物料請(qǐng)購(gòu)作業(yè)管理流程物資采購(gòu)申購(gòu)的管理標(biāo)準(zhǔn)以及規(guī)范

1、物料請(qǐng)購(gòu)流程 為加強(qiáng)各使用部門對(duì)供應(yīng)采購(gòu)工作的認(rèn)識(shí)，以及提高內(nèi)部管理制度，特制定此流程，目的是為進(jìn)一步完善及加強(qiáng)供應(yīng)采購(gòu)工作。流程：一、物品、鮮活雜貨調(diào)味食品直接采購(gòu)物資的申購(gòu)。1、 由各使用部門根據(jù)營(yíng)運(yùn)、使用需要填寫(xiě)申購(gòu)單。（1）填寫(xiě)的內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、請(qǐng)購(gòu)物品名稱、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，備注欄填寫(xiě)清楚用途、要求，如果不是首次購(gòu)買需填寫(xiě)清楚上次購(gòu)買的日期、數(shù)量及單價(jià)。（2）有樣版的必須提供樣版，小件樣版（如紙版、布版、印刷稿件等）需附在請(qǐng)購(gòu)單上，而大件樣版需報(bào)送至供應(yīng)部或報(bào)請(qǐng)供應(yīng)部工作人員到實(shí)地現(xiàn)場(chǎng)查看。（3）凡一切對(duì)外宣傳的印刷品，必須先交到總經(jīng)理定稿及加簽，經(jīng)總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后

2、，再把申購(gòu)單送交至供應(yīng)部。（5）各申請(qǐng)部門必須設(shè)立申購(gòu)單登記簿，以便能夠更好地跟蹤申購(gòu)單的去向。2、報(bào)價(jià)采購(gòu)制度。（1）供應(yīng)部收到各申購(gòu)部門的申購(gòu)單后，應(yīng)在申購(gòu)單上填寫(xiě)接收日期，并做好登記工作后交供應(yīng)部負(fù)責(zé)人審閱，然后分配采購(gòu)任務(wù)。（2）采購(gòu)員在接收到申購(gòu)單后，應(yīng)分析申購(gòu)內(nèi)容：了解申購(gòu)物品倉(cāng)庫(kù)有無(wú)存貨，為了更好地控制成本，減少倉(cāng)庫(kù)物品積壓及節(jié)約費(fèi)用支出，采購(gòu)員應(yīng)立即通知申購(gòu)部門取消該申購(gòu)單（并在申購(gòu)單上注明“取消”字樣，同時(shí)簽上名字及取消日期），并由使用部門憑領(lǐng)貨單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)貨。凡印刷品（包括印刷名片、速印宣傳單張等），應(yīng)要求使用部門提供稿件給供應(yīng)部。如發(fā)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)內(nèi)容有不明白或不詳盡，應(yīng)馬上聯(lián)系使

3、用部門了解清楚或要求使用部門在申購(gòu)單上補(bǔ)充說(shuō)明。如發(fā)現(xiàn)申購(gòu)內(nèi)容（特別是數(shù)量方面）有涂改現(xiàn)象，應(yīng)要求申購(gòu)部門在涂改處簽上涂改人名字。（3） 采購(gòu)員在檢查清楚申購(gòu)部門填寫(xiě)的申購(gòu)單后，應(yīng)根據(jù)申購(gòu)部門的申購(gòu)要求，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，尋找家或以上的供貨商報(bào)價(jià)，貨比三家，選出最低及質(zhì)量好及按使用部門之規(guī)格要求報(bào)價(jià)。采購(gòu)員把有關(guān)的供貨商名稱、所購(gòu)物品的規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、合計(jì)、付款方式及交貨日期等清楚填寫(xiě)在申購(gòu)單上（填寫(xiě)價(jià)格時(shí)如填寫(xiě)錯(cuò)誤的，應(yīng)在錯(cuò)處簽上名字），最后附上有關(guān)的報(bào)價(jià)資料。（4 ）如只有一家供貨商報(bào)價(jià)，需在請(qǐng)購(gòu)單上注明原因。因情況特殊，以下情況可能只有1家供貨商報(bào)價(jià)：已與公司簽訂合同的；專業(yè)性產(chǎn)品；使用部門

4、從多個(gè)供貨商所提供之樣板經(jīng)試用后已定版的物品。3、使用部門報(bào)批。使用部門根據(jù)需要填寫(xiě)申購(gòu)單，部門經(jīng)理審核簽字后遞交供應(yīng)部。供應(yīng)根據(jù)需要對(duì)申購(gòu)單審核簽批確認(rèn)后上報(bào)總經(jīng)理（權(quán)限待定）審核。4、執(zhí)行批復(fù)?？偨?jīng)理（權(quán)限待定）在收到由供應(yīng)部呈交來(lái)的申購(gòu)單后對(duì)已上報(bào)好的申購(gòu)單及其附件報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核、簽批，再交由供應(yīng)部登記好簽批的日期。5、供應(yīng)部審批拆分申購(gòu)單（1）供應(yīng)部收回執(zhí)行批復(fù)的申購(gòu)單后做好登記工作，然后進(jìn)行分單采購(gòu)。然后進(jìn)行分單。 白色一聯(lián)，申購(gòu)部門或供應(yīng)部存檔； 紅色一聯(lián)，連同報(bào)價(jià)資料，由采購(gòu)部留底查存及通知供貨商送貨； 黃色一聯(lián)，財(cái)務(wù)部出支票申請(qǐng)時(shí)，作審核之用； （2）采購(gòu)后對(duì)申購(gòu)單及票據(jù)作最

5、后的審核工作并報(bào)總經(jīng)理（權(quán)限待定）執(zhí)行批復(fù)。6、財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部經(jīng)理在收到各申購(gòu)部門的申購(gòu)單后，對(duì)使用部門訂貨量、訂貨必要性、供貨商的報(bào)價(jià)、付款方式等逐項(xiàng)進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)，向使用部門或供應(yīng)部了解清楚后再簽署，簽署后財(cái)務(wù)部登記辦理款項(xiàng)。 7、把申購(gòu)單數(shù)據(jù)輸入倉(cāng)管系統(tǒng)。倉(cāng)庫(kù)管理員憑批復(fù)后的紅色一聯(lián)申購(gòu)單及票據(jù)，把物品明細(xì)、供貨商代碼、購(gòu)貨數(shù)量及單價(jià)等數(shù)據(jù)入倉(cāng)管系統(tǒng)。首先要分清所購(gòu)物品所歸屬之倉(cāng)庫(kù)（分食品、酒水、調(diào)味、百貨及工程等）及存貨之類型，包括有存貨與無(wú)存貨申請(qǐng)。 無(wú)存貨：該物品是屬服務(wù)性合同或維修合約、一次性采購(gòu)或一段長(zhǎng)時(shí)間也不需補(bǔ)充之項(xiàng)目品種、該貨品也無(wú)須補(bǔ)充接著使用等等。8 、供

6、應(yīng)部出訂貨單給供貨商，供貨商憑訂貨單送貨。二、每日鮮活雜貨調(diào)味食品采購(gòu)物資的申購(gòu)1、每日由各廚房主管（廚師長(zhǎng)）根據(jù)營(yíng)運(yùn)需要，填寫(xiě)廚房所需的鮮活雜貨調(diào)味食品每日購(gòu)貨表，并于每天下午20：00時(shí)前把已經(jīng)廚房主管或授權(quán)人批準(zhǔn)的每日購(gòu)申購(gòu)表交至采購(gòu)部。2、供應(yīng)部接到鮮活雜貨調(diào)味食品申購(gòu)單后，由采購(gòu)員根據(jù)申購(gòu)單上所申請(qǐng)之?dāng)?shù)量通知供貨商于次日送貨或次日采購(gòu)員到市場(chǎng)實(shí)地采購(gòu)。3、次日早上，采購(gòu)員需將每日鮮貨訂貨單匯總表連同廚房填寫(xiě)的購(gòu)貨申請(qǐng)表一起交給倉(cāng)庫(kù)管理及廚房主管驗(yàn)收入庫(kù)，由收貨員做貨到驗(yàn)收依據(jù)。4、鮮活雜 貨調(diào)味食品每月更新訂價(jià)之流程：（1）鮮活食品由于受天氣、時(shí)令、市場(chǎng)供求環(huán)境、政策等影響，每月價(jià)格

7、波動(dòng)較大，因而每半個(gè)月調(diào)價(jià)一次；雜貨調(diào)味食品由于價(jià)格變化相對(duì)較少，每一個(gè)月調(diào)價(jià)一次。（2）在每期價(jià)格進(jìn)行調(diào)整前，采購(gòu)員應(yīng)要求所有鮮貨供貨商報(bào)價(jià)，并由財(cái)務(wù)部、會(huì)所和供應(yīng)部各派代表進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查或通過(guò)上網(wǎng)查找江山市菜籃子報(bào)價(jià)作比較，并于當(dāng)天對(duì)供貨商之報(bào)價(jià)進(jìn)行調(diào)整、定價(jià)。另外，每期定價(jià)需由采購(gòu)員做一份供貨商報(bào)價(jià)比較表以供參考。（3）采購(gòu)員必需在每月15日及月尾前將每期定價(jià)，按日期把價(jià)格輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，并將鮮貨訂價(jià)表打印出來(lái)，交供應(yīng)部經(jīng)理、會(huì)所總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理及總經(jīng)理簽批。三、倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充物資的請(qǐng)購(gòu)1、酒水、食品、調(diào)味、百貨倉(cāng)庫(kù)及工程倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充物資的申購(gòu)（1） 各倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人每到月中、月末必須進(jìn)行存貨補(bǔ)充申請(qǐng)（注意：必須經(jīng)常檢查倉(cāng)庫(kù)物品之庫(kù)存量，如有不足要及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)倉(cāng)），并將申請(qǐng)之?dāng)?shù)量輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，打印出來(lái)后交供應(yīng)部報(bào)價(jià)（報(bào)價(jià)及審核流程等同工程、百貨等直接采購(gòu)物資請(qǐng)購(gòu)），經(jīng)使用部門確認(rèn)、財(cái)務(wù)部、執(zhí)行辦公室審核后，打印一份訂貨匯總表給驗(yàn)收部作貨到驗(yàn)收依據(jù)。（2）物品進(jìn)倉(cāng)時(shí)，各倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)人根據(jù)驗(yàn)收開(kāi)出的收貨記錄，對(duì)物品品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量及保質(zhì)期等進(jìn)行驗(yàn)收，如遇到專業(yè)技術(shù)性較高的物品，需會(huì)同使用部門一起驗(yàn)收。檢查符合要求后，在收貨記錄上