日常工作說(shuō)明-20150318

1、每日登陸erp系統(tǒng)，運(yùn)行ZMMR_0045（物資需求計(jì)劃查詢）查詢自己所屬采購(gòu)組的物資需求計(jì)劃對(duì)新產(chǎn)生的物資需求計(jì)劃做好統(tǒng)計(jì)工作， （統(tǒng)計(jì)格式）對(duì)于工單（外委加工、維修、運(yùn)輸）所產(chǎn)生的采購(gòu)申請(qǐng)，運(yùn)行ME5A（采購(gòu)申請(qǐng)清單顯示）來(lái)查詢運(yùn)行命令進(jìn)入界面后按上圖紅框內(nèi)演示，執(zhí)行操作（說(shuō)明選定交貨日期大于等于2015.1.1，因?yàn)檫@個(gè)日期之后為正式進(jìn)入生產(chǎn)期后的項(xiàng)目，如不進(jìn)行限制，則會(huì)將之前基建時(shí)的項(xiàng)目帶出來(lái)，會(huì)造成查詢費(fèi)時(shí)、混亂）進(jìn)入查詢界面（下圖）：在查詢界面內(nèi)可看到需求部門所提工單轉(zhuǎn)化成采購(gòu)申請(qǐng)的單號(hào)、物料（采購(gòu)項(xiàng)目）、采購(gòu)組、申請(qǐng)者等基本信息，目前工單所生成的采購(gòu)申請(qǐng)分配到的采購(gòu)組主要為：GA

2、3GA2GA1。（注意事項(xiàng)：需求部門在提交工單時(shí)要求不能填寫(xiě)固定（期望）的供應(yīng)商，以免影響srm采購(gòu)率（使用率）需求計(jì)劃審批完成后，系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)行mrp（平衡庫(kù)存/每晚自動(dòng)運(yùn)行），第二天會(huì)產(chǎn)生采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)員及時(shí)通知計(jì)劃物資部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批（一級(jí)審批），審批完成后進(jìn)入srm詢報(bào)價(jià)系統(tǒng)（:8101/irj/portal），進(jìn)行采購(gòu)流程注意事項(xiàng)：執(zhí)行貨源確定時(shí)，采購(gòu)申請(qǐng)需為同一個(gè)專工所提同一批次的物資，嚴(yán)禁將不同專工所提的物資（采購(gòu)申請(qǐng)）混合打包發(fā)布rfx，以免供應(yīng)商因不同種類物資混雜，影響報(bào)價(jià)。版別：公開(kāi)rfxOa審批類型：物資報(bào)價(jià)Rfx應(yīng)答方可以更改rfx應(yīng)答-勾選上提交及開(kāi)放日期為rfx上線2

3、天后。投標(biāo)人內(nèi)搜索與我廠有過(guò)合作的廠家，盡量多選取幾家，rfx發(fā)布后盡快通知廠家處理，（可將技術(shù)聯(lián)系人電話告知廠家，以便雙方確認(rèn)技術(shù)事宜）。Rfx報(bào)價(jià)截止后，如滿足三家報(bào)價(jià)，經(jīng)比較選取價(jià)格最低廠家上傳集團(tuán)oa（4/seeyon/index.jsp）進(jìn)行報(bào)價(jià)結(jié)果審批。注意事項(xiàng)：選取最低廠家后需先點(diǎn)擊系統(tǒng)內(nèi)“獎(jiǎng)勵(lì)”按鈕，表示接受廠家報(bào)價(jià)，然后再上傳集團(tuán)oa如到Rfx報(bào)價(jià)截止后，未夠三家報(bào)價(jià),應(yīng)及時(shí)反饋給鄒部，以便確定第二次發(fā)布截至?xí)r間及方法。集團(tuán)oa內(nèi)報(bào)價(jià)結(jié)果審批完成后，在srm系統(tǒng)內(nèi)將已接受的詢報(bào)價(jià)上傳至erp系統(tǒng)進(jìn)行訂單創(chuàng)建，訂單審批為一級(jí)審批，采購(gòu)員需及時(shí)通知

4、計(jì)劃物資部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，如訂單總金額大于5萬(wàn)元（含），則需進(jìn)行集團(tuán)oa內(nèi)的合同會(huì)簽工作。注意事項(xiàng)：如訂單總金額大于5萬(wàn)元（含），首先在顯示訂單界面，點(diǎn)擊修改按鈕，對(duì)訂單的抬頭部分，京能集團(tuán)欄下的項(xiàng)目進(jìn)行修改，如上圖：合同類型選新合同；起草標(biāo)志選起草；收貨限制選正常收貨；合同管理員選操作人自己，這些編輯好后點(diǎn)擊保存按鈕，然后通知計(jì)劃物資部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，審批完成后，再用me22n命令進(jìn)入本訂單，點(diǎn)擊上傳oa系統(tǒng)，此份訂單（合同）便在集團(tuán)oa的待發(fā)事項(xiàng)內(nèi)了。 附件：集團(tuán)oa內(nèi)合同會(huì)簽界面如上圖：首先可對(duì)合同名稱進(jìn)行編輯，合同種類按所簽訂的類型選擇，一般為買賣合同。合同甲方信息可在信息欄內(nèi)找到，注

5、意選擇上傳跟操作者對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人的信息；乙方信息可在信息欄內(nèi)搜索，如遇到乙方信息沒(méi)有或者不對(duì)的情況，就需要聯(lián)系集團(tuán)oa運(yùn)維人員進(jìn)行數(shù)據(jù)添加維護(hù)。集團(tuán)oa系統(tǒng)對(duì)于合同只是會(huì)簽功能，實(shí)際簽訂還需線下將合同版本編輯好，以附件形式掛到oa系統(tǒng)內(nèi)。合同格式： 對(duì)于合同金額大，價(jià)值高，需保修的物資設(shè)備，按合同總金額5%的比例留質(zhì)保金，對(duì)合同金額小，價(jià)值低，消耗品可不留質(zhì)保金。合同在集團(tuán)oa內(nèi)會(huì)簽過(guò)程，包括之前詢報(bào)價(jià)結(jié)果審批過(guò)程，都需本流程的發(fā)起人（采購(gòu)員）進(jìn)行盯辦，對(duì)處理時(shí)間長(zhǎng)的人員進(jìn)行必要提醒，加快審批進(jìn)程。（集團(tuán)oa內(nèi)審批會(huì)簽時(shí)間為集團(tuán)記錄項(xiàng)）紙版合同簽訂要求：1、 打印6份，經(jīng)陳總簽字后蓋合同章及正副

6、本章（2正4副），合同日期以公司oa系統(tǒng)或集團(tuán)oa系統(tǒng)內(nèi)陳總最后會(huì)簽完成日期為準(zhǔn)2、 廠家簽字蓋章要求：封面右下角需大簽（簽全名），其他頁(yè)面小簽（姓），合同簽訂日期以我方日期為準(zhǔn)，或囑咐不寫(xiě)日期由我方手工填寫(xiě)； 簽字蓋章頁(yè)由法人或授權(quán)人簽字并蓋公章或合同專用章，每份合同需蓋騎縫章。另在erp系統(tǒng)、srm系統(tǒng)、集團(tuán)oa系統(tǒng)遇到問(wèn)題都可向相關(guān)人員請(qǐng)教 或者登陸運(yùn)維平臺(tái)提交工作中的問(wèn)題：20:7001/日常采購(gòu)及合同會(huì)簽（發(fā)票、付款）工作都要隨時(shí)做好相關(guān)記錄工作，以便信息的查詢和備份， 采購(gòu)詢價(jià)完成確定供貨廠家后即可通知廠家備貨，同廠家溝通好供貨時(shí)間并記錄，及時(shí)把技術(shù)

7、聯(lián)系人的電話通知廠家，以便兩者協(xié)調(diào)處理相關(guān)技術(shù)問(wèn)題。另需告知供貨廠家我方接貨地址、聯(lián)系人、及相應(yīng)供貨要求： 在訂單審批完成；合同簽訂完成；或設(shè)備供貨完成后即可通知廠家開(kāi)具相應(yīng)金額發(fā)票和收據(jù)，開(kāi)票信息需及時(shí)告知廠家 收到廠家開(kāi)具的發(fā)票后首先檢查發(fā)票信息是否正確及完整（注意在合同臺(tái)帳內(nèi)及時(shí)更新發(fā)票金額），如下圖：1、 購(gòu)貨單位信息是否為我單位正確完整的信息2、 供貨方開(kāi)戶行、帳號(hào)是否為合同簽訂時(shí)所留信息3、 發(fā)票金額（總）是否為合同金額（總）4、 收款人、復(fù)核人、開(kāi)票人是否打印齊全5、 是否有發(fā)票專用章以上信息必須齊全，如有缺少、或不符，及時(shí)與廠家聯(lián)系，以便退換。有時(shí)廠家所開(kāi)具發(fā)票只有總項(xiàng)沒(méi)有開(kāi)合

8、同內(nèi)分項(xiàng)（明細(xì)），如上圖，就需廠家單獨(dú)附2份銷貨清單（必須蓋發(fā)票專用章），如下圖：銷貨清單內(nèi)金額列合計(jì)必須與發(fā)票金額列合計(jì)一致；稅額列同前要求。如計(jì)算有誤，則需廠家及時(shí)退換。收據(jù)要求：收據(jù)日期為發(fā)票開(kāi)具日期，或合同簽訂（訂單）生效日期之后；必須有財(cái)務(wù)專用章（原件）；收款金額大小寫(xiě)一致，并與付款比例對(duì)應(yīng)，如下圖：收到廠家發(fā)票，核對(duì)無(wú)誤后即可進(jìn)行發(fā)票紙版確認(rèn)工作，以便財(cái)務(wù)入賬，流程如：進(jìn)行發(fā)票確認(rèn)時(shí)需將發(fā)票同確認(rèn)單一起交與各相關(guān)人員審核，注意避免遺失及污損。如一次會(huì)簽項(xiàng)目在5個(gè)單據(jù)（含）及以上，則需單獨(dú)制作一個(gè)清單，以便會(huì)簽部門和領(lǐng)導(dǎo)逐一核對(duì)、審簽，樣式如：在廠家供貨完成，庫(kù)房組織驗(yàn)收合格后即可進(jìn)

9、行紙版付款工作，流程如： 付款時(shí)需付廠家開(kāi)具的收據(jù)，設(shè)備物資通過(guò)驗(yàn)收合格的驗(yàn)收單（以便會(huì)簽部門（使用部門）及會(huì)簽領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)）；付款單注意事項(xiàng)：應(yīng)根據(jù)付款設(shè)備物資編輯會(huì)簽部門，如：設(shè)備類-設(shè)備管理部；化學(xué)、氣體類-發(fā)電運(yùn)行部；辦公、家具類-綜合管理部；具體還應(yīng)看是哪個(gè)部門所提（所用）的設(shè)備物資。如一次會(huì)簽項(xiàng)目在5個(gè)單據(jù)（含）及以上，則需單獨(dú)制作一個(gè)清單，以便會(huì)簽部門和領(lǐng)導(dǎo)逐一核對(duì)、審簽，樣式如：合同簽訂、付款會(huì)簽、發(fā)票確認(rèn)在相應(yīng)流程工作完成后需向相關(guān)部門（單位）交接相應(yīng)單據(jù)和文本，并做好交接記錄（雙方簽字確認(rèn)），如：1、合同（全套數(shù)量為-2正4副）：財(cái)務(wù)交接一副、一正本交印花稅（完成后返回我部門）

10、；我部門留存一副；一正一副交廠家；蓋完印花稅章一正和一副交接財(cái)務(wù)（含合同會(huì)簽單（需蓋公司章）。2、設(shè)備材料付款單（原件）連同廠家收據(jù)交財(cái)務(wù)；如付款形式為承兌匯票則需向財(cái)務(wù)提供合格的設(shè)備材料驗(yàn)收單及資料移交證明、廠家送貨清單（物資保管單位EMIS系統(tǒng)內(nèi)有相應(yīng)文件，如沒(méi)有則聯(lián)系庫(kù)房出具）3、發(fā)票確認(rèn)單（原件）連同廠家發(fā)票交財(cái)務(wù)每月25日前（具體岳軼會(huì)提示）報(bào)下月的資金計(jì)劃，前提為已簽訂完紙版設(shè)備材料付款單子的項(xiàng)目，格式如： 每周的資金計(jì)劃報(bào)送時(shí)間為每周3上午，報(bào)送內(nèi)容為已上報(bào)的（經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的）月度資金計(jì)劃內(nèi)各項(xiàng)。提示：現(xiàn)財(cái)務(wù)要求-報(bào)月度資金計(jì)劃時(shí)必須為紙版設(shè)備材料付款單簽字齊全的單據(jù)（必須有廠家

11、發(fā)票、財(cái)務(wù)收據(jù)）。ERP系統(tǒng)資金計(jì)劃提報(bào)：運(yùn)行ZFINP_004（生成資金支付申請(qǐng)）進(jìn)入說(shuō)明-公司代碼1380；會(huì)計(jì)年度為本年；支付計(jì)劃月度為本月；部門注意選用紅框標(biāo)識(shí)的，這些選定后執(zhí)行下一步操作：支付流程選擇與紙版會(huì)簽流程對(duì)應(yīng)的選項(xiàng)；資金支付申請(qǐng)明細(xì)信息內(nèi)可用搜索按鈕，選擇對(duì)應(yīng)紙版付款單的項(xiàng)目，并對(duì)該項(xiàng)目?jī)?nèi)容完善信息（如本次支付金額、合同總金額、已支付金額、剩余金額、收款單位銀行、賬戶、付款內(nèi)容等）；此項(xiàng)操作可跟孟卓然學(xué)習(xí)操作。ERP系統(tǒng)內(nèi)常用命令：上圖為我收藏夾內(nèi)部分命令，具體的還有前面附件內(nèi)命令操作。李林辦公用系統(tǒng)帳號(hào)、密碼公司oa：帳號(hào)lil1216 密碼123456（電腦設(shè)置的為開(kāi)機(jī)

12、自動(dòng)登陸）集團(tuán)oa：帳號(hào)lil1216 密碼123456erp：帳號(hào)lil1216 密碼654321srm: 帳號(hào)lil1216 密碼123456即時(shí)通：電腦設(shè)置的為開(kāi)機(jī)自動(dòng)登陸，如掉線，重新登陸即可目前工作1、風(fēng)機(jī)修理：?jiǎn)挝唬航K百事德機(jī)械 采購(gòu)訂單號(hào)：4800007379報(bào)價(jià)聯(lián)系人：汪紅星此項(xiàng)維修廠家已完成，廠家表示收到維修款后可發(fā)貨，我已通知廠家開(kāi)票及收據(jù)，現(xiàn)需盯住廠家票據(jù)事宜，收到后可報(bào)增補(bǔ)本月資金計(jì)劃，并盡快辦理付款手續(xù)。另可再與廠家溝通，設(shè)法讓廠家先進(jìn)行發(fā)貨，為現(xiàn)場(chǎng)檢修維護(hù)提供支持。2、已簽訂增補(bǔ)（結(jié)算）合同、新簽訂合同、采購(gòu)訂單（詳見(jiàn)我的erp采購(gòu)匯總表）的設(shè)備催交3、 預(yù)計(jì)