接待管理制度.doc

1、文件名稱文件編號zc-16-16版本號3.0接待管理制度實施日期2010.03.01頁次1/6接待管理制度編制：張燕鋒審核：袁意江批準：趙尚吾日期早節(jié)修訂內容修訂后版本制/修訂人審核人2009.2.25全文新增訂2.0杜群袁意江2010.2.24全文修訂各條款3.0張燕鋒袁意江文件名稱文件編號zc-16-16版本號3.0接待管理制度實施日期2010.03.01頁次2/6文件名稱文件編號zc-16-16版本號3.0接待管理制度實施日期2010.03.01頁次3/61 目的為了進一步規(guī)范接待工作程序，提高接待效率，樹立公司良好形象，特 制定接待管理制度。2 適用范圍本制度適用范圍為公司各級領導、各

2、部門。3 接待原則與職責分工3.1堅持有利公務、簡化禮儀、務實節(jié)儉、杜絕浪費的原則。3.2堅持接待報告制原則。凡屬公司級接待，接待對口部門應及時向公司辦 通報，戰(zhàn)略用戶、關鍵供應商及省市處級以上、集團總部領導來司的接待， 公司辦或對口部門應報告公司主要領導。3.3堅持統(tǒng)一歸口管理的原則。公司辦負責公司領導交辦的接待工作，負責 公司接待服務工作的歸口管理和指導。外事接待由進出口公司負責，公司辦 及相關部門配合接待。一般專業(yè)性的部門業(yè)務接待，由相關對口部門安排接 待。3.4參加公務接待的公司各級領導和相關人員要按照接待計劃參加接待活 動，因特殊情況不能參加的，應報告參加公務接待的主要領導。4 公司

3、級接待對象4.1來公司聯(lián)系業(yè)務的戰(zhàn)略供應商副總經理以上的客人；4.2應邀來公司的戰(zhàn)略用戶部長以上客人；4.3中央、省市政府、協(xié)會來公司檢查、指導、調研等工作的處級以上和相 當于這一級別的領導；4.4集團公司部長以上的領導；4.5公司主要領導交辦的其他接待客人。5 接待工作內容5.1公司級接待必須由對口業(yè)務部門提前半天填寫接待通知單，公司辦 公室接到接待通知，根據來賓目的和要求，確定接待室及安排做好接待，并 通知有關領導參加。如果接待預排時間有變動的（半小時以上），業(yè)務部門應及時通知公司辦。文件名稱文件編號zc-16-16版本號3.0接待管理制度實施日期2010.03.01頁次4/65.2公司級

4、的重要接待，由公司辦制定接待計劃，經總經理批準后，確定接待 人員，按具體接待事項進行布置。5.3由相關對口部門具體負責的接待，應制定好接待計劃，經主管領導審查批 準后，并提交一份接待計劃給公司辦，公司辦配合做好接待工作。5.4公司辦按照來賓行程安排信息，提前做好迎接客人的車輛接站接機、住宿 安排、聯(lián)系宴請酒店、商務活動日程安排、安排領導前往來賓下榻處看望客人、 組織好客人活動、贈送禮品、來賓的票務及安排好來賓返程事宜等相關工作。5.5公司辦根據接待來賓信息及時在電子顯示屏寫出歡迎牌。5.6公司辦前廳接待員要做好重要來賓的引領及大廳衛(wèi)生督促管理。公司辦清 潔員要做好辦公樓（廁所）等衛(wèi)生保潔工作。

5、5.7公司辦接待人員要對接待前的準備工作逐一進行檢查落實。負責安排好接 待室及衛(wèi)生工作，準備好公司宣傳資料，根據需要提前做好投影設備的安裝， 負責通知參與接待的相關領導及部門，并相應做好茶水擺放等工作。5.8重大的接待活動，公司辦接待人員要對接待過程全程跟蹤，銜接有序，確 保接待工作順利進行。5.9來賓如果需要進廠參觀的，應參照公司保密制度，按照來賓工作的性質確 定參觀路線，對口部門或領導陪同參觀。5.10生產制造部在接到公司辦的重要接待通知后，對生產現場環(huán)境督促進行清 掃、檢查、考核，做好接待來賓參觀的各項準備工作。5.11企業(yè)文化部和武裝保衛(wèi)部對重要的接待活動負責做好入廠通道的疏通、現 場

6、保安及宣傳報道工作。負責做好大型接待、會議的橫幅、廣告策劃、宣傳等 工作。5.12物業(yè)管理公司負責入廠通道的衛(wèi)生清掃，根據需要提供擺放綠色植物及花 卉，由公司辦督辦落實。5.13相關接待部門必須隨時與公司辦保持聯(lián)系，如遇到接待中的安排發(fā)生變 化，應及時通報公司辦，以便公司辦及時做出相應的調整措施，防止出現接待 工作失誤，保證接待工作的圓滿完成。6 接待工作要求文件名稱文件編號zc-16-16版本號3.0接待管理制度實施日期2010.03.01頁次5/66.1樹立賓客至上，為來賓服務的思想。接待人員從接聽電話、引導、引見 介紹到乘車行路和每一細節(jié)都要做到主動熱情、落落大方、恰到好處。要力 求講普

7、通話。6.2制定周密細致的接待計劃，特別是大型接待活動，要有具體接待方案， 責任落實到人。6.3接待人員服務要主動、周到，態(tài)度要謙虛，用語要文明，對接待工作認 真負責，實事求是，誠懇待客，不卑不亢。6.4接待過程中要特別注意保密工作，迎來送往尤其要注意言談舉止，注意 內外有別，嚴守公司商業(yè)秘密。6.5辦不成的事或解決不了的問題，要及時向主管領導匯報，注意做好解釋 工作，使來賓滿意。6.6接待工作未落實，導致接待工作嚴重失誤而影響公司形象的部門及個 人，以及部門未填報接待通知單和接待中安排發(fā)生變化不及時通報，導 致接待工作不到位的，公司辦將按工作質量事故處罰辦法進行考核。7 禮品管理7.1禮品的

8、使用范圍。主要用于公司對外的公務活動、接待、出訪等活動。 7.2禮品的購置。禮品由企業(yè)文化部統(tǒng)一策劃、公司辦統(tǒng)一購置，公司辦分 層次備齊具有紀念價值、體現公司文化的禮品。7.3禮品的領取。對口接待部門或領導需用公司一般禮品， 應向公司辦提出， 經核實后方可領取。有特殊禮品要求的需經總經理批準，并提前通知公司辦 購置。7.4公司辦負責對禮品進行管理和統(tǒng)計，并對領出的禮品進行登記備查。8 接待用餐及費用管理8.1工作餐審批程序：一般工作餐由部門經辦人在0A上填寫業(yè)務招待申請單，申明用餐理由，經部門領導簽字，由公司辦公室接待員審核，超過 100元由公司辦主任批準，方可領取餐票到公司食堂就餐。8.2接

9、待用餐審批程序：部門經辦人在0A上填寫業(yè)務招待申請單，經主 管領導批準，由公司辦主任會簽。公司領導接待客人，由公司辦負責根據客文件名稱文件編號zc-16-16版本號3.0接待管理制度實施日期2010.03.01頁次6/6人情況做好接待安排。8.3在接待用餐中，陪同人員不得超過接待對象的 3/5，陪同人員總數最多不得 超過4人。司機及工作人員確需就餐的一律按工作餐標準安排，特殊情況經批 準可與客人就餐。8.4定點接待管理：公司定點在市內相關酒店和公司食堂簽定最低消費協(xié)議， 定點接待用餐。所有接待用餐由公司辦確定專人統(tǒng)一安排，并按接待標準確定 好菜單等準備事項。定點接待用餐按協(xié)議折扣結算，取消簽單制。中午接待客 人原則上在食堂接待，達到8人以上一律使用自助餐，特殊情況須經公司辦同 意方可改換到定點酒店接待。8.5接待酒水管理：接待用餐酒水一律按標準實行自帶，由公司辦統(tǒng)一配置， 相關接待部門或領導簽字領取，公司辦做好對酒水的管理和統(tǒng)計，并對領出的 酒水進行登記備查。8.6費用管理：公司業(yè)務招待費用統(tǒng)一由公司辦歸口管理，由接待部門憑發(fā)票 經公司辦簽字審核，財務部報銷；未經公司辦同意發(fā)生的招待費用，財務部一 律不得報銷。8.7銷售部門接待客人發(fā)生的業(yè)務招待費用，須經公司辦登記備案后，方可按 審批程序報銷。8.8技