期刊排架方式及管理探究論文

1、期刊排架方式及管理探究論文 摘要本文分析了幾種期刊排架方式，以及影響期刊排架管理質(zhì)量的幾種因素。根據(jù)期刊排架方式的科學性、合理性和有效性，探討提高期刊管理工作質(zhì)量、效率的途徑。 關(guān)鍵詞期刊排架；排架方式；期刊管理 如何對期刊進行科學排架是多年來期刊管理工作者不斷探討的焦點問題之一，至今仍然沒有一個統(tǒng)一的標準化的期刊排架方式。期刊排架方式多種多樣，可歸納出分類、字順、年代以及由諸種方法演繹和派生出來的幾十種方法，值得我們?nèi)ド钊胙芯?、探討。排架方式受到讀者群對象、圖書館規(guī)模、管理模式、閱覽條件、閱覽布局等諸多因素影響，原則上要遵循方便讀者、方便管理、符合館情、因地制宜的指導思想。本文分析了幾種期刊

2、排架方式的優(yōu)缺點以及影響期刊排架管理質(zhì)量的因素，與同行共同商榷。 1幾種期刊排架方法分析 11按字順排架法 字順排架法是一種傳統(tǒng)的、簡單的排架方式，由于過去期刊訂購量少，利用量少，不需過多考慮讀者利用效率、效果等因素，這種排架方式基本可以滿足讀者需求。它的優(yōu)點是管理簡單，易查易懂、借還迅速，又能體現(xiàn)期刊的連續(xù)性和完整性，對于通過刊名來查找期刊的讀者來說非常便利。缺點是同類期刊分開擺放，讀者按學科內(nèi)容查找期刊的難度增大，檢索時間延長，隨著期刊訂購量的逐年增大，期刊種類進一步增多，查找越來越難。期刊更名后同一種期刊放在不同的地方，首身分離；同名期刊放在同一位置，使讀者不易把握規(guī)律，容易造成查找混亂

3、。按字順排架架位緊湊，預留空間少，而期刊出版品種、訂購量逐年增加，造成經(jīng)常性的大規(guī)模倒架，加大管理人員的工作量。 12按分類排架法 分類排架法是根據(jù)中國圖書館分類法將期刊按學科內(nèi)容體系分成各類來擺放期刊的一種排架方式。優(yōu)點是集中同類期刊,使期刊排列成一個有內(nèi)在聯(lián)系的、有邏輯性的科學體系,便于讀者按類檢索。讀者按照主題或?qū)W科集中查找的同時可發(fā)現(xiàn)更多相關(guān)的期刊信息，無形中給讀者帶來更多查找的機會，拓寬了利用資料的范圍。更名后期刊可以排在同一架位上，沒有首身分離現(xiàn)象，便于集中同類。一個類別排序完成后，可預留一定的空間，避免了按字順排架法預留空間少、經(jīng)常倒架的弊端。缺點是現(xiàn)代學科錯綜復雜使期刊內(nèi)容跨度

4、廣、主題多、交叉頻繁,期刊人員在分類、主題詞標引等方面不易把握，分類有一定的難度。期刊排架時預留空間習慣于只多不少，大面積預留架位，產(chǎn)生空間浪費。同一類期刊數(shù)量達到一定程度以上時，就要進行科目細分，工作量增加，管理復雜。 13字順+分類排架法 單一的排架法不是科學實用的方法，在習慣上，讀者更方便利用刊名字順法來檢索期刊，但不能滿足讀者從學科角度查找期刊的需求。分類排架可以按照學科或?qū)I(yè)集中同類同種期刊，更名前后的期刊在內(nèi)容不變的情況下也可以相對集中，使期刊管理內(nèi)容上形成一個有內(nèi)在聯(lián)系的文獻整體，但分類、主題詞標引使管理人員工作量成倍地加大，讀者在幾十種甚至上百種同類期刊中檢索已知刊名的期刊需要

5、占用更多的時間和精力。若把字順法與分類法組配使用，來克服各自缺點，彌補各自不足，形成互補，可以產(chǎn)生出最優(yōu)化的效果。我館在期刊排架方式上改由過去單一的字順排架法為字順法與分類法組配使用的方式，先是按大類將期刊分成自然科學類、社會科學類、經(jīng)濟類、法律類等，當同一類期刊數(shù)量比較多時，再細分為二級或三級科目。下一步是每一類期刊再按刊名第一個漢字拼音字母順序排序，兩種排架方式混合使用在功能上相輔相成，既簡化了排架方式，又減少了工作量，管理上和讀者需求上都取得了滿意的效果。同時，閱覽室提供給讀者當年現(xiàn)刊“按字順排序期刊目錄”和“按分類排序期刊目錄”兩種形式的紙本目錄，作為輔助檢索工具。如：已知刊名，可利用

6、“按字順排序期刊目錄”檢索到分類號，再到架位上查找所需期刊；已知學科內(nèi)容，可通過“按分類排序期刊目錄”查找到一組期刊，再具體來選擇所需期刊，方便實用，很受讀者歡迎。再進一步還可將目錄發(fā)布到圖書館主頁，讀者無需到館即可根據(jù)個人需要查找期刊。 14動態(tài)年代+分類（或字順）排架法 字順法或分類排架法不考慮期刊出版年代，較適合現(xiàn)刊排架，對于過刊就應考慮期刊出版年代因素來選擇排架方式。我館對一年內(nèi)讀者利用2000年以前出版期刊和利用2001年至2005年期間出版期刊狀況進行分段統(tǒng)計顯示：2000年以前期刊讀者利用率是14.74%，2001年至2005年期間出版的期刊利用率是85.26%。分析原因：一是2

7、000年以前出版的期刊基本都收錄到電子資源數(shù)據(jù)庫中，讀者通過計算機就可以方便地查閱到所需文獻，且檢索迅速、準確。二是科技迅猛發(fā)展，科技成果層出不窮，使新期刊更多地受到關(guān)注。三是2001年后期刊出版品種急劇增加，帶來讀者群的增大。1 在過刊排架中，如果將近幾年出版的期刊與過去幾十年連續(xù)出版的期刊混放在一起，同種期刊就是長長幾大排,意味著80%以上讀者要在幾十年跨度的期刊堆里尋找目標，檢索相當麻煩，且容易亂架。動態(tài)年代+分類（或字順）排架法將利用價值高、利用率高的最近幾年出版的期刊擺放在一起，再按分類或字順排架，稱為使用區(qū)。年代久遠的期刊單獨擺放在一個區(qū)域，為了方便管理，可按字順排架，稱為備用區(qū)。

8、劃分使用區(qū)和備用區(qū)后，在使用區(qū)內(nèi),始終保持存放近10年（或5年）的期刊,當新一年期刊合訂本上架后,最后一年的期刊合訂本同時下架轉(zhuǎn)入備用區(qū)，使用區(qū)可以布置在閱覽區(qū)較近的地方，實行與現(xiàn)刊同樣的借、閱、咨全開架閱覽方式，這樣會大大提高這一部分期刊的利用率，并方便大部分讀者。備用區(qū)期刊利用率較低,可實行半開架管理，圖書館員可幫助讀者查找期刊，能有效地防止亂架，該區(qū)可密集排架來節(jié)省空間。2 采用動態(tài)年代+分類（或字順）排架法的優(yōu)點有如下幾個方面：一是將利用率較高的期刊歸為一處,使讀者查找期刊范圍縮小，一般只需一查年段，二查分類號或刊名兩步就能查到期刊，達到節(jié)省時間、方便利用的目的；二是備用區(qū)可密集排架，

9、使用區(qū)也不必預留過多的空間，節(jié)省空間，減少整庫倒架次數(shù),減輕工作人員的勞動強度；三是由于這種排架方式的出發(fā)點首先考慮的是讀者對期刊的利用率指標，體現(xiàn)了借閱管理的人性化服務。缺點是違背了期刊自身作為連續(xù)性出版物的規(guī)律,割裂了期刊的內(nèi)在聯(lián)系,破壞了期刊的完整性,會影響到讀者對期刊連續(xù)性的需求。 2影響期刊排架管理工作質(zhì)量的因素及對策 21期刊更名、出版頻率等變化 期刊在連續(xù)、長期的出版過程中，經(jīng)常發(fā)生改變題名、責任者、出版地、出版頻率等復雜的變化，影響到期刊排架管理。其中，題名、出版頻率變化對期刊排架影響較大，出版頻率變化影響到架位預留，近幾年期刊頻率變化大多以增高頻率為主，可通過多留架位來避免架

10、位緊張。期刊更名帶來的排架問題比較復雜，若是按分類排架法，更名后期刊內(nèi)容不變或只變化到三級類目以下時，可不改變分類號，與原刊歸為一處，為了區(qū)別原刊又與原刊保持聯(lián)系性，可以在種次號后面加數(shù)字或字母，如：原名為環(huán)境污染治理技術(shù)與設(shè)備，2007年更名為環(huán)境工程學報，索刊號由X5/24變?yōu)閄5/24-1。若期刊更名后其內(nèi)容也全面更改，可作新刊處理，重新分類、重新安排架位。按字順排架法時，更名后期刊要全部重新安排架位，此時，在更名后的刊名標識簽下標明原刊名，在原刊名標識簽下標明更名后刊名。 期刊除了上述變化外，還有期刊合刊、分出、休刊、訂購品種增減等多種情況的發(fā)生，不同程度地影響到期刊架位的排列順序、所

11、需空間，隨之引起排列順序號、架標、索刊號等一系列變化，要注意及時對變化的期刊刊名標簽、架位號、索刊號以及圖書館管理系統(tǒng)上的檢索數(shù)據(jù)進行更新，做到提供給讀者最新、最準確的檢索信息。 2.2期刊排架與索刊號 一個排架方式確定了，索刊號就可以給出來，索刊號又稱排架號，是期刊的唯一代碼，是期刊分類排架、讀者檢索、館藏分類統(tǒng)計和清點的依據(jù)。索刊號一般是根據(jù)分類和排架兩部分得到的，期刊分類是確定的，排架可有多種方式，從而產(chǎn)生不同的索刊號。在排架方式上盡可能采取簡單明確、查詢路徑清晰易辨并貼近讀者查詢習慣的方式，給后續(xù)索刊號編制提供方便。例如：分類/種次號排架方式下，船舶力學索刊號是U66/1,但讀者對于種

12、次號的概念不是很清楚，利用種次號查找期刊不符合讀者習慣，后面若再加上刊名拼音的第一個字母，船舶力學索刊號為U66/1-C,這樣比較貼近讀者按字順查詢習慣，索刊號又簡單易記。索刊號的編制應遵循簡短、易讀、易記、易查，檢索、取歸方便的原則，當期刊種類不多時，不必過細地編制索刊號到第幾個架位、第幾層，例如：排架方式為分類/刊名字順，船舶力學索刊號應是U66/C，第一查找分類，第二查找刊名拼音字母，立刻就可以找到期刊，這樣，排架管理和索刊號編制都相對簡單了。 2.3架標和臨時書架的利用 讀者在計算機上檢索到索刊號后，再通過每一刊架側(cè)面上與索刊號相對應的架標來查詢期刊，架標的不醒目或混亂直接影響到期刊利

13、用。在排架時盡量使同類期刊相對集中地擺放在某幾個架位上，避免不同類期刊混架擺放影響讀者查閱和架標設(shè)計。在架標設(shè)計上要醒目、規(guī)范，內(nèi)容簡潔、清楚、準確，標識范圍囊括在架所有期刊，當期刊倒架后要及時更換架標。為了體現(xiàn)人性化服務，在刊架的兩側(cè),可放置臨時書架或流動書車,讀者在瀏覽期刊時,對無意或無法歸架的期刊可暫時放在車上,待工作人員定時集中歸架。這樣既方便了讀者,又可避免亂架現(xiàn)象的發(fā)生。 2.4期刊架位的預留 期刊架位的預留看似一個簡單問題，處理不當會給后續(xù)工作造成很大麻煩，產(chǎn)生一連串的管理難題，目前各館比較突出的矛盾是架位緊張問題。這一方面是由于對未來期刊進館量預測不準確，造成架位緊張。如我館2

14、004年中文期刊訂購量是1052種，2006年期刊訂購量猛增到2020種，增加了92%，由于對進館量估計不足，造成了嚴重架位不足。另一方面是由于期刊出版品種增加使實際閱覽需求增加，為了滿足讀者需要，增加訂購量，而館舍面積有限，造成架位緊張。另外，期刊出版頻率變化使期刊現(xiàn)刊數(shù)量和過刊裝訂冊數(shù)增加，給架位造成緊張。由于架位緊張產(chǎn)生一系列排架管理工作中的棘手問題，如：期刊擺不到架位上，無法正常排序，讀者取放期刊困難造成亂架并造成刊或刊盒破損等。架位緊張還影響到閱覽室環(huán)境美觀，最終導致牽一發(fā)而動全局的大規(guī)模倒架，給期刊管理人員增加很大的工作量，浪費很多的時間、人力，最后是事倍功半。為避免這一問題，應做

15、好以下工作： (1)應充分論證排架方法，一旦確定就不要輕易改動。 (2)在排架時每一橫排要留有一定的空架位，架與架之間留有一定的空間，當某一類期刊排架結(jié)束接續(xù)下一類期刊時，兩類期刊之間留出足夠的空架位或重換一個架位擺放，通過這幾個地方的架位預留，保證每一架位、每一空間、每一類期刊之間可隨時能夠增添期刊，在一段時期內(nèi)避免周期性倒架。 (3)雖然期刊出版頻率變化很難預測，但期刊訂購量變化可以進行估計，要做到從長計議，科學地預測未來期刊進館數(shù)量，合理地安排預留架位。 (4)在館舍空間有限的情況下，開辟輔助書刊庫，隨時下架舊期刊轉(zhuǎn)入輔助書刊庫，并密集排架，以保證新期刊隨時能擺到架位上。 任何一種排架方式都有其長處和不