guān)費用協(xié)議（含廣告宣傳費、進(jìn)場費收取協(xié)議等）。全國合同營銷管理中心/分公司營銷管理部審核審核報財務(wù)中心審批簽署洽談地方合同洽談審核報財務(wù)部經(jīng)理審核審核審核審批簽署分銷合同洽談審核報財務(wù)部經(jīng)理審核審核審批簽署特殊情況（重大商品購銷合同）全國合同審核

18、審核報財務(wù)中心審核簽署洽談審核審批地方合同洽談審核報財務(wù)部經(jīng)理審核審核審核簽署審核報財務(wù)中心審核審核審批售后服務(wù)合同（含空調(diào)直配送協(xié)議、空調(diào)安裝費收取協(xié)議、空調(diào)手機維修協(xié)議、委托安裝三方協(xié)議等）。審核簽署(標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi))審核(標(biāo)準(zhǔn)之外)簽署審批(標(biāo)準(zhǔn)之外)廣告發(fā)布合同、媒體購買、設(shè)計、制作、代理合同，車輛媒體合同。審核審核審批簽署審核備注：1、合同審批人與簽署人須分開，不能為同一人。 2、所有合同須得到最終審批后，才可簽署。 3、重大合同須得到合同審核管理委員會（非常設(shè)機構(gòu)）審批后，才可簽署。附件二： 1、合同規(guī)范文本審核、歸檔流程：各部門總部行政部財務(wù)管理中心律師各中心總監(jiān)總裁(分管副總裁)yy

19、擬定合同規(guī)范文本，填寫“合同審批表”,交行政部。送財務(wù)管理中心、律師審核。根據(jù)審核意見修改。審核審核審批審批nn蓋騎縫章備案，將合同規(guī)范文本下發(fā)到各部門。2、待簽合同審核、簽訂流程：經(jīng)辦部門總部行政部其他相關(guān)部門財務(wù)部門律師最終審批人yn草擬合同。審核審核根據(jù)審核意見修改。每周三前交行政部，用規(guī)范文本擬定的合同將增改條款凸現(xiàn)出來。審核匯總、初審。根據(jù)審核意見修改。送呈審批。審批對外簽訂合同。 3、重大合同審核、簽訂流程：經(jīng)辦部門總部行政部其他相關(guān)部門財務(wù)部門律師總裁合同審核管委會審批yn草擬合同。審核審核根據(jù)審核意見修改。每周三之前交行政部，用規(guī)范文本擬定的合同將增改條款凸現(xiàn)出來。審核匯總、初

20、審。根據(jù)審核意見修改。送呈總裁。對外簽訂合同。呈送合同審核管理委員會。4、合同正本歸檔流程：總部、家居、房產(chǎn)總部行政部財務(wù)管理中心各分公司分公司人事行政部分公司財務(wù)部合同簽訂后三天內(nèi)將正本及相關(guān)資料送交檔案室。歸檔。留存一份合同復(fù)印件，送交一份復(fù)印件給財務(wù)部門。保存一份合同復(fù)印件。如果簽訂合同一式四份，送交一份正本給財務(wù)部門。保存一份合同正本。合同承辦人填寫合同履行表。如果合同有廢止等情況，須告知檔案管理員。新立合同審批程序同前。跟蹤合同執(zhí)行情況。在原合同審批表上注明合同廢止等情況。跟蹤合同執(zhí)行情況。合同簽訂后三天內(nèi)將正本及相關(guān)資料送交檔案室。歸檔。留存一份合同復(fù)印件，送交一份復(fù)印件給財務(wù)部門

21、。保存一份合同復(fù)印件。如果簽訂合同一式四份，送交一份正本給財務(wù)部門。保存一份合同正本。跟蹤合同執(zhí)行情況。如果合同有廢止等情況，須告知檔案管理員，新立合同審批程序同前。在原合同審批表上注明合同廢止等情況。合同承辦人填寫合同履行表。跟蹤合同執(zhí)行情況。附件三：合同審批表年 月 日合同名稱：_合同編號：_合同草擬過程說明：_ _ _經(jīng)辦部門：_部門負(fù)責(zé)人：_承辦人：_電話：_傳真：_ 審批意見：部 門意 見簽 名日 期其他相關(guān)部門財務(wù)部門律師職能中心總監(jiān)分公司總經(jīng)理總裁（分管副總裁）意見合同履行過程中修改、補充、變更、解除情況的說明附件四：合同履行執(zhí)行情況表對方應(yīng)履行義務(wù)對方應(yīng)履約時間對方實際履約紀(jì)錄

22、對方實際履約時間合同承辦人確認(rèn)財務(wù)確認(rèn)備注我方應(yīng)履行義務(wù)我方應(yīng)履約時間我方實際履約紀(jì)錄我方實際履約時間合同承辦人確認(rèn)財務(wù)確認(rèn)備注附件五：合同正本借閱審批表部門姓名合同名稱借閱日期借閱事由中心總監(jiān)/分公司總經(jīng)理行政部負(fù)責(zé)人規(guī)定歸還日期實際歸還日期備注合同保管員：合同正本借閱審批表部門姓名合同名稱借閱日期借閱事由中心總監(jiān)/分公司總經(jīng)理行政部負(fù)責(zé)人規(guī)定歸還日期實際歸還日期備注合同保管員：合同正本借閱審批表部門姓名合同名稱借閱日期借閱事由中心總監(jiān)/分公司總經(jīng)理行政部負(fù)責(zé)人規(guī)定歸還日期實際歸還日期備注合同保管員：附件六：簽訂廉政合約的合同范圍一、 購銷合同1、商品購銷合同（含新品購銷合同）2、商品聯(lián)銷合

23、同3、商品代銷合同二、 廣告合同1、媒體廣告合同或協(xié)議2、dm設(shè)計/制作/印刷合同或協(xié)議3、廣告發(fā)布、代理合同三、 基建、工程合同1、道具展臺制作合同或協(xié)議2、基建合同（包括工程設(shè)計、承包、委托、材料采購等）3、建筑裝潢4、咨詢、監(jiān)理、服務(wù)合同或協(xié)議四、 物流合同1、配送外包合同2、車輛維修合同3、配件采購合同五、 租賃合同1、房屋租賃合同2、倉儲租賃合同3、攤位招租合同六、 信息技術(shù)合同1、軟件購買、實施合同2、系統(tǒng)硬件購買、維護合同3、咨詢合同或協(xié)議4、軟件、系統(tǒng)銷售合同七、 售后服務(wù)合同或協(xié)議1、空調(diào)安裝維修合同2、移動電話維修協(xié)議八、 固定資產(chǎn)和辦公用品采購合同廉 政 合 約甲方：(永樂)乙方：為了貫徹落實國家有關(guān)反腐倡廉的政策和自覺遵守關(guān)于廉政建設(shè)的各項規(guī)定，維護甲乙雙方的合法利益不受侵害，甲乙雙方本著預(yù)防為主，防患于未然的原則特制定本合約。本合約對雙方具有永久約束力，不因合同履行情況的變更而失效。一、 合約內(nèi)容：1、 甲方工作人員不得以任何方式向乙方索要和收受回扣等好處。2、 甲方工作人員應(yīng)當(dāng)保持與乙方的正常業(yè)務(wù)交往，不得接受乙方的現(xiàn)金、禮品、有價證