三生國(guó)內(nèi)大型學(xué)術(shù)會(huì)議流程

1、12021/3/24 三生自辦國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)會(huì)議流程 22021/3/24 三生自辦國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 32021/3/24 目錄 1. 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 2. 會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù) 3. 會(huì)后跟蹤會(huì)后跟蹤 1.1 會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié) 3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn) 42021/3/24 會(huì)會(huì) 議議 流流 程程 圖圖 52021/3/24 目錄 1. 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)

2、備 1.1 會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2. 會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù) 3. 會(huì)后跟蹤會(huì)后跟蹤 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié) 3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn) 62021/3/24 1.1會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 明確開會(huì)的目的 邀請(qǐng)講者 邀請(qǐng)大會(huì)主席 參會(huì)客戶確認(rèn)參會(huì)客戶確認(rèn)和分工安排會(huì)議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會(huì)議的 時(shí)間、主題、受眾、 預(yù)算以及宣傳重點(diǎn) 由于講者的地位、繁 忙程度及合作關(guān)系的 不同，需要提前15天 至3個(gè)月確認(rèn)時(shí)間；一 般重要

3、的會(huì)議要有備 用講者。 根據(jù)實(shí)際需要邀請(qǐng)， 可以不設(shè)；一般大會(huì) 主席的設(shè)立是出于對(duì) 講者的尊重、關(guān)系的 平衡、以及提高會(huì)議 的號(hào)召力等目的 會(huì)議簽到時(shí)間、 正式開始時(shí)間、 講者的講話時(shí)間、提 問時(shí)間 茶休時(shí)間、會(huì)后餐時(shí) 間 審核參會(huì)客戶品質(zhì) 確定需要參加會(huì)議的 部門和人員（公司內(nèi) 部），召開準(zhǔn)備會(huì) （或簡(jiǎn)單協(xié)商），明 確分工和職責(zé) 72021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 邀請(qǐng)函 會(huì)場(chǎng)確定后，會(huì)議組織者 即可會(huì)議通知會(huì)議通知，包含：邀包含：邀 請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和 報(bào)名截止時(shí)間報(bào)名截止時(shí)間 邀請(qǐng)函上包含以下內(nèi)容： 會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、 主辦方、日程（

4、是否提供 會(huì)后餐在此注明）、講課 內(nèi)容及講者的簡(jiǎn)單介紹。 邀請(qǐng)函一般應(yīng)在會(huì)議2周 （不能少于1周）前發(fā)出， 以便代表提供更多的溝通 機(jī)會(huì)和方便客戶的時(shí)間安 排。 會(huì)議通知明確寫明對(duì)受眾 客戶的標(biāo)準(zhǔn)，以便代表按 照要求邀請(qǐng)客戶。 會(huì)議通知明確受眾客戶報(bào) 名截止日期，一般為會(huì)前 七天。 會(huì)場(chǎng)選定 根據(jù)會(huì)議的檔次和規(guī) 模選擇會(huì)場(chǎng)，一般設(shè) 在四星以上賓館 選擇會(huì)場(chǎng)時(shí)一定要現(xiàn) 場(chǎng)觀察（可請(qǐng)當(dāng)?shù)赝?事踩點(diǎn)確認(rèn)），考慮 以下因素是否滿足會(huì) 議的需求： 會(huì)場(chǎng)格局、 租金、 投影儀及屏幕位置、 講臺(tái)的位置、 主席臺(tái)的位置、 會(huì)場(chǎng)內(nèi)受眾的位置安排、 簽到臺(tái)的位置、 茶休點(diǎn)的位置、 宣傳品的陳列、 音響效果以及燈光

5、， 會(huì)場(chǎng)的服務(wù)等。 簽訂協(xié)議 會(huì)場(chǎng)選擇后，盡快 與賓館簽定協(xié)議， 技巧性的壓低價(jià)格 和要求更好的服務(wù)。 如果會(huì)議需要安排 住宿、餐飲和茶歇， 一次性打包談好。 商談好退房時(shí)間、 預(yù)付款方式和時(shí)間、 結(jié)款方式、發(fā)票類 型。 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會(huì)議召開城市的資源：推薦會(huì)場(chǎng)酒店、餐飲地點(diǎn)和租 車供應(yīng)商。會(huì)議組織者聯(lián)系考察，確定場(chǎng)地。 82021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-參會(huì)人員審核 銷售人員 產(chǎn)品經(jīng)理 會(huì)務(wù)專員 市場(chǎng)總監(jiān) 參會(huì)審核參會(huì)審核 2. 審核報(bào)名表審核報(bào)名表 不符合要求的，與相 關(guān)銷售溝通返回 審核后的報(bào)名表提交 總監(jiān)審核 3. 確認(rèn)參會(huì)名單確認(rèn)參會(huì)名單 產(chǎn)品經(jīng)理解

6、答質(zhì)疑 確認(rèn)參會(huì)名單 1. 受眾邀請(qǐng)，提交報(bào)名受眾邀請(qǐng)，提交報(bào)名 表表 一般由一線銷售人員 負(fù)責(zé)邀請(qǐng)，比較重要的 目標(biāo)客戶需要管理人員 協(xié)訪邀請(qǐng)，提交報(bào)名表。 目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)需要 兩次以上的確認(rèn)，即： 會(huì)前七天確認(rèn)、會(huì)前四會(huì)前七天確認(rèn)、會(huì)前四 天確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)天確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)。 4. 根據(jù)名單安排會(huì)議生根據(jù)名單安排會(huì)議生 活活 會(huì)務(wù)專員根據(jù)審核后 名單通知一線銷售人員 聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票。 (會(huì)務(wù)通知會(huì)務(wù)通知1） 參會(huì)客戶變更，需要 重新審核。會(huì)前四天， 不可變更參會(huì)人員，客 戶因故無法參加，可取 消行程 目的：保障會(huì)議品質(zhì) 92021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 1

7、、講者和主席溝通 會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與 講者過片子，確認(rèn)需要講者過片子，確認(rèn)需要 他重點(diǎn)講解的內(nèi)容。他重點(diǎn)講解的內(nèi)容。 會(huì)前與主席溝通，確認(rèn)會(huì)前與主席溝通，確認(rèn) 需要他重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn)需要他重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn) 3、安排會(huì)議生活 機(jī)票機(jī)票 住宿住宿 餐飲餐飲 用車用車 環(huán)境環(huán)境 2、客戶生日：預(yù)先留意，為客預(yù)先留意，為客 戶安排生日慶賀戶安排生日慶賀 4、會(huì)議物品準(zhǔn)備 102021/3/24 1.2三生自辦會(huì)議-安排會(huì)議生活安排會(huì)議生活 機(jī)票機(jī)票 由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公 司預(yù)定、退改簽 餐飲 住宿 接送站 用車 餐飲：餐飲： 根據(jù)公司標(biāo)準(zhǔn)和會(huì)議預(yù)算定 制不同的餐標(biāo) 提前確認(rèn)好菜單 確

8、認(rèn)是否可自帶酒水 容納人數(shù)，餐廳布置 房間房間確認(rèn)房數(shù)確認(rèn)房數(shù) 分房單間：VIP單間的 預(yù)留，標(biāo)間客的分配按 照住宿時(shí)間、地區(qū)和年 齡分配 。 房間類型的核實(shí) 房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消。 放置水果、歡迎信等 餐飲 接送站和用車：接送站和用車： 提前與供應(yīng)商確認(rèn)服務(wù)項(xiàng)目 和要求 ：司機(jī)禮儀、路線等 制作接送站表：參會(huì)人員信 息，具體到達(dá)離開時(shí)間，航 班班次 制作接站牌：會(huì)議名稱、 公司名稱、產(chǎn)品形象名稱 （根據(jù)實(shí)際情況安排) 根據(jù)到達(dá)離開時(shí)間及人數(shù) 安排車型起飛前3小時(shí)發(fā)送 接送站短信給客戶，告知總 調(diào)度聯(lián)系方式。 會(huì)前四天取得客戶行程信息，聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿、接待、餐飲、用車。 會(huì)前三天發(fā)“會(huì)務(wù)通知

9、會(huì)務(wù)通知2”給銷售人員，告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時(shí)間、地點(diǎn)、周邊環(huán)境、聯(lián)絡(luò)人等 會(huì)場(chǎng)周邊環(huán)境介紹 112021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-會(huì)議物品準(zhǔn)備 水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的1/2安排即可安排即可 會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買 電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克 酒店指引牌、主席臺(tái)酒店指引牌、主席臺(tái)/講臺(tái)講臺(tái)/簽到臺(tái)鮮花簽到臺(tái)鮮花 茶休 印制品 獎(jiǎng)品/禮品 儀器 酒店標(biāo)識(shí) 會(huì)議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程提前溝通拍攝流程 提前打印提前打印 攝影師/攝

10、像師 簽到表/收據(jù)/日程 掛旗掛旗/橫幅橫幅/易拉寶易拉寶/展架展架/歡迎卡歡迎卡/桌卡、桌卡、DA資料制作，提前郵寄資料制作，提前郵寄 122021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-預(yù)算預(yù)算 費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核 預(yù)算 確認(rèn)到賬 確認(rèn)費(fèi)用到賬確認(rèn)費(fèi)用到賬 132021/3/24 目錄 2. 會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù) 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 1. 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 3. 會(huì)后跟蹤會(huì)后跟蹤 1.1 會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié) 3.2 會(huì)后拜訪、

11、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn) 142021/3/24 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) u 一般參加全國(guó)學(xué)會(huì)會(huì)議，會(huì)議前一天招集所有內(nèi)部與會(huì)人員 參加會(huì)前動(dòng)員會(huì)：會(huì)前動(dòng)員會(huì)： 主要目的有三個(gè)： 一鼓舞士氣，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明確第二天的會(huì)議分工，做好服務(wù)； 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法。 u公司自辦全國(guó)會(huì)議，一般會(huì)前3天開電話會(huì)議，明確各項(xiàng)分工 及進(jìn)度。 u會(huì)前溝通的時(shí)間和形式可根據(jù)情況由會(huì)議組織者決定 152021/3/24 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日（三生自辦會(huì)議）（三生自辦會(huì)議） 4、客房布置： 放置好水果及歡迎卡 6、會(huì)場(chǎng)布置和彩排 5、提醒服務(wù)： 客房叫早 短信提醒會(huì)議時(shí)

12、 間和地點(diǎn)，就餐信息。 2、接站， 跟進(jìn)客戶航班和接站 情況（調(diào)度和接待人 員負(fù)責(zé)） 3、報(bào)到接待： 確認(rèn)房間數(shù)量，領(lǐng) 取房間號(hào)。 酒店大廳設(shè)置簽到 臺(tái)，2人負(fù)責(zé)接待抵 達(dá)客戶入住 VIP的接待。 1、清單會(huì)議物資 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 VIP的接待。會(huì)議講者和主席應(yīng)該 有專人負(fù)責(zé)招待（會(huì)議組織者）， 交通、住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP 的優(yōu)待。 162021/3/24 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日-會(huì)場(chǎng)布置和彩排 由會(huì)務(wù)供應(yīng)商安排，會(huì)議組織者驗(yàn)收。 上午的會(huì)議前一天晚上布置完畢，下午的會(huì)議上午 布置完畢 宣傳品陳列 DA資料/禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響/麥克/燈光調(diào)試 展架搭建 講臺(tái)位置 主席

13、臺(tái)/受眾的位置 簽到臺(tái) 茶歇臺(tái) 桌卡擺放 鮮花擺放 會(huì)議流程彩排會(huì)議流程彩排：提前半天會(huì)議組織者與會(huì)務(wù)工作人員彩排。確認(rèn)好主席和講者引 導(dǎo)、講者時(shí)間、點(diǎn)評(píng)流程、討論控制、會(huì)場(chǎng)設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip：要注意水牌的陳列和會(huì)議通道的順暢（以便到會(huì)者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會(huì)場(chǎng)為標(biāo)準(zhǔn)， 如果不能請(qǐng)?jiān)黾犹崾九苹蛘呷藛T引導(dǎo)）。 172021/3/24 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 簽到 維護(hù)會(huì)議紀(jì)律 氣氛烘托 提問和討論 物資發(fā)放 3、會(huì)場(chǎng)氣氛烘托： 由1人負(fù)責(zé)，主要任務(wù)是：會(huì)議正 式開始前播放企業(yè)（或產(chǎn)品）宣傳片； 會(huì)議過程中的專人攝像/拍照； 1、接待和簽到： 除專人負(fù)責(zé)簽到外，還 應(yīng)安排2-3人

14、負(fù)責(zé)接待。 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外 還應(yīng)同時(shí)承擔(dān)幾個(gè)任務(wù)： 禮品的發(fā)放；茶休點(diǎn)的準(zhǔn) 備和引導(dǎo)；指示客戶洗手 間的位置。 VIP講者和主席應(yīng)由會(huì) 議組織者引導(dǎo)入座 2、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律： 會(huì)議開始前提醒參會(huì)人員靜音 手機(jī)；會(huì)議正式開始后，應(yīng)關(guān)閉會(huì) 場(chǎng)前門，留后門供進(jìn)出，如果只有 一個(gè)門，在到會(huì)率達(dá)到7成以上也 應(yīng)關(guān)閉； 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出， 更不允許在會(huì)議期間打鬧和嬉笑 4、提問和討論： 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提 問紙條，可安排有目的性的提 問， 安排人專門記錄討論中的敏 感問題，對(duì)于解釋不充分的問 題 會(huì)后繼續(xù)與醫(yī)生溝通，對(duì)于 提問過多的問題，收集起來， 以后給醫(yī)生答案，增加拜訪機(jī) 會(huì) 5、會(huì)議

15、資料和禮品的發(fā)放： 會(huì)議資料在會(huì)議開始前直接放在 每個(gè)座位上，保證客戶可以先看到 重要的資料。 禮品可以和會(huì)議資料一起放在資 料袋中，或者會(huì)議結(jié)束后在出口發(fā) 禮品給客戶，可以適當(dāng)避免客戶提 前離場(chǎng)。 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù) 不同的會(huì)議需要而設(shè)定不同的模式 182021/3/24 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議生活服務(wù)會(huì)議生活服務(wù) 提前30分鐘確認(rèn)茶歇和餐廳 就位 （1）主桌安排：可以放置鮮 花等做標(biāo)識(shí) （2）上菜：冷盤就位、客戶 就位后督促服務(wù)員的上熱菜速 度 （3）酒水安排：之前和服務(wù) 員確認(rèn)好放置的種類和數(shù)量. （1）叫早服務(wù)：每天 晚上與酒店確認(rèn)設(shè)置叫 早時(shí)間和房間 （2）設(shè)置退

16、房時(shí)間提 醒短信 提前3小時(shí) （1）客戶辦理入住時(shí) 和客戶確認(rèn)撤離時(shí)間和 地點(diǎn)， （2）客戶撤離前3-6小 時(shí)，短信通知客戶送車 信息 （3）根據(jù)情況在酒店 設(shè)置送站服務(wù)人員 住 宿送 站餐 飲 192021/3/24 2.3 會(huì)議收尾會(huì)議收尾 結(jié)清會(huì)議費(fèi)用 與酒店核算消費(fèi)、 租車公司核實(shí)用車數(shù)量 跟進(jìn)銷售應(yīng)付款項(xiàng)已付 整理相關(guān)票據(jù)和資料 整理物資 需要回收的DA、禮品寄回 展架搭建撤離 垃圾清除 202021/3/24 目錄 1. 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 2. 會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù) 1.1 會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) 2.2 會(huì)議報(bào)

17、到日會(huì)議報(bào)到日 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 3. 會(huì)后跟蹤會(huì)后跟蹤 3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié) 3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn) 212021/3/24 3.會(huì)后跟蹤 整理整理 市場(chǎng)總監(jiān)市場(chǎng)總監(jiān) 1. 整理會(huì)議文件整理會(huì)議文件 整理會(huì)議記錄 整理會(huì)議總結(jié) 整理會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)/通 稿，回顧會(huì)議的重點(diǎn) 內(nèi)容，發(fā)宣傳文章 審核回復(fù)審核回復(fù) 會(huì)議組織者會(huì)議組織者 2. 銷售回訪，銷量跟蹤銷售回訪，銷量跟蹤 銷售人員第二天開始回訪所有與會(huì)客戶，對(duì)邀請(qǐng)了而又沒參加的會(huì)議 的目標(biāo)客戶也應(yīng)該回訪，回訪的重點(diǎn)是了解客戶對(duì)會(huì)議的滿意度和對(duì) 我們宣傳重點(diǎn)的認(rèn)可程度。同樣，重點(diǎn)客戶需管理人員協(xié)訪。所有目 標(biāo)客戶

18、應(yīng)該在一周內(nèi)回訪完畢 銷售人員在回訪完畢后，應(yīng)完成回訪總結(jié)報(bào)告總結(jié)報(bào)告并上交，并重點(diǎn)關(guān)注與 會(huì)客戶在將來1-2個(gè)月的產(chǎn)出 銷售回訪銷售回訪 銷量跟蹤銷量跟蹤 3. 會(huì)議組織者回訪，銷量跟蹤會(huì)議組織者回訪，銷量跟蹤 會(huì)議組織者收到總結(jié)表后，檢討會(huì)議宣傳結(jié)果有沒達(dá)到，并對(duì)未來的 效果進(jìn)行預(yù)估。會(huì)議組織者應(yīng)繼續(xù)關(guān)注與會(huì)客戶的產(chǎn)出1-2個(gè)月，以檢 討會(huì)議的成敗，和完成最后的會(huì)議跟蹤總結(jié)銷售人員在回訪完畢后， 應(yīng)完成回訪總結(jié)報(bào)告總結(jié)報(bào)告并上交，并重點(diǎn)關(guān)注與會(huì)客戶在將來1-2個(gè)月的產(chǎn) 出 會(huì)議組織者完成會(huì)議總結(jié)，向自己上司匯報(bào)，并通報(bào)所有內(nèi)部與會(huì)人 員 222021/3/24 會(huì)會(huì) 議議 流流 程程 圖圖

19、 232021/3/24 國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)流程 大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議流程 242021/3/24 目錄 1. 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 2. 會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù) 3. 會(huì)后跟蹤會(huì)后跟蹤 1.1 會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié) 3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn) 252021/3/24 目錄 1. 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 1.1 會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 2. 會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù) 3. 會(huì)后跟蹤會(huì)后跟蹤 2.1 會(huì)前動(dòng)員

20、會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié) 3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn) 262021/3/24 1.1會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 明確開會(huì)的目的 邀請(qǐng)衛(wèi)星會(huì)講者 邀請(qǐng)大會(huì)主席 參會(huì)客戶確認(rèn)參會(huì)客戶確認(rèn)和分工安排會(huì)議流程 各分工人員協(xié)作執(zhí)行 根據(jù)目的確定會(huì)議的 時(shí)間、主題、受眾、 預(yù)算以及宣傳重點(diǎn) 與學(xué)會(huì)聯(lián)系確認(rèn)贊助 的項(xiàng)目，如衛(wèi)星會(huì)、 展臺(tái)、茶歇、宴會(huì)、 注冊(cè)等，簽訂協(xié)議 由于講者的地位、繁 忙程度及合作關(guān)系的 不同，需要提前15天 至3個(gè)月確認(rèn)時(shí)間；一 般重要的會(huì)議要有備 用講者。 根據(jù)實(shí)際需要邀請(qǐng)， 可以不設(shè)；一般

21、大會(huì) 主席的設(shè)立是出于對(duì) 講者的尊重、關(guān)系的 平衡、以及提高會(huì)議 的號(hào)召力等目的 會(huì)議簽到時(shí)間、 正式開始時(shí)間、 講者的講話時(shí)間、提 問時(shí)間 茶休時(shí)間、會(huì)后餐時(shí) 間 分配贊助名額 審核參會(huì)客戶品質(zhì) 確定需要參加會(huì)議的 部門和人員（公司內(nèi) 部），召開準(zhǔn)備會(huì) （或簡(jiǎn)單協(xié)商），明 確分工和職責(zé) 272021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 邀請(qǐng)函 會(huì)場(chǎng)確定后，會(huì)議組織者 即可會(huì)議通知會(huì)議通知，包含：邀包含：邀 請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和請(qǐng)函、受眾客戶的標(biāo)準(zhǔn)和 報(bào)名截止時(shí)間報(bào)名截止時(shí)間 邀請(qǐng)函上包含以下內(nèi)容： 會(huì)議的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、 主辦方、日程（是否提供 會(huì)后餐在此注明）、講課 內(nèi)容及講

22、者的簡(jiǎn)單介紹。 邀請(qǐng)函一般應(yīng)在會(huì)議2周 （不能少于1周）前發(fā)出， 以便代表提供更多的溝通 機(jī)會(huì)和方便客戶的時(shí)間安 排。 會(huì)議通知明確寫明對(duì)受眾 客戶的標(biāo)準(zhǔn)，以便代表按 照要求邀請(qǐng)客戶。 會(huì)議通知明確受眾客戶報(bào) 名截止日期，一般為會(huì)前 七天。 房間數(shù)量 請(qǐng)各大區(qū)提供需要的 房間數(shù)量（房間數(shù)表） 根據(jù)各大區(qū)提供的房 間數(shù)量與學(xué)會(huì)協(xié)商， 爭(zhēng)取房源 與當(dāng)?shù)劁N售聯(lián)系，確 認(rèn)酒店與會(huì)場(chǎng)的距離 及路況 查找會(huì)場(chǎng)附近備選酒 店 簽訂協(xié)議 會(huì)場(chǎng)選擇后，盡快 與賓館簽定協(xié)議， 技巧性的壓低價(jià)格 和要求更好的服務(wù)。 如果會(huì)議需要安排 住宿、餐飲和茶歇， 一次性打包談好。 商談好退房時(shí)間、 預(yù)付款方式和時(shí)間、 結(jié)款方

23、式、發(fā)票類 型。 可依靠當(dāng)?shù)劁N售人員提供會(huì)議召開城市的資源：推薦會(huì)場(chǎng)酒店、餐飲地點(diǎn)和租 車供應(yīng)商。會(huì)議組織者聯(lián)系考察，確定場(chǎng)地。 282021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-參會(huì)人員審核 銷售人員 產(chǎn)品經(jīng)理 會(huì)務(wù)專員 市場(chǎng)總監(jiān) 參會(huì)審核參會(huì)審核 2. 審核報(bào)名表審核報(bào)名表 不符合要求的，與相 關(guān)銷售溝通返回 審核后的報(bào)名表提交 總監(jiān)審核 3. 確認(rèn)參會(huì)名單確認(rèn)參會(huì)名單 產(chǎn)品經(jīng)理解答質(zhì)疑 確認(rèn)參會(huì)名單 1. 受眾邀請(qǐng)，提交報(bào)名受眾邀請(qǐng)，提交報(bào)名 表表 一般由一線銷售人員 負(fù)責(zé)邀請(qǐng)，比較重要的 目標(biāo)客戶需要管理人員 協(xié)訪邀請(qǐng)，提交報(bào)名表。 目標(biāo)客戶的邀請(qǐng)需要 兩次以上的確認(rèn)，即：

24、會(huì)前七天確認(rèn)、會(huì)前四會(huì)前七天確認(rèn)、會(huì)前四 天確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)天確認(rèn)、會(huì)前一天確認(rèn)。 4. 根據(jù)名單安排會(huì)議生根據(jù)名單安排會(huì)議生 活活 會(huì)務(wù)專員根據(jù)審核后 名單通知一線銷售人員 聯(lián)系票務(wù)公司出機(jī)票。 (會(huì)務(wù)通知會(huì)務(wù)通知1） 參會(huì)客戶變更，需要 重新審核。會(huì)前四天， 不可變更參會(huì)人員，客 戶因故無法參加，可取 消行程 目的：保障會(huì)議品質(zhì) 292021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 1、衛(wèi)星會(huì)講者/主席溝通 會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與講者過會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)前與講者過 片子，確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi)片子，確認(rèn)需要他重點(diǎn)講解的內(nèi) 容。容。 會(huì)前與主席溝通，確認(rèn)需要他會(huì)前與主席溝通，確認(rèn)需要他

25、重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn)重點(diǎn)總結(jié)的要點(diǎn) 4、安排會(huì)議生活 機(jī)票機(jī)票 住宿住宿 餐飲餐飲 用車用車 環(huán)境環(huán)境 2、安排團(tuán)隊(duì)注冊(cè) 注冊(cè)信息收集 注冊(cè)費(fèi)用確認(rèn) 注冊(cè)資料領(lǐng)取和分發(fā) 6、會(huì)議物品準(zhǔn)備 3、展臺(tái)設(shè)計(jì)和搭建 展臺(tái)設(shè)計(jì)確認(rèn)展臺(tái)設(shè)計(jì)確認(rèn) 形象、顏色確認(rèn)形象、顏色確認(rèn) 展臺(tái)搭建時(shí)間展臺(tái)搭建時(shí)間 展臺(tái)位置和面積展臺(tái)位置和面積 5、VIP宴會(huì)和茶歇 VIP客戶生日 302021/3/24 1.2大型國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)年會(huì)-安排會(huì)議生活安排會(huì)議生活 機(jī)票機(jī)票 由一線銷售聯(lián)系票務(wù)公 司預(yù)定、退改簽 餐飲 住宿 接送站 用車 餐飲：餐飲： VIP宴會(huì)踩點(diǎn)，提前確認(rèn)好 菜單，確認(rèn)是否可自帶酒水 容納人數(shù)，餐廳布置 會(huì)議期間餐飲

26、，隨學(xué)會(huì)安排 房間房間確認(rèn)房數(shù)確認(rèn)房數(shù) 以大區(qū)為單位確認(rèn)房間 數(shù)量、從學(xué)會(huì)領(lǐng)取房間 。 房間類型的核實(shí) 房間內(nèi)收費(fèi)項(xiàng)目取消。 放置水果、歡迎信等 餐飲 接送站和用車：接送站和用車： 如安排接送，服務(wù)同自辦會(huì)議 如人數(shù)較多，提供車補(bǔ)，銷售 自行安排接送。 酒店到會(huì)場(chǎng)用車依照學(xué)會(huì)安排 會(huì)前四天取得客戶行程信息，聯(lián)系供應(yīng)商安排住宿、接待、餐飲、用車。 會(huì)前三天發(fā)“會(huì)務(wù)通知會(huì)務(wù)通知2”給銷售人員，告知相關(guān)服務(wù)內(nèi)容和流程的時(shí)間、地點(diǎn)、周邊環(huán)境、聯(lián)絡(luò)人等 會(huì)場(chǎng)周邊環(huán)境介紹 312021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-會(huì)議物品準(zhǔn)備 水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的水果點(diǎn)心，數(shù)量按照參會(huì)人數(shù)的1/

27、2安排即可安排即可 會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買會(huì)議提問及有獎(jiǎng)問答的獎(jiǎng)品、會(huì)后禮品申請(qǐng)購(gòu)買 電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克電腦、投影儀、激光筆、麥克、無線麥克 酒店指引牌、主席臺(tái)酒店指引牌、主席臺(tái)/講臺(tái)講臺(tái)/簽到臺(tái)鮮花簽到臺(tái)鮮花 茶休 印制品 獎(jiǎng)品/禮品 儀器 酒店標(biāo)識(shí) 會(huì)議物品準(zhǔn)備 提前溝通拍攝流程提前溝通拍攝流程 提前打印提前打印 攝影師/攝像師 簽到表/收據(jù)/日程 掛旗掛旗/橫幅橫幅/易拉寶易拉寶/展架展架/歡迎卡歡迎卡/桌卡、桌卡、DA資料制作，提前郵寄資料制作，提前郵寄 322021/3/24 1.2各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作-預(yù)算預(yù)算 費(fèi)用預(yù)算申請(qǐng)和審核費(fèi)用預(yù)

28、算申請(qǐng)和審核 預(yù)算 確認(rèn)到賬 確認(rèn)費(fèi)用到賬確認(rèn)費(fèi)用到賬 332021/3/24 目錄 2. 會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù) 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 1. 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)前準(zhǔn)備 3. 會(huì)后跟蹤會(huì)后跟蹤 1.1 會(huì)議組織者工作會(huì)議組織者工作 1.2 各分工人員協(xié)作各分工人員協(xié)作 3.1 會(huì)后總結(jié)會(huì)后總結(jié) 3.2 會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn)會(huì)后拜訪、銷量跟進(jìn) 342021/3/24 2.1 會(huì)前動(dòng)員會(huì)會(huì)前動(dòng)員會(huì) u 一般參加全國(guó)學(xué)會(huì)會(huì)議，會(huì)議前一天招集所有內(nèi)部與會(huì)人員 參加會(huì)前動(dòng)員會(huì)：會(huì)前動(dòng)員會(huì)： 主要目的有三個(gè)： 一鼓舞士氣，要求大家拿出良好的精神面貌； 二

29、是明確第二天的會(huì)議分工，做好服務(wù)； 三明確意外情況發(fā)生的處理辦法。 352021/3/24 2.2 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 4、客房布置： 放置好水果及歡迎卡 6、衛(wèi)星會(huì)會(huì)場(chǎng)查看 5、提醒服務(wù)： 客房叫早 短信提醒會(huì)議時(shí) 間和地點(diǎn)，就餐信息。 2、注冊(cè)資料領(lǐng)取 3、報(bào)到接待： 按照計(jì)劃由各大區(qū) 到報(bào)道臺(tái)統(tǒng)一領(lǐng)取房 卡，并結(jié)算應(yīng)付房間 費(fèi)用。 酒店大廳設(shè)置簽到 臺(tái)，2人負(fù)責(zé)接待抵 達(dá)客戶入住 VIP的接待。 1、清單會(huì)議物資 展臺(tái)搭建 會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日 VIP的接待。會(huì)議講者和主席應(yīng)該 有專人負(fù)責(zé)招待（會(huì)議組織者）， 交通、住宿和飲食都應(yīng)該享受VIP 的優(yōu)待。 362021/3/24 2.2

30、會(huì)議報(bào)到日會(huì)議報(bào)到日-會(huì)場(chǎng)布置和彩排 由會(huì)務(wù)供應(yīng)商安排，會(huì)議組織者驗(yàn)收。 上午的會(huì)議前一天晚上布置完畢，下午的會(huì)議上午 布置完畢 宣傳品陳列 DA資料/禮品擺放 調(diào)試投影儀 音響/麥克/燈光調(diào)試 展架搭建 講臺(tái)位置 主席臺(tái)/受眾的位置 簽到臺(tái) 茶歇臺(tái) 桌卡擺放 鮮花擺放 會(huì)議流程彩排會(huì)議流程彩排：提前半天會(huì)議組織者與會(huì)務(wù)工作人員彩排。確認(rèn)好主席和講者引 導(dǎo)、講者時(shí)間、點(diǎn)評(píng)流程、討論控制、會(huì)場(chǎng)設(shè)備控制等環(huán)節(jié) Tip：要注意水牌的陳列和會(huì)議通道的順暢（以便到會(huì)者知道不需要任何人引導(dǎo)都能找到會(huì)場(chǎng)為標(biāo)準(zhǔn)， 如果不能請(qǐng)?jiān)黾犹崾九苹蛘呷藛T引導(dǎo)）。 372021/3/24 2.3 會(huì)議進(jìn)行中會(huì)議進(jìn)行中 簽到

31、 維護(hù)會(huì)議紀(jì)律 氣氛烘托 提問和討論 物資發(fā)放 3、會(huì)場(chǎng)氣氛烘托： 由1人負(fù)責(zé)，主要任務(wù)是：會(huì)議正 式開始前播放企業(yè)（或產(chǎn)品）宣傳片； 會(huì)議過程中的專人攝像/拍照； 1、接待和簽到： 除專人負(fù)責(zé)簽到外，還 應(yīng)安排2-3人負(fù)責(zé)接待。 負(fù)責(zé)簽到的人除簽到外 還應(yīng)同時(shí)承擔(dān)幾個(gè)任務(wù)： 禮品的發(fā)放；茶休點(diǎn)的準(zhǔn) 備和引導(dǎo)；指示客戶洗手 間的位置。 VIP講者和主席應(yīng)由會(huì) 議組織者引導(dǎo)入座 2、會(huì)場(chǎng)紀(jì)律： 會(huì)議開始前提醒參會(huì)人員靜音 手機(jī)；會(huì)議正式開始后，應(yīng)關(guān)閉會(huì) 場(chǎng)前門，留后門供進(jìn)出，如果只有 一個(gè)門，在到會(huì)率達(dá)到7成以上也 應(yīng)關(guān)閉； 內(nèi)部人員非必須不要隨意進(jìn)出， 更不允許在會(huì)議期間打鬧和嬉笑 4、提問和討論： 專人負(fù)責(zé)傳遞話筒及收取提 問紙條，可安排有目的性的提 問， 安排人專門記錄討論中的敏 感問題，對(duì)于解釋不充分的問 題 會(huì)后繼續(xù)與醫(yī)生溝通，對(duì)于 提問過多的問題，收集起來， 以后給醫(yī)生答案，增加拜訪機(jī) 會(huì) 5、會(huì)議資料和禮品的發(fā)放： 會(huì)議資料在會(huì)議開始前直接放在 每個(gè)座位上，保證客戶可以先看到 重要的資料。 禮品可以和會(huì)議資料一起放在資 料袋中，或者會(huì)議結(jié)束后在出口發(fā) 禮品給客戶，可以適當(dāng)避免客戶提 前離場(chǎng)。 會(huì)議資料和禮品的發(fā)放可以根據(jù) 不同的會(huì)議需要而設(shè)定不同的模式 382021/3/24