第三章 會(huì)展運(yùn)作階段的文案(上)

1、第三章第三章 會(huì)展運(yùn)作階段的文案（上）會(huì)展運(yùn)作階段的文案（上） o 第一節(jié) 會(huì)展招展和招商文案 o 第二節(jié) 會(huì)展招展函 o 第三節(jié) 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案 o 第四節(jié) 參展商、觀眾邀請(qǐng)函 o 第五節(jié) 會(huì)展信息發(fā)布稿 3.1會(huì)展招商和招展文案 o 3.1.1會(huì)展招展方案會(huì)展招展方案 o 1）會(huì)展招展方案的概念 o 會(huì)展招展方案是在招展策劃的基礎(chǔ)上，為展 位營(yíng)銷(xiāo)而制定的執(zhí)行方案。 o 2）會(huì)展招展方案的基本內(nèi)容 o 會(huì)展招展方案的內(nèi)容涉及會(huì)展招展工作的方 方面面，十分繁雜。 3.1會(huì)展招商和招展文案 o 3.1.2會(huì)展招商方案會(huì)展招商方案 o 1）會(huì)展招商方案的定義 o 會(huì)展招商方案是在展會(huì)招商和宣傳推

2、廣策劃 的基礎(chǔ)上，為尋求合辦者、支持者、贊助商 （如冠名贊助、指定產(chǎn)品贊助等）、會(huì)展名 稱、標(biāo)志的使用權(quán)受讓者、廣告主以及招徠 客商和邀請(qǐng)觀眾而撰寫(xiě)的文案。 3.1會(huì)展招商和招展文案 o2）會(huì)展招商方案的基本內(nèi)容 o一般來(lái)說(shuō)，常見(jiàn)的展會(huì)招商方案要包含以下的基本內(nèi)容： o（1）制定招商方案的依據(jù) o（2）展會(huì)招商分工 o（3）展會(huì)通訊及觀眾邀請(qǐng)函的編印和發(fā)送計(jì)劃 o（4）招商渠道和措施 o（5）招商宣傳推廣計(jì)劃 o（6）招商預(yù)算 o（7）招商進(jìn)度安排 3.1會(huì)展招商和招展文案 o 3）會(huì)展招商方案的寫(xiě)作格式 o （1）制定招商方案的依據(jù) o （2）會(huì)展招商分工 o （3）展會(huì)通訊及觀眾邀請(qǐng)函的編

3、印 o （4）招商渠道和措施 o （5）招商宣傳推廣工作 o （6）招商預(yù)算 o （7）招商進(jìn)度安排 3.2 會(huì)展招展函 o 3.2.1會(huì)展招展函的含義會(huì)展招展函的含義 會(huì)展招展函是辦展機(jī)構(gòu) 用來(lái)說(shuō)明會(huì)展以招攬目 標(biāo)參展商參展的小冊(cè)子。 3.2 會(huì)展招展函 o3.2.2會(huì)展招展函的寫(xiě)作內(nèi)容會(huì)展招展函的寫(xiě)作內(nèi)容 o招展函主要包括以下內(nèi)容： o1）展會(huì)性質(zhì)，包括展會(huì)批準(zhǔn)單位、主辦單位、承辦單位、支持單位 及海內(nèi)外協(xié)作單位等。 o2）展會(huì)市場(chǎng)前景簡(jiǎn)要介紹，行業(yè)內(nèi)同類(lèi)展會(huì)的舉辦情況，本展會(huì)的 特色與定位；展會(huì)的歷史及發(fā)展情況，人們參加該展會(huì)的情況簡(jiǎn)介。 o3）展會(huì)具體安排，展品類(lèi)別，展會(huì)舉辦時(shí)間、地點(diǎn)

4、，具體日程安排， 展區(qū)與展位劃分，規(guī)格與收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 o4）展會(huì)期間的相關(guān)活動(dòng)安排，包括技術(shù)交流、商務(wù)會(huì)議、專題研討、 商旅服務(wù)等。 o5）參展辦法、辦理手續(xù)、展會(huì)的各項(xiàng)管理規(guī)定及聯(lián)系方式等。（5） 招商宣傳推廣工作 o6）招商預(yù)算 o7）招商進(jìn)度安排 3.2 會(huì)展招展函 o 3.2.3招展函編寫(xiě)的要求招展函編寫(xiě)的要求 o 1）簡(jiǎn)潔明了 o 2）內(nèi)容準(zhǔn)確 o 3）形式新穎 o 4）便于郵寄 3.3 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案 o 3.3.1會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案的含義會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案的含義 o 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案是在圍繞會(huì)展項(xiàng)目進(jìn)行的 招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中所產(chǎn)生的文件的總稱，包括 會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告、會(huì)展招標(biāo)公告、會(huì)展招

5、 標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)文件、 招標(biāo)備案報(bào)告及情況報(bào)告等。會(huì)展招標(biāo)投標(biāo) 文案的寫(xiě)作主體必須具有合法資格，寫(xiě)作內(nèi) 容必須符合法律規(guī)定。 3.3 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案 o3.3.2會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告 o1）會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告的含義 o會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告是招標(biāo)人在進(jìn)行招標(biāo)活動(dòng)之前，向主管招標(biāo)投標(biāo)工作的行政監(jiān)督部門(mén)申請(qǐng)備案的文 件。根據(jù)招投標(biāo)法的規(guī)定，對(duì)依法必須進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，且須招標(biāo)人自行辦理招標(biāo)事宜的，應(yīng)當(dāng) 向有關(guān)行政監(jiān)督部門(mén)備案；其他非法律規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)的項(xiàng)目，招標(biāo)人自行招標(biāo)或委托代理招標(biāo)的，無(wú) 須備案。 o2）會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法 o會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告的結(jié)構(gòu)有兩種形式：一

6、種為表格式，即招標(biāo)備案表，由主管招標(biāo)投標(biāo)工作的行政監(jiān) 督部門(mén)統(tǒng)一制定。 o另一種為報(bào)告式，即采用公文中的報(bào)告寫(xiě)法，一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、征文、附件、落款和發(fā)文日期 組成。 o（1）標(biāo)題 o一般由報(bào)告事項(xiàng)和文種組成。如：會(huì)展中心建設(shè)工程項(xiàng)目招標(biāo)備案報(bào)告。 o（2）主送機(jī)關(guān) o寫(xiě)主管招標(biāo)投標(biāo)工作的行政監(jiān)督機(jī)構(gòu)的名稱。 o（3）正文 o會(huì)展招標(biāo)備案報(bào)告的正文應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明擬招標(biāo)項(xiàng)目的名稱和具備的條件，招標(biāo)計(jì)劃，擬采用的招標(biāo)方式和 對(duì)投標(biāo)單位的資質(zhì)要求，評(píng)標(biāo)方法，評(píng)標(biāo)委員會(huì)組建方案，開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)的工作具體安排等。由于上述 內(nèi)容一般都要寫(xiě)在招標(biāo)公告、資格預(yù)審公告、投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、投標(biāo)須知等文件中，而且備案時(shí)必須一并

7、 上報(bào)，因此報(bào)告本身的內(nèi)容可以簡(jiǎn)化，僅需說(shuō)明項(xiàng)目名稱和目的，最后懇請(qǐng)予以備案。 3.3 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案 o （4）附件 o 招標(biāo)公告、資格預(yù)審文件、投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)、投 標(biāo)須知等附件要一一標(biāo)明序號(hào)和名稱。 o （5）落款 o 落款要寫(xiě)明申請(qǐng)單位全稱，并由法人代表簽 署。 o （6）發(fā)文日期 o 寫(xiě)明發(fā)文的具體時(shí)間。 3.3 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案 o3.3.3會(huì)展招標(biāo)公告會(huì)展招標(biāo)公告 o1）會(huì)展招標(biāo)公告的含義 o會(huì)展招標(biāo)公告是招標(biāo)人在獲得招標(biāo)管理機(jī)構(gòu)備案后，以公開(kāi)行文的方式邀請(qǐng)不 特定的法人或者其他組織投標(biāo)的文件。 o2）會(huì)展招標(biāo)公告的基本內(nèi)容 o（1）招標(biāo)人的法定名稱和地址 o（2）招標(biāo)項(xiàng)目的名稱及編

8、號(hào) o（3）招標(biāo)的方式（即公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)）。 o（4）招標(biāo)項(xiàng)目的性質(zhì)（如寫(xiě)明屬于國(guó)家項(xiàng)目或世界銀行貸款項(xiàng)目等） o（5）招標(biāo)項(xiàng)目的內(nèi)容、數(shù)量和要求 o（6）招標(biāo)項(xiàng)目的實(shí)施地點(diǎn)和時(shí)間 o（7）投標(biāo)人的資格與條件 o（8）招標(biāo)文件的價(jià)格以及獲取的辦法 o（9）提交投標(biāo)書(shū)的截至?xí)r間和地點(diǎn) o（10）開(kāi)標(biāo)的具體時(shí)間、地點(diǎn)以及出席范圍 3.3 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案 o3）會(huì)展招標(biāo)公告的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法 o（1）標(biāo)題 o一般要寫(xiě)明會(huì)展招標(biāo)項(xiàng)目的名稱和文種。如：展會(huì)項(xiàng)目招標(biāo)公告 o（2）正文 o會(huì)展招標(biāo)公告的開(kāi)頭簡(jiǎn)要說(shuō)明招標(biāo)的目的，然后用“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)公告如下” 之類(lèi)的語(yǔ)句作為過(guò)渡，引出主體部分。 o會(huì)展招標(biāo)公告

9、正文的具體寫(xiě)法有三種：第一種是采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式，逐 條寫(xiě)明每個(gè)具體事項(xiàng)，層次分明，條理清楚，內(nèi)容較多的招標(biāo)公告可采用此法； 第二種是以自然段落為層次，不加序號(hào)，主要用于內(nèi)容較為簡(jiǎn)單的招標(biāo)公告； 第三種是表格式，簡(jiǎn)潔明了。 o（3）落款 o寫(xiě)招標(biāo)人或招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的名稱。 o（4）發(fā)布日期 o寫(xiě)明實(shí)際發(fā)布的日期。 3.3 會(huì)展招標(biāo)投標(biāo)文案 o 3.3.4投標(biāo)文件投標(biāo)文件 o 1）投標(biāo)文件的含義 o 投標(biāo)文件是投標(biāo)人根據(jù)招標(biāo)文件的要求和格 式制作，對(duì)招標(biāo)文件提出的實(shí)質(zhì)性要求和條 件作出相應(yīng)，并在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)向招標(biāo) 人提交的參加投標(biāo)的各種書(shū)面材料的總稱， 具有由要約的法律性質(zhì)。 3.3 會(huì)展

10、招標(biāo)投標(biāo)文案 o2）投標(biāo)文件的基本內(nèi)容 o（1）投標(biāo)函 o即投標(biāo)人向招標(biāo)人提交投標(biāo)文件 的申請(qǐng)性文書(shū)，具有回應(yīng)招標(biāo)文件中的投標(biāo) 邀請(qǐng)書(shū)并向招標(biāo)人正式要約的作用。 o（2）投標(biāo)一覽表 o（3）施工組織設(shè)計(jì)，如屬于施工項(xiàng)目，要說(shuō)明施工組織設(shè)計(jì) o（4）技術(shù)性能參數(shù)的詳細(xì)描述 o（5）商務(wù)和技術(shù)偏差表 o（6）投標(biāo)保證金 o（7）有關(guān)資格證明文件 o（8）招標(biāo)文件要求的其他內(nèi)容 o3）投標(biāo)文件的總體格式和具體要求 o投標(biāo)文件的編制應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照招標(biāo)文件規(guī)定的格式和具體要求，否則會(huì)影響投 標(biāo)。在總體結(jié)構(gòu)上，投標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)包括封面、目錄、主體三部分，必要時(shí)還可 增加附件部分。 3.4參展商邀請(qǐng)函 o 3.4

11、.1參展商邀請(qǐng)函參展商邀請(qǐng)函 o 1）參展商邀請(qǐng)函的含義 o 參展商邀請(qǐng)函是一種以個(gè)別發(fā)送的方式邀請(qǐng) 特定的法人、其他組織或個(gè)人參展的文案。 參展商邀請(qǐng)函的基本內(nèi)容與招展公告相差無(wú) 幾，一般也分為詳細(xì)和簡(jiǎn)要兩種版本，內(nèi)容 簡(jiǎn)要的參展商邀請(qǐng)函一般要同時(shí)附寄參展說(shuō) 明書(shū)。 3.4參展商邀請(qǐng)函 o2）參展商邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法 o（1）標(biāo)題 o一般由展覽會(huì)的名稱和“參展商邀請(qǐng)函”組成。 o（2）稱謂 o由于參展商邀請(qǐng)函是發(fā)給特定對(duì)象的，因此一定要寫(xiě)稱謂，即邀請(qǐng)對(duì)象的單位 名稱。邀請(qǐng)個(gè)人參展則須寫(xiě)個(gè)人姓名，并冠以敬詞。 o（3）正文 o要逐項(xiàng)表達(dá)參展商邀請(qǐng)函的內(nèi)容，可以先用一段文字簡(jiǎn)要介紹展覽會(huì)的名稱、

12、 主辦者，然后點(diǎn)出“城邀貴單位（公司）參展”這一主題，再用“現(xiàn)將有關(guān)事 項(xiàng)告知如下”作為過(guò)渡，引出主體部分。主體部分多采用序號(hào)加小標(biāo)題的形式， 也可通篇僅以自然段落展開(kāi)說(shuō)明。 o（4）落款 o寫(xiě)主辦單位或組委會(huì)的名稱。 o（5）發(fā)出日期 o寫(xiě)明實(shí)際發(fā)出的日期。 3.4參展商邀請(qǐng)函 o 3.4.2參展申請(qǐng)表參展申請(qǐng)表 o 1）參展申請(qǐng)表的含義 o 參展申請(qǐng)表又稱參展注冊(cè)申請(qǐng)表、參展回執(zhí)、參展 報(bào)名表等，是參展單位向主辦單位或組委會(huì)申請(qǐng)參 展并租賃展位的文件。 o 參展申請(qǐng)表由主辦單位或組委會(huì)統(tǒng)一印制，隨同招 展公告或參展商邀請(qǐng)函一起發(fā)布，由申請(qǐng)參展單位 按要求填寫(xiě)，并再報(bào)名截止時(shí)間之前提交。 3

13、.4參展商邀請(qǐng)函 o 2）參展申請(qǐng)表的基本內(nèi)容 o （1）參展單位的基本情況。包括名稱、性質(zhì)、地 址和聯(lián)系方式等 o （2）展品的名稱、性質(zhì)和數(shù)量 o （3）擬租展位的規(guī)格、數(shù)量、展位費(fèi) o （4）如需在繳納租金后再確認(rèn)其參展資格，可要 求填寫(xiě)付款方式和日期 o （5）提交申請(qǐng)表的方式（郵寄、傳真或網(wǎng)上提交） 和截止日期 o （6）備注條款 3.4參展商邀請(qǐng)函 o3.4.3參展確認(rèn)書(shū)參展確認(rèn)書(shū) o1）參展確認(rèn)書(shū)的含義 o參展確認(rèn)書(shū)又稱參展確認(rèn)函或展位確認(rèn)書(shū)（函），是主辦單位在受到參展申請(qǐng)單位的參 展申請(qǐng)表或注冊(cè)申請(qǐng)表并經(jīng)過(guò)審查，確認(rèn)其具備參展資格后，向其發(fā)出的同意參展的文 件。 o2）參展確認(rèn)

14、書(shū)的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法 o（1）標(biāo)題 o一般要寫(xiě)明展覽會(huì)名稱和“參展確認(rèn)書(shū)”或“展位確認(rèn)函”。 o（2）稱謂 o寫(xiě)確認(rèn)對(duì)象的名稱。 o（3）正文 o參展確認(rèn)書(shū)的正文一般比較簡(jiǎn)略，只要表明同意對(duì)方參展的意見(jiàn)即可，也可以告知具體 的展位號(hào)和進(jìn)場(chǎng)布展的時(shí)間及要求。 o（4）落款 o寫(xiě)主辦單位或組委會(huì)的名稱并蓋章。 o（5）發(fā)出日期 3.5觀眾邀請(qǐng)函 o 3.5.1觀眾邀請(qǐng)函的含義觀眾邀請(qǐng)函的含義 o 觀眾邀請(qǐng)函是辦展機(jī)構(gòu)根據(jù)展會(huì)的實(shí)際情況編寫(xiě)的、 用來(lái)進(jìn)行展會(huì)招展的一種宣傳單。觀眾邀請(qǐng)函是專 門(mén)針對(duì)展會(huì)的目標(biāo)觀眾尤其是那些專業(yè)觀眾而發(fā)送 的。和展會(huì)通訊一樣，觀眾邀請(qǐng)函一般也是通過(guò)直 接郵寄的方式發(fā)送到目標(biāo)觀眾手中。所以，觀眾邀 請(qǐng)函發(fā)送也有賴于目標(biāo)觀眾數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善。 觀眾邀請(qǐng)函一般在展會(huì)開(kāi)幕前一個(gè)月左右開(kāi)始向目 標(biāo)觀眾直接郵寄。但對(duì)于國(guó)外觀眾，觀眾邀請(qǐng)函的 郵寄時(shí)間一般提前到開(kāi)幕式前3個(gè)月到半年開(kāi)始郵 寄。 3.5觀眾邀請(qǐng)函 o3.5.2觀眾邀請(qǐng)函的內(nèi)容觀眾邀請(qǐng)函的內(nèi)容 o觀眾邀請(qǐng)函的內(nèi)容主要包括： o（1）展會(huì)的基本內(nèi)容 o包括展會(huì)的名稱，舉辦的時(shí)間和地點(diǎn)，辦展機(jī)構(gòu)，展會(huì)的LOGO，本 展會(huì)簡(jiǎn)單介紹等。 o（2）展會(huì)招展情況 o包括展出的主要展品、參加展出的新產(chǎn)品和展會(huì)招展情況，一般還會(huì) 將一些行業(yè)知名企業(yè)的參展情況進(jìn)行重點(diǎn)通報(bào)。 o（3）展會(huì)期間計(jì)劃舉辦的相關(guān)活動(dòng) o列舉展會(huì)