YP-029工廠信息交流控制程序.doc

1、XXX有限公司程序文件生效日期2006. 2. 25編 號YP-029頁次1 / 5信息交流控制程序編制人審核人批準(zhǔn)人日期2006. 2. 25日期日期修改記錄版號修改人修改內(nèi)容概要（或原因）批準(zhǔn)人生效日期A0首次發(fā)行2006. 2. 25XXX有限公司程序文件編 號YP-029頁次2 / 5信息交流控制程序版本A01、 目的為了及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，特制定本程序。2、范圍適用于本公司內(nèi)部信息的傳遞與處理，以及與外部各方的信息交流。3、引用文件3.1、GB/T24001:2004-IS014001:2004。3.2、環(huán)境手冊4、職責(zé)4.1、生產(chǎn)部、采購部、行政人

2、事部等部門負責(zé)對應(yīng)相關(guān)方信息的收集。4.2、各部門負責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與交流。4.3、行政部負責(zé)統(tǒng)籌本公司對內(nèi)、對外相關(guān)信息的傳遞與處理；負責(zé)建立信息庫，保 存和管理相關(guān)的信息。4.4、行政部負責(zé)緊急（環(huán)境）信息的處理。5、工作程序5.1、信息的分類、外部信息a 地方監(jiān)測站、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證機構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反 饋的信息；b. 政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如環(huán)境法津法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等；c 相關(guān)方反饋的信息及其投訴等，相關(guān)方指顧客、工程合同方、供應(yīng)商、廢物 收購方、運輸公司等；XXX有限公司程序文件編 號YP-029頁次3 / 5信息交流控制程序版本/ f丁，、/十.,* j

3、.、.r 廠A0S _L_p-r-r rvnd.其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)環(huán)境、質(zhì)量技術(shù)、環(huán)境、質(zhì)量管理等方面的信息。、內(nèi)部信息a正常信息，如方針目標(biāo)指標(biāo)、檢驗監(jiān)測記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系正常運行時的其它記錄等；b（潛在）不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報告，糾正和預(yù)防措施處理 單等；c. 緊急信息，如出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害等情況下的環(huán)境信息與記錄；d. 其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）。5.2、信息的收集與處理信息可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式予以 傳遞。、外部信息的收集及處理、行政部和制造部負責(zé)地方監(jiān)測站、環(huán)保局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證

4、機構(gòu)等監(jiān)測、 檢查結(jié)果及反饋信息的收集，由人事行政傳遞到廠內(nèi)相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測或檢查結(jié) 果出現(xiàn)不符合情況時，按照糾正和預(yù)防措施管制程序的要求進行處理。、政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由行政部等各相關(guān)部門負責(zé)收集、更新、整理，交文控中心保存，詳見法律與其他環(huán)境要求控制程序及文件和記錄管理程序、行政部、采購部分別負責(zé)與工程合同方、物料供應(yīng)商、廢物收購方、運輸公司等進行信息溝通，對其環(huán)境施加影響，詳見對相關(guān)方環(huán)境施加影響管理程序；企劃部負責(zé)與顧客的信息聯(lián)絡(luò)，以滿足顧客要求；對來自上述相關(guān)方投訴的處理詳見糾正和預(yù)防措施管制程序，當(dāng)對方有要求時，應(yīng)在一周內(nèi)給予解決或答復(fù)；上 述相關(guān)方反饋的其他信息，可由對應(yīng)部

5、門以“信息聯(lián)絡(luò)處理單”的形式傳遞給行政 部處理。、各部門直接從外部獲取的其他類信息，如質(zhì)量、環(huán)境技術(shù)、環(huán)境管理信息等，在一周內(nèi)以“信息聯(lián)絡(luò)處理單”反饋到行政部和品保部，由其負責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。XXX有限公司程序文件編 號YP-029頁次4 / 5信息交流控制程序版本A0522、內(nèi)部信息的收集及處理522.1、正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息；行 政部按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定傳遞方針、目標(biāo)和指標(biāo)、管理方案、內(nèi)部審核結(jié)果、 更新的環(huán)境法律與其它環(huán)境要求等信息。、（潛在）不符合信息的處理詳見糾正和預(yù)防措施管制程序。、緊急（環(huán)境）信息由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳

6、遞給行政部人員處理，可采用電話、傳真等 方式，參見應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)控制程序。、其他內(nèi)部信息，提供者可以“信息聯(lián)絡(luò)處理單”反饋給行政部進行處理。5.3 、信息庫的建立和應(yīng)用、行政部負責(zé)建立本公司的信息庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別 存放，統(tǒng)一保存；并參照圖書分類的方式，進行整理分類，制成索引，確保已獲 取信息的完整性和可用性。、行政部根據(jù)合同評審、采購、生產(chǎn)、檢驗等不同過程的需要，提供各部門所需信 息相應(yīng)的拷貝，各部門也可根據(jù)索引，在行政部調(diào)閱所需的信息，行政部負責(zé)組 織各部門對上述各類信息進行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進的機會。5.4 、 對體系運行過程中各類記錄的控制詳見記錄管制程序。5.5 、 各部門健全收發(fā)文制度，對接收、傳遞的信息予以記錄。6、支持性文件及記錄6.1、支持性文件6.1.1 、YP-014文件和資料管制程序6.1.2、YP-020記錄管制程序6.1.3、YP-013糾正和預(yù)防措施管制程序6.1.4、YP-028法律與其他環(huán)境要求控制程序6.1.5、YP-03