圖書、資料及報(bào)刊管理規(guī)定（KYGLG15A）

1、武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司 wuhan kaidi green energy development & operation co.ltd 圖書、資料及報(bào)刊管理規(guī)定 （試行版）（試行版） ky-gl-g-15-a 版 次a/o分發(fā)號(hào) 持有人 狀 態(tài)受控 非受控 作廢 密 級(jí)秘密 機(jī)密 絕密 編制/日期 審核/日期 批準(zhǔn)/日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日試行 目目 錄錄 1 1 目的目的 .1 1 2 2 范圍范圍 .1 1 3 3 定義定義 .1 1 4 4 職責(zé)職責(zé) .1 1 5 5 程序程序 .2 2 5.1 圖書、資料及報(bào)刊的購(gòu)買及入庫.2 5.2 圖書

2、、資料及報(bào)刊的編號(hào).3 5.3 圖書、資料及報(bào)刊的管理.3 5.4 圖書、資料及報(bào)刊的借閱.4 5.5 圖書、資料及報(bào)刊的歸還.4 5.6 圖書、資料及報(bào)刊管理流程圖.5 6 6 相關(guān)文件相關(guān)文件 .5 5 7 7 記錄記錄 .5 5 圖書資料及報(bào)刊管理規(guī)定 版次：a/o 頁次： 1 /7 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 1 1 目的目的 為規(guī)范公司圖書、資料及報(bào)刊管理，更好的服務(wù)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)工作，并讓員 工有效利用資料，防止資源流失，特制定此規(guī)定。 2 2 范圍范圍 本規(guī)定適用于公司的圖書、資料及報(bào)刊的訂閱、采購(gòu)、借閱等管理。 3 3 定義定義 3.1

3、 圖書：指各種公開發(fā)行的相關(guān)行業(yè)書籍，包括工具手冊(cè)、行業(yè)規(guī)范、專業(yè)書 籍等。 3.2 資料：指公司內(nèi)部資料和相關(guān)專業(yè)多媒體資料。 3.3 報(bào)刊：即報(bào)紙與雜志。報(bào)紙指官方報(bào)紙、各類產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟(jì)報(bào)紙及專業(yè)性報(bào)紙。 雜志為按月或雙月發(fā)行的定期刊物。 4 4 職責(zé)職責(zé) 4.1 總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司圖書、資料及報(bào)刊的訂閱、采購(gòu)、借閱和日常管理。 4.2 圖書資料管理員： a) 負(fù)責(zé)將新圖書、資料及報(bào)刊入庫分類、登記、建檔； b) 記錄及管理圖書、資料及報(bào)刊的借出、歸還情況，并填寫“資料登記總簿” ； c) 定期檢查圖書、資料及報(bào)刊的借用情況，提醒借用者歸還。 4.3 借用者必須遵守資料借用、歸還制度，維護(hù)圖

4、書、資料及報(bào)刊的完好、整潔 性。 4.4 部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)“資料購(gòu)買申請(qǐng)單” 。 4.5 相關(guān)財(cái)務(wù)人員根據(jù)圖書資料管理員的入庫單和購(gòu)買發(fā)票方可進(jìn)行報(bào)銷。 圖書資料及報(bào)刊管理規(guī)定 版次：a/o 頁次： 2 /7 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5 5 程序程序 5.15.1 圖書、資料及報(bào)刊的購(gòu)買及入庫圖書、資料及報(bào)刊的購(gòu)買及入庫 5.1.15.1.1 報(bào)刊、雜志的訂閱報(bào)刊、雜志的訂閱 a) 每年十月底運(yùn)營(yíng)公司總經(jīng)理工作部根據(jù)郵局發(fā)行的下一年度報(bào)刊雜志目錄，廣 泛征詢各部門意見，制定出新的一年報(bào)刊雜志訂閱計(jì)劃； b) 報(bào)運(yùn)營(yíng)公司總經(jīng)理工作

5、部負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)； c) 運(yùn)營(yíng)公司總經(jīng)理工作部根據(jù)計(jì)劃額度實(shí)際操作。 5.1.25.1.2 圖書、多媒體資料的購(gòu)買圖書、多媒體資料的購(gòu)買 a) 每季度各部門按需求填寫“資料購(gòu)買申請(qǐng)單” ； b) 報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批； c) 將簽批的“資料購(gòu)買申請(qǐng)單”送總經(jīng)理工作部； d) 由總經(jīng)理工作部根據(jù)部門購(gòu)買限額，做購(gòu)買計(jì)劃，并安排購(gòu)買。 f) 公司員工每人每年可購(gòu)買 100 元以內(nèi)的業(yè)務(wù)相關(guān)書籍。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批“資 料購(gòu)買申請(qǐng)單”后，攜購(gòu)買圖書到圖書資料管理員處辦理入庫及編號(hào)、登記，同時(shí)辦 理借閱手續(xù)（參見 5.4） ，后憑入庫單方可到財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷。員工購(gòu)買圖書屬公司圖書， 必須于借閱期限內(nèi)歸

6、還，未使用完可辦理續(xù)借。 5.1.35.1.3 圖書、資料及報(bào)刊的入庫圖書、資料及報(bào)刊的入庫 a) 已訂購(gòu)的報(bào)刊、圖書及多媒體資料，及時(shí)交圖書資料管理員處，填寫圖書、 資料及報(bào)刊入庫單 （一式三聯(lián)，第一聯(lián)總經(jīng)理工作部留存，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)，第三聯(lián)圖 書資料管理員留存）辦理入庫手續(xù)。購(gòu)買人憑有明細(xì)的購(gòu)買發(fā)票、 “資料購(gòu)買申請(qǐng)單” 復(fù)印件及入庫單第二聯(lián)到財(cái)務(wù)辦理報(bào)銷。 b) 公司內(nèi)部資料由領(lǐng)取部門交圖書資料管理員處，填寫圖書、資料及報(bào)刊入庫 單 （一式三聯(lián)，第一聯(lián)總經(jīng)理工作部留存，第二聯(lián)交財(cái)務(wù)，第三聯(lián)圖書資料管理員留 存）辦理入庫手續(xù)。 5.1.45.1.4 已購(gòu)買資料的補(bǔ)辦已購(gòu)買資料的補(bǔ)辦 出差中或

7、項(xiàng)目上因特殊原因急需購(gòu)買圖書資料的，應(yīng)事先電話匯報(bào)總經(jīng)理工作部 負(fù)責(zé)人，得到批準(zhǔn)后方可購(gòu)買?；毓竞蠹皶r(shí)補(bǔ)填“資料購(gòu)買申請(qǐng)單” ，走審批和入庫 圖書資料及報(bào)刊管理規(guī)定 版次：a/o 頁次： 3 /7 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 流程。 5.25.2 圖書、資料及報(bào)刊的編號(hào)圖書、資料及報(bào)刊的編號(hào) 5.2.15.2.1 圖書、資料編號(hào)結(jié)構(gòu)圖書、資料編號(hào)結(jié)構(gòu) k y aa（a） * * * * * * * 資料順序號(hào) 入庫日期 資料類別 凱迪運(yùn)營(yíng) 5.2.25.2.2 圖書、資料編號(hào)的定義與規(guī)定圖書、資料編號(hào)的定義與規(guī)定 a) 公司代碼：凱迪運(yùn)營(yíng)用 ky 表示

8、。 b) 資料類別：手冊(cè) sc，規(guī)范 gf，書籍 sj，內(nèi)部資料 nz，多媒體 dmt，其他 qt。 c) 入庫日期：用*表示，*為 4 位數(shù)字，分別資料入庫的年月，如 2008 年 2 月則表示為 0802。 d) 資料順序號(hào)：用*表示，*為 3 位數(shù)字，為資料購(gòu)置流水順序號(hào)。 5.2.35.2.3 報(bào)刊編號(hào)報(bào)刊編號(hào) 報(bào)紙按月編號(hào)，雜志按年編號(hào)。 5.35.3 圖書、資料及報(bào)刊的管理圖書、資料及報(bào)刊的管理 5.3.1 所有入庫圖書資料將詳細(xì)信息記錄于“資料登記總簿” 。 5.3.2 新購(gòu)圖書需填制圖書卡插放于圖書之末頁，并在封面、 目錄和第一頁上加 蓋公司圖書章。 5.3.3 錄音帶、錄像帶

9、、軟盤、光盤等多媒體資料必須分類存放，并定期檢查其質(zhì) 量變化情況。 5.3.4 所有圖書、資料及雜志于每年 5 月、12 月下旬各清點(diǎn)一次。除有重要信息 圖書資料及報(bào)刊管理規(guī)定 版次：a/o 頁次： 4 /7 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 報(bào)紙作為檔案留存外，其余的每年 5 月、12 月中旬進(jìn)行處理。 5.45.4 圖書、資料及報(bào)刊的借閱圖書、資料及報(bào)刊的借閱 5.4.1 公司員工均可借閱相關(guān)圖書資料，由圖書資料管理員填寫圖書卡和“資料借 閱單” ，借閱人簽字。 5.4.2 報(bào)刊可在圖書室內(nèi)隨意閱覽，閱畢應(yīng)歸回原處，不得擅自攜出或撕剪。但公 司廣告、公告及

10、其他與業(yè)務(wù)有關(guān)資料剪貼不在此限。 5.4.3 借閱時(shí)間為工作日上午 9 點(diǎn)至 11 點(diǎn)，下午 3 點(diǎn)至 4 點(diǎn)，其他時(shí)間概不受理。 5.4.4 借閱期限一律為三個(gè)月。 5.4.5 借書冊(cè)數(shù)以四冊(cè)為限（需長(zhǎng)期借閱的工具書除外） ，多媒體資料則以一套為 限。 5.4.6 如需長(zhǎng)期借閱工具書必須注明需求，需由部門負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理工作部負(fù) 責(zé)人批準(zhǔn)。 5.4.7 非文本資料嚴(yán)禁私自復(fù)錄。 5.55.5 圖書、資料及報(bào)刊的歸還圖書、資料及報(bào)刊的歸還 5.5.1 所借圖書資料應(yīng)在借閱期限內(nèi)歸還，如需續(xù)借者務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)，但以續(xù) 借一次為限。 5.5.2 圖書資料管理員需定期檢查和記錄圖書資料的借用情況

11、，提醒將到期的借用 者，并通知?dú)w還時(shí)間及圖書名稱。 5.5.3 圖書資料管理員認(rèn)真檢查歸還資料，如發(fā)現(xiàn)有涂改、圈點(diǎn)、批注、破損或遺 失等情況，一律照原版本購(gòu)賠或照原價(jià)雙倍賠償。 5.5.4 對(duì)于超期拒不歸還者按遺失資料處理，參見上一條。 圖書資料及報(bào)刊管理規(guī)定 版次：a/o 頁次： 5 /7 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 5.65.6 圖書、資料及報(bào)刊管理流程圖圖書、資料及報(bào)刊管理流程圖 6 6 相關(guān)文件相關(guān)文件 7 7 記錄記錄 7.1 資料登記總簿 (ky-gl-g-15-a-01) 7.2 資料購(gòu)買申請(qǐng)單 (ky-gl-g-15-a-02) 7.3

12、資料借閱單 (ky-gl-g-15-a-03) 部門按需求申請(qǐng)開 始購(gòu)買圖書，部門負(fù)責(zé)人審核 總經(jīng)理批準(zhǔn) 總經(jīng)部訂購(gòu) 辦理入庫 借閱需求 結(jié) 束 辦理借閱手續(xù) 圖書資料管理員保管 借閱 如期未使用完辦理續(xù)借如期閱讀完 歸還 訂閱報(bào)刊，總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)人審核 圖書資料及報(bào)刊管理規(guī)定 版次：a/o 頁次： 6 /7 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司版權(quán)所有 未經(jīng)許可不得影印 資料登記總簿資料登記總簿 序號(hào)資料編號(hào)入庫日期 申請(qǐng)購(gòu) 買單位 資料名稱數(shù)量套數(shù)價(jià)格 出版/發(fā) 行單位 借閱 時(shí)間 借閱人 （部門） 歸還 時(shí)間 資料購(gòu)買申請(qǐng)單資料購(gòu)買申請(qǐng)單 申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間 資料名稱 （如需大量采購(gòu)，以清單形式列為附件） 價(jià)格 出版/發(fā)行 單位 數(shù)量 購(gòu)買原由: 部門領(lǐng)導(dǎo)