檔案信息化建設需求和理論路徑

1、檔案信息化建設需求和理論路徑 摘要：檔案是珍貴的歷史印跡，也是記錄社會發(fā)展、進行單位管理的重要載體。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，由于儲存條件、管理理念等因素的局限性影響，檔案管理活動的效率與實際應用受到了限制。因此，信息化建設如今已經成為創(chuàng)新檔案管理工作的重要切入點。將信息化技術全面應用到檔案管理活動中，將在切實優(yōu)化檔案管理效率的基礎上，發(fā)揮信息檢索技術的應有優(yōu)勢，優(yōu)化紙質檔案管理、存儲，實現(xiàn)規(guī)范化與數(shù)字化管理。本文從檔案信息化建設的現(xiàn)實需求分析入手，結合檔案信息化建設的內容及技術要求，綜合研究檔案信息化建設的理論路徑。 關鍵詞：檔案管理；信息化建設；檔案信息化 在大數(shù)據(jù)信息化技術成熟應用的今天，

2、推進檔案管理信息化建設，已經發(fā)展成為檔案管理工作新的應用趨勢與現(xiàn)實需要。在將該技術綜合應用于檔案管理的過程中，通過發(fā)揮數(shù)據(jù)搜索優(yōu)勢和傳播優(yōu)勢，更好地存儲檔案內容，并且將檔案轉化為可被應用的服務資源，使其能夠適應當前時代發(fā)展的多樣化訴求。當然，在我國推進檔案信息化建設時，想要實現(xiàn)最佳效果，就需要結合現(xiàn)實應用需求，優(yōu)化建設路徑。 1檔案信息化建設的現(xiàn)實需求 從目前檔案管理活動的發(fā)展趨勢與應用訴求看，發(fā)揮技術優(yōu)勢，提供優(yōu)質檔案服務，已經成為該資源應用的重要發(fā)展方向。對于當前推進檔案信息化的建設工作而言，要注重從多元角度出發(fā)，深度解決信息化建設的現(xiàn)實需要，實現(xiàn)檔案價值。1.1時代需要：檔案管理創(chuàng)新的必

3、然走向。當前已經進入信息化時代，各項活動流程都需要隨之變化，因此，檔案管理需要通過信息化建設適應時代發(fā)展要求。根據(jù)我國有關檔案管理法規(guī)及政策內容，實施電子檔案規(guī)范化管理，積極研發(fā)檔案信息查詢服務是信息化發(fā)展背景下，對檔案管理工作的重要要求。因此，檔案管理信息化作為信息化時代的核心內容，要立足具體的檔案管理類型和內容，借助信息化技術凸顯自身優(yōu)勢和特色，適應時代發(fā)展趨勢，有效解決傳統(tǒng)管理活動的各項問題1。1.2行業(yè)需要：檔案管理創(chuàng)新的必然趨勢。從當前檔案管理活動的發(fā)展趨勢看，信息化建設將成為優(yōu)化該工作的重要途徑，并成為解決傳統(tǒng)問題、推進管理活動創(chuàng)新的重要契機。從檔案管理的規(guī)?？?，當前檔案管理日益推

4、向社會、推向市場，檔案管理的對象與用戶群體規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的管理方式根本無法適應這一新變化。因此，只有發(fā)揮信息化技術的應用優(yōu)勢，才能有效應對日益擴大的檔案管理規(guī)模。從檔案的存儲管理看，相對于傳統(tǒng)的紙質管理而言，當前使用數(shù)字化、信息化的方式存儲、管理檔案，已經成為必然趨勢。通過發(fā)揮技術優(yōu)勢，使檔案能夠以更加安全、穩(wěn)定的方式進行存儲管理。從檔案管理效率看，傳統(tǒng)的紙質管理方式，無法及時查詢到檔案所處的位置和狀態(tài)，并且很難滿足大眾多樣化的檔案應用需要。因此，只有充分發(fā)揮信息技術的檢索優(yōu)勢和展示優(yōu)勢，才能實現(xiàn)檔案資源的快速、高效管理。1.3大眾需求：檔案管理創(chuàng)新的必然選擇。檔案是一種記錄社會變化、詮釋

5、時代發(fā)展、承載大眾記憶的客觀形態(tài)。當前檔案已經不再是單一的“紙質存儲”，大眾有查詢檔案的新需求，而對該載體中的“檔案文化”進行深度挖掘，也成為檔案資源價值應用的重要表現(xiàn)。在信息化環(huán)境下，通過數(shù)字掃描、存儲檔案，能夠避免紙質檔案出現(xiàn)遺失或者損毀現(xiàn)象。同時，借助信息化平臺和數(shù)據(jù)搜索優(yōu)勢，便于大眾及時查詢個人檔案信息，優(yōu)化檔案管理的服務價值。不僅如此，通過發(fā)揮信息化建設優(yōu)勢，可以深度挖掘和解析檔案資源中所具有的豐富文化內涵，詮釋檔案的文化性與休閑性，延伸該資源的應用價值2。 2檔案信息化建設的內容與技術要求 檔案是社會發(fā)展的重要資源，在其中科學、客觀地記載了社會、行業(yè)，乃至大眾的生活變化。推進檔案信

6、息化建設是檔案管理工作與信息化時代全深度融合的發(fā)展形態(tài)的要求，是在信息化技術應用進程中綜合形成的全新管理模式。綜合分析檔案信息化建設的內容及發(fā)展要求，對當前創(chuàng)新檔案管理工作有著重要意義。2.1檔案信息化建設的內容。檔案信息化建設是使用信息技術開展檔案管理工作的系統(tǒng)化過程。檔案信息化建設旨在用信息技術來管理紙質和電子等多種檔案形式，在拓寬檔案資源的基礎上，創(chuàng)新檔案資源的管理方式與利用方式。通過發(fā)揮信息化技術優(yōu)勢，逐漸實現(xiàn)檔案資源規(guī)范化管理。在該建設過程中，旨在實現(xiàn)三層目標：其一，重視技術應有優(yōu)勢，將信息技術全面、廣泛融入檔案管理過程中，將信息化技術與檔案管理的各個環(huán)節(jié)、程序相融合；其二，利用技術

7、載體整合檔案資源，整合檔案信息，使檔案資源走向社會，真正融入大眾生活，以技術的形式展示檔案內容，將讓檔案從傳統(tǒng)的“靜態(tài)紙質內容”升級為新的“動態(tài)內容”；其三，要注重檔案信息化建設，并且將該環(huán)節(jié)作為全社會信息化建設體系的重要組成部分3。2.2檔案信息化建設的技術要求。在推進檔案信息化建設時，除了要詮釋服務理念與文化內涵外，也要注重構建完善的技術體系。大致上看，在當前開展檔案信息化建設時，要注重滿足如下要求：一要具備良好的布線系統(tǒng)，尤其是要確保數(shù)據(jù)傳輸?shù)木珳市耘c安全性，并且確保該系統(tǒng)便于維護和有效管理；二要有可靠安全的網絡系統(tǒng)，結合檔案管理對象的特殊性，構建便于使用的檔案管理系統(tǒng)；三要注重建設良好

8、的身份驗證系統(tǒng)，確保檔案信息管理與傳輸?shù)膰烂苄?，避免被他人竊??；四要注重開發(fā)完善的數(shù)字化系統(tǒng)，從存儲、查詢、服務和文化建設等方面，都要注重對數(shù)字化技術進行合理改造與融合4。 3標準規(guī)范、成熟技術與內容挖掘：檔案信息化建設的理論路徑 在當前將信息化技術融入檔案管理活動的過程中，受技術應用成熟度、管理理念經驗等多種因素限制，檔案信息化建設與實際需要之間仍然存在差距。結合當前檔案管理的服務需要和文化挖掘等新要求，在推進其信息化建設時，需要做到以下幾點。3.1標準化保障：統(tǒng)一信息化建設標準，規(guī)范檔案管理機制。檔案信息化建設過程中，要確保檔案信息資源的內容共享，確保檔案信息化資源的通用性與實用性。因此，

9、檔案管理過程中，要從傳統(tǒng)的“被動接受”向新的“標準統(tǒng)一”轉型，通過制定統(tǒng)一的信息化標準，確保錄入的檔案內容能夠在統(tǒng)一信息化平臺中得到資源共享。相關檔案行政管理部門要注重對檔案服務機構和業(yè)務部門進行指導與管理，在制定科學統(tǒng)一且執(zhí)行性強的管理機制基礎上，合理引導檔案服務機構開展檔案信息化建設5。3.2技術化保障：重視技術應用，完善檔案信息化平臺建設。檔案信息化建設的基礎是完善而系統(tǒng)化的技術平臺，這也是確保信息化建設的核心動力。結合檔案管理活動內容看，在推進信息化建設時，要做到：（1）完善數(shù)據(jù)庫建設。通過發(fā)揮數(shù)據(jù)庫技術優(yōu)勢，豐富檔案資源儲備，為檔案信息化提供數(shù)據(jù)優(yōu)勢，通過完善數(shù)據(jù)庫技術、相關連接軟件

10、和工具，使用戶能夠通過互聯(lián)網平臺搜索檔案內容；（2）完善檔案安全系統(tǒng)建設。檔案信息有秘密性與個人權益的要求，在信息化建設時，很容易受到病毒、木馬等攻擊，因此，當前推進檔案信息化建設時，要注重構建極其安全且穩(wěn)定運行的檔案管理系統(tǒng)；（3）注重構建完善的檔案信息化平臺。在檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化錄入、存儲、搜尋和服務應用等過程中，要注重發(fā)揮信息化優(yōu)勢，為檔案管理搭建規(guī)范化的數(shù)字平臺。3.3服務化保障：重視內容與文化挖掘，延伸檔案管理工作空間。在當前檔案工作管理過程中，推進文化與信息化建設相結合已經成為檔案管理的發(fā)展方向與趨勢。在此過程中需要按照檔案館藏資源的內容情況，積極詮釋特色優(yōu)勢，通過發(fā)揮信息化技術優(yōu)勢

11、，將能夠反映共同文化記憶的內容進行數(shù)字化表達與展示，實現(xiàn)檔案資源的價值挖掘。同時，在推進檔案信息化建設時，要注重滿足大眾對檔案資源服務的需求，通過發(fā)揮信息化技術的展示與傳播優(yōu)勢，構建開放性、大眾性的服務體系，通過面向用戶需要，實現(xiàn)檔案資源價值。 4結論 在信息化環(huán)境下，檔案管理部門要充分結合信息技術應用的時代環(huán)境，在傳承傳統(tǒng)檔案管理工作經驗的基礎上，對檔案資源進行數(shù)字化存儲和管理，并且通過發(fā)揮信息化技術優(yōu)勢，構建檔案服務新模式。通過信息化建設，實現(xiàn)檔案管理科學性、實用性，乃至服務性的全面融合。整體上看，推進檔案信息化建設是時代環(huán)境的發(fā)展要求，也是檔案行業(yè)的發(fā)展趨勢，更是滿足大眾實際應用需要的必經之路。 參考文獻： 1王曉帆，劉惠，田新贊.新形勢下檔案管理信息化建設的創(chuàng)新思路探析J.辦公室業(yè)務，2016（24）：79. 2吳曉君，沈亮紅，張建偉，等.檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位J.管理觀察，2017（28）：173-174. 3沈東輝，張莎，李小，等.大數(shù)據(jù)時代檔案工作轉型的挑戰(zhàn)和發(fā)展J.中國新通信，2018，20（16）：215-216. 4彭艷玲，張艷軍，王思諾，等.執(zhí)法檔案管理及信息